大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析

彭海燕

摘 要：文書檔案管理的發(fā)展關(guān)系著國家人民的幸福與否，它是一項(xiàng)由國家大力支持發(fā)展的企業(yè)。其中，文書檔案管理是檔案管理中非常重要的一個(gè)組成部分。許多政府部門以及重要的機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理單位都記載了許多有關(guān)各種活動(dòng)以及服務(wù)行業(yè)的信息。因此，文書檔案管理要認(rèn)真進(jìn)行從而適用于這個(gè)信息化時(shí)代。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;文書檔案管理;信息化;應(yīng)用分析

文書檔案管理對(duì)于有關(guān)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展是非常重要的。文書檔案管理是屬于事業(yè)單位的一部分。文書檔案管理對(duì)于由于它本身性質(zhì)的特殊性，使得它與其他上社會(huì)上的檔案管理軟件有著非常大的不同。然而事業(yè)單位作為我國為數(shù)不多，且極具有特色的企業(yè)之一，它的運(yùn)轉(zhuǎn)流程也是非常的不簡單。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，我們可以將社會(huì)上的一些活動(dòng)以及服務(wù)中的相關(guān)資料信息進(jìn)行管理歸納。由于這些文書檔案的資料信息比較多且非常繁瑣。因此，找到一種更為高校的方案去提高文書檔案管理的工作效率是非常有必要的。在信息化時(shí)代，我們就應(yīng)該積極讓文書檔案管理采用信息化管理。

一、大數(shù)據(jù)下文書檔案管理的含義及發(fā)展意義

（一）大數(shù)據(jù)下文書檔案管理的含義

隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)了各家各戶。大數(shù)據(jù)時(shí)代也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的一個(gè)重要產(chǎn)物?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展非常之快，各種信息數(shù)據(jù)急劇增加，慢慢的大數(shù)據(jù)技術(shù)就產(chǎn)生了且大數(shù)據(jù)得到了大力的推廣發(fā)展。然而，什么是大數(shù)據(jù)呢？大數(shù)據(jù)其實(shí)就是由于各種信息數(shù)據(jù)非常多且非常繁雜，人們不能及時(shí)得到這些數(shù)據(jù)，而且對(duì)于這些繁多的數(shù)據(jù)不能進(jìn)行及時(shí)的加工處理。然而在當(dāng)今社會(huì)所發(fā)展出來的軟件中，也沒有哪個(gè)軟件可以在一定的時(shí)間沒對(duì)這些大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸類整理，甚至查詢檢測(cè)都是非常的困難。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)卻可以對(duì)這些繁雜瑣碎的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的檢索查詢，并且對(duì)這些數(shù)據(jù)信息可以做到高效專業(yè)的處理，節(jié)省了大量的人力物力，并且將資源都有效的利用。

（二）文書檔案信息化建設(shè)的意義

利用先進(jìn)的高科技信息化技術(shù)，工作人員可以高效快速的將文書檔案信息進(jìn)行快速的處理整合。再者文書檔案管理工作進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化管理的浪潮中，有利于快速提高有關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理的工作水平。在當(dāng)今信息化繁多的時(shí)代，如何順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息技術(shù)提高文書檔案的管理工作，是各個(gè)有關(guān)機(jī)關(guān)單位以及事業(yè)單位高度重視的一個(gè)問題。然而，事業(yè)單位高質(zhì)量的建設(shè)文書檔案信息化管理化管理體系，有利于提高事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率。再者，利用信息化時(shí)代發(fā)展文書檔案管理工作也是為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。通過互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，利用信息化技術(shù)還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)。那就是可以讓事業(yè)單位的文書檔案管理有效的進(jìn)行資料共享。這樣可以很大程度的滿足事業(yè)單位文書檔案管理工作人員的不同需求，提高了工作人員的工作效率。

二、企業(yè)文書檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題

（一）對(duì)于文書檔案管理認(rèn)識(shí)不足

文書檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，它包括了對(duì)數(shù)據(jù)信息的整理，歸納，處理，檢索等一系列工作。所以，高效率的完成這項(xiàng)工作，我們必須采用一些高科技手段。所以，我們需要利用高科技的產(chǎn)品輔助工作。然而，如果工作人員想要提高文書檔案管理工作人員的工作效率以及提高這個(gè)企業(yè)的發(fā)展速度，必須首先充分了解文書檔案工作，然后積極利用信息化處理這些方案數(shù)據(jù)信息。由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作沒有什么技術(shù)性可言，就是簡單的重復(fù)著整理歸納資料的工作，認(rèn)為她們也不能為文書檔案工作作出貢獻(xiàn)，從而創(chuàng)造有用的價(jià)值。這種傳統(tǒng)觀念嚴(yán)重影響著文書檔案管理的發(fā)展，制約著文書檔案管理工作的改革步伐。

（二）文書檔案資料的保存問題

對(duì)于文書檔案資料的保存問題是制約文書檔案管理快速發(fā)展的一個(gè)重要因素。因?yàn)樵诋?dāng)今社會(huì)，這些有關(guān)的檔案資料都是保存在相關(guān)的檔案資料室中的。工作人員采用紙質(zhì)材料對(duì)這些文書檔案進(jìn)行管理保存。采用紙質(zhì)形式的管理，暴露了許多現(xiàn)實(shí)性的問題。例如，紙質(zhì)容易腐爛，而且存放時(shí)間不夠長，且查找起來非常的麻煩。這些問題的產(chǎn)生都將嚴(yán)重影響著文書檔案管理工作的正常進(jìn)行，而且對(duì)于文書檔案管理工作的發(fā)展是非常的不具有優(yōu)勢(shì)的。還有的問題就是在這些文書檔案管理室中，有許多閑雜人員，且這些工作人員對(duì)于文件的管理手機(jī)整理不夠集中，這樣以來，想要查找一些文書檔案信息就是非常的困難了。然而，紙質(zhì)的文書檔案管理還有一個(gè)非常大的缺點(diǎn)就是對(duì)于需要修改的地方，非常麻煩。用紙質(zhì)保存檔案資料，非常不容易修改。而且這樣以來，文書檔案管理的工作效率非常的低且管理手續(xù)繁雜。而且，對(duì)于紙質(zhì)式的文書檔案管理工作成本價(jià)值也是非常的不菲。這些問題的產(chǎn)生都將嚴(yán)重制約文書檔案管理工作的快速發(fā)展，影響社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。

（三）文書檔案管理工作人員的專業(yè)情況

對(duì)于文書檔案管理工作來講，我們必須有效的利用高科技信息化技術(shù)。只有這樣，才能很大程度的高效快速的處理信息以及相關(guān)數(shù)據(jù)，但是，利用高科技信息化技術(shù)是一個(gè)方面，而文書檔案管理工作的工作人員的專業(yè)素質(zhì)更是一個(gè)重要的因素。由于事業(yè)單位的檔案資料與信息是一些非常枯燥無味的數(shù)字，而且工作也是非常的單調(diào)。如果我們想要更高質(zhì)量的處理這些檔案信息。必須首先利用先進(jìn)的高科技信息化技術(shù)，工作人員可以高效快速的處理信息以及數(shù)據(jù)。接著就是注重工作人員的專業(yè)素質(zhì)與文書檔案管理能力。在日常的文書檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)工作人員處理信息速度慢，而且經(jīng)常性出現(xiàn)錯(cuò)誤。而且還有的還會(huì)出現(xiàn)不會(huì)真理數(shù)據(jù)信息等等錯(cuò)誤。這些都是因?yàn)槲臅鴻n案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力低下造成的。這些問題將嚴(yán)重影響著文書檔案管理工作的發(fā)展速度。

三、針對(duì)文書檔案管理工作出現(xiàn)的問題的解決方案

（一）高度重視文書檔案管理工作

加強(qiáng)工作人員對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度對(duì)于文書檔案管理工作快速發(fā)展是非常重要的。文書檔案管理工作人員要切實(shí)將管理工作落實(shí)到位。如果我們想要高效高質(zhì)量的處理這些文書檔案信息，必須有效的利用高科技信息化技術(shù)。相關(guān)的工作人員也必須高度重視結(jié)合信息化技術(shù)去管理文書檔案信息。

（二）改革創(chuàng)新文書檔案的保存問題

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，我們對(duì)于文書檔案的管理工作要進(jìn)行及時(shí)的改革創(chuàng)新。因?yàn)?，我們已?jīng)充分意識(shí)到紙質(zhì)版的檔案管理嚴(yán)重制約著文書檔案管理工作的快速發(fā)展。所以，我們要積極改革創(chuàng)新。順應(yīng)時(shí)代潮流，利用高科技信息化技術(shù)去保存檔案信息。這樣以來，工作人員可以高效快速的處理這些檔案信息以及數(shù)據(jù)。從而有效的解決紙質(zhì)保存檔案的弊端，讓文書檔案管理工作積極利用信息化技術(shù)，從而快速的發(fā)展。

（三）提高文書檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

任何事業(yè)的發(fā)展都需要專業(yè)的人才，文書檔案工作也不例外。文書檔案管理工作在利用信息化技術(shù)處理信息的基礎(chǔ)上，還要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)與能力。企業(yè)也應(yīng)積極開展教育，讓工作人員多進(jìn)行學(xué)習(xí)。從而促進(jìn)文書檔案管理工作的快速發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，要想文書檔案管理工作發(fā)展的風(fēng)生水起，必須有效的利用信息化技術(shù)以及專業(yè)的工作人員高度重視。只有這樣，文書檔案工作才能發(fā)展的更好。

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