房地產(chǎn)工程項目檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

摘 要：本文在分析了房地產(chǎn)工程項目檔案工作特點、現(xiàn)狀的基礎上，有針對性地提出了房地產(chǎn)工程項目檔案管理對策，為做好房地產(chǎn)工程項目檔案管理提供理論參考和實踐指導。

關鍵詞：房地產(chǎn)項目;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

0 概述

房地產(chǎn)工程項目檔案是指房地產(chǎn)工程項目建設、運營、管理、維護過程中形成的具有保存價值的信息資料?？煞譃榉课莼悪n案和房屋維修類檔案。其中，房屋基建類檔案主要是房屋基建過程中產(chǎn)生的圖表、文字、視音頻等具有保存價值的信息材料。房屋維修類檔案則主要是指房屋建成后運營、使用和管理過程中產(chǎn)生的工程項目類檔案。可見，房地產(chǎn)工程項目檔案是房屋使用、項目維修、技術改造、物業(yè)管理、解決糾紛等重要依據(jù)，做好房地產(chǎn)工程項目檔案管理意義重大。

1 房地產(chǎn)工程項目檔案工作特點

1.1 法律性

房地產(chǎn)工程項目檔案是在房地產(chǎn)工程項目建設過程中直接產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表和聲像等不同歷史記錄，是反映工程項目建設不同主體之間履行合同的情況，具有法律憑證價值，是解決房地產(chǎn)工程項目糾紛的重要依據(jù)，具有法律屬性。

1.2 社會性

隨著房地產(chǎn)市場的持續(xù)發(fā)展，房地產(chǎn)工程項目涉及到工程設計、建設、竣工驗收、監(jiān)理，以及權利人占有、使用、處分等權利的行使。尤其是近年來，隨著城市化進程加快，舊城改造、城市規(guī)劃、拆遷安置等均涉及到房地產(chǎn)工程項目，做好房地產(chǎn)工程項目建設，按時按質完成建設進度和任務，對保障當事人的合法權益，促進社會和諧穩(wěn)定具有積極的現(xiàn)實意義。

1.3 價值性

房地產(chǎn)工程項目建設周期長，涉及資金量大，在單位及個人的財產(chǎn)構成中都占據(jù)著十分重要的位置。因此，房地產(chǎn)工程項目建設檔案保管的質量，尤其是信息記載的準確、全面都會影響房產(chǎn)經(jīng)濟運行，以及工程項目建設進程，具有很高的價值性。

2 房地產(chǎn)工程項目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案工作意識不強

近年來，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，重建設輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，無論是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)還是房地產(chǎn)工程項目管理人員給予檔案管理的重視程度不夠，沒有結合房地產(chǎn)工程項目的特點，制定具體的檔案管理工作規(guī)劃，檔案管理人員配備、基礎投入均無法滿足日益增長的房地產(chǎn)工程項目檔案管理的實際需要。人員流動性大、參建單位缺乏合力。

2.2 檔案資料收集不全

房地產(chǎn)工程項目檔案建設周期長、規(guī)模大，形成的檔案材料多，尤其是一些重大房地產(chǎn)項目，涉及的部門及環(huán)節(jié)眾多，做好檔案資料的及時、完整收集，是房地產(chǎn)工程項目檔案的一項重要而基礎性工作。但從房地產(chǎn)工程項目檔案管理現(xiàn)狀來看，由于檔案管理意識不強、檔案人手不夠，檔案機制不健全等因素，導致房地產(chǎn)工程項目檔案資料收集不完整、不及時，也不規(guī)范。

2.3 檔案制度不夠完善

為降低建設成本，房地產(chǎn)工程項目建設部很多并未建立相應的檔案管理部門，也沒有及時配備相應的檔案資料員，更談不上檔案庫房等相關設施設備，且由于資料收集不及時、不完整，房地產(chǎn)工程項目檔案移交不及時、不完整的現(xiàn)象時常出現(xiàn)，不利于房地產(chǎn)工程項目檔案工作的開展。

3 房地產(chǎn)工程項目檔案管理對策

3.1 增強檔案管理重要性認識

要在思想上高度重視房地產(chǎn)項目建設檔案重要性認識，充分認識到房地產(chǎn)工程項目建設檔案管理是一項復雜的、系統(tǒng)性工作，也是房地產(chǎn)工程項目建設的重要組成部分。無論是企業(yè)領導，還是項目經(jīng)理，以及檔案從業(yè)者，都要將房地產(chǎn)工程項目建設檔案納入整個項目建設總體規(guī)劃中進行謀劃和推進，從房地產(chǎn)工程項目立項、設計、施工、竣工驗收及監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)，將檔案工作納入其中，做到同部署、同落實、同檢查。此外，要加強項目建設各參與主體的積極性，注重溝通聯(lián)系，強化協(xié)作配合，形成檔案管理合力。

3.2 加強檔案資料收集完整性

要切實做好房地產(chǎn)項目建設檔案資料的收集工作，作為房地產(chǎn)項目建設檔案管理工作的前提和基礎，要確保檔案資料收集的完整性、及時性。一方面，要明確施工單位、監(jiān)理單位、總包商、設備安裝等各方責任，做好檔案資料收集、移交的主動性。另一方面，要密切關注房地產(chǎn)項目建設進度，根據(jù)《建設項目進度表》《建設項目綜合考核情況表》等情況，及時掌握工程項目建設檔案的數(shù)量、種類、形成部門，為檔案資料收集明確方向和重點。此外，要加強檔案資料人員的培訓，提升檔案管理的專業(yè)化水平，注重檔案資料收集知識的宣傳普及，提升資料員、檔案管理人員的綜合業(yè)務素能。

3.3 完善檔案管理制度化體系

首先是要完善人員設置。房地產(chǎn)項目建設各參與主體要根據(jù)工程項目檔案管理實際，設立資料員，專職檔案管理人員，明確資料員、檔案人員的職責權限;其次完善檔案管理網(wǎng)絡體系。資料員、檔案管理人員要主動加強與工程建設人員之間的業(yè)務交流、工作溝通，形成房地產(chǎn)項目建設一體化檔案管理格局。再次是要健全考核體系。將檔案管理納入項目建設的重要考核內(nèi)容，明確工程項目建設的歸檔范圍、內(nèi)容、質量，根據(jù)考核結果及時兌現(xiàn)獎懲。

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作者簡介：黃忠君（1981-），男，本科，漢族，湖南寧鄉(xiāng)人，主要從事房地產(chǎn)項目工程檔案管理研究。