檔案管理社會化模式淺談

摘 要：隨著社會的發(fā)展，在新的體制下，原來的人事檔案制度所體現(xiàn)的個人對國家機關(guān)、企事業(yè)單位的關(guān)系也要隨之改變，人才資源的社會化和資源配置的市場化，要求人事檔案的社會化，人事檔案社會化的本質(zhì)是人事檔案要面向社會公開，每個合法的公民和單位都有平等地享有人事檔案所提供的各種服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;社會化管理;研究

實現(xiàn)人事檔案社會化是對傳統(tǒng)檔案工作和政治法律制度的改革。在法律法規(guī)保護的背景下，人事檔案管理必須打破傳統(tǒng)模式，實行人事檔案的公開透明管理，方便公民利用檔案，加強對人事檔案工作的監(jiān)管，使人事檔案工作更好地為社會服務(wù)。

1 人事檔案發(fā)展趨勢

任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的認(rèn)識理念在前頭。隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度改革和人事制度改革的全面深化，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關(guān)管理干部人事檔案的模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求，加之由社會性較強的人才交流服務(wù)機構(gòu)扮演管理者的角色，所以人事檔案社會化管理勢在必行。

1）人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)事宜，都要提供檔案。在這些材料中，大部分內(nèi)容都是自己填寫，其中一部分是組織根據(jù)本人的情況作出評價或者記錄，所以，檔案中大多數(shù)內(nèi)容都是本人自己填寫，只有部分材料本人沒有參與，例如：轉(zhuǎn)正定級、考核結(jié)論和政審意見等材料。所以，在人事檔案材料中，保密的占比非常的小，大部分的內(nèi)容本人都是本人記錄自己的生平事跡，且保存形式也是非永久的，因此，公開內(nèi)容讓檔案發(fā)揮真正的作用。

2）西方國家對本人人事檔案知情權(quán)的維護非常重視，他們對于人事檔案的管理真正做到保密且應(yīng)用。例如：在美國，首先，人事檔案使用信息化管理之后，本人對于自己的檔案內(nèi)容隨時查閱，每個員工都可以通過網(wǎng)絡(luò)對自己的工作履歷和薪級情況隨時核對。所以我國在我國，很長一段時間內(nèi)，現(xiàn)行的檔案管理制度還會。檔案中會涉及很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家強制推行的福利政策。隨著社會發(fā)展保險體制的健全，檔案的一些功能會相應(yīng)淡化，同時一些新的功能也將會被更多人加以認(rèn)識。人事檔案內(nèi)容向個人開放，每個員工都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案內(nèi)容，如工作履歷、提薪情況等。每個雇員的工作任務(wù)，由其上司分配確定，每半年對其工作進行評估，年底作出鑒定，上司對雇員的鑒定要與本人見面，如雇員對本人的鑒定不滿，可向更上一級領(lǐng)導(dǎo)反映，以取得公正的評語。

2 人事檔案管理社會化管理模式

2.1 人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性

由于人才的吸納與流動，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)。

2.2 人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用，往往由單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單，而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多。

2.3 利用者對人事檔案需求的多樣性

社會的發(fā)展離不開人才，無論是招聘、選拔還是考核、任免以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)等等，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

2.4 人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性

改革陳舊落后的管理方式與管理手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的社會化。市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

3 人事檔案社會化管理特征

人事檔案社會化管理模式與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段，這兩種管理模式各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理存在著制約性，對人才的流動具有極大的制約作用，人事檔案社會化管理模式主要適用于流動人員人事檔案管理，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。

3.1 統(tǒng)一管理

人事檔案社會化管理是市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，傳統(tǒng)干部檔案工作由組織人事部門領(lǐng)導(dǎo)，且干部概念涵蓋很廣，凡大專以上畢業(yè)生統(tǒng)稱干部，其檔案由組織人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理，但新的用人制度打破了傳統(tǒng)干部工人的身份界限，使二者的概念漸趨模糊，所以傳統(tǒng)的，由各級組織人事和勞動部門分別分頭領(lǐng)導(dǎo)干部、工人檔案工作的情況，已不能適應(yīng)迅速轉(zhuǎn)化的人員角色的需要。

3.2 社會化管理

流動人員人事檔案為了妥善保管流動人員的人事檔案，創(chuàng)造人員合理流動的社會條件，加強對流動人員的管理，中央組織部、人事部于1988年12月1日下發(fā)的《關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》，對流動人員人事檔案的管理原則、范圍和要求作出了明確規(guī)定：流動人員人事檔案機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。

4 結(jié)論

總之，人事檔案管理是一門不斷發(fā)展的科學(xué)，社會化管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。實現(xiàn)人事檔案社會化是對傳統(tǒng)檔案工作和政治法律制度的改革。在有法律法規(guī)保護的背景下，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化人事檔案管理模式將成為可能。

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作者簡介

董央青，女，本科，藏族，四川省涼山州木里縣人力資源和社會保障局，檔案管理助理館員。