巧用時(shí)間管理，提升公立醫(yī)院人力資源管理效能

王劉

[摘 要] 文章首先分析了公立醫(yī)院人力資源管理工作的特點(diǎn)，進(jìn)一步列出了公立醫(yī)院人力資源管理工作人員時(shí)間管理現(xiàn)狀；然后圍繞提高人力資源管理效能的目標(biāo)，從分清類型抓重點(diǎn)、有效控制外來(lái)干擾、合理安排工作計(jì)劃等三方面提出了一系列時(shí)間管理技巧。

[關(guān)鍵詞] 公立醫(yī)院 人力資源管理 時(shí)間管理

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

公立醫(yī)院是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中比較特殊的類型，管理目標(biāo)上強(qiáng)調(diào)公益性和非營(yíng)利性。2019年1月，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核工作的意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)〔2019〕4號(hào)）將持續(xù)發(fā)展作為公立醫(yī)院績(jī)效考核指標(biāo)體系之一，持續(xù)發(fā)展指標(biāo)主要通過(guò)人才隊(duì)伍建設(shè)和科教研能力來(lái)體現(xiàn)[1]。因此，加強(qiáng)和完善公立醫(yī)院管理，落實(shí)公益性，調(diào)動(dòng)積極性，尤其是加強(qiáng)公立醫(yī)院人力資源管理工作，提升管理效能，推動(dòng)醫(yī)院健康、穩(wěn)定、可持續(xù)地發(fā)展。

一、公立醫(yī)院人力資源管理工作特點(diǎn)分析

（一）綜合性及繁雜性

醫(yī)院人力資源管理包含大量事務(wù)性工作。比如，工資核定、人員考勤、職稱晉升、人才申報(bào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、人員招聘、辦理入職、離職等，每一項(xiàng)工作都與醫(yī)務(wù)人員個(gè)人利益息息相關(guān)。各種工作性質(zhì)及重點(diǎn)不同，準(zhǔn)確性及時(shí)效性要求高，占據(jù)管理者大量的工作時(shí)間和精力。

（二）規(guī)律性及突發(fā)性

規(guī)律性：公立醫(yī)院人力資源工作在每年固定的時(shí)間段內(nèi)，基本都有相同的工作重點(diǎn)，此為例行工作，工作內(nèi)容集中，有明確的截止時(shí)間。比如，人員考勤、工資變動(dòng)、離職辦理等每月常規(guī)工作，工作流程及方法相對(duì)固定。而像高級(jí)職稱申報(bào)、資格考試報(bào)名、年度考核、年報(bào)等工作任務(wù)量較大，且規(guī)定完成時(shí)間較短，會(huì)造成在每年特定時(shí)間內(nèi)工作強(qiáng)度特別大。突發(fā)性：醫(yī)院人力資源工作還包括大量計(jì)劃外的非例行工作，比如，咨詢電話、上級(jí)臨時(shí)布置的任務(wù)、計(jì)劃外工作變動(dòng)、來(lái)人來(lái)訪、臨時(shí)為其他部門提供協(xié)作等。隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與革新速度越來(lái)越快，大型公立醫(yī)院的工作量及難度與日俱增。

（三）外部干擾多、時(shí)間碎片化

樹(shù)欲靜而風(fēng)不止，這是工作過(guò)程中必須要面對(duì)的現(xiàn)實(shí)，各種各樣的干擾會(huì)讓工作效率大打折扣。及時(shí)通信工具如微信、手機(jī)、郵件、QQ等各種渠道傳遞的信息流，從各個(gè)方向向我們匯聚。這些信息流時(shí)間上同步性很強(qiáng)，往往一個(gè)時(shí)間點(diǎn)同時(shí)流向我們，同一時(shí)間段要處理多項(xiàng)任務(wù)成為常態(tài)。

二、公立醫(yī)院人力資源管理人員時(shí)間管理現(xiàn)狀

時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)對(duì)時(shí)間的分配和利用，在順利完成重要工作的同時(shí)及時(shí)處理突發(fā)事件或緊急變化[2]。時(shí)間管理的重點(diǎn)是對(duì)待時(shí)間的態(tài)度和方式。

（一）任務(wù)繁雜疲于應(yīng)付

人力資源管理部門是公立醫(yī)院整體工作的中心樞紐，每日要處理的工作類型各異、重點(diǎn)不同，獨(dú)立性較強(qiáng)，其中很大比例是事務(wù)性工作且時(shí)間期限明確。管理人員處理工作時(shí)，很容易壓力過(guò)大，導(dǎo)致身心俱疲，造成辦事沒(méi)有頭緒，工作效率低下。

（二）突發(fā)工作分散精力

處理工作過(guò)程中，常規(guī)的工作總是被突發(fā)性工作打斷，從而分散工作人員的注意力，以致疲于應(yīng)付突發(fā)工作，而缺乏精力和時(shí)間處理更重要的任務(wù)，計(jì)劃內(nèi)工作常常只能靠加班完成。長(zhǎng)此以往，工作完成質(zhì)量、個(gè)人業(yè)務(wù)能力和工作積極性都會(huì)受損。

（三）通信工具使用的尷尬

在實(shí)際工作中，上級(jí)布置任務(wù)、部門及同事間工作溝通等通常都是通過(guò)QQ、微信、OA系統(tǒng)等即時(shí)通信工具實(shí)現(xiàn)。此類工作已成為醫(yī)院人力資源日常工作的重要內(nèi)容。反之，工作中如果因通信工具而不斷被干擾，反復(fù)出現(xiàn)工作—中斷—再工作的狀態(tài)，會(huì)導(dǎo)致工作人員心理疲勞，焦慮增加，大大降低工作效率。

三、掌握時(shí)間管理技巧，提高人力資源管理效能

（一）分清類型，抓住重點(diǎn)，高效有序開(kāi)展工作

1.分清工作類型

如果是常規(guī)的事務(wù)性工作，那只需簡(jiǎn)單分析一下，結(jié)合最新信息按既定程序完成即可。如果工作內(nèi)容是關(guān)于開(kāi)展新項(xiàng)目或解決難題的，則必須圍繞項(xiàng)目背景及可行性，問(wèn)題存在原因及措施等制定最有效的方案。在開(kāi)始每項(xiàng)具體工作前，進(jìn)行全面、系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作必不可少。確定工作目標(biāo)、步驟、方法，廣泛收集相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)好本部門及相關(guān)的部門人員。前期準(zhǔn)備充分，往往能避免返工，保證后期順利推進(jìn)。

2.善用信息系統(tǒng)

公立醫(yī)院人力資源管理工作要有突破，必須讓管理者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，這樣才有更多的時(shí)間去思考并解決更高層次的問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)來(lái)處理事務(wù)，例如，可將一些流程審批、人員考勤、項(xiàng)目申報(bào)等常規(guī)性工作放到線上，可以省掉很多事務(wù)性的工作量。因?yàn)閯?chuàng)新性、項(xiàng)目性、問(wèn)題性等難度較大工作更接近組織目標(biāo)，是管理者更應(yīng)該花精力去開(kāi)展的。

（二）有效控制外來(lái)干擾對(duì)工作的影響

1.減少信息來(lái)源

各種及時(shí)通信工具時(shí)間同步性強(qiáng)，可以試著在特定時(shí)間內(nèi)關(guān)閉一些信息流，減少同時(shí)間需要處理多任務(wù)，或者任務(wù)被打斷。弗朗西斯科·西里洛曾提出番茄工作法[3]：一個(gè)待完成的任務(wù)即一個(gè)番茄，假設(shè)一個(gè)番茄鐘為25分鐘，在這段時(shí)間內(nèi)專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事。實(shí)際工作中這個(gè)方法很難嚴(yán)格執(zhí)行，但借此思路，可以減少同步性信息。比如，不要一收到郵件、微信等就立馬查看回復(fù)。如果手頭正處理一項(xiàng)工作，完全可以先關(guān)閉掉一些信息來(lái)源，工作完成或者間歇的時(shí)候再去查看。

2.拒絕拖延，用好碎片時(shí)間

克服惰性，接受任務(wù)后第一時(shí)間處理完畢，拖拉會(huì)導(dǎo)致未完成工作越積越多；盡早、主動(dòng)與工作相關(guān)部門與人員溝通，給協(xié)調(diào)方留足時(shí)間，爭(zhēng)取最優(yōu)配合；常規(guī)工作有流程，突發(fā)工有預(yù)案。避免因還原同類工作而浪費(fèi)時(shí)間。文檔及時(shí)分類歸檔，減少臨時(shí)需要而尋找的時(shí)間；內(nèi)容相似的工作歸類合并，不同類型的工作交替進(jìn)行。比如，長(zhǎng)時(shí)間伏案工作后，可以穿插整理文檔等輕松的工作，既利用了碎片化時(shí)間，又提高了工作效率。

（三）合理安排工作計(jì)劃

1.識(shí)別關(guān)鍵任務(wù)及輕重緩急

當(dāng)手頭同時(shí)有多項(xiàng)任務(wù)時(shí)，重點(diǎn)就是重要性及緊迫性識(shí)別。管理學(xué)家科維提出了時(shí)間管理的“四象限法則[4]，把工作按照重要、緊急兩個(gè)不同程度進(jìn)行劃分，可以分為四個(gè)“象限”：緊急—重要、重要—不緊急、緊急—不重要、不緊急—不重要。識(shí)別緊急程度最重要的一點(diǎn)是明確任務(wù)的目標(biāo)，要站在高層的角度思考。比如，領(lǐng)導(dǎo)給了你這項(xiàng)任務(wù)目的是什么，甚至更高一層思考，這項(xiàng)工作會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)什么效益？在什么時(shí)間段完成會(huì)對(duì)整個(gè)醫(yī)院最有益？經(jīng)過(guò)思考來(lái)辨別緊急程度。

2.制訂周全詳細(xì)的工作計(jì)劃

將本科室每年必須完成的與最可能開(kāi)展的工作一一列出，按照從年到日的周期逐步細(xì)化、合理安排，保證自己隨時(shí)清楚當(dāng)前最主要的任務(wù)。每年的一部分工作都會(huì)呈現(xiàn)規(guī)律性、周期性變化，通過(guò)詳細(xì)流程來(lái)規(guī)范工作，可以節(jié)省大量時(shí)間。在梳理全年工作時(shí)，對(duì)每年開(kāi)展時(shí)間確定、完成期限短且工作量大的工作，可提前著手一些前期工作，避免集中突擊。人力資源部門突發(fā)性工作較多，計(jì)劃中要預(yù)留彈性時(shí)間，突發(fā)性工作分類并有應(yīng)對(duì)預(yù)案。

四、結(jié)語(yǔ)

時(shí)間管理的本質(zhì)在于把盡量多的時(shí)間用在正確的事情上，用在最值得做、最應(yīng)該做的事情上。優(yōu)秀的醫(yī)院人力資源管理者，心中應(yīng)該不只有事務(wù)性工作這一座山，更應(yīng)該將醫(yī)院愿景與目標(biāo)結(jié)合到工作中，運(yùn)用PDCA持續(xù)改進(jìn)工作流程及方法，不斷思考，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而形成一條綿延不斷的山脈。設(shè)立目標(biāo)，付諸行動(dòng)，不斷攀登，從而達(dá)到組織目標(biāo)和自我實(shí)現(xiàn)的雙贏。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)務(wù)院辦公廳.國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核工作的意見(jiàn)國(guó)辦發(fā)〔2019〕4號(hào)[R/OL].（2019-01-06）[2020-04-06].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2019-01/30/content_5362266.htm.

[2]吉姆·蘭德?tīng)?時(shí)間管理：充分利用你的24小時(shí)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2012.

[3]Staffan Noteberg.番茄工作法圖解[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[4]史蒂芬·柯維，等.要事第一[M].北京：中國(guó)青年出版社，2013.