淺析通信設(shè)計(jì)企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

沈曄

摘 要 對(duì)于通信設(shè)計(jì)企業(yè)而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要基于設(shè)計(jì)類(lèi)項(xiàng)目，歸檔的內(nèi)容及要求相對(duì)比較簡(jiǎn)單、粗放。但是，在企業(yè)向總包轉(zhuǎn)型過(guò)程中，企業(yè)接觸到的業(yè)務(wù)不再是單純的設(shè)計(jì)，集成、施工等新的業(yè)務(wù)類(lèi)型不斷出現(xiàn)。為使檔案管理工作符合業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，本文主要從當(dāng)前存在的問(wèn)題入手，分析了通信設(shè)計(jì)企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞 通信企業(yè);檔案;信息化建設(shè);管理

引言

正視通信設(shè)計(jì)企業(yè)從傳統(tǒng)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)向總包業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型過(guò)程中在檔案管理上存在的問(wèn)題，不斷探索適合企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的檔案管理方式，將檔案保護(hù)納入項(xiàng)目管理和質(zhì)量監(jiān)控工作之中，搭建科學(xué)有效的檔案立體防護(hù)體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，為企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地提供支撐和服務(wù)。

1檔案管理工作中存在的問(wèn)題

①傳統(tǒng)的管理模式不能滿(mǎn)足管理要求。對(duì)于通信設(shè)計(jì)企業(yè)而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要基于設(shè)計(jì)類(lèi)項(xiàng)目，檔案材料主要以最終的交付文本為主，歸檔的內(nèi)容及要求相對(duì)比較簡(jiǎn)單、粗放。但是，在企業(yè)向總包轉(zhuǎn)型過(guò)程中，企業(yè)接觸到的業(yè)務(wù)不再是單純的設(shè)計(jì)，集成、施工等新的業(yè)務(wù)類(lèi)型不斷出現(xiàn)。新的變化勢(shì)必帶來(lái)新的管理要求，檔案管理也在其中。②檔案管理技術(shù)落后。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理模式還相對(duì)落后，大多數(shù)單位都采用傳統(tǒng)的人工管理模式。人工管理相對(duì)于智能來(lái)說(shuō)，很多方面都表現(xiàn)出不足，比如信息管理體制不完善、管理模式不健全等。人工管理模式雖然更具人性化，但是在一定程度上，并不利于檔案管理工作的開(kāi)展，而檔案又多，不可能挨個(gè)查看，這就對(duì)檔案信息管理工作的展開(kāi)帶來(lái)了一定的阻礙[1]。③檔案保護(hù)水平受限。一方面，紙質(zhì)文件檔案的保存對(duì)檔案室環(huán)境、溫濕度等有較高的要求，而且紙的特質(zhì)也決定了紙質(zhì)件容易隨時(shí)間而老化，容易受到損害。同時(shí)，紙質(zhì)文件檔案因?yàn)槲募w積的原因會(huì)占據(jù)較大的空間，也就意味著需要建設(shè)更大、更多的檔案室滿(mǎn)足存檔的要求。另一方面，電子化后的文件存檔，盡管規(guī)避了紙質(zhì)件的存檔問(wèn)題，但隨之而產(chǎn)生的系統(tǒng)防護(hù)性問(wèn)題、檔案的泄密風(fēng)險(xiǎn)等，也成為影響檔案管理工作順利進(jìn)行的一大要素。④檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。一是專(zhuān)業(yè)能力方面，很多工作人員對(duì)檔案不是很熟悉，檔案的整理隨意、不科學(xué)，以及計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)和檔案信息檢索工具使用不熟練等。二是職業(yè)素養(yǎng)欠缺，部分工作人員不能較好的秉持著服務(wù)態(tài)度，工作態(tài)度不認(rèn)真，心思不正者甚至違反法律法規(guī)，出于私心向不法分子泄露機(jī)密檔案[2]。

2通信設(shè)計(jì)企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建對(duì)策

（1）系統(tǒng)梳理檔案內(nèi)容清單。結(jié)合企業(yè)轉(zhuǎn)型特點(diǎn)，特別是新出現(xiàn)的業(yè)務(wù)類(lèi)型，系統(tǒng)梳理檔案內(nèi)容清單，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔形式等要求。特別是在以前并不擅長(zhǎng)的工程施工領(lǐng)域，充分借鑒通信施工企業(yè)在檔案管理上積累的經(jīng)驗(yàn)，快速形成一套適合于企業(yè)自身的檔案管理辦法。

（2）加快檔案管理信息化進(jìn)程?；诮鹾Ａ康男畔⒓靶枰?dú)w檔的內(nèi)容，出于提高管理效率、方便后期查閱等方面的考慮，通過(guò)信息化手段逐步實(shí)現(xiàn)檔案從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變。一是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)件檔案進(jìn)行電子化處理，逐步減少紙質(zhì)檔案歸檔的數(shù)量;二是引入檔案管理系統(tǒng)，方便歸檔及后期的查閱;三是借助信息化手段，將傳統(tǒng)的人工管理工作，如臺(tái)賬登記、借閱登記等工作逐步從人工轉(zhuǎn)為智能，提高效率。

（3）加強(qiáng)檔案保護(hù)工作。①加大檔案保護(hù)資金投入。在資金投入方面，一是公司要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）要求對(duì)檔案室進(jìn)行改造，確?！笆馈贝胧┞涞?。二是對(duì)因年代久遠(yuǎn)或管理不善已經(jīng)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)處理。三是加大紙張、光盤(pán)、硬盤(pán)等檔案載體的購(gòu)置投入，按照長(zhǎng)久保存檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置，避免使用假冒偽劣產(chǎn)品，從源頭提高檔案質(zhì)量，延長(zhǎng)檔案壽命。②實(shí)施考核確保管理有效。關(guān)注重點(diǎn)，通過(guò)引入檔案完好率、當(dāng)期關(guān)鍵檔案借出未歸還率等指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)企業(yè)檔案管理的成效，并納入到交付單元的考核中。具體考核指標(biāo)如下：立檔完成率=考核季累計(jì)項(xiàng)目立檔數(shù)/當(dāng)期累計(jì)立項(xiàng)項(xiàng)目立檔數(shù)預(yù)算目標(biāo)×100%;檔案完好率=1-（考核累計(jì)項(xiàng)目檔案缺失數(shù)/當(dāng)期累計(jì)檔案數(shù)）×100%;當(dāng)期關(guān)鍵檔案借出未歸還率=1-（當(dāng)期關(guān)鍵檔案歸還數(shù)量/當(dāng)期累計(jì)借出檔案數(shù)）×100%;完全閉環(huán)檔案=該檔案已全額回款且已過(guò)項(xiàng)目質(zhì)保期。③提供檔案保護(hù)技術(shù)支撐。隨著技術(shù)進(jìn)步和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)手段和方式難以達(dá)到預(yù)期效果，檔案的保護(hù)離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)的支撐。為此，應(yīng)采取如下措施：a.購(gòu)置保密檔案柜、安裝室內(nèi)屏蔽信號(hào)器、多功能探測(cè)儀以及堡壘機(jī)，防止重要檔案信息的泄露和傳播;b.建立防御機(jī)制，定期升級(jí)檔案管理系統(tǒng)殺毒包、加強(qiáng)漏掃、入侵檢測(cè)，同時(shí)實(shí)施漏洞查找、木馬查找和云端的上傳加密措施;c.利用多媒體技術(shù)（高清攝像機(jī)，矩陣以及保真配音形式）對(duì)失去技術(shù)價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保存可以傳承的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)項(xiàng)目案例智庫(kù);④電子化檔案保管應(yīng)防泄密、防假冒、防篡改和防銷(xiāo)毀，系統(tǒng)具有容災(zāi)、訪(fǎng)問(wèn)控制等特性，同時(shí)對(duì)電子化檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份。

（4）提高檔案管理信息的人才素質(zhì)。隨著檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)高素質(zhì)人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要有對(duì)當(dāng)前各行業(yè)精通了解且會(huì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才能勝任檔案信息化建設(shè)的要求。對(duì)于一個(gè)能夠勝任信息化檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備豐富的理論知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)業(yè)化的定向?qū)W習(xí)和扎實(shí)的社科知識(shí)。但最重要的是，必須掌握檔案的存儲(chǔ)接收等方面的基本知識(shí)，這樣才能勝任前期的工作要求。在人才不足時(shí)，應(yīng)面向社會(huì)招聘技術(shù)人員。

3結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)轉(zhuǎn)型不易，在轉(zhuǎn)型過(guò)程中加強(qiáng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，對(duì)內(nèi)有利于反映企業(yè)基礎(chǔ)管理水平，提高工作效率、節(jié)省成本;對(duì)外有利于反映企業(yè)綜合治理能力和治理水平，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，展示企業(yè)良好形象。

參考文獻(xiàn)

[1] 田煜.建設(shè)施工檔案合同化管理模式的探索[J].檔案管理，2013（4）：30-31.

[2] 鄭潔瓊.建設(shè)工程領(lǐng)域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大學(xué)，2019.