型號(hào)檔案收集工作管理策略

文/陳 瑩

筆者服務(wù)于航空工業(yè)系統(tǒng)，對(duì)于航空型號(hào)檔案管理及進(jìn)館驗(yàn)收，做過(guò)一些較為深入的研究工作。本文從航空型號(hào)檔案收集工作存在的問(wèn)題及其影響因素入手，通過(guò)研究與分析，提出了航空型號(hào)檔案收集工作管理策略?，F(xiàn)予發(fā)表，愿與大家交流共勉。

國(guó)土資源檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，具有重要意義。然而，基層國(guó)土資源檔案管理工作中存在許多問(wèn)題，本文對(duì)這些問(wèn)題簡(jiǎn)要?dú)w納，并提出提升基層國(guó)土資源檔案管理工作的建議和措施

一、型號(hào)檔案收集工作中存在的問(wèn)題

綜合分析，型號(hào)檔案收集工作中存在的問(wèn)題主要在于：

（一）型號(hào)檔案收集的種類不齊全

一方面，在型號(hào)檔案的收集過(guò)程中，無(wú)論是技術(shù)人員還是檔案人員都十分重視重要技術(shù)文件的收集歸檔，相反則經(jīng)常忽略重要技術(shù)文件內(nèi)提及的參考文件，尤其是對(duì)型號(hào)研制具有重要依據(jù)作用及參考價(jià)值的借用文件。另一方面，企業(yè)對(duì)非技術(shù)文件的形成與積累沒(méi)有明確的要求。型號(hào)研制過(guò)程包括設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、研制、生產(chǎn)定型等，是分階段、動(dòng)態(tài)的多人參與的綜合流程，這一過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種類型、各種載體的非技術(shù)文件。但受保密制度、思想意識(shí)等約束，型號(hào)研制單位容易忽視拍攝與型號(hào)研制有關(guān)的聲像、照片等，造成型號(hào)檔案收集工作困難，型號(hào)檔案收集的種類不齊全，更對(duì)后期型號(hào)檔案的編研利用工作造成不便。

（二）型號(hào)檔案收集的內(nèi)容不完整

型號(hào)研制過(guò)程復(fù)雜，多部門(mén)參與致使文件形成者繁多，多層級(jí)審批致使多個(gè)版本的形成。型號(hào)研制文件最終版本簽署的齊全完整性較弱，尤其是人員流動(dòng)性較強(qiáng)的單位，型號(hào)參研人員一旦脫節(jié)將無(wú)從追溯責(zé)任者，造成簽署不全、責(zé)任缺失，更嚴(yán)重的會(huì)造成在該參研人員處的型號(hào)研制文件遺漏歸檔，甚至是遺失。

（三）型號(hào)檔案收集的價(jià)值較弱

型號(hào)研制往往是多個(gè)單位協(xié)同參與的工作，主機(jī)廠與配套成品單位之間、配套成品單位之間、集團(tuán)與各單位之間會(huì)形成很多往來(lái)文件，其中本單位的發(fā)文，尤其是聯(lián)合行文，往往忽視了對(duì)外發(fā)文過(guò)程中原件的保存，以至于歸檔文件中僅留存了型號(hào)研制文件的復(fù)印件或復(fù)制件，甚至無(wú)對(duì)外發(fā)文原件。這造成型號(hào)檔案原始記錄性缺失，其利用價(jià)值與憑證價(jià)值較弱，檔案的完整性較差。

（四）型號(hào)檔案收集工作不及時(shí)

型號(hào)研制任務(wù)的周期較長(zhǎng)，因此研制過(guò)程分為多個(gè)階段，但型號(hào)檔案的收集歸檔卻無(wú)法與各研制階段同步，特別是型號(hào)檔案的收集工作大多嚴(yán)重滯后于型號(hào)產(chǎn)品的各研制階段，這就造成型號(hào)檔案收集工作及時(shí)性較差，也容易造成型號(hào)檔案收集的不完整。

二、型號(hào)檔案收集工作影響因素

型號(hào)檔案收集工作影響因素較多，其主要有：

（一）事關(guān)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

型號(hào)檔案收集工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不僅包括檔案業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)，還包括型號(hào)研制任務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。型號(hào)檔案收集工作能夠得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，則可以促成檔案管理工作層與型號(hào)研制技術(shù)層對(duì)接，支持型號(hào)檔案收集工作；而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一旦對(duì)型號(hào)檔案工作缺乏重視，型號(hào)檔案收集工作將與型號(hào)研制工作脫節(jié)，造成型號(hào)研制文件長(zhǎng)期、分散遺留在各型號(hào)研制人員手里，則容易導(dǎo)致型號(hào)檔案難以收集齊全完整。

（二）事關(guān)型號(hào)研制部門(mén)與型號(hào)檔案管理部門(mén)的配合程度

型號(hào)檔案的收集工作不僅是檔案部門(mén)的主要工作，也是型號(hào)研制單位的重要工作。型號(hào)研制單位是型號(hào)研制文件的形成者、積累者，可以為型號(hào)檔案的收集提供研制基礎(chǔ)技術(shù)意見(jiàn)的咨詢與參考；檔案管理部門(mén)則是型號(hào)研制文件的收集者、整理者，可以為型號(hào)檔案的收集提供檔案管理專業(yè)收集手段與流程的實(shí)踐與指導(dǎo)。型號(hào)檔案收集工作的成效受型號(hào)研制部門(mén)與型號(hào)檔案管理部門(mén)配合程度的影響，“一頭熱”的型號(hào)檔案收集工作無(wú)法保證型號(hào)檔案的完整性與型號(hào)檔案管理工作的規(guī)范性。事實(shí)證明，型號(hào)研制部門(mén)與檔案管理部門(mén)的配合越默契，檔案收集工作的效率越高、效果越好，反之亦然。

（三）事關(guān)型號(hào)研制文件歸檔范圍的準(zhǔn)確程度

型號(hào)產(chǎn)品構(gòu)成復(fù)雜，以一架航空飛機(jī)為例，不僅包含了飛機(jī)主機(jī)，還裝載有發(fā)動(dòng)機(jī)、飛行控制器、集成計(jì)算機(jī)等。各單位研制的型號(hào)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不同，型號(hào)研制文件的內(nèi)容、側(cè)重也有較大差別，基于此，各單位型號(hào)檔案的收集歸檔內(nèi)容與結(jié)構(gòu)也不盡相同。因此，適應(yīng)本單位型號(hào)產(chǎn)品、研制任務(wù)的型號(hào)文件歸檔范圍，更能提高型號(hào)檔案收集的準(zhǔn)確性與完整性。

（四）事關(guān)型號(hào)檔案管理人員的專業(yè)能力

作為型號(hào)檔案收集的重要主體，型號(hào)檔案人員對(duì)相應(yīng)型號(hào)產(chǎn)品研制流程、型號(hào)檔案管理制度要求、型號(hào)檔案收集系統(tǒng)操作與管理等相關(guān)專業(yè)能力的掌握水平影響著型號(hào)檔案收集工作的效能。越是具備相關(guān)專業(yè)能力的檔案管理人員，越能夠更好地推動(dòng)型號(hào)檔案的收集工作；反之，若是型號(hào)檔案管理人員在型號(hào)研制文件收集以及型號(hào)檔案歸檔分類過(guò)程中缺乏專業(yè)判斷，容易造成型號(hào)檔案的漏歸或誤歸。

三、型號(hào)檔案收集工作管理策略

針對(duì)上述問(wèn)題以及影響因素，做好型號(hào)檔案收集工作應(yīng)該采取以下管理策略：

策略一：型號(hào)文件管理工作同步化

型號(hào)研制的各個(gè)流程都會(huì)產(chǎn)生型號(hào)研制文件，這些文件是型號(hào)研制任務(wù)的記錄，也是型號(hào)產(chǎn)品的知識(shí)財(cái)富。因此，型號(hào)文件管理制度建設(shè)有必要納入型號(hào)研制任務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)型號(hào)文件的管理與型號(hào)研制流程同步。同時(shí)，型號(hào)文件是型號(hào)檔案的前身，是型號(hào)檔案收集的基本內(nèi)容。因此，型號(hào)文件管理工作有必要與型號(hào)歸檔收集工作同步。

一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品能夠產(chǎn)生的文件數(shù)量繁多、種類龐雜。一方面，為了能夠保證型號(hào)文件管理的規(guī)范性，需要制定合理的型號(hào)文件管理制度。另一方面，為了能夠保證型號(hào)文件的完整性與及時(shí)性，需要型號(hào)文件的管理與型號(hào)研制的全流程保持密切聯(lián)系。因此，在型號(hào)研制任務(wù)管理體系中明確型號(hào)文件管理制度，包括型號(hào)文件的日常管理、型號(hào)文件的管理責(zé)任、型號(hào)文件的歸檔管理等。

型號(hào)文件管理工作作為型號(hào)檔案生命周期的前端工作，影響著型號(hào)檔案的收集效率與效果。為了提高型號(hào)檔案收集效率與效果，有必要推動(dòng)型號(hào)文件管理與型號(hào)收集歸檔管理的同步。建立型號(hào)文件管理與型號(hào)檔案歸檔管理接口，按照型號(hào)對(duì)科研檔案收集歸檔類別進(jìn)行初篩，對(duì)同一型號(hào)的文件及時(shí)收集組卷，形成型號(hào)檔案案卷的同時(shí)形成該型號(hào)數(shù)字檔案管理節(jié)點(diǎn)，以后該型號(hào)的文件形成后直接歸檔到該節(jié)點(diǎn)，提高型號(hào)檔案收集工作的效率與效果。

策略二：型號(hào)檔案收集權(quán)責(zé)規(guī)范化

型號(hào)檔案收集工作的主體包括型號(hào)研制業(yè)務(wù)主管部門(mén)、型號(hào)研制生產(chǎn)部門(mén)與型號(hào)檔案管理部門(mén)。企業(yè)有必要樹(shù)立企業(yè)型號(hào)檔案收集制度，明確型號(hào)檔案收集工作各類主體的責(zé)任，使他們之間權(quán)責(zé)分明、相互配合。為此：

其一，需要明確型號(hào)研制業(yè)務(wù)主管部門(mén)為主要責(zé)任部門(mén)，將型號(hào)檔案工作納入型號(hào)管理統(tǒng)一部署，對(duì)型號(hào)生產(chǎn)研究階段與型號(hào)檔案同步歸檔提出制度層要求；

其二，需要明確型號(hào)生產(chǎn)研究部門(mén)為主要參與部門(mén)，主要對(duì)型號(hào)檔案的形成及內(nèi)容負(fù)責(zé)，尤其是配合檔案部門(mén)制訂適應(yīng)本單位型號(hào)管理的型號(hào)檔案收集范圍表；

其三，需要明確檔案部門(mén)為主要協(xié)調(diào)部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)型號(hào)檔案進(jìn)行分類收集與歸納。

只有型號(hào)檔案收集工作的主體各司其職、協(xié)同配合，才能夠促進(jìn)型號(hào)檔案收集工作的規(guī)范化、有序化，更好地開(kāi)展型號(hào)檔案管理工作，為企業(yè)今后的型號(hào)研制提供參考與借鑒。

策略三：型號(hào)文件歸檔范圍與保管期限精細(xì)化

以航空型號(hào)檔案管理為例，集團(tuán)層細(xì)致地形成了包括《型號(hào)檔案工作管理辦法》《產(chǎn)品檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》《電子文件及電子檔案管理暫行辦法》及《集團(tuán)公司聲像檔案管理辦法》等制度，對(duì)不同類型、不同載體的型號(hào)文件資料的歸檔范圍進(jìn)行了明確。

然而簡(jiǎn)單的“上行下效”無(wú)法滿足企業(yè)型號(hào)文件收集工作的靈活性與準(zhǔn)確性。因此，企業(yè)層也應(yīng)當(dāng)建立型號(hào)文件資料歸檔管理相關(guān)制度規(guī)范，尤其是與企業(yè)實(shí)際科研、生產(chǎn)工作緊密結(jié)合，形成更加精細(xì)、準(zhǔn)確的企業(yè)型號(hào)文件歸檔范圍與保管期限管理辦法，為型號(hào)文件資料的積累、移交、歸檔提供實(shí)際可行的范圍，也為型號(hào)檔案的收集、分類、保管乃至進(jìn)館提供準(zhǔn)確的保存時(shí)效。

策略四：型號(hào)檔案管理人員專業(yè)化

作為型號(hào)檔案的管理者，型號(hào)檔案管理人員不僅是型號(hào)檔案收集工作的接收者，還是型號(hào)檔案收集工作的把關(guān)人，保證歸檔的型號(hào)文件材料都對(duì)企業(yè)有重要保存及利用價(jià)值。因此，型號(hào)檔案管理人員既需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟悉企業(yè)型號(hào)研制流程。

為了更好地適應(yīng)型號(hào)研制文件中越來(lái)越多電子文件的產(chǎn)生，型號(hào)檔案管理人員需要熟悉型號(hào)檔案管理工作的同時(shí)了解檔案管理系統(tǒng)的操作與維護(hù)。一方面，型號(hào)檔案管理人員應(yīng)積極參加型號(hào)檔案專題培訓(xùn)會(huì)，學(xué)習(xí)型號(hào)檔案管理專業(yè)知識(shí)；另一方面，提高型號(hào)檔案管理人員檔案管理系統(tǒng)操作與維護(hù)能力，在型號(hào)檔案收集過(guò)程中，能夠使用檔案管理系統(tǒng)，并保證電子型號(hào)文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口穩(wěn)定，確保型號(hào)檔案的齊全完整。

為了了解型號(hào)研制過(guò)程中有哪些影響生產(chǎn)的重要型號(hào)文件，更好地辨別型號(hào)文件的保存及利用價(jià)值，型號(hào)檔案管理人員需要熟悉型號(hào)研制工作流程，尤其是流程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、產(chǎn)生的重要文件、型號(hào)涉及的關(guān)鍵技術(shù)、主管的技術(shù)人員等，確保收集歸檔的型號(hào)文件能夠具有為企業(yè)恢復(fù)生產(chǎn)、提升能力的作用。