醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用探討

張明亮

【摘要】檔案對(duì)國(guó)家任何機(jī)構(gòu)、任何人均是非常關(guān)鍵的資料。檔案的概念通常是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、個(gè)體在從事教科文衛(wèi)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等工作中出現(xiàn)的文字、圖片、影像等類型的歷史記錄。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案就是在醫(yī)院工作中產(chǎn)生的各種能夠查詢的資料，主要包含病歷資料、設(shè)備資料、會(huì)計(jì)資料以及文書資料等。所以，檔案已經(jīng)融入醫(yī)院經(jīng)濟(jì)、文化方面，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的作用不言而喻。本文通過(guò)介紹醫(yī)院文化發(fā)展中檔案管理起到的作用，詳細(xì)闡述了幾點(diǎn)科學(xué)的發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文化;檔案管理;作用;發(fā)展策略

醫(yī)院每年產(chǎn)生的檔案資料內(nèi)容較多，有關(guān)醫(yī)療建設(shè)、儀器設(shè)備、患者狀況等方面的資料能夠以“海量”來(lái)形容。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是醫(yī)院改革發(fā)展尤其是文化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)乎文化建設(shè)的效果與豐富程度。由此，在醫(yī)院檔案保管方面需要引起高度重視，如此方可多層面推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)活動(dòng)的進(jìn)行。

一、醫(yī)院檔案和醫(yī)院文化建設(shè)的概念及關(guān)系

醫(yī)院檔案主要指醫(yī)療機(jī)構(gòu)在從事醫(yī)療、教科研、管理等項(xiàng)目中直接產(chǎn)生的具備保存意義的各類文字、圖表、影像等多種載體、模式的歷史記載。醫(yī)院檔案準(zhǔn)確記錄了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展史及創(chuàng)業(yè)史，重現(xiàn)了醫(yī)院建造與發(fā)展的整個(gè)過(guò)程與全貌，其是醫(yī)院文化的沉淀，是醫(yī)院寶貴的文化財(cái)寶，屬于醫(yī)院文化的關(guān)鍵構(gòu)成部分。醫(yī)院文化主要指醫(yī)院在長(zhǎng)時(shí)間醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)、教科研以及管理階段逐步產(chǎn)生的可以為全體員工普遍接受及共同遵循的具備醫(yī)院特色與行業(yè)特點(diǎn)的理想信念、價(jià)值理念以及行為標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院文化屬于醫(yī)院的底蘊(yùn)與靈魂，屬于一種價(jià)值觀，還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵構(gòu)成部分。就醫(yī)院文化概念來(lái)說(shuō)，醫(yī)院文化存在層次性，通常包括醫(yī)療機(jī)構(gòu)物質(zhì)文化、醫(yī)院體系文化以及醫(yī)院精神文化。其中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)物質(zhì)文化指的是院容院貌、院內(nèi)建筑結(jié)構(gòu)等院內(nèi)環(huán)境及院徽、院標(biāo)以及院旗等各種標(biāo)識(shí)。醫(yī)院體系文化是醫(yī)療機(jī)構(gòu)從事醫(yī)療、教科研以及管理等項(xiàng)目中建立的各種規(guī)章制度的統(tǒng)稱，其是醫(yī)院穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)的前提。醫(yī)院精神文化主要指在醫(yī)院歷史經(jīng)營(yíng)階段沉淀出現(xiàn)的，得到所有員工認(rèn)可與維護(hù)的精神、價(jià)值觀念等，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的精神支柱，屬于醫(yī)院文化的核心。

二、醫(yī)院文化建設(shè)方面檔案管理起到的作用

檔案管理屬于醫(yī)院文化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院通過(guò)設(shè)置檔案室，管理有關(guān)醫(yī)務(wù)工作者的檔案信息和病人的基本資料，采用科學(xué)的信息系統(tǒng)，高效的管理資源，由此提升工作的便捷性。在醫(yī)院文化發(fā)展中，檔案管理正持續(xù)推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理也開始朝著創(chuàng)新管理改變，檔案管理不只是實(shí)現(xiàn)了對(duì)有關(guān)人員的信息管理，對(duì)醫(yī)院所出現(xiàn)的重大活動(dòng)和醫(yī)院的有關(guān)文化建設(shè)，也通過(guò)多種形式被記在檔案之中。醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院文化發(fā)展具有非常關(guān)鍵的影響，且長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理是醫(yī)院文化發(fā)展最經(jīng)典的回顧。因此，在管理時(shí)醫(yī)院既要注重醫(yī)務(wù)工作者的信息管理，還要注重醫(yī)院有關(guān)文化活動(dòng)開展的管理。

（一）醫(yī)院檔案給醫(yī)院文化發(fā)展帶來(lái)數(shù)據(jù)資源。醫(yī)院文化即醫(yī)院在長(zhǎng)時(shí)間醫(yī)療工作中慢慢出現(xiàn)的以人為主的文化理論、價(jià)值理念、生活模式與行為準(zhǔn)則等。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的文化建設(shè)，無(wú)法一朝一夕就實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院文化建設(shè)應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院發(fā)展階段通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)者積極引導(dǎo)，創(chuàng)建出相應(yīng)的文化背景，且以醫(yī)院關(guān)鍵文化觀念為前提來(lái)持續(xù)建立和健全醫(yī)院文化。該階段醫(yī)院檔案可以有效記錄與傳承醫(yī)院文化產(chǎn)生的過(guò)程，檔案管理可以在醫(yī)院文化建設(shè)進(jìn)程中帶來(lái)數(shù)據(jù)資源。經(jīng)過(guò)管理好、應(yīng)用好醫(yī)院檔案，可以從檔案管理中發(fā)現(xiàn)信息來(lái)推動(dòng)醫(yī)院文化創(chuàng)建。而且，在醫(yī)院文化創(chuàng)建環(huán)節(jié)，給醫(yī)院檔案積累與豐富了許多資源信息。醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化二者相互作用、相互依存。

（二）檔案管理給醫(yī)院文化產(chǎn)品帶來(lái)增值服務(wù)。醫(yī)院檔案保管活動(dòng)的開展可以為整合與增值醫(yī)療機(jī)構(gòu)文化產(chǎn)品帶來(lái)方便。醫(yī)院文化針對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)中先進(jìn)的人物與關(guān)鍵人物的思想整合，針對(duì)醫(yī)院文化的優(yōu)化和發(fā)展具有非常顯著的作用。醫(yī)院開展檔案管理時(shí)，可以對(duì)醫(yī)院發(fā)展階段的大型活動(dòng)、典型事項(xiàng)等進(jìn)行深挖、采集、整理，形成各種醫(yī)院文化產(chǎn)品，錘煉醫(yī)院文化內(nèi)涵，充實(shí)醫(yī)院文化價(jià)值。醫(yī)院文化產(chǎn)品很多，比如醫(yī)院院史、院志以及規(guī)章制度、文化觀念、文化手冊(cè)、各種叢書、文化長(zhǎng)廊等，這些醫(yī)院文化產(chǎn)品的產(chǎn)生，直觀、準(zhǔn)確地體現(xiàn)了醫(yī)院傳統(tǒng)文化，傳播了典型個(gè)人與事件，傳遞了積極能量，激勵(lì)了全體職工，調(diào)動(dòng)了醫(yī)務(wù)工作者的價(jià)值共鳴，更有助于推進(jìn)醫(yī)院職工對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)同與融入。

（三）有利于創(chuàng)建醫(yī)院文化品牌。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案屬于文化積累的重要表現(xiàn)，醫(yī)院檔案保管環(huán)節(jié)，以檔案為主要材料，給醫(yī)院文化發(fā)展帶來(lái)翔實(shí)的素材，產(chǎn)生的各種文化產(chǎn)品，不僅能夠發(fā)揚(yáng)醫(yī)院良好的傳統(tǒng)文化遺產(chǎn)，還能夠?yàn)獒t(yī)院文化發(fā)展的革新帶來(lái)思路。經(jīng)過(guò)檔案開發(fā)出的精品，產(chǎn)生了醫(yī)院文化品牌，可以為醫(yī)院形成較好的社會(huì)形象，提高醫(yī)院文化附加值。通過(guò)完善醫(yī)院檔案保管持續(xù)提高醫(yī)院品牌效應(yīng)，創(chuàng)建醫(yī)院獨(dú)特的文化品牌。

（四）有助于提高醫(yī)療工作人員的道德素養(yǎng)。檔案管理活動(dòng)的有序開展對(duì)醫(yī)療工作人員在實(shí)踐中將病人視為工作核心有一定的監(jiān)督意義，特別是伴隨各項(xiàng)法律法規(guī)的持續(xù)規(guī)范，檔案管理的關(guān)鍵性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，醫(yī)院不僅要尊重病人隱私，還承擔(dān)著對(duì)病人實(shí)行有效治療的關(guān)鍵責(zé)任。

（五）有利于醫(yī)院文化得到層次化完善。醫(yī)院檔案涉及的內(nèi)容較多，牽扯的范圍大，經(jīng)過(guò)妥善保管檔案，能夠抽象出各個(gè)層面的信息，這些均能夠?yàn)槲幕ㄔO(shè)提供服務(wù)，對(duì)當(dāng)下醫(yī)院文化發(fā)展有導(dǎo)向性功能，有利于醫(yī)院文化建設(shè)者在各個(gè)文化建設(shè)方面的深入耕耘。而文化屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)精神面貌的具體表現(xiàn)，通過(guò)文化能夠更加深層次地展示醫(yī)療機(jī)構(gòu)的宗旨、觀念等，這對(duì)塑造新時(shí)期醫(yī)院形象具有顯著作用。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院本身對(duì)檔案管理缺乏重視。因?yàn)獒t(yī)療事業(yè)的獨(dú)特性，許多醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)中還有重臨床疏于管理的思想，而且覺(jué)得檔案管理不重要，無(wú)法給醫(yī)院帶來(lái)一些作用，有的醫(yī)院設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理中心，但是對(duì)檔案使用度較低，使醫(yī)院檔案變?yōu)橘Y料室中塵封的“秘籍”，這種思想極大限制檔案工作的開展。

（二）檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。許多醫(yī)院檔案管理者均非專業(yè)化人才，由其他部門的員工兼職，還有雇傭臨時(shí)員工來(lái)管理的，文化程度與專業(yè)素養(yǎng)均有明顯差距。這樣明顯無(wú)法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展需求，檔案整理滯后，信息庫(kù)建設(shè)不健全，許多關(guān)鍵的資料可能會(huì)丟失。

（三）檔案管理設(shè)備不完整。因?yàn)楫?dāng)前國(guó)家土地應(yīng)用較為緊張，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的建設(shè)面積也遭到很大限制，許多醫(yī)療儀器的引入均要考量醫(yī)院面積的應(yīng)用狀況，因此醫(yī)院檔案保存僅能在狹小且雜亂的地方。盡管科技的進(jìn)步使許多檔案資料均實(shí)現(xiàn)電子化，但所有檔案的電子化還要求長(zhǎng)期的轉(zhuǎn)變，大量資料還停留于人工檢索、整理過(guò)程。

四、醫(yī)院文化建設(shè)方面檔案管理的發(fā)展策略

（一）完善檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)，首先要科學(xué)計(jì)劃?rùn)n案管理活動(dòng)，且把檔案管理引入醫(yī)院總體規(guī)劃中，這既是管理工作的前提，還是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵基礎(chǔ)。所以，醫(yī)院文化建設(shè)期間，要按照醫(yī)院的實(shí)際情況制定一個(gè)完善的管理制度，再合理配置檔案管理任務(wù)。其次，完善體系，醫(yī)院重要負(fù)責(zé)人屬于檔案管理體系方面的首要責(zé)任人，分管院領(lǐng)導(dǎo)為牽頭人，主辦中心專人負(fù)責(zé)處理檔案具體任務(wù)。而且要把具體任務(wù)分配到人，如此方可有效全面監(jiān)督醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。最后，健全監(jiān)督考核機(jī)制。如此將檔案管理體系變成一個(gè)閉環(huán)，真正把檔案應(yīng)用好，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為醫(yī)院文化創(chuàng)建服務(wù)。

（二）推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。伴隨經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字化融入各行各業(yè)，在醫(yī)療衛(wèi)生方面，信息系統(tǒng)的使用是非常重要的，醫(yī)院檔案保管的數(shù)字化發(fā)展，提升了管理水平與工作效率，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理勃發(fā)，推動(dòng)了醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院要在政策方面提供支持，提高對(duì)檔案管控的投資，特別是數(shù)字化管理上的投入，推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化發(fā)展，更好地為醫(yī)院管理者決策、醫(yī)務(wù)工作者查找、醫(yī)院文化內(nèi)容提煉等檔案應(yīng)用服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案管理者專業(yè)培訓(xùn)。專業(yè)化、現(xiàn)代化檔案管理者是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)保障。目前，許多醫(yī)院檔案管理者的年齡較大、數(shù)字化專業(yè)技能與水平較低。在數(shù)字化發(fā)展的新時(shí)期，醫(yī)院要注重培養(yǎng)與吸引大量年輕的現(xiàn)代化人才，在薪酬待遇方面進(jìn)行傾斜，在職稱晉升方面提供支持，在評(píng)先選優(yōu)方面引起重視，逐漸制定出一支現(xiàn)代化、年輕化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，且全面突出其帶頭功能，促使全院兼職檔案保管者同步發(fā)展，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展打下良好的人才基礎(chǔ)。

（四）深入挖掘醫(yī)院檔案文化價(jià)值。檔案管理各種制度規(guī)范后，要深入挖掘醫(yī)院資料對(duì)醫(yī)院文化發(fā)展的有用內(nèi)容，逐步提取檔案中的精華，由個(gè)體到總體，由抽象至具體地挖掘檔案中的文化資源，而且按照所挖掘的信息做好相應(yīng)的選題規(guī)劃，對(duì)檔案中所展現(xiàn)出的文化內(nèi)容加以整合開發(fā)與重新創(chuàng)造，最后創(chuàng)造出滿足醫(yī)院特征的醫(yī)院文化。

（五）提高醫(yī)院檔案管理部門管理職能。若想充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案保管的優(yōu)勢(shì)，需要設(shè)置醫(yī)院檔案保管部門，通常醫(yī)院檔案室均是院內(nèi)辦公室主任管理，不能對(duì)每項(xiàng)任務(wù)都做到詳細(xì)。所以，要把醫(yī)院檔案部門隔離出來(lái)，提高醫(yī)院檔案管理部門的管理職能，分配專門的檔案部門負(fù)責(zé)人。檔案保管不僅僅是各科室把信息送來(lái)，而是需要主動(dòng)采集，實(shí)時(shí)把握醫(yī)院的發(fā)展動(dòng)態(tài)，突出醫(yī)院檔案保管部門的職能。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量對(duì)其經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的促進(jìn)作用非常明顯。一個(gè)成功的醫(yī)院必定在其建立初期就開始注重檔案整理與積累，醫(yī)院文化內(nèi)涵也在檔案中充分表現(xiàn)，對(duì)今后醫(yī)院的從業(yè)人員有較大的教育作用，醫(yī)院自身也在關(guān)鍵層面提高了核心競(jìng)爭(zhēng)力。簡(jiǎn)而言之，現(xiàn)代的醫(yī)院應(yīng)有精密的醫(yī)療設(shè)備、科技高超的醫(yī)療人員，還要具備現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，唯有如此方可為病人帶來(lái)最好的服務(wù)。

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