對高職院校科研項目檔案收集不齊全問題的思考

孫文靖

摘要：為了更好發(fā)揮高職院?？蒲许椖繖n案應(yīng)有的作用，學(xué)?？蒲泄芾怼n案管理部門和科研人員應(yīng)重視科研全過程材料的收集歸檔。針對當(dāng)前高職院?！爸乜蒲泄ぷ鳌⑤p科研檔案收集”的共性問題。本文結(jié)合高職院校科研檔案實踐工作，就科研項目檔案收集不齊全問題、成因進行分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高職院校;科研項目檔案;收集;問題;解決對策

高職院?？蒲胁块T對科研項目檔案收集齊全、完整、系統(tǒng)性的把握在科研管理工作中容易輕視。學(xué)校檔案部門在檔案收集工作中也往往側(cè)重于文書、教學(xué)、會計、設(shè)備、基建等傳統(tǒng)門類檔案的收集。學(xué)?？蒲袡n案是高校科技檔案的重要組成部分，是指在高?？茖W(xué)研究管理和實踐活動中直接形成且具有保存價值的文字、圖表和聲像等載體材料，是高校科研工作的重要組成部分。理論上講，高?？蒲泄芾砗蜋n案管理工作對高校科研檔案都提出了歸檔材料符合完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求。高職院校科研項目檔案收集歸檔工作的好壞，能夠反映出高?？蒲袡n案資源庫建設(shè)完整情況和高?？蒲泄芾砉ぷ鞯乃?。做好學(xué)?？蒲许椖繖n案的收集工作，能夠豐富高校檔案信息資源，為廣大師生開展科研工作提供指導(dǎo)查考服務(wù)。

一、高?？蒲许椖繖n案收集不齊全問題的現(xiàn)狀

按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號），科研項目檔案內(nèi)容主要包括下面這些內(nèi)容：一是研究準(zhǔn)備環(huán)節(jié)：主要有項目課題立項、獲批材料，如申報課題通知、立項結(jié)果通知、申報書、任務(wù)書、委托合同書、課題預(yù)算等。二是研究實驗環(huán)節(jié)：課題研究實施方案，研究實施中各類原始記錄材料和數(shù)據(jù)（包括圖紙）、樣品等。三是檢查、結(jié)題環(huán)節(jié)：有中期檢查材料、結(jié)題報告、相關(guān)論文專著成果，專家評審結(jié)論、結(jié)題鑒定證書、總結(jié)材料等。四是獎勵申報環(huán)節(jié)：有成果獎勵申報審批材料、獲獎材料、專利申請書及證書原件。五是推廣應(yīng)用環(huán)節(jié)：有轉(zhuǎn)讓合同協(xié)議書，推廣應(yīng)用說明、反饋意見、科研成果宣傳報道材料等。

從高職院校科研檔案實際收集歸檔結(jié)果看，申報課題通知、立項結(jié)果通知文件、結(jié)題鑒定證書或驗收通過文件、橫向課題合同委托書、專利證書復(fù)印件等材料比較齊全，其他材料科研管理部門均沒有收集后向檔案部門移交。整體而言，科研項目檔案收集情況不理想，歸檔材料較少，“重立項審批、結(jié)題鑒定等結(jié)論性文件材料，輕研究實施過程、申報獎勵、推廣應(yīng)用、成果轉(zhuǎn)讓等諸多材料的收集歸檔”問題突出。這部分未收集歸檔的科研項目材料正是科研項目檔案的重點部分，缺失后大大影響后期對科研項目檔案的開發(fā)利用，科研項目檔案的查考指導(dǎo)作用得不到發(fā)揮。

二、高職院?？蒲许椖繖n案收集不齊全的原因

（一）學(xué)校科研教職工對科研項目的知識產(chǎn)權(quán)歸屬不清，將材料據(jù)為己有

接受學(xué)校的任務(wù)或主要利用學(xué)校的物資、材料支撐、軟硬件條件并獲取學(xué)?？蒲歇剟詈笏瓿傻目蒲谐晒鶠椤奥殑?wù)成果”，高校教職工所承擔(dān)的科研項目應(yīng)歸屬于學(xué)校所有，而非教職工個人所有。按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門科研人員及時整理檔案和立卷，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。規(guī)定中對高校科研人員進行了明確的整理歸檔要求?，F(xiàn)實中由于從事科研工作的教職工對產(chǎn)權(quán)歸屬不清晰，在完成負(fù)責(zé)科研任務(wù)后，將應(yīng)該立卷歸檔的科研項目材料留在自己處，不向?qū)W?？蒲泄芾聿块T移交。

（二）學(xué)?？蒲胁块T工作人員認(rèn)知不足或責(zé)任性不強，未及時收集科研材料

按照規(guī)定，科研項目在鑒定驗收時應(yīng)通知檔案部門參與，但由于高校科研項目數(shù)量較多，檔案部門人員匱乏，項目鑒定驗收往往由學(xué)?？蒲胁块T組織實施。加上科研部門個別工作人員科研檔案認(rèn)知不足或責(zé)任性不強等諸多原因，輕視了科研項目驗收應(yīng)提交全過程材料的要求，只注重上述部分材料的提交情況就予以驗收通過。其他重要材料就被科研教職工據(jù)為己有，有些教職工本人也不知道需要移交歸檔，隨著時間的流逝，很多材料丟棄不知去向，導(dǎo)致相當(dāng)數(shù)量的科研項目材料得不到妥善地歸檔保存。

（三）檔案工作人員對科研項目檔案歸檔工作的重視不夠，未按科研檔案歸檔規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行

高校檔案機構(gòu)由于檔案人員隊伍配置嚴(yán)重不足，工作人員一人身兼數(shù)崗，特別是高職學(xué)院檔案機構(gòu)隸屬于學(xué)校辦公室，編制僅一人，還要擔(dān)當(dāng)著辦公室其他一些雜事工作，根本沒有精力和時間專門從事門類眾多的檔案管理。年度歸檔中只能滿足于主要檔案材料能移交歸檔的程度，無暇嚴(yán)格按照檔案完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性等要求去審核材料是否符合科研檔案歸檔要求。

三、解決高職院校科研項目檔案收集不齊全問題的對策

（一）科研管理部門應(yīng)將科研人員檔案移交情況與教職工年終個人績效掛鉤

與經(jīng)濟收益掛鉤歷來就是一種效果較好的舉措，如果年度內(nèi)材料移交不齊全，不完整，科研管理部門進行評判后，直接反饋給高校人事部門。人事部門按照學(xué)?？蒲袡n案管理考核機制，直接扣減相應(yīng)績效工資。處罰只是手段，目的是督促其主動移交歸檔。

（二）做好高職院?？蒲泄ぷ髡吆椭R宣傳解讀，讓教職工知曉科研項目產(chǎn)權(quán)歸屬

這一點非常重要，科研管理部門可通過校園網(wǎng)絡(luò)平臺、微信公眾號等新媒體，宣傳、解讀科研項目產(chǎn)權(quán)歸屬方面的知識、科研項目檔案材料內(nèi)容及考核機制，讓科研人員主觀上積極主動做好科研項目材料的積累、保存、移交歸檔，解決材料不齊全的突出問題。

（三）高職院?？蒲泄芾聿块T和檔案部門應(yīng)增強科研項目檔案收集意識，嚴(yán)格按照科研檔案管理制度執(zhí)行

學(xué)?？蒲胁块T工作人員應(yīng)熟知科研項目檔案內(nèi)涵及相關(guān)管理規(guī)定，增強責(zé)任心，及時督促科研人員上交全過程檔案材料，并做好審查核對，確?？蒲许椖繖n案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案部門工作人員要盡可能克服人員不足困難，主動與科研管理部門溝通，積極參與到科研項目驗收環(huán)節(jié)中?？蒲胁块T應(yīng)將檔案材料驗收情況直接納入項目驗收意見中，材料不齊全的不予通過驗收。

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