新時(shí)期石油企業(yè)文秘工作特點(diǎn)

尚文靜 魏永霞 張?jiān)汽?/p>

摘要：石油企業(yè)具有組織架構(gòu)復(fù)雜、工作業(yè)務(wù)量大的特點(diǎn)。新時(shí)期，我國石油企業(yè)正在向提高管理質(zhì)量方向轉(zhuǎn)型，在經(jīng)營管理方面更加精細(xì)化，因此，需要具備高素質(zhì)的文秘工作人員協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好每項(xiàng)具體工作，從而提高石油企業(yè)整體工作效率。本文對石油企業(yè)文秘工作特點(diǎn)加以分析，探討新時(shí)期石油企業(yè)對文秘工作提出的新的要求，并提出新時(shí)期石油企業(yè)文秘工作提升策略。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);文秘工作;新時(shí)期;特點(diǎn);策略

傳統(tǒng)經(jīng)營管理模式下，石油企業(yè)文秘工作主要負(fù)責(zé)將上級領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)傳達(dá)到目標(biāo)部門，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集和整理各類資料，在企業(yè)組織的會議中，做好會議紀(jì)要，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬講話文稿等，其工作內(nèi)容相對簡單。

一、石油企業(yè)文秘工作基本特點(diǎn)

（一）從屬性

石油企業(yè)文秘工作具有從屬特點(diǎn)，其工作性質(zhì)是為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，文秘工作人員的工作目標(biāo)需要從屬于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，需要按照領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖開展具體工作;此外，石油企業(yè)文秘工作人員在處理具體問題時(shí)，很大程度上代表了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的主張，反映了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，因此，要做好石油企業(yè)文秘，工作人員需要避免過多流露出個(gè)人的觀念，需要從企業(yè)全局出發(fā)，謹(jǐn)言慎行[1]。

（二）被動(dòng)性

石油企業(yè)文秘工作具有從屬性特點(diǎn)，工作人員的工作行為和方式需要符合企業(yè)發(fā)展大局，是具有輔助性質(zhì)的工作，需要按照企業(yè)管理者意圖來規(guī)劃自己的工作時(shí)間，優(yōu)化自己工作方式。石油企業(yè)文秘工作內(nèi)容相對瑣碎，對于各類突發(fā)事件的處理，需要遵從企業(yè)管理者的意愿，不能擅自做出自己的判斷，在工作任務(wù)完成時(shí)間和效果方面，接受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和考核。因此，被動(dòng)的特點(diǎn)表現(xiàn)較為突出。

（三）綜合性

石油企業(yè)文秘工作具有綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)，工作內(nèi)容較為零散，每項(xiàng)工作任務(wù)之間通常缺乏必然的聯(lián)系，面對的問題具備突發(fā)性特征;而且，文秘工作需要按照企業(yè)管理者的意圖收集和編寫材料，通常會接觸到許多具有前瞻性的信息，其中一些信息對企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展具有重要影響，保密性較高;此外，文秘工作很難通過量化指標(biāo)對工作效果進(jìn)行考核。因此，石油企業(yè)文秘工作綜合性較強(qiáng)。

二、新時(shí)期對石油企業(yè)文秘提出的更高要求

（一）工作時(shí)效性更高

新時(shí)期，石油企業(yè)需要改變傳統(tǒng)的粗放式管理，向精細(xì)化管理逐漸轉(zhuǎn)型，對經(jīng)營管理質(zhì)量要求更高。企業(yè)管理者的經(jīng)營決策也同樣需要提升效率，而文秘工作是對企業(yè)管理者進(jìn)行輔助，因此，工作的時(shí)效性要求將會逐漸提高。

（二）行為規(guī)范性更強(qiáng)

在目標(biāo)市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)之間的競爭不再是單純的經(jīng)營手段上的較量，而是綜合實(shí)力上的比拼。企業(yè)文化和形象對企業(yè)發(fā)展和市場競爭具有重要影響。石油企業(yè)文秘工作具有從屬性和被動(dòng)性，文秘工作人員的具體工作內(nèi)容以及工作中的言行，通常被理解為企業(yè)管理者意愿的滲透和體現(xiàn)，代表了企業(yè)文化和企業(yè)形象，因此，新時(shí)期，石油企業(yè)文秘需要在形象上能夠展示企業(yè)的精神面貌，行為方面更加規(guī)范[2]。

（三）思維方式更嚴(yán)密

石油企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中，管理者通常會將自己的意圖通知給文秘工作人員，而具體細(xì)節(jié)的策劃和實(shí)施途徑的選擇需要由文秘工作人員自己完成，在取得管理者認(rèn)同的情況下，付諸于實(shí)施。文秘工作者需要具備較強(qiáng)的分析問題和解決問題能力，需要具備更高的思維嚴(yán)謹(jǐn)性，具備較為準(zhǔn)確的判斷力。只有這樣，才能在具體工作中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，抓住工作要點(diǎn)，才能達(dá)到良好的工作效果。

三、新時(shí)期石油企業(yè)文秘工作質(zhì)量的提升策略

（一）思想意識方面

1.保密意識

新時(shí)期，要提升石油企業(yè)文秘工作質(zhì)量，需要提高文秘工作人員的保密意識。石油企業(yè)文秘工作是對企業(yè)管理者的必要輔助，具體工作中不僅會接觸到許多其他人員和部門無法了解的經(jīng)營管理信息，還能夠通過領(lǐng)導(dǎo)的言行對未來企業(yè)發(fā)展趨勢做出判斷。如果文秘工作人員保密意識較差，容易導(dǎo)致重要信息外流，給企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展帶來不利影響。因此，石油企業(yè)在文秘工作人員選擇和考核中，需要對其保密意識給予高度關(guān)注。

2.服務(wù)意識

首先，石油企業(yè)文秘工作具有從屬性的特點(diǎn)，需要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示保質(zhì)、保量、及時(shí)完成具體的工作任務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供高效、全過程的服務(wù)。

其次，石油企業(yè)文秘工作需要為員工做好服務(wù)。文秘工作需要起到上傳下達(dá)的作用，是聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的橋梁。文秘工作者需要善于掌握員工的思想動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖;同時(shí)，能夠?qū)T工反饋的各類信息進(jìn)行采集，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出準(zhǔn)確反饋。

此外，石油企業(yè)文秘工作具有特殊性，很大程度上代表了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的形象，從文秘工作人員的工作態(tài)度和言行舉止中，能夠看到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的影子，體現(xiàn)出企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的管理能力。石油企業(yè)文秘工作者需要理解自身工作特點(diǎn)，注意自己的儀容儀表，言談舉止，這樣不僅有助于維護(hù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)形象，還有助于提升自身公信力。

3.學(xué)習(xí)意識

要做好石油企業(yè)文秘工作，工作人員需要具備終身學(xué)習(xí)意識。新時(shí)期，石油企業(yè)正處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型階段，將會遇到各類新的問題。文秘工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營和決策的必要輔助，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，文秘工作人員需要結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展趨勢，提升自身綜合能力和基本素養(yǎng)，在企業(yè)員工中起到模范帶頭作用，這樣才能更好適應(yīng)文秘這個(gè)特殊崗位。

4.責(zé)任意識

石油企業(yè)文秘工作需要具備較高的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，文秘工作人員需要充分認(rèn)識到自身工作的重要性，了解自我價(jià)值，正確面對工作中存在的不足，敢于承擔(dān)責(zé)任，需要具備實(shí)事求是的精神，這樣才能夠獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的一致認(rèn)同，才能體現(xiàn)出個(gè)人的工作魅力，讓自身文秘工作能夠順利開展[3]。

（二）工作能力方面

1.具有扎實(shí)的文字功底

新時(shí)期，要做好石油企業(yè)文秘工作，需要具備扎實(shí)的文字功底。文秘工作主要內(nèi)容需要對領(lǐng)導(dǎo)所需材料進(jìn)行搜集和整理，需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖準(zhǔn)備各類報(bào)告、演講稿，做好企業(yè)層面的會議紀(jì)要等。在日常工作中文字工作是必不可少的。文秘工作人員需要具備高度的文字概括能力，能夠言簡意賅地將各類資料整理、匯報(bào)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠在最短時(shí)間內(nèi)獲取更多的信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供幫助。

2.組織協(xié)調(diào)能力

石油企業(yè)文秘工作具有綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)，需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示開展具體工作。其中，許多工作涉及石油企業(yè)下屬部門、基層員工以及企業(yè)外來人員。例如：進(jìn)行企業(yè)例會組織和場地安排、來訪客人接待、企業(yè)各類民意調(diào)查等，文秘工作人員需要具備一定的組織能力，才能夠?qū)⒕唧w工作做到細(xì)致入微，從而提升文秘工作質(zhì)量和效率。

3.具備良好的交際能力

新時(shí)期，人才的考核標(biāo)準(zhǔn)逐漸向綜合能力方面轉(zhuǎn)變，石油企業(yè)文秘工作也不再局限于傳統(tǒng)的工作模式，工作職能不斷拓展。石油企業(yè)文秘工作者需要具備較高的綜合素質(zhì)，具備良好的交際能力，能夠?qū)崿F(xiàn)普通話和跨文化交流，掌握人際交往中的基本禮儀，展示石油企業(yè)工作人員整體精神面貌，贏得目標(biāo)服務(wù)人群的認(rèn)同。

4.信息處理能力

新時(shí)期，信息技術(shù)應(yīng)用能力是衡量企業(yè)工作人員綜合素質(zhì)的重要指標(biāo)。石油企業(yè)文秘工作者需要加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)，提升信息搜集、處理能力，利用現(xiàn)代科技手段，提升文秘工作質(zhì)量和工作效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

四、結(jié)語

新時(shí)期，石油企業(yè)經(jīng)營管理環(huán)境和市場競爭環(huán)境均發(fā)生了重大變化，對企業(yè)文秘工作提出了更高的要求，文秘工作者需要結(jié)合自身崗位特點(diǎn)和發(fā)展需求，努力完善自己，提高自身思想意識和工作能力，這樣才能更好為石油企業(yè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]魯鵬.新時(shí)期企業(yè)文秘工作特點(diǎn)與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)的思考[J].中國高新區(qū)，2018（11）：286.

[2]欒玉瓊.淺論新時(shí)代石油企業(yè)文秘工作特點(diǎn)[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018（04）：143.

[3]陳靜.淺論新時(shí)期石油企業(yè)文秘工作特點(diǎn)[J].化工管理，2017（9）：12.