淺議加強(qiáng)檔案管理工作的重要性

耿正臣

摘要：檔案機(jī)構(gòu)作為企業(yè)的一個(gè)重要組成部門，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起到了重要的作用。檔案事業(yè)的發(fā)展不僅取決于檔案事業(yè)本身的規(guī)模，更重要的是取決于檔案事業(yè)與社會(huì)需求的協(xié)調(diào)能力。只有從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及其方向，并著力于提高檔案館室的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，檔案事業(yè)的社會(huì)功能才能相應(yīng)地發(fā)展，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。因此，必須把檔案事業(yè)與社會(huì)作為一個(gè)整體看待，同步規(guī)劃、同步發(fā)展、相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)，做好檔案的管理工作，使檔案事業(yè)與社會(huì)系統(tǒng)處于良性循環(huán)，從而使檔案事業(yè)有效快速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);檔案管理;重要性

一、加強(qiáng)檔案工作者的素質(zhì)

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展則是在強(qiáng)調(diào)檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)相互協(xié)調(diào)、同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。提高檔案工作者的素質(zhì)是加強(qiáng)檔案管理工作的必然條件。人是生產(chǎn)力諸要素中最重要的要素，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。只要有了人才作保證，檔案事業(yè)的發(fā)展就有持續(xù)的后勁和張力。

（一）提高檔案人員的政治素質(zhì)

這就要求檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，同黨中央保持高度一致樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，恪守檔案工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。熱愛(ài)檔案事業(yè)并具備全心全意為人民服務(wù)的社會(huì)主義精神理念。

（二）提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的檔案管理的專業(yè)知識(shí)。不但要熟練的掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉和通曉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)。檔案人員不僅要掌握檔案管理知識(shí)還要通過(guò)自己的工作實(shí)踐創(chuàng)立一套科學(xué)有效的管理方法。要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立檔案處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

（三）加強(qiáng)檔案人員的信息時(shí)代意識(shí)

現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的認(rèn)識(shí)程度，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需求。檔案人員要全面了解市場(chǎng)的發(fā)展方向及信息，做到檔案工作與經(jīng)濟(jì)接軌，做到檔案工作的實(shí)效性。其次檔案人員要學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的技術(shù)及方法，熟練使用高科技的設(shè)備。同時(shí)檔案人員還必須具備法紀(jì)意識(shí)。檔案人員在履行檔案工作的服務(wù)職能中要有強(qiáng)烈的依法辦事的意識(shí)，遵守檔案利用工作紀(jì)律按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與利用，避免一切違法的行為對(duì)檔案工作造成的損失，杜絕一切違反檔案紀(jì)律的情況發(fā)生。

二、加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

（一）加強(qiáng)檔案的公文制發(fā)

檔案的公文制發(fā)的好壞，不僅僅決定檔案本身的質(zhì)量，也決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。首先是紙質(zhì)的選擇，檔案的公文制作中要選擇質(zhì)量好的紙質(zhì)，堅(jiān)決不能使用易損易碎保存時(shí)間短的紙質(zhì)，同時(shí)紙質(zhì)的尺寸要符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。其次檔案制作的字跡的要求，要保證公文制作時(shí)字跡要牢固清晰，字體字號(hào)要嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，各種性質(zhì)的公文都應(yīng)該保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。再者在擬制公文的時(shí)候擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)案卷（件）完整化、使用便捷化

要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，尚未完成的將不予以歸檔。明確立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。檔案人員在歸檔的時(shí)候要做到分類分檔，不同性質(zhì)的檔案分別儲(chǔ)存保管，既做到管理清晰又確保使用時(shí)的便捷性。

三、加強(qiáng)檔案工作的保密性管理

（一）做好檔案儲(chǔ)存的保密工作

檔案存檔的地點(diǎn)要做到安全保密，要指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的管理制度，無(wú)關(guān)人員一律不得觸及使用。

（二）區(qū)分普通檔案和重要檔案的分檔管理

對(duì)于重要檔案要加強(qiáng)管理，要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、視頻監(jiān)控，從保管條件上確保重要檔案的安全。同時(shí)要加強(qiáng)重要檔案的日常管理。任何人調(diào)閱、調(diào)出重要檔案都要嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，重要檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）檔案管理人員的職責(zé)

就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案管理工作的基本任務(wù)和目的。檔案管理人員要做到即使檔案保管得完好無(wú)損，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，又要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救修復(fù)。檔案人員要做到相對(duì)集中保管檔案，不使檔案分散，造成檔案丟失。檔案人員還應(yīng)做到有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（四）做好檔案使用時(shí)的保密性

明確一套可行的檔案使用的規(guī)章制度對(duì)于閱覽、外借、復(fù)制等情況要有明確的規(guī)章制度。檔案管理人員要嚴(yán)格的掌握和控制非檔案人員使用檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同層次的人員使用不同級(jí)別的檔案。

總之，加強(qiáng)檔案工作的管理是確保檔案工作發(fā)展的最基本的因素，檔案管理必須從多方面加強(qiáng)制度的管理和執(zhí)行，確保檔案工作高速有效的發(fā)展。