施工企業(yè)檔案區(qū)域化管理模式探析

文/張 偉

近年來，施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模急劇擴(kuò)張，檔案資源的形成大量增加，出現(xiàn)“脹庫”等現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來了一些新的問題。施工企業(yè)必須結(jié)合自身特點(diǎn)和檔案利用需求，從有效管控、檔案安全、緩解“脹庫”等問題著手，深入探索檔案管理新模式，努力做到檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，使企業(yè)檔案的開發(fā)利用再步新高，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新發(fā)展的要求快速推進(jìn)？筆者以為，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各施工企業(yè)紛紛推行區(qū)域化經(jīng)營，固定人員深耕重點(diǎn)區(qū)域市場(chǎng)，這是施工企業(yè)做大做強(qiáng)重點(diǎn)之所在。本文結(jié)合區(qū)域化經(jīng)營現(xiàn)狀和檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況和問題，對(duì)開展檔案區(qū)域化管理模式進(jìn)行探析，期望對(duì)各施工企業(yè)提升檔案管理水平具有現(xiàn)實(shí)的參考與借鑒作用

一、施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作正在逐步邁向科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、制度化，隨著10號(hào)令及各行業(yè)檔案管理辦法的出臺(tái)，檔案保管范圍更加細(xì)化，保管期限更加明確，檔案數(shù)量不斷增加，管理嚴(yán)而有序，這是可喜的一面?？墒牵?dāng)前實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理，不僅不能充分發(fā)揮電子檔案的作用，也不能緩解紙質(zhì)檔案的“脹庫”問題，還增大了檔案管理的人力和物資資源的消耗。這個(gè)問題比較突出，必須盡快解決。

誠然，我國的檔案管理體制是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”。但很多施工企業(yè)對(duì)集中統(tǒng)一和分級(jí)存在一定誤解：一是認(rèn)為集中就是所有檔案實(shí)體的集中保管，排斥檔案實(shí)體的分級(jí)、分布管理；二是認(rèn)為分級(jí)管理就是分散管理，違背了檔案集中統(tǒng)一管理原則。

很多施工企業(yè)為了擴(kuò)大市場(chǎng)份額，選取部分省級(jí)區(qū)域，配置固定人員，進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，并在當(dāng)?shù)爻闪^(qū)域分公司，設(shè)立辦公場(chǎng)所。企業(yè)采取諸多辦法拓展市場(chǎng)，這個(gè)思路與行動(dòng)完全對(duì)頭。但要注意的是，企業(yè)檔案工作必須順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，市場(chǎng)拓寬了，經(jīng)營區(qū)域擴(kuò)大了，檔案工作必須跟上。企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，適應(yīng)區(qū)域化經(jīng)營的形勢(shì)，檔案管理觀念的更新必須包括其中。紙質(zhì)檔案的重要性無法忽視，檔案界也一直在強(qiáng)調(diào)原件的重要性，在企業(yè)檔案庫房存放有限、無法擴(kuò)容的情況下，采取區(qū)域化管理，設(shè)立區(qū)域化檔案庫房就顯得尤為重要。

二、檔案管理模式的界定與分析

時(shí)下，檔案管理模式主要是傳統(tǒng)集中管理模式與區(qū)域分部管理模式之分。明確其概念、分析其特點(diǎn)，企業(yè)方能比較其優(yōu)勢(shì)，做出真實(shí)的判斷與選擇。

1.檔案管理模式的概念界定

所說的傳統(tǒng)集中管理模式，就是所有實(shí)體檔案與電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。區(qū)域分布管理模式，指在企業(yè)檔案庫房飽和的狀態(tài)下，檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)立檔項(xiàng)目所在區(qū)域，將實(shí)體檔案集中存儲(chǔ)于區(qū)域檔案庫房，而電子檔案隨同檔案信息系統(tǒng)移交企業(yè)檔案庫房，檔案管理機(jī)構(gòu)仍對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案統(tǒng)一管理，只是部分實(shí)體檔案分區(qū)域保管。

2.傳統(tǒng)集中管理模式的特點(diǎn)

傳統(tǒng)集中管理模式可以豐富館藏，便于管理，優(yōu)點(diǎn)頗多。但隨著企業(yè)的發(fā)展，收集檔案豐富館藏的優(yōu)勢(shì)已變?yōu)闄n案無館可藏的棘手問題。尤其對(duì)于部分老施工企業(yè)而言，用房緊張、擴(kuò)建困難、基礎(chǔ)設(shè)施陳舊等剛性制約條件，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。同時(shí)，施工企業(yè)配備的檔案人員普遍不足，在較多施工項(xiàng)目情況下，難以做到過程中監(jiān)督指導(dǎo)，檔案接收被動(dòng)，嚴(yán)重影響后期檔案開發(fā)利用效果。

3.區(qū)域分布管理模式的特點(diǎn)

各施工企業(yè)區(qū)域生產(chǎn)經(jīng)營深入推進(jìn)，在建項(xiàng)目不斷增多，各區(qū)域檔案數(shù)量不斷增加，實(shí)行檔案區(qū)域分布管理勢(shì)在必行，是解決“脹庫”、推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的有效手段。施工企業(yè)在各區(qū)域一般設(shè)有分公司，在辦公地點(diǎn)按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫房，區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目實(shí)體檔案可在此集中管理；設(shè)置區(qū)域?qū)＃妫┞殭n案管理人員，監(jiān)督、指導(dǎo)區(qū)域工程項(xiàng)目檔案的形成、收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)抓檔案形成源頭，提高歸檔質(zhì)量。同時(shí)，公司本部掌握區(qū)域檔案的整體情況，存有電子檔案和目錄，既降低了管理成本，又便于當(dāng)?shù)乩谩?/p>

三、檔案集中模式與區(qū)域分布模式管理相結(jié)合是現(xiàn)實(shí)的最佳選擇

推進(jìn)企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，是不斷提升檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求。同時(shí)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）提出每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案“雙套制”管理要求，為區(qū)域分布管理創(chuàng)造了條件。

對(duì)于如何開展檔案集中和區(qū)域分布管理，一是重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案，需永久保存的工程項(xiàng)目檔案，省部級(jí)以上重要獎(jiǎng)項(xiàng)，采取集中存儲(chǔ)于企業(yè)檔案庫房的傳統(tǒng)集中管理方式；二是設(shè)計(jì)使用年限較短、需長期保存的工程項(xiàng)目檔案，采取實(shí)體檔案集中存儲(chǔ)于區(qū)域檔案庫房，而檔案信息系統(tǒng)（電子目錄）隨同電子檔案移交企業(yè)檔案庫房保管。區(qū)域分布管理模式做到了電子檔案替代紙質(zhì)檔案入檔集中保管，既能顯著緩解“脹庫”問題，又能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成和共享。

在區(qū)域分布管理模式下，檔案雖然在物理上保管于不同的庫房，但在邏輯上統(tǒng)一管控、互聯(lián)互通。企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)歸檔電子檔案分別建立檔案信息庫、檔案信息檢索目錄，便于查找利用，不但可以提升工作效率，還可實(shí)現(xiàn)多套多載體備份、異地保管，有效提升檔案的安全性。

綜合上述，筆者以為檔案?jìng)鹘y(tǒng)集中管理與區(qū)域分布管理均有各自優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，皆有利服務(wù)于施工企業(yè)的整體。在新形勢(shì)下，各施工企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀，以區(qū)域化工程項(xiàng)目管理為導(dǎo)向，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)集中管理模式與區(qū)域分布管理模式的有機(jī)結(jié)合，使檔案管理工作更加適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，更大地發(fā)揮檔案服務(wù)于利用價(jià)值，這是現(xiàn)實(shí)的有效的合理的最佳選擇。