淺析企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心面臨的問題及對(duì)策

楊琪

摘? 要;隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)面臨的外部競爭不斷加劇，越來越多的集團(tuán)企業(yè)通過建立財(cái)務(wù)共享中心來提高企業(yè)競爭力，滿足企業(yè)跨區(qū)域以及多元化發(fā)展的需要。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系的復(fù)雜性和集成性，我國企業(yè)在構(gòu)建過程中還存在一些問題。本文通過對(duì)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心面臨的相關(guān)問題進(jìn)行研究，從人員的管理、流程優(yōu)化、信息化系統(tǒng)建設(shè)、業(yè)財(cái)融合、擴(kuò)大財(cái)務(wù)共享的業(yè)務(wù)范圍等方面提出應(yīng)對(duì)策略，希望能促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞： 財(cái)務(wù)共享中心;財(cái)務(wù)管理;財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

一、前言

隨著互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，當(dāng)今企業(yè)間的競爭不再單純是產(chǎn)品質(zhì)量的競爭，而是演變成管理水平與科技創(chuàng)新能力的競爭。財(cái)務(wù)共享中心作為一種創(chuàng)新的管理模式，是以信息管理系統(tǒng)為平臺(tái)，將重復(fù)性的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)通過統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算方法、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程來實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)財(cái)務(wù)的管控。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心能推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營管理轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)競爭力，快速實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)擴(kuò)張。但是在構(gòu)建的過程中，如何管理財(cái)務(wù)共享人員、從哪些方面對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重點(diǎn)有哪些，都是企業(yè)面臨的急需解決的問題，本文主要圍繞這些內(nèi)容展開研究和討論，以期為發(fā)展財(cái)務(wù)共享中心提供實(shí)踐和理論的借鑒。

二、企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的意義

（一）降低成本，保持企業(yè)領(lǐng)先地位

首先，在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度下，各分支機(jī)構(gòu)分別成立財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，隨著業(yè)務(wù)在各區(qū)域不斷擴(kuò)展，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)越來越龐大，企業(yè)為高度重復(fù)的工作支付了過高的人工成本，而財(cái)務(wù)共享中心將財(cái)務(wù)工作中簡單重復(fù)的工作集中處理，取消了各分支機(jī)構(gòu)大量的財(cái)務(wù)崗位，將很大一部分財(cái)務(wù)人員從重復(fù)的工作中解放出來，參與高價(jià)值的財(cái)務(wù)工作，在新增分支機(jī)構(gòu)的情況下，財(cái)務(wù)人員并不同比增加，降低了組織及人員的成本。其次，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，將審批流程轉(zhuǎn)移到移動(dòng)客戶端，通過移動(dòng)互聯(lián)就可以實(shí)現(xiàn)審批，不受空間和時(shí)間限制，提高了工作效率。最后，借助影像自助技術(shù)，通過影像掃描自動(dòng)校驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)?，改變了傳統(tǒng)模式下花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查驗(yàn)的工作方式，節(jié)約了大量時(shí)間成本。

（二）加強(qiáng)管控，控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的獨(dú)立財(cái)務(wù)管理制度下，業(yè)務(wù)流程和核算標(biāo)準(zhǔn)難以實(shí)現(xiàn)完全統(tǒng)一，各公司有不同的處理方法。雖然集團(tuán)有統(tǒng)一的培訓(xùn)，但執(zhí)行偏差一直難以控制，成立財(cái)務(wù)共享中心后，將業(yè)務(wù)流程、單據(jù)類型、核算標(biāo)準(zhǔn)和流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過這些標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)制度流程化、流程系統(tǒng)化、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化，大大提高集團(tuán)管控效率。首先，加強(qiáng)了事前管控，各項(xiàng)支出能夠在申請(qǐng)階段依據(jù)預(yù)算得到控制，有利于預(yù)算控制;其次，通過集中的審核、支付和核算，可以減少標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行偏差和各業(yè)務(wù)單元可能的暗箱操作，便于集團(tuán)進(jìn)行集中監(jiān)控，減少運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn);最后，通過對(duì)合同的管控，無合同和不規(guī)范合同不入賬，無預(yù)付條款不付款，強(qiáng)化預(yù)付款的發(fā)票管控，固化發(fā)票處理和跟蹤流程，有效杜絕超合同、超結(jié)算價(jià)支付的情況。

（三）強(qiáng)化資金集中管理，提升資金管理效益

首先，在財(cái)務(wù)共享模式下，所有支出均由集團(tuán)集中支付，對(duì)分散在全國各地的眾多銀行賬戶的資金流入、流出有清晰及時(shí)的了解，對(duì)企業(yè)經(jīng)營情況實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)督，有效防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn);其次，增加集團(tuán)資源配置優(yōu)勢，通過對(duì)銀行賬戶的集中管理，及時(shí)了解各分支機(jī)構(gòu)的資金盈余和短缺，可以整合資源、合理調(diào)度;最后，實(shí)行銀企直聯(lián)支付后，不必花大量精力放在支付審核和監(jiān)督上，可以重點(diǎn)關(guān)注資金的使用效率和分析。

（四）提高財(cái)務(wù)信息核算質(zhì)量

首先，財(cái)務(wù)共享中心通過統(tǒng)一期末結(jié)賬時(shí)間，提升經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)入賬及時(shí)性;其次，針對(duì)基礎(chǔ)核算業(yè)務(wù)的審核結(jié)果，能夠及時(shí)溝通與整改，為會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性提供保障;最后，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算規(guī)則得到一貫的遵守，提高會(huì)計(jì)基礎(chǔ)信息的可比性。

三、企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）人員流動(dòng)性大

財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)都是高度重復(fù)且標(biāo)準(zhǔn)化的，涉及員工的職業(yè)判斷較少，長期大量的重復(fù)勞動(dòng)容易導(dǎo)致疲勞，也難以系統(tǒng)全面學(xué)習(xí)到財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)大量附加值低的財(cái)務(wù)工作易使人產(chǎn)生無價(jià)值感，進(jìn)而引起員工對(duì)自己職業(yè)發(fā)展前景的擔(dān)憂，導(dǎo)致工作積極性低下，人員離職率高，財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定性和團(tuán)隊(duì)的可持續(xù)性不夠。

（二）流程改造風(fēng)險(xiǎn)較大

財(cái)務(wù)共享中心要想持續(xù)良性發(fā)展，就必須根據(jù)相關(guān)變化進(jìn)行持續(xù)的流程再造。不同分支機(jī)構(gòu)的需求存在差異，而共享中心對(duì)這些支持性的服務(wù)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的差異性服務(wù)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，新的流程改造也許并不真正適合企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致工作效率下降，成本上升。

（三）信息系統(tǒng)整合不夠

沒有完善的信息化系統(tǒng)，就無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)。各分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)類型、經(jīng)營規(guī)模以及歷史背景不同，還存在同一時(shí)期使用不同的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的情況。另外，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)全部對(duì)接，仍需人工在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中進(jìn)行大量的核算操作，沒有充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心在工作效率上的優(yōu)勢。

（四）財(cái)務(wù)人員業(yè)財(cái)融合難度加大

建立財(cái)務(wù)共享中心的初衷是更好地發(fā)揮管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的職能，但是財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離了業(yè)務(wù)前端，對(duì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合規(guī)性的管控減弱;同時(shí)管理會(huì)計(jì)也不能識(shí)別數(shù)據(jù)背后的意義，數(shù)據(jù)還是數(shù)據(jù)，影響管理會(huì)計(jì)作用的發(fā)揮。

（五）財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)范圍有待拓展

目前財(cái)務(wù)共享中心大多數(shù)是向集團(tuán)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)，如費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)收/應(yīng)付、總賬報(bào)表、資金管理，還有一些高價(jià)值的業(yè)務(wù)沒有納入財(cái)務(wù)共享范圍，業(yè)務(wù)范圍有限，影響了財(cái)務(wù)共享中心價(jià)值的發(fā)揮。

四、企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，完善員工激勵(lì)制度

首先，做好對(duì)新員工的入職培訓(xùn)，使大家充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享工作的必要性和重要意義，打造與財(cái)務(wù)共享中心相關(guān)的企業(yè)文化;其次，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還包括項(xiàng)目管理、溝通能力以及集團(tuán)其他業(yè)務(wù);最后，制定員工能力提升計(jì)劃和職業(yè)規(guī)劃，實(shí)行輪崗制或?qū)⒇?cái)務(wù)人員安排到其他部門工作，為財(cái)務(wù)共享中心人員提供職業(yè)發(fā)展空間。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化是財(cái)務(wù)共享服務(wù)高效運(yùn)作的關(guān)鍵，流程再造不能一次性解決根本問題，需要專業(yè)人員和流程直接應(yīng)用者的參與，全面梳理集團(tuán)各類業(yè)務(wù)類型及對(duì)應(yīng)的表單，對(duì)梳理的業(yè)務(wù)不斷進(jìn)行分析、改進(jìn)、優(yōu)化，通過信息系統(tǒng)固化，后期效果的跟蹤，可以通過專業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的調(diào)查問卷和流程直接應(yīng)用者的反饋持續(xù)進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)業(yè)務(wù)流程要重點(diǎn)突出，體現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部控制和管理制度的要求，明確“三重一大”事項(xiàng)的處理流程和審批權(quán)限，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程。

（三）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心跨地區(qū)的廣泛、持續(xù)、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，必須建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，財(cái)務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)建設(shè)主要分成4個(gè)部分：第一部分是前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括合同模塊、采購模塊、客戶管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等，能使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，減少人工核算和干預(yù)，形成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的良性互動(dòng);第二部分包括財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)，電子影像系統(tǒng)可以有效解決電子檔案使用與保存的問題;第三部分是技術(shù)支持系統(tǒng)，包括OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等;第四部分是銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等企業(yè)外部系統(tǒng)。通過整合這些信息系統(tǒng)，不僅可以促進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心更快捷、高效地運(yùn)作，還有利于財(cái)務(wù)共享中心成為決策支持的數(shù)據(jù)中心。

（四）促進(jìn)業(yè)財(cái)融合

首先，加快財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，在完善管理會(huì)計(jì)專業(yè)技能的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)人員關(guān)注競爭環(huán)境、行業(yè)趨勢、供應(yīng)商信息、商業(yè)模式的變化帶來的影響，再結(jié)合本公司各類經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提出有價(jià)值的管理建議。其次，通過完善預(yù)算管理，共享財(cái)務(wù)可以了解經(jīng)營的動(dòng)態(tài)變化和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，同時(shí)針對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行反復(fù)的溝通與反饋，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性和合理性的管控;最后，通過信息化系統(tǒng)打通財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)后，使共享財(cái)務(wù)了解會(huì)計(jì)核算背后的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，逐步參與到更高附加值的工作中，使業(yè)財(cái)融合下的財(cái)務(wù)工作為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

（五）引進(jìn)對(duì)外服務(wù)機(jī)制

財(cái)務(wù)共享中心是以獨(dú)立部門的形式存在的，有自己的標(biāo)準(zhǔn)化流程和制度，在業(yè)務(wù)范圍上，對(duì)內(nèi)可以向稅務(wù)模塊、成本模塊、決策模塊拓展，對(duì)外可以為第三方提供外包服務(wù)，既可以成為企業(yè)新的利潤增長點(diǎn)，也可以促進(jìn)共享中心內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量與外在市場需求接軌，這就需要注重對(duì)人才的培養(yǎng)，健全內(nèi)部組織架構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使共享服務(wù)成為具有市場競爭力的實(shí)體。

五、結(jié)語

企業(yè)財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型是必然趨勢，財(cái)務(wù)共享中心是一種新技術(shù)，更是一種管理理念的創(chuàng)新，能降低企業(yè)運(yùn)營成本，加強(qiáng)集團(tuán)管控，有利于資金集中管理，對(duì)企業(yè)發(fā)展有積極的作用。財(cái)務(wù)共享模式尚處在發(fā)展階段，仍存在一些不足，需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，堅(jiān)定改革決心。本文闡述了財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建過程中人員管理、業(yè)務(wù)流程管理、信息系統(tǒng)優(yōu)化等方面的問題，并提出了幾點(diǎn)對(duì)策：加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，打造財(cái)務(wù)共享文化，引導(dǎo)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型;加大信息化資金投入，完善和整合信息化系統(tǒng)平臺(tái);優(yōu)化流程，結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化，持續(xù)進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，使新的流程更適合企業(yè)的發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合下的價(jià)值型財(cái)務(wù)管理。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，未來財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展趨勢是成為全球服務(wù)中心，財(cái)務(wù)人員應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，而企業(yè)應(yīng)該更多地思考如何利用新興技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享機(jī)制，使我國財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)達(dá)到新的里程碑。

（作者單位為上海名華工程建筑有限公司）

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