干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備工作的思考

劉美紅

摘要：科學(xué)規(guī)范的干部人事檔案工作是落實(shí)新時(shí)期嚴(yán)格干部管理要求的有效措施。對進(jìn)一步建設(shè)一支高效、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍具有重要作用。檔案資料作為干部人事檔案的物質(zhì)載體，其真實(shí)性和完整性直接關(guān)系到干部人事檔案自身的價(jià)值，高效檔案工作者要遵守黨中央關(guān)于干部人事檔案工作精神的指示，干部人事檔案的收集要嚴(yán)格、科學(xué)、規(guī)范，從源頭上控制和發(fā)揮價(jià)值證明價(jià)值、價(jià)值依據(jù)和文獻(xiàn)資料。在此基礎(chǔ)上，本文著重指出了數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備的幾點(diǎn)工作，希望能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案數(shù)字化建設(shè)的順利開展起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案數(shù)字化;準(zhǔn)備工作

中圖分類號：G270.7?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）05-0108-02

Abstract：scientific?and?standardized?cadre?personnel?file?work?is?an?effective?measure?to?implement?the?requirements?of?strict?cadre?management?in?the?new?period.?It?plays?an?important?role?in?further?building?an?efficient?and?high-quality?talent?team.?As?the?material?carrier?of?cadre?personnel?archives，the?authenticity?and?integrity?of?archives?are?directly?related?to?their?own?value.?Efficient?archivists?should?abide?by?the?Party?Central?Committee's?instructions?on?the?work?spirit?of?cadres'?personnel?files.?The?collection?of?cadres'?personnel?files?should?be?strict，scientific?and?standardized，and?the?value?proof?value，value?basis?and?literature?should?be?controlled?and?exerted?from?the?source。On?this?basis，this?paper?focuses?on?the?preparatory?work?of?digital?construction，hoping?to?play?a?reference?role?for?the?smooth?development?of?digital?construction?of?cadre?personnel?archives.

Key?words：cadre?personnel;archives?digitization;preparatory?work

1?人事檔案工作中實(shí)行數(shù)字化建設(shè)的重要性及必要性

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及推動社會各個(gè)工作部門開始實(shí)行相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)策略，為了促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展，讓信息化技術(shù)與各個(gè)部門的工作體系深度融合，在人事檔案工作管理中，管理人員更應(yīng)利用數(shù)字化科技改善傳統(tǒng)的人事檔案工作結(jié)構(gòu)，給枯燥繁瑣的檔案工作注入新的科技活力。由此可見，無論是從時(shí)代方面還是從實(shí)際工作方面考慮，開展人事檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)都是十分重要的。數(shù)字化檔案管理不僅能夠大力拓展人事檔案的信息容量，更能夠充分保障人事檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，是現(xiàn)代人事檔案工作的必要建設(shè)工作之一。

2?干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備工作

2.1籌集資金投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在開展干部人事檔案數(shù)字化工作時(shí)，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）的要求進(jìn)行操作，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)測算需求配齊硬件。如服務(wù)器、高清掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對照規(guī)范做好數(shù)據(jù)存儲、交換、驗(yàn)收、備份等工作。這些基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)都離不開資金支持，有了資金保障才能滿足數(shù)字化建設(shè)過程中技術(shù)、設(shè)備和人力等支出。應(yīng)統(tǒng)籌充足的資金投入建設(shè)，對照檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格落實(shí)檔案保管“十防”要求，著力改善干部檔案保管環(huán)境，大力推進(jìn)干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化建設(shè)[1]。

2.2選優(yōu)配強(qiáng)干部檔案工作力量。干部檔案數(shù)字化工作建設(shè)，最終都要靠人來落實(shí)，沒有高素質(zhì)的檔案員，要做好干部檔案數(shù)字化工作無從談起?！度耸聶n案條例》第十六條規(guī)定：“人事部門要明確干部人事檔案的責(zé)任組織。一般每管理1000份檔案，應(yīng)配備一名專職人員。承擔(dān)專業(yè)指導(dǎo)任務(wù)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的專業(yè)指導(dǎo)人員”。因此，各級組織人事部門按照《人事檔案條例》的規(guī)定要求，選派具有政治可靠、作風(fēng)優(yōu)良、有責(zé)任心、有擔(dān)當(dāng)?shù)狞h員干部充實(shí)檔案工作隊(duì)伍。

干部檔案管理部門要重視管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)的提升;還要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能方面的培訓(xùn)，為下一步干部人事檔案工作的數(shù)據(jù)庫建立、軟件操作、維護(hù)打好基礎(chǔ)，從而盡快培養(yǎng)出一支熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)工作技能兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊(duì)伍。

2.3健全檔案管理信息系統(tǒng)功能。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，要開發(fā)和運(yùn)用好《干部檔案管理信息系統(tǒng)》，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。目前由相關(guān)技術(shù)公司提供給管理干部檔案單位使用的《干部數(shù)字檔案采集軟件》，這套采集軟件只有基礎(chǔ)功能，只能用于人事檔案數(shù)據(jù)向上報(bào)送和同級交流業(yè)務(wù)，無法形成人事檔案信息資源庫，無法滿足后期數(shù)字化建設(shè)發(fā)展要求，與實(shí)現(xiàn)信息資源共享還存在很大的差距。

要做好干部人事檔案數(shù)字化工作，應(yīng)配備功能相對齊全的《干部檔案管理信息系統(tǒng)》。各單位應(yīng)根據(jù)自身工作需求，進(jìn)一步完善《干部檔案管理信息系統(tǒng)》功能。在日常管理自動化的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描工作，并提供數(shù)字檔案服務(wù)，逐步建成檔案數(shù)字化管理平臺[2]。

2.4充實(shí)豐富干部人事檔案材料收集。檔案資料的收集是干部檔案工作的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)干部的管理權(quán)限和干部人事檔案的收集范圍，主要收集針對干部自身的德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和組織工作的需要，逐漸落實(shí)和完善干部人事檔案的內(nèi)容。這項(xiàng)工作需要注意的是，要盡可能及時(shí)將近年形成的年度考核表、學(xué)歷材料、職稱材料、干部任前考察檔案審核表、入黨材料、獎(jiǎng)懲材料、工資表、干部任免審批表和事業(yè)單位續(xù)聘合同等材料收集齊全完整，并對之前短缺的檔案材料及時(shí)補(bǔ)充收集，認(rèn)真鑒別后整理歸檔，確保數(shù)字化工作前期檔案材料的完善、準(zhǔn)確，符合數(shù)字化要求，為后續(xù)的數(shù)字化建設(shè)節(jié)省收集材料的時(shí)間。

應(yīng)按照《人事檔案條例》相關(guān)要求制發(fā)檔案材料，干部個(gè)人和檔案收集部門要如實(shí)、規(guī)范填寫材料，材料形成部門做好檔案材料審核把關(guān)工作。材料形成部門應(yīng)在材料形成30天內(nèi)主動向干部檔案管理部門送交，確保檔案材料應(yīng)歸盡歸，按時(shí)歸檔。檔案員要嚴(yán)把材料入口關(guān)，對收集來的材料認(rèn)真進(jìn)行篩查、鑒別，確保檔案材料真實(shí)可信。

3?干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1創(chuàng)新干部人事檔案管理機(jī)制。根據(jù)干部人事檔案管理現(xiàn)狀，建立適應(yīng)組織人事部門實(shí)際工作需要的檔案管理機(jī)制，使這項(xiàng)工作真正走向制度化、數(shù)字化、高效化。結(jié)合干部人事檔案工作的保密性特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度;建立干部數(shù)字檔案的查閱審批制度，在查檔人員查閱相關(guān)人事檔案材料時(shí)，數(shù)字化管理平臺能夠即時(shí)監(jiān)測查檔人員的具體行為，詳細(xì)的閱讀過程日志記錄，可以為數(shù)字檔案的使用提供必要的制度保障，在有效利用干部檔案的同時(shí)，保證信息數(shù)據(jù)的安全[3]。

3.2健全相關(guān)約束體系，促使人事管理工作規(guī)范化發(fā)展。針對目前人事檔案管理的不足，必須完善相應(yīng)的約束機(jī)制，強(qiáng)化人事檔案管理機(jī)制和制度。通過形成專業(yè)化、可參考的管理體系，為了保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性和檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，無論是審計(jì)工作還是檔案的使用，都要有相關(guān)的規(guī)章制度作為支撐。如完善干部檔案館、收集、鑒定檔案、移交核查、保管保管和職責(zé)管理，完善檔案制度，完善“查、借、轉(zhuǎn)、收、遞”等工作流程，確保公文的完整性，推進(jìn)干部檔案進(jìn)、出、管、得、規(guī)范有序，確保有章可循，有章可循。

3.3完善干部人事檔案的整理工作。干部人事檔案的整理，是指按照相應(yīng)的規(guī)章制度，將收集到的文件、單位、個(gè)人識別、分類、整理編目、技術(shù)處理和裝訂，作為一個(gè)系統(tǒng)的、普通的專用檔案，并以此為基礎(chǔ)，不斷補(bǔ)充檔案內(nèi)容的全過程。檔案資料的鑒定包括檔案資料是否辦理完畢，對象是否清楚、完整、完整，文字是否清楚，內(nèi)容是否真實(shí)，填寫標(biāo)準(zhǔn)，程序是否齊全，是嚴(yán)格“過關(guān)”的重要步驟;完成后，分類、整理，步數(shù)作業(yè)時(shí)一定要注意文件號和頁碼的標(biāo)注位置，位置應(yīng)在右上角距右上角一厘米，右下角右一厘米，左下角一厘米，另外還應(yīng)注意紙張的序號水平標(biāo)注要求，如有標(biāo)簽位置不規(guī)范，有可能影響檔案資料的后續(xù)掃描錄入工作;裝訂工作需要注意的是，文件資料應(yīng)左、下對齊，在左裝訂沖頭，做到牢固、整齊、美觀，不掉頁、不掉頁、不壓字、不損壞文件，易讀，如果左邊空白不夠，要裝，不能按字。所有整理工作必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，為干部人事檔案數(shù)字化節(jié)省時(shí)間。

3.4創(chuàng)新人事檔案管理方法。為了加強(qiáng)干部人事檔案管理的效率，必須創(chuàng)新人事檔案管理方法。首先，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，借助大數(shù)據(jù)等信息終端，將從前的人事檔案紙質(zhì)化轉(zhuǎn)化成電子檔案，以光盤、U盤、電腦等電子數(shù)據(jù)載體，不僅便于保存，而且提高了工作效率效率。依托先進(jìn)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，搭建智能化、現(xiàn)代化的管理模式，突出現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)。其次，雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到檔案管理的工作中，但其仍有巨大的發(fā)展?jié)摿?。人事檔案管理要充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)，落實(shí)檔案管理工作的科學(xué)化、智能化、數(shù)字化。檔案管理人員要不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用的專業(yè)知識和技能，借鑒不同領(lǐng)域的寶貴經(jīng)驗(yàn)，效仿管理新模式和新模式工作經(jīng)驗(yàn)豐富，開闊視野，創(chuàng)新思維，促進(jìn)干部人事檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)更高的層次。

結(jié)語：綜上所述，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，檔案能真實(shí)反映個(gè)人學(xué)習(xí)、工作中的具體信息，是單位了解個(gè)人的依據(jù)之一。同樣，干部人事檔案也是組織部門了解干部工作實(shí)績、思想作風(fēng)、獎(jiǎng)懲等情況的重要依據(jù)，對干部的選拔、考察和任用起著至關(guān)重要的作用。因此，在開展這項(xiàng)工作之前，要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地加強(qiáng)前期準(zhǔn)備工作的各環(huán)節(jié)中的細(xì)節(jié)，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展提供重要的基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞雅楠.新形勢下加強(qiáng)人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀及建議[J].經(jīng)營管理者，2016（12）.

[2]高志新.加強(qiáng)機(jī)關(guān)干部人事檔案管理的重要意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）：154.

[3]韓寶豐.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：52.