大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的應(yīng)用

韓曉蕾

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，各行各業(yè)都在探索技術(shù)升級與信息化發(fā)展的道路，教育領(lǐng)域也不例外。通過與互聯(lián)網(wǎng)的融合發(fā)展，能夠整合更加優(yōu)質(zhì)的教育資源來推動我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校具有一定的資金優(yōu)勢、人才優(yōu)勢和管理優(yōu)勢，更應(yīng)當(dāng)靈活的進(jìn)行信息化改革。檔案管理工作作為高校內(nèi)部管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念、技術(shù)手段、方式方法以及人才的創(chuàng)新，能夠切實(shí)的提高高校檔案管理質(zhì)量和水平，提高檔案資源的有效利用率，這對于整體推進(jìn)高校管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略具有積極的意義。文章就主要圍繞大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作的變革方向以及模式創(chuàng)新等相關(guān)問題進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校檔案管理;模式優(yōu)化

Abstract： With the development of information technology and the popularization of the Internet， the era of big data has arrived. All walks of life are exploring the road of technological upgrade and information development， and education is no exception. Through the integrated development with the Internet， it is possible to integrate higher-quality educational resources to promote the rapid development of China’s education. Colleges and universities have certain financial advantages， talent advantages， and management advantages， and should be more flexible in informationization reform. As an important part of the internal management of universities， the realization of the innovation of archives management concept， technical means， methods and talents can effectively improve the quality and level of archives management in colleges and universities， and improve the effective utilization rate of archives resources， which is of positive significance to the overall promotion of big data management strategy in colleges and universities. This article mainly analyzes and researches on the reform direction and model innovation of university archives management in the era of big data.

Keywords： The era of big data; university archives management; model optimization

一、前言

檔案管理是高校教務(wù)管理的重中之重，高校檔案管理工作涉及的范圍非常廣泛，主要就包括教學(xué)檔案管理、人事檔案管理、學(xué)生信息檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、教務(wù)活動檔案管理等等，在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案管理部門需要同高校多個部門進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，目的是收集最為全面和準(zhǔn)確的檔案資料信息，為學(xué)校各項(xiàng)工作依據(jù)和借鑒[1]。但是隨著高校人數(shù)的增多和教育教學(xué)管理體系的不斷完善，對檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是大數(shù)據(jù)時代下，很多的檔案信息資源需要通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳遞和整合（如圖1），因此高校必須要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，進(jìn)行檔案管理工作模式的改革與創(chuàng)新，提供必要的軟硬件支持，構(gòu)建人才服務(wù)保障體系，真正的發(fā)揮檔案信息資源的作用，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式變革的重要性

（一）有利于提升高校檔案管理效率和水平

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式進(jìn)行信息化變革，就有利于提升高校檔案管理的效率和水平。在以往的檔案管理工作中，主要是依靠人力資源來進(jìn)行檔案資料的收集和整理，但是人力畢竟是有限的，其中難免存在一定的疏漏，而通過信息化改革，借助于專業(yè)的軟件或綜合信息管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資料的高效傳遞，減輕了工作人員的壓力，保證了信息資料的全面性和準(zhǔn)確性[2]。同時，檔案管理信息化建設(shè)還簡化了檔案資料管理的流程，尤其是在信息查閱這一方面，能夠通過登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行快速的檢索，避免了以往紙質(zhì)化調(diào)閱存在的諸多不便。

（二）有利于提高檔案資源的利用率

大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理模式的變革與創(chuàng)新，還有利于提升檔案資源的有效利用率。高校之所以要重視檔案管理工作，這是因?yàn)閷⒏咝５母黜?xiàng)活動以及教學(xué)管理成果以檔案的方式進(jìn)行記錄和保存下來，可以作為高校歷史發(fā)展的一個見證，同時也能夠?yàn)楦咝＝窈蟾黜?xiàng)活動的開展和決策的執(zhí)行提供參考和依據(jù)，可以說檔案管理的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。但是在以往的工作過程中，更加注重對檔案資料的保管，開發(fā)利用上存在明顯的欠缺，不能為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供便利化的信息服務(wù)[3]。而通過檔案管理信息化建設(shè)，可以在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)對檔案資料的分析與處理，并且提供檢索和查詢目錄，更加方便對信息資料的傳播和使用，大大提升了檔案資源的有效利用率。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的優(yōu)化方向

（一）更新檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時代要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的變革，就要明確檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)方向。首先是更新檔案管理的理念，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)意識到大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，探索如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化銜接，認(rèn)識到技術(shù)變革的重要性，編制相應(yīng)的檔案管理信息化建設(shè)改革方案，逐步的落實(shí)各項(xiàng)信息化建設(shè)舉措。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)不斷的創(chuàng)新檔案管理技術(shù)。新時期高校檔案管理的主要方向就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案和數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，在這個過程中會應(yīng)用到相應(yīng)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和掃描技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就要求高校相關(guān)部門必須要給予相應(yīng)的資金支持，便于檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)開發(fā)與系統(tǒng)軟件引進(jìn)，同時基于對相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用，對于歷年的檔案資料分階段的進(jìn)行轉(zhuǎn)化處理，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫，真正的實(shí)現(xiàn)對檔案資源的整合與利用。

（三）變革檔案安全管理方式

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理還應(yīng)當(dāng)不斷的變革檔案安全管理的方式方法。在以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，為了確保檔案資料的完整和安全，主要是依靠管理工作人員來進(jìn)行定期的檢查，同時加強(qiáng)對檔案室的防火、防潮、防盜、防蟲害等的安全管理，而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，逐漸出現(xiàn)了電子檔案和數(shù)字檔案，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其管理流程和內(nèi)容可能沒有那么復(fù)雜，但是同樣的要認(rèn)識到基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的檔案管理信息化變革存在著相應(yīng)的安全漏洞，如果由于系統(tǒng)問題或者是人員操作失誤問題導(dǎo)致檔案資料丟失或者損毀，那么將會造成比較嚴(yán)重的后果[4]。因此大數(shù)據(jù)時代要更加重視檔案資料的安全防護(hù)，定期檢查系統(tǒng)漏洞，安裝補(bǔ)丁，進(jìn)行病毒查殺，做好資料備份工作，確保檔案資料的安全。

（四）優(yōu)化檔案管理服務(wù)

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理還需要朝著提升服務(wù)質(zhì)量的方向發(fā)展。當(dāng)前高校檔案管理工作必須要明確自身的服務(wù)職能，要充分地發(fā)揮檔案資料的參考和借鑒價值，通過構(gòu)建檔案資料數(shù)據(jù)庫，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的集中分析和處理功能，對各類檔案信息資料進(jìn)行深加工，提供智能搜索服務(wù)、ORC服務(wù)、全文檢索服務(wù)、工作流服務(wù)以及縮略圖服務(wù)等[5]，完善檔案管理平臺的職能，讓使用者能夠更為方便快捷的獲取相關(guān)的資料信息。同時要不斷的開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)或者是平臺的多元化功能，如自動篩選、自動更新和替換信息以及一鍵傳送等（如圖2），真正能為檔案管理工作人員和使用者提供更加高效和便捷的服務(wù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理在變革發(fā)展的過程中，還要更加重視檔案管理人員在其中發(fā)揮的重要作用，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)[6]。高校檔案管理工作要由原先的比較松散的人員管理轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化、團(tuán)隊(duì)化的人員管理，同時對于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，明確崗位職責(zé)和崗位職能要求，不僅要工作人員熟悉檔案管理以及信息傳遞的流程，更要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，同時具有高度的責(zé)任心和溝通協(xié)調(diào)能力，為高校檔案管理模式創(chuàng)新奠定重要的人才基礎(chǔ)。

四、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式研究

（一）構(gòu)建多部門協(xié)調(diào)的檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作要建立更為多元的管理模式，從檔案管理工作的各個角度入手，切實(shí)的提升高校檔案管理的水平和效率。首先就是要從檔案管理工作的特點(diǎn)入手，來構(gòu)建多部門協(xié)調(diào)的檔案管理模式。所謂多部門協(xié)調(diào)主要就是指要借助于信息化管理平臺或相應(yīng)的技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理部門其他部門之間的溝通與聯(lián)系，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作能力，從而形成檔案管理的合力，保障各類檔案信息的高效傳遞。在多部門協(xié)調(diào)的檔案管理模式的指導(dǎo)下，可以由檔案管理部門牽頭來建立相應(yīng)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，將檔案管理部門與各院系辦公室、高校黨政工作處、人事處、學(xué)生信息管理中心、財(cái)務(wù)處以及后勤管理處等部門緊密的結(jié)合起來，完善檔案信息資料的傳遞流程，各部門可以將在日常工作中產(chǎn)生的信息資料直接在檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入并且上傳，檔案管理部門的人員只需要進(jìn)行接收并且審核，就可以及時的對相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行完善、補(bǔ)充或者是替換，這就大大提升了檔案管理工作的效率[7]。同時其他各部門如果需要進(jìn)行檔案資料的調(diào)閱，則可以利用內(nèi)部的登錄權(quán)限來實(shí)現(xiàn)檔案資料的查找，促進(jìn)高校檔案資源的共享。

（二）構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式

高校檔案管理工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新，還必須要從信息化建設(shè)的角度入手，構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理模式。首先就要求高校更加重視對檔案資料的深入挖掘和利用，制定相應(yīng)的檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，增加資金、技術(shù)和設(shè)備上的投入與支持，為數(shù)字化檔案管理模式的變革奠定重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，是在建立完善的檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺的基礎(chǔ)之上，要進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)遷移，完善檔案管理平臺的業(yè)務(wù)體系，提供定制服務(wù)，包括對檔案類型的整理，列出分類表，提供代碼檢索，在此基礎(chǔ)上，做好收集整編、移交管理、借閱管理、打包推送、信息統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)權(quán)限編制，在這個過程中檔案管理人員一定要注意對信息真實(shí)性的審核與篩選，剔除錯誤數(shù)據(jù)和不規(guī)范格式的信息，而對于過往的歷史檔案資料，可以借助于先進(jìn)的電子掃描儀等設(shè)備，來進(jìn)行數(shù)字化存儲，在完成初步信息收集和整理之后，就可以對相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類與歸檔保存，編制查詢與檢索目錄，借助于云存儲技術(shù)可以進(jìn)一步拓展檔案信息數(shù)據(jù)的存儲空間，同時對于保存期限也可以加以設(shè)定，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有序化管理[8]。最后，要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化模式向縱深發(fā)展，高校還可以聯(lián)合當(dāng)?shù)匦畔a(chǎn)業(yè)園來開發(fā)專門的檔案管理軟件或者是平臺衍生軟件，讓學(xué)校教務(wù)管理工作者和學(xué)生都能夠通過移動終端下載App，供學(xué)校教務(wù)工作者進(jìn)行人事信息、教學(xué)管理信息這些基礎(chǔ)信息的查詢，學(xué)生則可以進(jìn)行學(xué)籍信息和期末考試成績等信息的查詢，從而為高校師生提供更加便捷和貼心的服務(wù)。

（三）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式

基于大數(shù)據(jù)時代下對學(xué)校檔案管理工作提出的新要求，高校還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式。高校通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，按照一貫的檔案管理工作流程，來針對電子檔案的收集和整理特點(diǎn)，從資料搜集階段開始，對資料的上傳與接收，審核與篩選、分類與整理、保存與歸檔、存儲與查詢、交換與傳輸?shù)冗M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。對于上傳與接收這一環(huán)節(jié)，檔案管理人員必須要做好接收回執(zhí)與記錄，明確接收時間和接收方式，以便在信息篩選的環(huán)節(jié)能夠?qū)酉嚓P(guān)的負(fù)責(zé)人來進(jìn)行信息的核查。而在對相關(guān)檔案信息進(jìn)行分類和整理的過程中，檔案管理人員必須要明確分類方式和保存路徑，做好相關(guān)的記錄，為后續(xù)檔案資料使用人員提供更為便捷的解鎖服務(wù)[9]。同時在進(jìn)行信息資料的交換與傳輸階段，檔案管理人員要明確檔案資料的權(quán)限設(shè)置，對于一些重要的帶有密級的檔案資料，一定要經(jīng)由專門的檔案保管人員對相關(guān)調(diào)閱申請進(jìn)行核查之后，再進(jìn)行加密傳輸。通過有效的落實(shí)這一系列標(biāo)準(zhǔn)化的管理舉措，有利于切實(shí)的提升高校檔案管理水平。

（四）構(gòu)建安全保障型和人才保障型的檔案管理模式

高校檔案管理工作基于當(dāng)前數(shù)字化與信息化管理特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，還需要構(gòu)建安全保障型和人才保障型的檔案管理模式。首先從安全角度出發(fā)，大數(shù)據(jù)時代下要建立健全電子檔案安全保障體系，要組織專門技術(shù)人員定期的對檔案管理信息數(shù)據(jù)平臺或信息系統(tǒng)進(jìn)行檢修與維護(hù)，設(shè)置安全防火墻，定期的進(jìn)行病毒查殺，同時還要應(yīng)用層級加密和密鑰技術(shù)[10]，對重要的電子檔案資料進(jìn)行加密保存，同基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)之間隔絕開來，以免重要信息資料的泄露和丟失。其次是從人才建設(shè)的角度出發(fā)，加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，重視對檔案管理人員的專業(yè)技能考核，執(zhí)行崗位責(zé)任制，提升檔案管理人員的責(zé)任意識和綜合管理能力，不斷的充實(shí)高校檔案管理人才隊(duì)伍。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作總而言之就是要朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，通過構(gòu)建多部門協(xié)作、電子檔案、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及安全保障型和人才保障型的多元檔案管理模式，提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平，能夠切實(shí)推進(jìn)高校檔案管理改革創(chuàng)新的步伐。

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