食堂食材招標采購管理

崔勝輝

[摘 要] 優(yōu)質(zhì)的食材是確保食堂飯菜質(zhì)量的基礎(chǔ)，確保成本可控的決定性因素。規(guī)模大、采購量大的食堂，特別是使用財政性或國有資金的食堂，可通過招標，選擇供應(yīng)商，保證食材采購過程的公開、透明，將食材的質(zhì)量和成本控制在最優(yōu)范圍內(nèi)。文章通過介紹食堂食材招標方案，分析其資格條件、報價方式及管理措施，希望能對其他食堂食材招標提供些許參考和幫助。

[關(guān)鍵詞] 食堂 食材 招標采購

中圖分類號：F426.22 文獻標志碼：A

為提高員工的就餐環(huán)境和福利待遇，很多單位都設(shè)有食堂，為員工提供干凈舒適的就餐環(huán)境和可口的飯菜。而食堂每天使用的食材是確保飯菜質(zhì)量和可口度的源頭和基礎(chǔ)，其采購成本在食堂整體運營成本中占比較大，食材的準確、及時供應(yīng)是食堂正常運營的關(guān)鍵。所以，食材采購工作在食堂管理中的地位就十分重要。而通過招標方式進行食材采購，可確保采購過程的公開、透明，實現(xiàn)選擇最優(yōu)供應(yīng)商的目的，便于后期管理，特別是政府機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)的大型食堂更宜采用招標方式進行食材采購。如何根據(jù)自身需求特點及當?shù)毓?yīng)市場情況，制訂合適的招標方案，是高質(zhì)量完成招標采購的關(guān)鍵。

一、食材采購的要求和特點

（一）質(zhì)量要求

1.禁止采購有毒、有害、腐爛變質(zhì)、酸敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物或者其他感官性狀異常的食品。

2.禁止采購無檢驗合格證的畜禽類食品。

3.禁止采購超過食品保質(zhì)期及其他不符合食品標簽規(guī)定的定型包裝食品、“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)廠名、廠址、生產(chǎn)日期和保質(zhì)日期的產(chǎn)品）。

4.不采購無有效衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)者供應(yīng)的食品。采購時必須索取供應(yīng)商“三證”復(fù)印件（衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照、全國工業(yè)食品產(chǎn)品生產(chǎn)許可證）及食品檢驗檢疫合格報告。

5.采購進口食品的，應(yīng)索取口岸食品衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)出具的檢驗合格證和中英文對照標識。

（二）采購與供應(yīng)的特點

1.采購品種繁多

食堂食材通常包括兩部分，即干貨和鮮貨。干貨是指那些可入庫儲存的食品，如大米、面粉、香菇、木耳、冰凍儲存的肉類、水產(chǎn)及烹調(diào)油和各類調(diào)味品等；鮮貨是指不入庫存的食品，通常有新鮮蔬菜、瓜果、鮮肉、禽蛋、鮮活水產(chǎn)等。

2.保質(zhì)期短，采購批量小

食品原材料無論是鮮貨還是干貨，都有一定的保質(zhì)期，無法保存很長時間。如果超過期限，就會變質(zhì)，形成損耗，使經(jīng)營成本上升。因此，每一次采購的批量要受到限制，不能大量采購，就算目前市場上原材料價格再便宜，也只能忍痛割愛，不能造成浪費。

3.采購批量小，采購次數(shù)頻繁

由于保持期短，決定了采購次數(shù)頻繁。因此，“小批量，勤采購”就形成了食堂原材料采購的顯著特點。如茄子、絲瓜、空心菜等蔬菜存放超過兩天，菜質(zhì)就會變老，口感差，菜中水分揮發(fā)，體積縮?。欢垢?、鮮肉放進冰箱存放，其口味就會大大下降。

二、食材招標采購的意義及存在的困難

多數(shù)人會認為招標是工程建設(shè)項目，特別是大中型建設(shè)項目施工、物資和服務(wù)采購時采取的管理手段，而食材采購就是我們?nèi)粘Ｉ钪械馁I菜，對于這種家庭主婦每天都完成很好的工作，沒必要通過一套煩瑣的招標流程來進行，而菜市場中那些菜販、肉販不會、也無實力參與到招標中，通過招標方式采購食材顯得既多此一舉，又浪費時間。

其實不然，企業(yè)采購與個人購買有本質(zhì)差異，招標通過“公開、公平、公正、誠實信用”的特點，使產(chǎn)品、服務(wù)、價格各方面綜合能力最優(yōu)的供應(yīng)商成為中標人，更好地實現(xiàn)采購優(yōu)質(zhì)食材目的。

（一）招標的優(yōu)點

1.公開

招標人通過設(shè)定資格條件、技術(shù)服務(wù)需求、合同條款等內(nèi)容為所有潛在投標人設(shè)定了入圍的門檻，且招標公告面向社會公開發(fā)布，投標人可對不合理的內(nèi)容提出異議，通過以上環(huán)節(jié)，避免了個人局限、主觀判斷及暗箱操作，來確保后期的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。

2.公平

招標使所有對該項目感興趣又符合投標條件的潛在投標人都可以公平地參與競爭，通過產(chǎn)品、價格及服務(wù)優(yōu)勢爭取中標的權(quán)力與機會，各投標人的自由、公平競爭，使招標人獲得公平的價格。

3.公正

招標全過程的公開，且為投標人設(shè)置了異議投訴的環(huán)節(jié)，并采取抽取專家、封閉評標等方式，確保了整個招標過程的公正性。

（二）招標的缺點

1.產(chǎn)生費用

招標方案制定、發(fā)布公告、制作招標文件及租賃和布置開標場所等工作，均需花費大量財力與人力。

2.專業(yè)煩瑣

招標過程受《招標投標法》等法律法規(guī)約束，只有專業(yè)的招標代理人員才能高質(zhì)量完成整個流程，且從招標文件編寫到最終簽訂合同，每個階段都必須按規(guī)定進行充分準備，且要嚴格遵循有關(guān)規(guī)定，不允許發(fā)生差錯。

3.周期較長

無論是公開招標，還是邀請招標，整個招標從編寫招標文件、發(fā)布公告到公示無異議，發(fā)布中標通知書，時間至少需1個月，如出現(xiàn)重招、投訴異議等情況持續(xù)時間將更長。

雖然招標有以上幾項缺點，增加了前期的準備時間和采購周期，但是在社會經(jīng)濟中確定的、公平的制度可以避免不符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)重復(fù)采購，從而提升整體的采購效率。建議對年食材采購量超100萬元的或同單位下屬幾個食堂合計年食材采購量超100萬元的，選擇招標采購。

（三）食材招標管理中存在的困難

1.劃分目標供應(yīng)商的范圍

生活中采購食材人們多是去菜市場，那里有新鮮、便宜的食材，但這些商販的資格條件一般不能滿足招標要求。所以，怎樣結(jié)合當?shù)毓?yīng)商市場情況，設(shè)置合理的資格條件，既滿足招標人要求，又能確保食材的穩(wěn)定、及時、保質(zhì)供應(yīng)存在一定的困難。

2.設(shè)定基準價

食材特別是鮮貨的價格，每天都在調(diào)整，所以食材招標適用浮動價。浮動報價時需選擇一個公開、公允，且易查詢的參照價格體系進行參照，如鋼材招標中的“我的鋼鐵網(wǎng)”。目前，市面上還沒有類似“我的鋼鐵網(wǎng)”的食材方面的網(wǎng)站，或只是部分地區(qū)部分食材價格具有參照性。

3.執(zhí)行管理

招標只是確定采購的供應(yīng)商，合同執(zhí)行及怎樣管理供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)及時性、審核結(jié)算價格也十分重要。所以，要在招標時就要在招標文件中列明相關(guān)的要求及管理措施，便于投標人充分考慮自身能力與需求的匹配度以及將需求和管理成本計入其報價中，以免后期雙方產(chǎn)生不必要的糾紛。

三、食材招標的實踐經(jīng)驗

（一）設(shè)定合適的資格條件

資格條件是指投標人參與具體項目投標所需具備的條件，分為法定資格和約定資格兩種情況，投標人資格條件設(shè)定是招標活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。投標人資格條件設(shè)定不當，輕則導(dǎo)致無法選擇到適當?shù)闹袠巳耍o項目的實施造成困難；重則可能引起投訴，導(dǎo)致中標結(jié)果及所簽訂的合同無效，招標人甚至可能因此受到行政處罰。資格條件一般由企業(yè)性質(zhì)、注冊資本、資質(zhì)、財務(wù)和業(yè)績要求、信譽要求等幾部分，根據(jù)食材供應(yīng)商的特點，基本的資格條件設(shè)置有以下幾項，不同項目可進行相應(yīng)的增加及對條件進行調(diào)高。

投標人資格條件：在中華人民共和國境內(nèi)依法注冊，具有法人資格的經(jīng)銷商；注冊資金不少于XXX萬元；須具有由地方食品藥品監(jiān)督管理局頒發(fā)的《食品經(jīng)營許可證》；須具有獨立的食材配送和儲存能力，具有XX臺配送車輛（其中冷藏車輛XX臺），具有食材存儲庫XX平方米（其中冷藏庫XX平方米）；投標單位需要在本地區(qū)有固定經(jīng)營場所，提供固定經(jīng)營場所的房產(chǎn)證明或房屋租賃證明等文件；須具有食品安全自查、從業(yè)人員健康管理、進貨查驗記錄、食品安全事故處置等保證食品安全的規(guī)章制度。

（二）報價方式

1.基準價+調(diào)整價

選擇一個價格參照網(wǎng)站，該網(wǎng)站要品種齊全、價格準確、實時更新、可查詢，如北京地區(qū)可選擇北京新發(fā)地蔬菜價格網(wǎng)。

設(shè)定報價方式：投標到站單價=基準網(wǎng)價+X（調(diào)整價）。

基準網(wǎng)價：招標食材所有品種規(guī)格的基準網(wǎng)價均填寫在基準價格表內(nèi)，此網(wǎng)價僅用于本次招標開評標時核算總價，不作為日后結(jié)算依據(jù)，不按此規(guī)定報價的投標文件將作廢標處理。

X：指投標人根據(jù)網(wǎng)價，核定除網(wǎng)價外的運雜費+投標人利潤（讓利）等其他費用的綜合單價，X可以為正值、可以為0、也可以為負值。投標人報出的X值將作為日后結(jié)算依據(jù)。在合同執(zhí)行期間保持不變。

結(jié)算方式。在一個供應(yīng)期或結(jié)算期內(nèi)，以參照網(wǎng)站公布的當?shù)禺斎帐状尉W(wǎng)上報價為供貨物資相同規(guī)格對應(yīng)的網(wǎng)價加X為結(jié)算價。

2.基準價*浮動率

基準價的選擇。選擇一個價格參照網(wǎng)站，該網(wǎng)站要品種齊全、價格準確、實時更新、可查詢，如北京地區(qū)可選擇北京新發(fā)地蔬菜價格網(wǎng)。

設(shè)定報價方式：投標到站單價=基準網(wǎng)價*浮動率（單位為%）。

基準網(wǎng)價：招標食材所有品種規(guī)格的基準網(wǎng)價均填寫在基準價格表內(nèi)，此網(wǎng)價僅用于本次招標開評標時核算總價，不作為日后結(jié)算依據(jù)，不按此規(guī)定報價的投標文件將作廢標處理。

浮動率：投標人按照基準價網(wǎng)站的基準價格表注明包件的整體浮動百分比，可以是上浮率、可以是1，也可以是下浮率。投標人報出的浮動率將作為日后結(jié)算依據(jù)。在合同執(zhí)行期間保持不變。

結(jié)算方式。在一個供應(yīng)期或結(jié)算期內(nèi)，以參照網(wǎng)站公布的當?shù)禺斎帐状尉W(wǎng)上報價為供貨物資相同規(guī)格對應(yīng)的網(wǎng)價乘以浮動率為結(jié)算價。

3.自銷價*下浮率

如招標的食堂當?shù)貨]有可以參照的食材網(wǎng)站，可將潛在投標人設(shè)定為當?shù)氐拇笾行统?，以超市的食材銷售價為基準價。如投標人有多個經(jīng)營超市，且各超市價格不一致，由其指定一個當?shù)刈约医?jīng)營超市作為報價和結(jié)算的參考標準，并在投標文件中注明。

設(shè)定報價方式：投標到站單價=基準價*浮動率（單位為%）。

基準價：是投標人在自己經(jīng)營場所選定基準日當天投標物資銷售價（基準日可選開標日前某天，也可選擇幾個基準日）。

浮動率：投標人對整包件浮動百分比，一般只接受下浮率報價。投標人報出的浮動率將作為日后結(jié)算依據(jù)。在合同執(zhí)行期間保持不變。

結(jié)算方式。在一個供應(yīng)期或結(jié)算期內(nèi)，以中標人自身經(jīng)營場所的當日銷售價為供貨物資價格乘以下浮率為結(jié)算價。

（三）價格核查管理

通過以上報價和結(jié)算方式，可知結(jié)算價格的核查管理十分重要，根據(jù)基準價不同，選用不用的價格核查管理方式。

1.以網(wǎng)價為基準價的

如可以選擇合適的網(wǎng)站價格作為結(jié)算的基準價的，招標人在結(jié)算時根據(jù)物資配送清單及網(wǎng)站當日相應(yīng)物資的價格來計算結(jié)算價格。

2.以中標人自身經(jīng)營售價為基準價的

招標人需定期或不定期派抽查人員自行赴中標人經(jīng)營場所記錄全部或部分供應(yīng)食材的當日價格，并拍照留證；結(jié)算時，中標人將結(jié)算周期內(nèi)自家食材銷售價格清單報給招標人；招標人將抽查人員獲得的抽查價格與報送的價格進行比對；

比對無誤后，根據(jù)物資配送清單及基準價計算結(jié)算價格。

招標人還需定期或不定期自行赴當?shù)仄渌泻藢?yīng)食材的價格，如發(fā)現(xiàn)中標人經(jīng)營食材銷售價格明顯高于其他超市銷售價格時，如銷售價格高出10%，即可以啟動價格核查程序。檢查中標人價格過高的原因，并根據(jù)原因，評估中標人的供貨能力，決定是否讓中標人調(diào)整價格或停止供貨。

（四）產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)需求

1.質(zhì)量標準和服務(wù)標準

質(zhì)量標準：《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國食品安全法實施條例》《中華人民共和國食品衛(wèi)生法》《餐飲業(yè)食品衛(wèi)生管理辦法》《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》《食品添加劑使用衛(wèi)生標準》。

服務(wù)標準：服務(wù)商應(yīng)具有一定規(guī)模的服務(wù)網(wǎng)點（需提供服務(wù)網(wǎng)點房屋房產(chǎn)證或房屋租賃合同、經(jīng)營許可證等），以滿足食材供應(yīng)的及時性。如遇特殊情況，服務(wù)商在接到甲方通知后，保證配送的各類食品必須在60分鐘之內(nèi)將食品貨物送達現(xiàn)場。

2.管理標準

供應(yīng)單位應(yīng)指定專（兼）職人員負責(zé)食品索證及臺賬記錄等工作；供應(yīng)商應(yīng)具備正規(guī)的采購渠道或?qū)ｉT的種植基地，保證食材來源透明、安全、綠色、新鮮；非應(yīng)季食材要到證照齊全的生產(chǎn)經(jīng)營單位或市場采購，并現(xiàn)場查驗產(chǎn)品的衛(wèi)生狀況和包裝、標識，購買符合國家相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定的產(chǎn)品；不得提供不符合食品衛(wèi)生標準、無衛(wèi)生許可證的食品、蔬菜及原材料；所有采購食品、蔬菜、原料等均須讓供方完整填制采購回執(zhí)單據(jù)；所有食材必須經(jīng)過食品安全檢測，具備檢測合格證；必須按有關(guān)規(guī)定進行索證（食品生產(chǎn)經(jīng)營衛(wèi)生許可證、化驗證、合格證），保證食品質(zhì)量；投標單位要有食品貯存應(yīng)有相對獨立的存放間，并有防鼠、防蠅、防塵等設(shè)施，做到通光、通風(fēng)。食品存放必須置于貨架上，做到分類、分架、隔墻、離地存放；投標單位應(yīng)具備冷藏特殊保存食品有關(guān)設(shè)備，必須做到生食品、半成品和熟食品分柜存放。

四、結(jié)語

綜上所述，因食堂食材供應(yīng)具備的特點及供應(yīng)商情況，在制定招標方案和編寫招標文件時，一定要結(jié)合食堂所在地情況，制定合適的資格條件、報價方式及技術(shù)服務(wù)需求，提高招標的質(zhì)量，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，為食堂提供新鮮、高品質(zhì)、及時的食材供應(yīng)，在可控的預(yù)算下，確保員工享受到可口、美味、健康安全的美食。