探討信息化時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作

陳琰

摘要：檔案管理編目工作是事業(yè)單位的重要內(nèi)容之一，也是檔案管理工作中的關(guān)鍵程序。隨著近幾年網(wǎng)絡(luò)速度發(fā)展越來越快，信息技術(shù)成為了各個事業(yè)單位發(fā)展中不可忽略的一部分，需要對各部門的工作進行創(chuàng)新。檔案管理工作同樣如此。本文簡要分析的在事業(yè)單位檔案管理編目工作中存在的問題，并且找到解決對策。

關(guān)鍵詞：信息化時代;事業(yè)單位;檔案管理;編目工作

引言：傳統(tǒng)的事業(yè)單位在檔案管理過程中，主要是以紙張作為信息記載，其檔案管理編制面對著非常多的問題，甚至很容易出現(xiàn)由于時間過長，檔案出現(xiàn)損壞、丟失等一系列問題，導(dǎo)致檔案的查詢和存儲效果較差。

一、事業(yè)單位檔案管理編目工作中存在的問題

我國當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理編目中存在有些問題，其中包括了：第一，檔案編目工作的體系設(shè)置不完善，很多事業(yè)單位對檔案部門仍舊處于管理松散的狀態(tài)，常見有檔案序號不完整或者是案卷標(biāo)題不明確等一系列問題。檔案管理編目部門的職責(zé)較少，甚至有很多檔案管理編目的工作人員都是已經(jīng)退休的工作人員返聘到檔案編目部門，其體系不完善。第二，我國事業(yè)單位對于檔案管理編目的發(fā)展仍舊處于初期，檔案檢索技術(shù)水平比較差，沒有重視檔案管理編目的意義，導(dǎo)致檔案編目的質(zhì)量相對較差。在信息時代高速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位大部分部門都已經(jīng)開展了全新的科技設(shè)備，但是在檔案編目工作中仍舊存在著非常多的漏洞，導(dǎo)致編目工作不準(zhǔn)確，編目工作無法正確進行，時效性較低。信息時代的沖擊，檔案管理編目工作運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)屢見不鮮，需將更多的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理編目中。第三，人們對檔案管理編目工作非常不重視，認為檔案管理編目豪沒有任何的認為檔案管理編目是一項非常簡單并且沒有任何技術(shù)含量的工作。有些事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一的檔案組卷，導(dǎo)致檔案編目工作難以正常的運行，這也是當(dāng)前我國事業(yè)單位在開展檔案編目中存在的問題。而且網(wǎng)絡(luò)時代的出現(xiàn)、大數(shù)據(jù)的到來，很多時候每天所收集和管理的檔案要有幾十份甚至幾百份。如果這些檔案編目工作仍舊依靠人進行其編制，工作效率無法得到提升，給事業(yè)單位的當(dāng)管理帶來了非常負面的影響。

二、提高事業(yè)單位檔案管理編目工作質(zhì)量的對策

（一）增強工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

近幾年，在信息時代飛速發(fā)展的當(dāng)下，我國雖然已經(jīng)開始引進國外先進的管理設(shè)施以及管理經(jīng)驗，但是在檔案管理工作上，其發(fā)展速度仍對相對較慢，整體的管理效率相對低。究其原因，主要是現(xiàn)階段我國事業(yè)單位對所有檔案管理人才的選擇標(biāo)準(zhǔn)僅僅停留在檔案管理編目工作的內(nèi)容上，其工作人員并不具備良好的信息操作技術(shù)水平。在現(xiàn)階段需要培養(yǎng)更多的專業(yè)化人才，人才能夠及時地根據(jù)理論發(fā)展更新自己的理念，隨時隨地學(xué)習(xí)更多更先進的知識。我國事業(yè)單位應(yīng)該對所有的檔案管理編目人員進行科學(xué)的培訓(xùn)，無論是通過計算機應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)，或者是學(xué)習(xí)國外的優(yōu)秀經(jīng)驗，其最終的目的都其直接關(guān)系到了檔案管理編目工作人員的工作效率與準(zhǔn)確性，需要高度重視工作人員的學(xué)習(xí)效果。除此之外，由于編目工作與統(tǒng)計學(xué)有著非常密切的關(guān)系，事業(yè)單位檔案編目人員需要在學(xué)習(xí)信息化時代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，具有一定的統(tǒng)計功能，滿足新時代下事業(yè)單位檔案管理編目工作的具體要求。

（二）利用信息技術(shù)開展檔案管理

隨著時代的不斷發(fā)展，實現(xiàn)信息共享也成為了事業(yè)單位檔案管理編目工作中的一部分。我國很多檔案管理工作已經(jīng)不完全依靠人工進行操作，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理方式為主，讓整個檔案管理過程變得更加快速，檔案管理的質(zhì)量也得到了提升。進行編目時，檔案管理人員可以運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行編目，一方面其極大限度地提高了編目的效果，也能夠方便編目工作，在短時間內(nèi)進行檢索，和其他部門開展信息共享，隨時隨地的進行信息的搜索，防止其他部門想要獲取檔案信息還需要通過非常多的步驟對信息進行借調(diào)和搜索，導(dǎo)致工作效率在逐步下降。

（三）認識到檔案管理工作的重要性

隨著編目工作的開展，為了進一步方便事業(yè)單位的工作人員進行檔案的查詢檢測工作，并且提高查詢工作的準(zhǔn)確度。檔案人員可以很好地運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。了解編制和編目工作相關(guān)對應(yīng)的檢索機制，設(shè)置單位內(nèi)部的檢索平臺，由部門內(nèi)部的工作人員隨時隨地進行檢查，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，避免在查詢檔案信息時進入到檔案室進行查找，直接提高了整體工作人員的效率。在檔案編目時注重檔案工作的適應(yīng)性，如果在編目工作時并沒有與該檢索的內(nèi)容有著高有著密切的聯(lián)系，就會導(dǎo)致檢索的效率低下。無法滿足檔案編目工作的相關(guān)需求，更需要明確檔案編目工作的重要性。事業(yè)單位檔案編目具有一定的獨立性，在近幾年非常多的事業(yè)單位都已經(jīng)認識到了檔案編目的重要性，通過加強檔案編目的研究力度，能夠有利于提高檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲以及處理水平。在新時期下計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展速度越來越快。將其應(yīng)用在檔案管理編目中，能夠體能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，并且提高檔案管理的整體質(zhì)量與效果。

結(jié)語

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的不斷發(fā)展，中國事業(yè)單位對于檔案編目工作的重視程度也得到了一定的提升。信息時代的出現(xiàn)，為檔案管理編目工作提供了方向，作為管理部門需要正確的認識到在檔案管理中存在哪些問題，將其運用在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，將相關(guān)問題得以積極的改善，培養(yǎng)更多高技術(shù)型的人才，提高檔案管理編目工作的整體質(zhì)量。

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