人事檔案信息化管理與服務工作探究

沈朝陽

摘要：本文通過對人事檔案信息化管理模式建設的重要作用進行詳細闡述，對當前信息化管理活動和服務環(huán)節(jié)中存在的問題進行深入分析，結(jié)合企業(yè)檔案工作實際情況，探討科學的檔案工作開展策略，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢，推動管理質(zhì)量和服務水平的提升，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;管理;服務

一、引言

人事管理是企業(yè)管理活動的重要基礎，對推動人才價值的高效實現(xiàn)起到積極作用，人事檔案是保障人事工作高效開展的關(guān)鍵依據(jù)，信息技術(shù)在檔案工作中的運用實現(xiàn)了管理效果的提升，實現(xiàn)檔案價值的高效發(fā)揮，但是在實際的信息化建設中存在著許多問題，需要檔案管理部門結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，對管理模式進行科學優(yōu)化，提升檔案管理和服務水平。

二、人事檔案管理信息化建設的重要性

人事檔案管理是企業(yè)管理活動的重要內(nèi)容，對人事工作的高效開展提供基礎保障。隨著信息技術(shù)企業(yè)經(jīng)營管理活動中的廣泛應用，實現(xiàn)了管理效率的提升，大量的管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了信息化執(zhí)行，需要檔案工作對相關(guān)的數(shù)字化信息進行全面收集和管理，推動信息化管理模式建設已經(jīng)成為檔案部門的重要任務。特別是人事檔案的作為人事管理決策的重要依據(jù)，對干部職工的身份信息、工作經(jīng)歷、能力水平進行直觀的呈現(xiàn)。信息技術(shù)的運用能夠有效提升管理效率，實現(xiàn)檔案資料的實時更新，保證資料的時效性，提升管理活動的科學性。特別是隨著改革的不斷深化，企業(yè)管理模式和職工的崗位工作發(fā)生了很大的變化，職工流動不斷頻繁，對檔案工作提供更高的要求，而信息技術(shù)的運用能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)資料信息的實時共享，提升檔案資料的流轉(zhuǎn)效率。同時利用技術(shù)手段，能夠?qū)n案利用環(huán)節(jié)進行科學優(yōu)化，充分滿足使用需求，為企業(yè)管理活動提供可靠的依據(jù)，推動檔案管理水平和服務質(zhì)量的提升，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。[1]

三、人事檔案信息化管理與服務工作中存在的問題

（一）缺乏有效的重視和投入

人事檔案對企業(yè)人事工作提供可靠的依據(jù)，為人力資源管理工作的高效開展提供有效支持。信息技術(shù)的運用對提升檔案管理水平起到積極作用，但是在實際對管理工作中，管理部門對信息化管理模式的轉(zhuǎn)型缺乏有效的重視和支持，資金和政策投入力度相對不足，缺乏有效的宣傳教育，使得工作人員不能充分認識到信息技術(shù)優(yōu)勢，無法營造積極的管理模式轉(zhuǎn)型環(huán)境。同時當前的管理思路較為傳統(tǒng)，不能結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢和人事工作需求進行管理模式的科學優(yōu)化，不能對相關(guān)的檔案管理制度進行針對性的調(diào)整，不利于管理效果的提升。同時檔案工作涉及到企業(yè)管理活動的各個環(huán)節(jié)，需要進行有效的協(xié)作，而管理部門與相關(guān)職能部門缺乏有效的協(xié)調(diào)溝通，無法實現(xiàn)對人事信息的高效收集，相關(guān)的管理制度不能實現(xiàn)有效的落實。[2]

（二）缺乏服務意識

信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應用，實現(xiàn)了管理效率的提升，但是對檔案利用環(huán)節(jié)缺乏科學的優(yōu)化，無法實現(xiàn)檔案資源利用效率的提升。管理部門缺乏服務意識，不能充分結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求對資料使用環(huán)節(jié)進行科學的優(yōu)化，利用模式較為單一，職能提供一定的查詢和調(diào)用服務，檢索機制不夠科學，不能實現(xiàn)對資料數(shù)據(jù)的準確定位，不能為管理決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)支持。

（三）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)相對不足

信息化管理模式對工作人員的信息知識水平要求較高，而當前工作人員的信息知識技能相對不足，不能對相關(guān)的專業(yè)設備和技術(shù)進行合理的利用。管理部門對工作人員缺乏有效的培訓教育，培訓內(nèi)容和形式相對固定，不能推動其專業(yè)技能水平的提升。[3]

四、人事檔案信息化管理與服務工作的開展策略

（一）加強重視和投入

信息技術(shù)的科學應用對提升檔案管理水平起到積極作用，管理部門要對信息化管理模式的轉(zhuǎn)型起到形成正確的認識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，合理運用信息技術(shù)優(yōu)勢，對管理工作流程進行科學優(yōu)化，實現(xiàn)管理效果的提升。同時要加強信息基礎設施建設，使工作人員能夠借助專業(yè)信息設備實現(xiàn)管理活動的高效執(zhí)行。要加強網(wǎng)絡環(huán)境構(gòu)建，為相關(guān)信息數(shù)據(jù)的傳輸提供高速通道，實現(xiàn)資料的高效共享，提升檔案工作服務水平。同時要建設完善的信息化管理機制，對傳統(tǒng)的管理制度進行針對性的完善，實現(xiàn)對信息化管理流程的科學規(guī)范，并對管理活動進行全面的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理活動中問題，實現(xiàn)對管理制度的針對性調(diào)整。

（二）建設完善的信息化管理平臺

管理部門要利用信息技術(shù)手段，對管理流程進行高效整合，建設完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，推動管理效果的提升。利用平臺優(yōu)勢，實現(xiàn)管理活動的高效開展，工作人員通過對平臺的操作，實現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行。同時要加強安全防護體系建設，制定完善的身份識別機制，切實保證系統(tǒng)信息安全，防止外界安全威脅的入侵，防止數(shù)據(jù)遭到破壞和篡改，保證檔案安全存儲。

（三）優(yōu)化服務環(huán)節(jié)

管理部門要利用技術(shù)優(yōu)勢，對檔案利用環(huán)節(jié)進行合理優(yōu)化，提升檔案服務水平。要對檔案資料進行深入的分析利用，提取其中的關(guān)鍵信息，建設完善的資料數(shù)據(jù)庫，對檢索機制進行完善，強化檢索能力，充分滿足使用需求。同時要合理利用網(wǎng)絡途徑，實現(xiàn)資料的遠程訪問，使用者通過網(wǎng)絡對管理系統(tǒng)進行遠程訪問，實現(xiàn)對檔案資料的遠程調(diào)用，提升服務質(zhì)量。

（四）強化隊伍建設

管理部門要積極引進優(yōu)秀信息技術(shù)人才，充實技術(shù)隊伍，實現(xiàn)對信息管理系統(tǒng)的科學開發(fā)和維護。要加強對檔案管理人員的培訓教育，結(jié)合實際工作中存在的問題，制定針對性的培訓內(nèi)容，強化信息知識能力培訓，使工作人員能夠熟練運用信息設備和相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)管理效果和服務質(zhì)量的提升。

五、結(jié)語

人事檔案管理是推動企業(yè)人事工作高效開展的重要基礎，檔案管理部門要充分認識到信息化建設的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢，對管理模式進行科學優(yōu)化，建設完善的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案服務形式，推動管理效率和服務水平的提升，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻：

[1]張蓓. 新時期人事檔案信息化管理工作探析[J]. 卷宗， 2019（23）：44-44.

[2]孫楠. 關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J]. 卷宗， 2018（27）：21-21.

[3]史立娜. 關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J]. 中國航班， 2019（7）：89-89.