淺析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

武雷杰

摘要：隨著我國醫(yī)療體制的改革，我國醫(yī)院的服務(wù)水平也在不斷提高，且新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院的檔案管理有了更加嚴(yán)格的要求。大多數(shù)醫(yī)院都意識(shí)到了檔案管理的重要性，并通過多種方式來加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的整體效果。精細(xì)化管理模式是一種現(xiàn)代化管理模式，能夠彌補(bǔ)過去檔案管理中的不足，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。本文將簡(jiǎn)單分析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院;檔案管理;管理信息化

先進(jìn)的檔案管理模式不僅能夠?yàn)獒t(yī)院相關(guān)工作的展開提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也能夠提升醫(yī)院管理的整體水平，使醫(yī)院管理更加符合新醫(yī)改的要求。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理理念，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)精細(xì)化管理在檔案管理工作中的應(yīng)用，發(fā)揮精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的進(jìn)一步提升。

一、精細(xì)化管理與醫(yī)院檔案管理

精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理理念，是社會(huì)分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代化管理的基本要求。精細(xì)化管理建立在常規(guī)的管理之上，并將常規(guī)管理模式引向更深的層次，最大限度減少管理工作所占用的資源、降低管理成本，其本質(zhì)在于將戰(zhàn)略管理目標(biāo)分解和細(xì)化，將戰(zhàn)略規(guī)劃貫徹到每個(gè)發(fā)展環(huán)節(jié)中，并發(fā)揮有效的管理作用。在實(shí)際情況中，精細(xì)化管理是將管理責(zé)任進(jìn)一步落實(shí)，將管理的責(zé)任真正落實(shí)到每個(gè)負(fù)責(zé)人，并將責(zé)任明確化。

現(xiàn)階段，我國很多醫(yī)院在檔案管理的過程中都融入了精細(xì)化管理的理念，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理、信息化管理等，簡(jiǎn)化了檔案調(diào)取使用的流程，有效提升了檔案的利用效率，為醫(yī)護(hù)人員日后工作的展開提供了數(shù)據(jù)支持。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，為檔案管理的效率和檔案的利用效率提供了支持。在實(shí)際中，精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）管理制度建設(shè)的精細(xì)化

在精細(xì)化管理理念下，醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度需要向著更加“精細(xì)”的方向發(fā)展。精細(xì)化管理注重的是“五精四細(xì)”，要求做到制度到位，且新醫(yī)改也對(duì)醫(yī)院管理制度的建設(shè)提出了更高的要求。因此，醫(yī)院要全面推進(jìn)檔案管理制度的建設(shè)，以檔案管理的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，將各項(xiàng)制度進(jìn)一步細(xì)化，全面覆蓋到檔案管理工作的方方面面。醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理規(guī)范，包括確定檔案的收集方法和途徑、歸檔分類和整理的方式、查閱的方法與權(quán)限設(shè)置等方面，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來展開管理工作。同時(shí)還要建立更加全面的制度內(nèi)容，包括崗位責(zé)任制度、紙質(zhì)檔案安全管理制度、電子安全管理制度、檔案借閱制度、檔案銷毀制度等。如：崗位責(zé)任制度的建立，需要將管理責(zé)任及范圍進(jìn)行合理劃分，為不同的管理人員劃分不同的崗位職責(zé)，結(jié)合起來共同組成檔案管理體系，通過這種崗位責(zé)任制度的實(shí)施，能夠增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任感，為檔案管理工作的正常進(jìn)行提供保障。

（二）管理內(nèi)容的精細(xì)化

檔案管理內(nèi)容的精細(xì)化發(fā)展也是十分重要的。在管理的內(nèi)容方面“五精四細(xì)”是其核心管理內(nèi)容，因此，醫(yī)院必須要對(duì)“五精四細(xì)”的內(nèi)容進(jìn)行分析，并將其作為檔案管理精細(xì)化內(nèi)容擴(kuò)展的標(biāo)準(zhǔn)。如：“五精”主要是指精華（致力于打造檔案管理的資源精華、文化精華以及智慧精華，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展）、精髓（深諳和運(yùn)用管理精髓的人員發(fā)揮自身的“精髓”作用）、精品（通過檔案管理在醫(yī)患之間建立良好的關(guān)系，為醫(yī)院建立良好的品牌形象）、精通（通過檔案管理建立醫(yī)院與市場(chǎng)以及患者之間的暢通渠道）、精密（通過檔案管理將醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門及科室之間有機(jī)結(jié)合與協(xié)作，達(dá)到協(xié)同關(guān)系的精密化）;“四細(xì)”主要是指細(xì)分患者需求進(jìn)而幫助醫(yī)院準(zhǔn)確制定發(fā)展戰(zhàn)略、細(xì)分檔案管理職能崗位以健全管理體系、細(xì)化每一個(gè)檔案管理戰(zhàn)略決策與目標(biāo)、細(xì)化各項(xiàng)管理制度。

（三）管理方法的精細(xì)化

在管理方法的精細(xì)化方面，醫(yī)院檔案管理離完全信息化、智能化還有一定的距離，因此，在管理方法上依然采取“線上+線下協(xié)同管理”的模式。對(duì)于線下管理來說，主要是收集各個(gè)科室、部門的紙質(zhì)檔案資料，如：病例資料、人事檔案資料、會(huì)議記錄、重要通知等，并做到事無巨細(xì)，將對(duì)醫(yī)院發(fā)展有幫助性作用的資料進(jìn)行全面收集，并做好分類整理、歸檔、保存。對(duì)于線上檔案管理來說，主要是將各種資料信息錄入到管理信息系統(tǒng)中，并通過管理信息系統(tǒng)中完善的功能模塊來實(shí)現(xiàn)分類管理，并設(shè)置一定的管理權(quán)限，促使相關(guān)檔案資料能夠在內(nèi)部流動(dòng)起來，實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，從而提升檔案管理的質(zhì)量。與此同時(shí)，為了保證數(shù)據(jù)的安全，還應(yīng)當(dāng)要注重云備份技術(shù)、加密技術(shù)的應(yīng)用，降低數(shù)據(jù)丟失及破壞的概率。此外，還要加強(qiáng)管理軟件、平臺(tái)等信息化管理手段的應(yīng)用。

（四）管理團(tuán)隊(duì)的精細(xì)化

管理團(tuán)隊(duì)的精細(xì)化發(fā)展對(duì)檔案管理是非常重要的。對(duì)管理人才的精細(xì)化管理，需要做好人才的考核工作，對(duì)其知識(shí)體系、技能水平、職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)、法律意識(shí)等方面進(jìn)行全面考核，保證管理人才的綜合能力能夠符合管理的需求。同時(shí)，要對(duì)管理人才進(jìn)行定期考核，保證其各方面的能力不會(huì)退化，為檔案管理工作提供人才支持。此外，醫(yī)院還要做好技能培訓(xùn)，對(duì)管理人員的管理觀念、管理技能、管理方法等進(jìn)行全面培訓(xùn)、精細(xì)化培訓(xùn)，提升其管理綜合能力，為檔案管理工作的進(jìn)步打下基礎(chǔ)。如：醫(yī)院定期派遣相關(guān)管理人員到先進(jìn)的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理觀念、先進(jìn)的管理技能等。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，隨著精細(xì)化管理應(yīng)用于各行各業(yè)中，醫(yī)院檔案管理也融入了精細(xì)化管理理念和模式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了適當(dāng)?shù)母母锱c創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了管理方法與內(nèi)容的精細(xì)化、管理制度的精細(xì)化、管理團(tuán)隊(duì)的精細(xì)化，為實(shí)現(xiàn)檔案管理戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)奠定了良好基礎(chǔ)。

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