行政審批制度改革背景下檔案管理工作新探

摘要：當(dāng)下，行政審批制度改革進(jìn)程不斷加快，行政審批工作朝著一站式的方向發(fā)展。以此同時，如何對行政審批檔案進(jìn)行科學(xué)管理，更好地對行政審批工作產(chǎn)生的信息資源進(jìn)行集中整理與利用，是當(dāng)下行政審批檔案中心工作人員需要探討和研究的課題。鑒于此，文章立足于行政審批制度改革背景，就行政審批檔案管理工作的必要性進(jìn)行分析，指出檔案管理工作中存在的問題，并提出相關(guān)對策，希望能夠?qū)で笮碌姆绞揭蕴嵘姓徟鷻n案管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政審批制度改革與檔案管理工作的同步。

關(guān)鍵詞：行政審批;制度改革;檔案管理;必要性;對策

一、行政審批制度改革背景下檔案管理工作的必要性

（一）推動行政審批制度改革的必然要求

行政審批制度改革是從基礎(chǔ)上創(chuàng)新行政方法、實(shí)現(xiàn)廉潔行政的有效措施，是打造服務(wù)型政府的根本途徑。行政審批檔案作為行政審批工作中產(chǎn)生的信息資源，記錄著行政審批事務(wù)的方方面面。為了更好地推動行政審批制度改革，就必須要對行政審批檔案進(jìn)行高效管理，為后期各項(xiàng)工作提供依據(jù)，避免信息丟失。同時，做好行政審批檔案管理工作，也能夠更好地確保檔案管理與制度改革同步，減少改革過程中的紕漏。

（二）滿足政務(wù)公開的內(nèi)在要求

行政審批檔案中許多信息資源涉及政務(wù)公開。為了更好地滿足滿足檔案需求主體的使用需求和查閱需求，實(shí)現(xiàn)“一次處理，多次使用”的基本目標(biāo)，就必須要做好行政審批檔案管理工作。只有從源頭上控制行政審批檔案管理質(zhì)量，避免后期的重復(fù)加工，才能確保行政審批檔案完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，為后期的政務(wù)服務(wù)提供信息憑證。

二、行政審批制度改革背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）行政審批檔案管理思維模式落后

實(shí)踐中，部分行政審批檔案中心的工作人員仍然存在思維落后、重視不足等問題，尚未認(rèn)識到行政審批檔案管理工作在行政審批全局中所發(fā)揮的作用，單純將行政審批檔案管理作為一些機(jī)械性保管工作加以看待，難以全面提升行政審批檔案管理效率[1]。一是行政審批制度改革后，行政審批工作流程、工作內(nèi)容更為精簡化，行政審批工作中產(chǎn)生的信息資源較之以往有相對減少。然而，部分工作人員沒有樹立精細(xì)化意識，未從精細(xì)化角度對行政審批檔案進(jìn)行科學(xué)管理，導(dǎo)致管理質(zhì)量參差不齊。二是對行政審批檔案管理的合理性、有效性缺乏深入思考。例如，部分重要性不足的文件是否應(yīng)當(dāng)歸檔？行政審批檔案清退、銷毀、檢查的周期多久較為合適？面對諸如此類的問題，工作人員并沒有結(jié)合單位實(shí)際情況加以考量。三是部分行政審批檔案中心績效考核、責(zé)任落實(shí)機(jī)制不完善，難以適應(yīng)新時期行政審批制度改革的新要求。

（二）行政審批檔案管理的科學(xué)性不高

部分行政審批檔案管理工作之所以難以與行政審批改革制度同步，主要是因?yàn)樾姓徟鷻n案管理的科學(xué)性不高。一是部分工作人員在整理、操作、管理過程中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，歸檔格式不統(tǒng)一，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確、標(biāo)題草擬、頁碼未編纂等問題的發(fā)生[2]。二是行政審批檔案編研與鑒定不科學(xué)，過度強(qiáng)調(diào)行政審批檔案管理流程簡化，脫離單位實(shí)際情況，導(dǎo)致材料鑒定過程中出現(xiàn)問題，既無法對無效材料進(jìn)行篩選與剔除，也無法最大限度地保障行政審批檔案歸檔的完整性。

（三）人才素質(zhì)難以適應(yīng)行政審批制度改革的需求

行政審批制度改革作為一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)工程，涉及各個領(lǐng)域的問題，需要檔案工作人員加以配合和參加，才能促進(jìn)改革落地。一方面，部分行政審批檔案中心的工作人員對行政審批業(yè)務(wù)缺乏足夠了解，處于“被動管理”的層面。即業(yè)務(wù)部門移送何種材料，就對何種材料歸檔，未對不合理之處提出意見[3]。另一方面，部分行政檔案中心的工作人員對政府信息公開缺乏足夠了解，難以處理好公開、保密以及管理三者之間的關(guān)系，不利于行政審批制度改革深入推進(jìn)。

三、行政審批制度改革背景下檔案管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變思維模式，提升行政審批檔案管理效能

為了更好地適應(yīng)行政審批制度改革趨勢，從根本上提升行政審批檔案管理質(zhì)量，就必須要轉(zhuǎn)變思維模式，充分重視行政審批檔案管理。一是要樹立精細(xì)化意識。一方面，要精簡行政審批檔案管理流程，進(jìn)一步梳理行政審批檔案的種類、內(nèi)容，并采取更為科學(xué)合理的方式對行政審批檔案進(jìn)行管理。另一方面，加強(qiáng)與行政審批人員的溝通與協(xié)調(diào)，確保文件收發(fā)、文件歸檔等工作銜接，共同提升行政審批檔案管理效率。二是要從行政審批檔案管理的合理性、有效性角度進(jìn)行思考，并在此基礎(chǔ)上靈活化處理行政審批檔案管理工作。一方面，工作人員要結(jié)合單位行政審批的要求以及文件類型，梳理相應(yīng)的行政審批文件歸檔清單，確保行政審批檔案完整性。另一方面，要按照季度、半年度、年度為單位，對行政審批檔案進(jìn)行清退、銷毀、檢查。三是要細(xì)化績效考核指標(biāo)，優(yōu)化責(zé)任分工。要進(jìn)一步對行政審批檔案管理質(zhì)量進(jìn)行考核，確保行政審批檔案歸檔及時、歸檔完整。同時，也要明確責(zé)任，提升工作人員的責(zé)任意識，營造良好的工作氛圍。

（二）科學(xué)管理，確保行政審批制度改革的整體性

部分行政審批檔案管理工作之所以難以與行政審批改革制度同步，主要是因?yàn)樾姓徟鷻n案管理的科學(xué)性不高。一是部分工作人員在整理、操作、管理過程中沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，歸檔格式不統(tǒng)一，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確、標(biāo)題草擬、頁碼未編纂等問題的發(fā)生。二是行政審批檔案編研與鑒定不科學(xué)，過度強(qiáng)調(diào)行政審批檔案管理流程簡化，脫離單位實(shí)際情況，導(dǎo)致材料鑒定過程中出現(xiàn)問題，既無法對無效材料進(jìn)行篩選與剔除，也無法最大限度地保障行政審批檔案歸檔的完整性。

（三）加強(qiáng)人才建設(shè)，打造適應(yīng)改革趨勢的人才隊伍

一是要從行政審批制度改革的角度開展相關(guān)培訓(xùn)，強(qiáng)化行政審批檔案工作人員對行政審批基礎(chǔ)知識、流程的認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)與行政審批業(yè)務(wù)的有效結(jié)合。為此，單位可以通過輪崗等方式，分批次組織行政審批檔案工作人員進(jìn)入業(yè)務(wù)部門鍛煉，推進(jìn)人才建設(shè)層面的扁平化改革。二是要從政務(wù)公開的角度對行政審批檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，深化行政審批檔案工作人員對政府信息公開領(lǐng)域法律法規(guī)、規(guī)章制度的人事，處理好政務(wù)公開與行政審批檔案管理之間的關(guān)系，順利推進(jìn)行政審批制度改革。

四、結(jié)束語

行政審批檔案管理是一種社會實(shí)踐活動，屬于信息管理的范疇。管理好和利用好行政審批檔案資源，不僅僅能夠幫助相關(guān)單位更好地保存相關(guān)信息平衡，而且能夠?yàn)楹笃趩挝还ぷ魈峁Q策支持，減少單位管理和運(yùn)行中存在的風(fēng)險。鑒于過去一段時間內(nèi)部分單位行政審批檔案管理效率不高的問題，有必要立足于行政審批制度改革的背景，從理論層面就檔案高效管理展開探討，用新思維解決相關(guān)問題。具體而言，一是要轉(zhuǎn)變思維模式，提升行政審批檔案管理效能;二是要科學(xué)管理，確保行政審批制度改革的整體性;三是要加強(qiáng)人才建設(shè)，打造適應(yīng)改革趨勢的人才隊伍。

參考文獻(xiàn)：

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[3]林偉宏.基于網(wǎng)上審批的行政審批電子文件整理歸檔和電子檔案移交接收模式研究[J].中國檔案，2018（03）：68-69.

作者簡介：

劉博（1974.03--）男，民族：漢，籍貫：山東省菏澤市，學(xué)歷：本科，現(xiàn)有職稱：中級工程師，研究方向：檔案管理。