企業(yè)在各類檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中所面臨的突出問題及對(duì)策

文/劉小飛

企業(yè)在執(zhí)行國家、行業(yè)、地方檔案標(biāo)準(zhǔn)中面臨諸多突出的問題，如對(duì)各類標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)與理解差異較大、建設(shè)項(xiàng)目所涉及的相關(guān)行業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)相互沖突，缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一、某些行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)自身存在不足、標(biāo)準(zhǔn)升版嚴(yán)重滯后等，針對(duì)這些問題，進(jìn)行深入調(diào)查研究、分析原因，探求解決方法實(shí)屬必要。建立檔案的科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)管理體系，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)頂層設(shè)計(jì)，從國家全局、行業(yè)層面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，規(guī)范有序，使檔案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用更加科學(xué)、合理、統(tǒng)一和高效，實(shí)為事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的一件大事和根本對(duì)策

近年來，我們針對(duì)十幾家中央或地方企業(yè)，如國家能源集團(tuán)、大唐集團(tuán)、華電集團(tuán)、延長石油集團(tuán)、陜煤集團(tuán)等檔案業(yè)務(wù)調(diào)研和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)大都涉及煤炭、化工、電力、鐵路等諸多行業(yè)，經(jīng)營管理模式千差萬別，呈現(xiàn)跨行業(yè)、復(fù)合型的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，面對(duì)主營業(yè)務(wù)的多元化和管理方式的調(diào)整，檔案管理工作出現(xiàn)了難以應(yīng)對(duì)的局面，面臨很多突出問題，主要包括：對(duì)各類檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)與理解差異較大、綜合性大型建設(shè)項(xiàng)目所涉及的相關(guān)行業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)相互沖突，缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一、某些行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)自身存在不足、標(biāo)準(zhǔn)升版嚴(yán)重滯后等，針對(duì)這些問題，經(jīng)過深入調(diào)查研究、分析原因，探求解決方法十分必要。

一、檔案標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中，有關(guān)認(rèn)知偏差的問題

1.個(gè)別行業(yè)檔案分類體系不合理、不科學(xué)

《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）作為工業(yè)企業(yè)檔案分類最權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn)，按照企業(yè)管理職能，共設(shè)置10個(gè)一級(jí)類目，《規(guī)則》對(duì)規(guī)范工業(yè)企業(yè)檔案分類，提高企業(yè)檔案管理水平，對(duì)我國檔案學(xué)理論和分類實(shí)踐起了奠基性的作用，此后，各行各業(yè)基本依此《規(guī)則》進(jìn)行補(bǔ)充與發(fā)展，但總體延續(xù)和遵循此標(biāo)準(zhǔn)的精神。

但是，電力行業(yè)在基本遵循《規(guī)則》的基礎(chǔ)上，卻對(duì)檔號(hào)定義出現(xiàn)了明顯的偏差。

能源部《關(guān)于印發(fā)電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中制定的《電力工業(yè)企業(yè)檔案(0-5類)分類表》《水電廠、火電廠、供電及火電施工企業(yè)檔案(6-9類)分類表》，分為10大類。其《編制說明》表述為：“6至9大類檔號(hào)由目錄代號(hào)、分類號(hào)與案卷號(hào)組成。目錄號(hào)本應(yīng)是各目錄按順序排列后編寫的流水號(hào)，目前用工程代號(hào)、機(jī)組號(hào)或年度號(hào)暫時(shí)代替目錄號(hào)使用，等正式確定目錄號(hào)，另行編制”。后來的《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》基本延續(xù)了能源部這個(gè)文件，檔號(hào)構(gòu)成仍然以由“項(xiàng)目代號(hào)+分類號(hào)+案卷流水號(hào)”組成，例如：“0100（項(xiàng)目代號(hào)）-8000（基建類）-001（序號(hào)）”。

這種以“目錄號(hào)”用“工期號(hào)+機(jī)組號(hào)”表達(dá)的方式，是一種概念錯(cuò)置或牽強(qiáng)表達(dá)，以后，幾乎所有電力建設(shè)項(xiàng)目都是這種表示方式。造成了在“檔案信息管理系統(tǒng)”中檔案門類、檔案類目被“目錄號(hào)即項(xiàng)目號(hào)”的錯(cuò)誤替代，打開分類表，分類表不能表達(dá)為0至9大類，而是“項(xiàng)目代碼”凌駕于一級(jí)類目之前，類目關(guān)系表達(dá)錯(cuò)位。

馮慧玲《檔案管理學(xué)》指出：“全宗內(nèi)檔案分類的步驟與方法：先分門類，再繼續(xù)分類。這是檔案自然形成的檔案種類，如文書、科技、專門類等。這是全宗內(nèi)不可分割的組成部分。這是第一步驟。而真正嚴(yán)格意義上的檔案分類，指其第二步驟，即對(duì)各門類檔案繼續(xù)細(xì)分。即從二級(jí)類目開始劃分。如年度分類、問題、來源、形式”。意思是說檔案一級(jí)類目之下才能按年度、問題、項(xiàng)目等劃分。

造成以上這種“類目倒置”的主要原因是作為分類主體單位認(rèn)知造成的。作為項(xiàng)目建設(shè)單位更多關(guān)注具體一個(gè)項(xiàng)目的文件分類，是“項(xiàng)目思維”不是“企業(yè)檔案整體思維”，如電力檔號(hào)“0102-8XXX”，充其量也只能理解為“項(xiàng)目編號(hào)”而不能認(rèn)定為嚴(yán)格意義上的“檔號(hào)”。在項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后，項(xiàng)目檔案最終要移交企業(yè)檔案室，在檔案室中，一個(gè)單位的檔案是按照大類劃分的，而不是按照項(xiàng)目來劃分的，所以，無論多少個(gè)項(xiàng)目最終都要回歸到基本建設(shè)大類之中，而不是一個(gè)項(xiàng)目成為一個(gè)大類，按項(xiàng)目號(hào)無限分類下去。因此，“項(xiàng)目”必須在“一級(jí)類目”之后，應(yīng)是邏輯從屬關(guān)系。

因此，建議電力行業(yè)應(yīng)遵循《規(guī)則》科學(xué)分類體系，分清檔案上下位、從屬平行的邏輯關(guān)系，將建設(shè)項(xiàng)目和企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的分類，而不應(yīng)該將項(xiàng)目置于其他上位類目之上，背離企業(yè)檔案整體的邏輯關(guān)系。

2.文書檔案檔號(hào)表達(dá)方式普遍存在的問題

現(xiàn)在，不少單位文書檔案檔號(hào)的表達(dá)為“年度-類別”的方式，其實(shí)，從檔案門類劃分管理的角度，又將“年度”凌駕于一級(jí)類目之上，造成了分類從屬關(guān)系的邏輯混亂，是將檔案整理“排列方式”和“類目關(guān)系”的混淆。出現(xiàn)上述問題的原因在于：

這主要是多年來，文書檔案歸檔受傳統(tǒng)“六格檔號(hào)章”影響，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)文書檔案的檔號(hào)進(jìn)行了突破性的改進(jìn)，檔號(hào)才有了“字符串形式”的表達(dá)式，如“全宗號(hào)-一級(jí)類目·年度-二級(jí)類目-序號(hào)”，這種“大類-年度”的形式，是對(duì)檔案內(nèi)容“恒量”與時(shí)間“變量”之間邏輯關(guān)系的合理調(diào)整。檔案的一級(jí)類目是屬性恒定的表達(dá)，不應(yīng)該是變量，這一認(rèn)知很為重要。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》條文解釋說：“管理類檔案的排列，可以按大類分年度、保管期限排列，也可以按年度分大類排列”。因此，檔號(hào)應(yīng)優(yōu)先表達(dá)檔案的分類屬性，其他如排列方式、時(shí)間、鑒定、蓋章等外附性、整理性因素有可能隨著管理方式的改變而發(fā)生變化，如果檔號(hào)中加入這些因素代碼，會(huì)容易對(duì)檔號(hào)認(rèn)知上出現(xiàn)偏差，這一點(diǎn)應(yīng)該引起檔案工作者的重視。

二、各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相互沖突的問題

1.需對(duì)檔案案卷構(gòu)成要素一些相互矛盾的規(guī)定進(jìn)行澄清

為此，筆者特別引出了下述幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)例證：

一是《文書檔案案卷格式》第3.1-4.4條規(guī)定：“保管期限按劃定的填寫；頁號(hào)，在最末一頁填寫起始頁碼；每份文件首頁上方空白處加蓋檔號(hào)章45×16mm的檔號(hào)章；附錄E卷內(nèi)目錄中，文件標(biāo)識(shí)頁號(hào)”。

二是《歸檔文件整理規(guī)則》第5.4-6.3規(guī)定：“保管期限分為永久和定期（30年、10年）；頁數(shù)為每份文件的總頁數(shù)；檔號(hào)章蓋在每份文件首頁上方空白位置，為45×16mm的檔號(hào)章；密級(jí)按文件實(shí)際情況填寫；每份文件右上方或背面左下方填寫頁碼；附錄B歸檔文件目錄，文件標(biāo)識(shí)頁數(shù)”。

三是《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》第6.2-7.2規(guī)定：“密級(jí)為卷內(nèi)文件最高密級(jí)；保管期限依照有關(guān)規(guī)定填寫；頁數(shù)填寫文件的總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄式樣圖A.3文件為頁數(shù)；圖A7檔號(hào)章式樣，50×20mm；以件為單位裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章”。

四是《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》第5.3規(guī)定：“案卷編目，頁號(hào)編寫在頁面右下角，最后一頁為起始頁碼；保管期限為永久、長期、短期；密級(jí)為：絕密、機(jī)密、秘密；卷內(nèi)目錄式樣C，文件標(biāo)識(shí)頁次”。

五是《重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及整理規(guī)范》第7.2-7.5規(guī)定：“頁號(hào)為每份文件的收尾標(biāo)注的頁號(hào)；頁號(hào)編寫在文件右下角；密級(jí)、保管期限按有關(guān)規(guī)定填寫；每份文件的右上方加蓋檔號(hào)章”。

從以上五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表述中不難發(fā)現(xiàn)，不同的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的“頁碼”“密級(jí)”“保管期限”“卷內(nèi)目錄樣式”的定義、填寫方式及“檔號(hào)章”大小與位置等規(guī)定各不相同，筆者以為這類檔案操作性的規(guī)定不影響檔案本質(zhì)，完全可以統(tǒng)一，應(yīng)及時(shí)修改，以便于操作。

2.科技檔案應(yīng)和文書檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，簡化整理

按照國家“強(qiáng)化收集、簡化整理、深化利用”工作的原則，應(yīng)盡量減少對(duì)檔案的內(nèi)容表書及過度整理，要尊重檔案原始原貌，不應(yīng)把大部分的時(shí)間和精力浪費(fèi)在案卷的整理、組卷、裝訂、蓋檔號(hào)章、擬編案卷題名、打目錄、寫備考表、鑒定保管期限等工作，而應(yīng)將科技檔案與文書檔案管理方法相統(tǒng)一，改科技檔案按“卷”整理為按“件”整理，逐步與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的“條目”和“數(shù)據(jù)”相匹配。

當(dāng)前，隨著各單位業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)逐步建成投用，每年形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)動(dòng)輒千萬或上億條，存儲(chǔ)達(dá)到TB級(jí)，人工根本無法處理，也沒有必要人工干預(yù)原始文件，更沒有必要在原始文件上加蓋傳統(tǒng)手工管理印記如“檔號(hào)章”“竣工圖章”、編寫“頁號(hào)”“目錄”“題名”“保管期限”“密級(jí)”等，應(yīng)實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)歸集、自動(dòng)給號(hào)及自動(dòng)管理。這不僅僅是將科技檔案“卷”改“件”的問題，而是改變檔案管理理念，轉(zhuǎn)變工作方式，自動(dòng)收集和高效利用才是檔案工作的最終目的。

3.工程建設(shè)項(xiàng)目竣工圖歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)使用的問題

目前，各行業(yè)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工圖歸檔、整理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)各有不同，無疑給檔案的科學(xué)化管理與有效利用造成了弊端?？梢娤旅娴膸讉€(gè)例子：

一是國標(biāo)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第4.2.8條規(guī)定：“竣工圖章的80×50mm尺寸，由施工單位（編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人）和監(jiān)理單位（監(jiān)理及總監(jiān)）簽字”。

二是國家檔案局《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》第6.2/6.3/6.4條規(guī)定：“竣工圖由施工單位繪制；圖面超出35%變更應(yīng)重新繪制，圖紙加“竣”字，逐頁加蓋“竣工圖章”；竣工圖章的80×60mm尺寸，由施工單位（編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人）和監(jiān)理單位（監(jiān)理及總監(jiān)）簽字”。

三是電力行業(yè)《火電發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定》第3.0.9規(guī)定：“常規(guī)電力工程竣工圖章為80×50mm，編制單位蓋章；國家重大建設(shè)項(xiàng)目用DA/T28，80×60mm圖章”。電力《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》第7.2.4規(guī)定：“監(jiān)理審核章80×23mm，蓋章蓋在圖紙卷冊(cè)目錄上”。

四是煤炭行業(yè)《煤炭建設(shè)工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：“執(zhí)行GB50328，竣工圖章80×50mm，圖面超出1/3變更重新繪制，編制為施工單位；其他和DA/T28相同,要求是新藍(lán)圖”。

五是石化行業(yè)《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》第6.2.8規(guī)定：“竣工圖由設(shè)計(jì)單位繪制，竣工圖章的尺寸為108×42mm，由編制人、審核人、監(jiān)理、總監(jiān)簽字”。

六是北京地方《建筑工程資料管理規(guī)程》第8.0.3規(guī)定：“竣工圖加蓋竣工圖章或圖簽；可以是白圖或藍(lán)圖；圖章為70×54mm，由制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字”。以及鐵路行業(yè)、內(nèi)蒙古、陜西地方標(biāo)準(zhǔn)等等。

以上六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，包括有國家的、行業(yè)的、地方的，政出多門，自說自話，對(duì)一個(gè)問題規(guī)定各不相同。對(duì)“竣工圖章”的尺寸規(guī)定大小，簽字人員的多少，圖紙修改或重新繪制要求各有差異，可是實(shí)質(zhì)內(nèi)容并無大的區(qū)別，沒有必要各行其是，搞出行業(yè)或地方“特色”。然而，對(duì)于涉及多個(gè)專業(yè)，如建筑、安裝、電力、煤炭、化工、鐵路等大型綜合項(xiàng)目該如何執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)？筆者以為，在項(xiàng)目建設(shè)初期就必須協(xié)調(diào)各管理單位和驗(yàn)收部門，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作，從而避免執(zhí)行之中的不協(xié)調(diào)，甚至于造成無謂的返工。

4.基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件整理編制引用標(biāo)準(zhǔn)的問題

大型建設(shè)項(xiàng)目交工驗(yàn)收資料涉及行業(yè)及地方管理機(jī)構(gòu)較多，如行業(yè)協(xié)會(huì)、地方質(zhì)量監(jiān)督站、檔案管理部門、施工企業(yè)等，所涉及竣工文件管理標(biāo)準(zhǔn)必然很多，其項(xiàng)目竣工文件整理編制引用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)為一件重要之事。時(shí)下正在應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)有：

一是國家檔案局《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》為163項(xiàng)，其中，分為前期（可研、設(shè)計(jì)、勘察、商務(wù)、項(xiàng)目管理等）37項(xiàng)；施工（建筑、設(shè)備、電氣）47項(xiàng)；監(jiān)理24項(xiàng)；設(shè)備7項(xiàng)；科研10項(xiàng)；涉外14項(xiàng)；生產(chǎn)準(zhǔn)備10項(xiàng)；財(cái)務(wù)器材4項(xiàng)；竣工驗(yàn)收文件10項(xiàng)。

二是城建行業(yè)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》將工程建設(shè)資料共分340項(xiàng)：其中，工程準(zhǔn)備階段（A類）前期、勘察、招投標(biāo)、造價(jià)等35項(xiàng)；監(jiān)理（B類）27項(xiàng)；施工文件（C類）235項(xiàng)；竣工圖（D類）12個(gè)專業(yè)；工程竣工驗(yàn)收（E類）19項(xiàng)。

三是煤炭行業(yè)《煤炭建設(shè)工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)》分為建設(shè)單位66項(xiàng)、施工單位（施工管理41、施工技術(shù)16、質(zhì)量控制資料等240）297項(xiàng)；監(jiān)理27項(xiàng)資料。

四是石化行業(yè)《石油化工建設(shè)項(xiàng)目交工文件管理規(guī)定》分別有通用表和各專業(yè)土建、設(shè)備、管道、電氣儀表等，共189項(xiàng)；通用表和各專業(yè)表共128項(xiàng)。

五是電力行業(yè)《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》分為8大類前期及項(xiàng)目管理共70項(xiàng)；施工土建50項(xiàng)、設(shè)備及管線安裝48項(xiàng)、監(jiān)理文件10項(xiàng)、施工驗(yàn)收13項(xiàng)、竣工圖8項(xiàng)；9大類設(shè)備儀器54項(xiàng)，如此等等。

除了筆者引用的五項(xiàng)國標(biāo)、行標(biāo)及地方標(biāo)準(zhǔn)之外，還有很多不再贅述。對(duì)照研究這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范就會(huì)發(fā)現(xiàn)，一些地方標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和格式基本與國標(biāo)相同，只對(duì)表格形式、文件分類、文件編碼及整理次序等部分稍加修改，就成為一個(gè)“自我”的新標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，行業(yè)協(xié)會(huì)、地方質(zhì)量監(jiān)督站、檔案管理部門則引用各自的標(biāo)準(zhǔn)，各持己見，造成工程建設(shè)過程管理和工程驗(yàn)收的嚴(yán)重脫節(jié)，勢必給檔案事業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。出現(xiàn)上述問題根本原因在于：

其一，有的行業(yè)“特色”過于“嘩眾取寵”。綜合分析各行業(yè)除了少量的自身的特殊工藝、特種設(shè)備需要加以區(qū)分之外，建筑、設(shè)備、儀器等通用類專業(yè)都應(yīng)該按照國標(biāo)執(zhí)行，沒有必要“標(biāo)新立異”制定差異性標(biāo)準(zhǔn)。

其二，有的地方標(biāo)準(zhǔn)過于“地方保護(hù)”，排他性很強(qiáng)。如此，勢必造成國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在當(dāng)?shù)夭荒芎芎玫刎瀼貓?zhí)行。

其三，某些行業(yè)或部分地方管理部門利用驗(yàn)收、評(píng)級(jí)等為自己撈好處。如其和某些軟件單位捆綁，名為標(biāo)準(zhǔn)化推廣，實(shí)則銷售軟件，為了一己之利，拿國標(biāo)、行標(biāo)當(dāng)“擺設(shè)”，如此必定給檔案工作帶來不利的影響和損失。

綜上所述，筆者以為建立檔案的科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)管理體系，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)頂層設(shè)計(jì)，從國家全局、行業(yè)層面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，規(guī)范有序，使檔案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用更加科學(xué)、合理、統(tǒng)一和高效，實(shí)為事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的一件大事和根本對(duì)策。為此特建議國家檔案局以及行業(yè)主管部門，面對(duì)偉大的新時(shí)代，適應(yīng)中華崛起的新態(tài)勢，組織必要的人力，對(duì)于過去的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范認(rèn)真審查，深入研究，及時(shí)更新，創(chuàng)新發(fā)展，使標(biāo)準(zhǔn)制定工作建立在科學(xué)規(guī)范的基礎(chǔ)之上，讓檔案事業(yè)更好地服務(wù)于具有中國特色的社會(huì)主義事業(yè)的大發(fā)展。