探析建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源的開發(fā)和利用

張勇

摘 要：對建設(shè)工程招投標(biāo)信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，能夠更加深入地挖掘信息價值，推動經(jīng)濟(jì)建設(shè)并促進(jìn)基礎(chǔ)工作有效落實。為了構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)，必須要準(zhǔn)確把握以需求為核心，以服務(wù)為關(guān)鍵，以機(jī)密為底線，以技術(shù)為支撐的開發(fā)利用原則，同時完善管理體系，打造智能電子化開發(fā)利用模式，探索長效性發(fā)展模式，實現(xiàn)高效開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;招投標(biāo)檔案;信息資源;開發(fā)利用

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 08-0-02

長期以來，建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理都不受重視，很大一部分原因在于招投標(biāo)結(jié)束后大部分檔案便失去了作用。實際上這些檔案中包含大量有價值的信息資源，合理開發(fā)利用這些信息資源能夠為建筑工程項目開發(fā)和發(fā)展提供有力支持。不過在傳統(tǒng)管理模式下，對招投標(biāo)檔案中的信息資源進(jìn)行挖掘、開發(fā)和利用難度較大，直到近年來計算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，智能電子化水平飛速提升，才使得相應(yīng)的可實踐性大幅提升。

一、開發(fā)利用建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源的重要意義

（一）能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行靈活有效的處理

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案利用工作需要經(jīng)由科學(xué)合理的途徑來開展，從而為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)推進(jìn)以及其他多個方面的活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。招投標(biāo)檔案本身就具備了較高的技術(shù)性經(jīng)濟(jì)價值，在交流與利用此類檔案的過程中，需要注意采用靈活的方式，將“死檔”變成“活檔”，從而在真正意義上將招投標(biāo)檔案信息轉(zhuǎn)變成為實際的生產(chǎn)力，由此給社會帶來更多財富。這類檔案的利用工作對于城市建設(shè)而言至關(guān)重要，相關(guān)人員在具體的操作過程中，只要找到靈活有效的使用方法，就能促使該檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，為城市、經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供強(qiáng)大助力。

（二）能夠始終將經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為中心

在檔案工作當(dāng)中，對檔案的利用是最為核心的內(nèi)容，要妥善實施這項工作就一定要緊緊跟隨當(dāng)前形勢的發(fā)展變化情況，做到時時更新自身的理念，不斷解放思想，圍繞城市建設(shè)的任務(wù)，給各項工作提供良好服務(wù)。以往的檔案利用工作中，大多都是采用檔案論檔案的單一化業(yè)務(wù)觀點，如今就應(yīng)當(dāng)將其轉(zhuǎn)變?yōu)槊芮嘘P(guān)注改革開放與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，大力推動社會發(fā)展進(jìn)步。同時還要對原來一般性的接待查檔利用觀點進(jìn)行革新，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極落實檔案信息的咨詢、開放、服務(wù)等工作內(nèi)容，確保每一項工作的服務(wù)理念都能適時跟上時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)新形勢的要求。對此，就必須要在工作途徑、思維模式、價值觀念等多方面進(jìn)行對應(yīng)的改變。

（三）有利于把各項基礎(chǔ)工作落實到位

將招投標(biāo)檔案信息資源的開發(fā)和利用作為主導(dǎo)方向，有助于把各方面的基礎(chǔ)工作都切實落實到位。招投標(biāo)檔案的相關(guān)工作是由內(nèi)、外兩個大的部分構(gòu)成，其中又包含了不少相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)。比如建設(shè)工程中，就囊括了立項、報建、備案、開標(biāo)、中標(biāo)、合同備案等等。合理利用檔案信息資源，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容分門別類地進(jìn)行高效處理，系統(tǒng)地排列起來之后再統(tǒng)一化地編碼，最終達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)，并構(gòu)成一套完整、全面的招投標(biāo)檔案資料。與此同時，將檔案信息資源的利用工作視為主導(dǎo)，還可以將搜集、整理、鑒定、保存及統(tǒng)計等任務(wù)都落實下去，確保招投標(biāo)檔案資料具有較高的應(yīng)用價值。

二、建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源開發(fā)利用原則

（一）掌握需求，研究開發(fā)規(guī)律

對檔案信息資源進(jìn)行挖掘、開發(fā)和利用，必須圍繞需求而展開，否則毫無目的地進(jìn)行開發(fā)利用只會白白浪費(fèi)大量人力、物力與財力。對建設(shè)工程招投標(biāo)檔案而言，其中包含的信息可以被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域和行業(yè)，如城市規(guī)劃、工程設(shè)計、工程施工等，只有根據(jù)不同領(lǐng)域的具體需求，針對性地進(jìn)行信息開發(fā)和利用，才能有效挖掘其中價值，提供有用信息。

（二）把握檔案，提高服務(wù)水平

檔案信息資源的開發(fā)利用必須基于檔案本身，這就要求檔案管理人員對檔案足夠了解，同時做好系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。當(dāng)需要對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用時，檔案管理人員必須在短時間內(nèi)提供相應(yīng)檔案，從而縮小檔案查詢范圍，減少檔案翻閱和信息處理量，真正做到有的放矢，為不同需求者提供差異化的高水平服務(wù)。

（三）重視機(jī)密，兼顧利用與保密

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案中包含部分機(jī)密信息，這些信息一旦泄露可能造成難以預(yù)估的影響，因此，在實踐中必須重視機(jī)密保護(hù)，兼顧檔案信息資源的利用和保密。需要注意的是，不同機(jī)密信息的保密等級不同，所適用的保密標(biāo)準(zhǔn)也存在差異，因此，在實際開發(fā)和利用建設(shè)工程招投標(biāo)檔案時，必須遵循合理進(jìn)行保密的原則，根據(jù)必須落實的保密標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好相應(yīng)保密工作，同時簡化相關(guān)程序與流程，確保在保密性良好的前提下提高開發(fā)利用水平。

（四）落實基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)調(diào)技術(shù)水平提升

檔案信息資源開發(fā)利用需要多方面的基礎(chǔ)支持，因此，在探索相應(yīng)的開發(fā)利用模式過程中一定要以落實基礎(chǔ)建設(shè)為重心，逐步推動開發(fā)利用工作的不斷完善。構(gòu)建完善的管理結(jié)構(gòu)，規(guī)范管理制度，優(yōu)化檢索體系，加強(qiáng)信息技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)，重視人才培養(yǎng)，建設(shè)信息反饋路徑等，從多個基礎(chǔ)層面推動檔案信息資源開發(fā)利用模式的穩(wěn)步完善。

三、建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源的開發(fā)和利用路徑

（一）建設(shè)并完善管理體系

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源的開發(fā)和利用尚處于起步探索階段，需要先建立起完善的管理體系，從而逐步引導(dǎo)相關(guān)工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為開發(fā)利用水平的穩(wěn)步提升奠定基礎(chǔ)?？傮w來看，相關(guān)管理體系的完善主要應(yīng)當(dāng)從兩方面著手，其一為管理結(jié)構(gòu)，其二為管理制度。就管理結(jié)構(gòu)來看，建設(shè)工程檔案招投標(biāo)信息資源開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)由地方政府及相關(guān)部門為主導(dǎo)，下轄行業(yè)各企業(yè)、組織和機(jī)構(gòu)。各企業(yè)、組織和機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)以相關(guān)編制和規(guī)定為基準(zhǔn)，及時向相關(guān)部門報送招投標(biāo)檔案，而政府及相關(guān)部門則要著手建立并逐步完善相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，做好檔案管理工作，同時有必要成立專門的部門提供相應(yīng)服務(wù)。而從管理制度的角度看，針對建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源開發(fā)和利用進(jìn)行全局的綜合性分析，貫穿整個工作流程制定相應(yīng)的制度與規(guī)范，從一開始的招投標(biāo)檔案送報、審核與歸檔，到中間的檔案管理，再到最后的檔案信息挖掘、開發(fā)和利用，均需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化制度，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。針對檔案保密信息，還需要制定詳細(xì)的保密管理制度，根據(jù)不同等級、不同適用范圍、不同用戶、不同保密時長等，構(gòu)建嚴(yán)格的保密機(jī)制，在保障保密性的同時對檔案信息資源進(jìn)行高效開發(fā)和利用。同時還要完善監(jiān)督管理制度，對各部門、單位和崗位的具體權(quán)職進(jìn)行明確劃分，落實績效考核機(jī)制，做好監(jiān)督、考核、評價工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時進(jìn)行應(yīng)對并進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)處理。

（二）積極打造智能電子化開發(fā)利用模式

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)是開發(fā)利用招投標(biāo)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，否則以傳統(tǒng)的檔案管理模式根本無法滿足實際工作需求。為了打牢基礎(chǔ)并促進(jìn)開發(fā)利用水平的不斷提升，應(yīng)當(dāng)積極打造智能電子化開發(fā)利用模式。首先，應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)建設(shè)工作。針對整個檔案管理及信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)所需軟、硬件進(jìn)行深度分析，做好建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，投入足夠資金支持基礎(chǔ)建設(shè)，打造信息化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建統(tǒng)一的高度整合平臺。其次，應(yīng)當(dāng)積極探索現(xiàn)代智能化發(fā)展路徑。現(xiàn)代技術(shù)的融入能夠大幅提升檔案信息資源開發(fā)利用效率，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、人工智能技術(shù)等，均能在很大程度上提高開發(fā)利用效率，更能根據(jù)實際需求進(jìn)行信息深度挖掘，改善實際應(yīng)用效果。

（三）探索長效性發(fā)展路徑

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案信息資源開發(fā)利用需要投入大量成本，同時技術(shù)要求較高，需要大量高素質(zhì)專業(yè)人才，如果僅僅將其當(dāng)作公益性服務(wù)，那么僅靠政府財政撥款很難保障整個系統(tǒng)長期、良好運(yùn)行。從長遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，必須要盡快探索出一條長效性發(fā)展路徑，能夠從根源上解決最重要的資金成本問題，甚至有必要挖掘其經(jīng)濟(jì)效益。其中在提供無償服務(wù)的同時，進(jìn)一步嘗試有償服務(wù)的融入是行之有效的方式。隨著檔案信息資源開發(fā)利用水平的提升，能夠在提供基礎(chǔ)服務(wù)的同時，為部分用戶群提供更加專業(yè)、深度的高階服務(wù)，以基礎(chǔ)服務(wù)無償，高階服務(wù)有償?shù)姆绞教剿鏖L效發(fā)展路徑。另外，針對不同用戶提供不同的定制化、個性化服務(wù)，滿足不同需求，也是具有長期發(fā)展意義的有償服務(wù)路徑。

四、結(jié)束語

綜上可知，建設(shè)工程招投標(biāo)檔案中包含大量有價值的信息資源，合理利用這些信息資源不但能夠為多個領(lǐng)域提供重要服務(wù)，還能創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，同時積極構(gòu)建完善的檔案信息資源開發(fā)利用管理體系，能夠建立起具有長效性的開發(fā)利用系統(tǒng)，最大程度地發(fā)揮檔案作用。

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