論信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響

張夏

摘 要：科技的快速發(fā)展讓信息化步入到社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)角落，當(dāng)然信息技術(shù)和檔案工作的融合深度也在逐步增加。傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展要求，更不能夠跟上時(shí)代步伐，從而影響企業(yè)核心競爭力的提高。信息技術(shù)在國企檔案工作當(dāng)中的應(yīng)用則迎合了當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢，響應(yīng)了企業(yè)信息化建設(shè)的要求。國有企業(yè)要在新時(shí)代改革背景之下提高核心競爭力，就要關(guān)注信息技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案工作的積極影響，提高檔案工作效率，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中的漏洞。本文將著重就信息技術(shù)對(duì)國企檔案工作的影響以及如何在國企檔案工作當(dāng)中用好信息技術(shù)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);國企;檔案工作;影響

在市場競爭以及人才競爭日益激烈的情況下，企業(yè)對(duì)檔案資源管理的重視程度越來越高，也開始積極探究科學(xué)有效的一個(gè)檔案管理方法，促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，滿足企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)要求。伴隨著國有企業(yè)管理模式變革的深化，檔案作為企業(yè)的重要資源也需要得到重視。傳統(tǒng)檔案管理模式把更多的關(guān)注點(diǎn)放在員工檔案保存、管理等基礎(chǔ)事務(wù)上，不能夠?qū)n案資源進(jìn)行開發(fā)與利用，也難以滿足新時(shí)代對(duì)企業(yè)管理的創(chuàng)新要求。對(duì)此，國有企業(yè)要積極引入信息技術(shù)，明確信息技術(shù)對(duì)國有企業(yè)檔案工作的積極影響，同時(shí)提出一系列優(yōu)化措施，保證檔案管理信息化和現(xiàn)代化的落實(shí)。

1 信息技術(shù)對(duì)國企檔案工作的積極影響

伴隨國企現(xiàn)代化改革的推進(jìn)，實(shí)施企業(yè)所運(yùn)用的一系列管理模式也需要進(jìn)行創(chuàng)新，而檔案作為國企的重要資源，必須在檔案管理當(dāng)中加大創(chuàng)新力度，尤其是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，充分適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。，信息技術(shù)對(duì)國企檔案管理改革發(fā)展來說有著重要作用，而信息技術(shù)在如今國企的管理工作當(dāng)中也有著超高地位。正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)國企檔案工作的影響，有助于為信息技術(shù)手段在檔案管理當(dāng)中的優(yōu)化運(yùn)用打好基礎(chǔ)，為企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展提供持續(xù)動(dòng)力。第一，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠拓展國企檔案資源開發(fā)范圍。傳統(tǒng)的國企檔案管理受信息傳送技術(shù)限制非常明顯，使得企業(yè)檔案開發(fā)對(duì)象比較片面，所針對(duì)的是企業(yè)已有資源或小范圍的檔案資源，不能夠滿足企業(yè)長足建設(shè)的要求。不過假如在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)手段，發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的作用，則能夠幫助企業(yè)突破時(shí)空限制，為檔案開發(fā)范圍拓展一個(gè)更加開放性的空間，也能夠給一些檔案管理的完善化發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第二，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)國企檔案管理系統(tǒng)化發(fā)展。信息技術(shù)的運(yùn)用不僅能夠讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的容量得到拓展，還可以增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性與可靠性，尤其是能夠讓國企的檔案管理朝著系統(tǒng)化方向發(fā)展。對(duì)于信息技術(shù)構(gòu)建起來的信息化管理系統(tǒng)，能夠涵蓋所有的檔案管理內(nèi)容，已全部信息，覆蓋現(xiàn)代檔案管理的全部范疇，當(dāng)然還能夠和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等等進(jìn)行集成，獲得更加統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息。第三，信息技術(shù)應(yīng)用可以推動(dòng)國企管理精細(xì)化建設(shè)。讓信息技術(shù)成為國企檔案管理的有機(jī)組成部分，可以滿足國企的精細(xì)化管理要求，增加精細(xì)化管理的嚴(yán)格度，讓精細(xì)化管理理念貫穿國企檔案工作的全過程。將不同類別的檔案資源用電子數(shù)據(jù)形式保存，能夠滿足查詢和利用的要求，讓國企的檔案資源管理從過去的服務(wù)性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦膽?zhàn)略性質(zhì)，促進(jìn)國企的戰(zhàn)略性運(yùn)營與長效發(fā)展。

2 應(yīng)用信息技術(shù)優(yōu)化國企檔案管理工作的策略

2.1 更新檔案管理理念

從宏觀角度進(jìn)行分析，當(dāng)前的國企檔案存在的潛在性價(jià)值并未得到檔案管理者的高度關(guān)注，不注意對(duì)檔案資源進(jìn)行合理化開發(fā)與利用，為信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理帶來了較大的難度。從微觀角度進(jìn)行分析，因?yàn)閲髾n案工作價(jià)值存在隱蔽性以及滯后性的特征，很容易被企業(yè)管理與決策者忽略，甚至是認(rèn)為國企檔案工作關(guān)乎甚微，不會(huì)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范和合理的利用。在這樣的背景下，要保證信息技術(shù)優(yōu)勢作用的發(fā)揮，打造更加完善的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，首先就需要從觀念創(chuàng)新著手，積極挖掘國企檔案資源的經(jīng)濟(jì)文化與社會(huì)價(jià)值，轉(zhuǎn)變信息化時(shí)代檔案工作被動(dòng)盲從的不利局面，為也國有企業(yè)決策以及現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要改革思想觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，做好榜樣和領(lǐng)導(dǎo)工作，同時(shí)還需要加大宣傳力度，使得國企全員都能夠?yàn)樾畔⒓夹g(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合作出應(yīng)有貢獻(xiàn)，推動(dòng)企業(yè)信息化時(shí)代的發(fā)展與變革，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2.2 加大技術(shù)創(chuàng)新力度

在如今的信息化時(shí)代，檔案資料顯現(xiàn)出數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)意義有待挖掘和利用的明顯特征。當(dāng)前國有企業(yè)需要做的就是把海量數(shù)據(jù)變成助推國有企業(yè)以及全人類社會(huì)發(fā)展的智慧能量。為保證國企檔案的科學(xué)化管理，有效挖掘檔案資料的意義和價(jià)值，滿足檔案利用的實(shí)際需要，就要把信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用的諸多成果融合應(yīng)用到國企的檔案工作當(dāng)中，持續(xù)助推技術(shù)創(chuàng)新。一方面要注意對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行創(chuàng)新。國企檔案工作需要始終秉持創(chuàng)新發(fā)展開放共享的觀念，促進(jìn)檔案信息的橫向以及縱向溝通最大化，順應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，創(chuàng)新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)信息的安全。在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新當(dāng)中，涉及信息加密技術(shù)、數(shù)字化規(guī)范技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等等，這些都和國企檔案工作密切相關(guān)。另一方面要著力打造完善化的信息化檔案管理系統(tǒng)，使其最大化滿足國企檔案業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，并通過補(bǔ)充和完善系統(tǒng)功能，促進(jìn)檔案資料的科學(xué)利用，體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值，讓國企檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

2.3 革新檔案服務(wù)模式

在針對(duì)全國檔案事業(yè)發(fā)展的系列規(guī)劃當(dāng)中明確指出，檔案工作必須貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”觀念。國有企業(yè)的檔案工作同樣也需要將這一理念作為指導(dǎo)性思想，現(xiàn)在檔案工作的處理當(dāng)中提高針對(duì)性和方向性。在這樣的要求之下，國企檔案管理者需要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從過去以保管為主的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃駨?qiáng)調(diào)開放共享的檔案服務(wù)模式。在具體的工作當(dāng)中，除了要做好非電子檔案信息的管理之外，還需要最大化提升檔案管理數(shù)字化水平，提高電子檔案證據(jù)地位與安全保障能力，助推信息技術(shù)和檔案管理的深度結(jié)合。除此以外，還要對(duì)企業(yè)的檔案文化進(jìn)行宣傳推廣，擴(kuò)大企業(yè)檔案工作影響力，保證國企檔案工作，服務(wù)國企長足建設(shè)。

2.4 重視檔案人才培養(yǎng)

國企檔案工作的改革發(fā)展以及信息技術(shù)手段的應(yīng)用離不開高素質(zhì)人才的支持，如果本身的人才素質(zhì)不高，沒有掌握信息技術(shù)，也無法對(duì)其進(jìn)行合理化應(yīng)用的話，將會(huì)給國企現(xiàn)代化改革帶來阻礙。所以國企在推進(jìn)人才建設(shè)的過程中，要高度關(guān)注企業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，打造億只與國企檔案現(xiàn)代化管理要求相符的工作隊(duì)伍。一方面國企要引進(jìn)擁有先進(jìn)工作理念和豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者，使其能夠進(jìn)一步充實(shí)我補(bǔ)充原有的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)他們彼此交流和協(xié)同進(jìn)步。另一方面國企要追當(dāng)前的檔案管理人員，進(jìn)行專門培訓(xùn)，將繼續(xù)教育和職業(yè)發(fā)展結(jié)合起來，完善人才激勵(lì)機(jī)制，迅速提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，為信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供人力資源保障。

科技的突飛猛進(jìn)讓我們迎來了信息化時(shí)代，將信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域與各個(gè)層面已經(jīng)成為必然趨勢。信息技術(shù)當(dāng)前已經(jīng)逐步深入到了社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，當(dāng)然這其中也包含檔案管理。將信息技術(shù)應(yīng)用到國企檔案工作當(dāng)中，能夠給檔案信息的處理和查閱帶來極大的便利，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。為了更好地發(fā)揮信息技術(shù)在國有企業(yè)發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的積極作用，國企要做好信息技術(shù)應(yīng)用價(jià)值的分析，明確信息技術(shù)在國企檔案管理當(dāng)中的地位，并為信息技術(shù)的應(yīng)用提供一系列的保障條件，確保檔案事業(yè)的長效發(fā)展。

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