石油企業(yè)辦公室管理效能的影響因素

劉強(qiáng)

[摘 要] 石油企業(yè)具有規(guī)模大、生產(chǎn)密度高的特征，文章針對(duì)石油企業(yè)辦公室管理效能展開(kāi)簡(jiǎn)單分析，從分析石油企業(yè)管理工作中辦公室管理重要性入手，進(jìn)一步分析影響石油企業(yè)辦公室管理效能的影響因素，最后為石油企業(yè)如何通過(guò)提升辦公室管理效能從而具象化領(lǐng)導(dǎo)思路、實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)管理鏈條的流暢化提出針對(duì)性建議。

[關(guān)鍵詞] 石油企業(yè) 辦公室 管理效能

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

現(xiàn)代企業(yè)中，辦公室的實(shí)質(zhì)是企業(yè)開(kāi)展綜合管理服務(wù)工作而形成的重要載體。辦公室職能眾多、責(zé)任重大，其主要責(zé)任包括為企業(yè)其他部門充分做好服務(wù)工作，同時(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)的管理工作，除此之外進(jìn)行參政議政等方面的工作也十分重要。近年來(lái)，石油企業(yè)在企業(yè)管理工作中引入了辦公室管理，然而由于辦公室管理過(guò)程中存在效能不高等問(wèn)題，導(dǎo)致石油企業(yè)辦公室整體管理水平提升緩慢。因此，文章對(duì)提升石油企業(yè)辦公室效能的影響因素進(jìn)行研究，具有十分重要意義。

一、石油企業(yè)中辦公室主要職能及其重要性

（一）辦公室主要職能

石油企業(yè)生產(chǎn)具有高度集中化特征，集中化生產(chǎn)需要高效管理。總的來(lái)說(shuō)，辦公室最重要的職責(zé)是服務(wù)好三個(gè)對(duì)象，即服務(wù)好一線生產(chǎn)活動(dòng)、服務(wù)好機(jī)關(guān)行政運(yùn)行活動(dòng)以及服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng)。具體來(lái)看，第一，辦公室首先要發(fā)揮承上啟下的連接作用。辦公室是一座橋梁，其為領(lǐng)導(dǎo)與一線生產(chǎn)員工間、一線生產(chǎn)員工間及各個(gè)部門間的溝通合作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；第二，辦公室要扮演好“參謀”的重要角色，“參謀”工作一定要做到雙向服務(wù)：一方面，作為企業(yè)管理層的“參謀”，對(duì)于上級(jí)提出的問(wèn)題與要求，辦公室工作人員要及時(shí)準(zhǔn)確起草下發(fā)，并進(jìn)一步緊抓落實(shí)情況；另一方面，對(duì)于石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中反饋的信息，辦公室要快速精準(zhǔn)的傳達(dá)給管理部門；第三，辦公室要做好對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的監(jiān)督工作，監(jiān)督政策落實(shí)情況，使得各個(gè)部門倒逼自身提高效率，促進(jìn)石油企業(yè)健康快速發(fā)展[1]。

（二）提升辦公室管理效能的重要性

第一，有助于更快地速將領(lǐng)導(dǎo)思路具象化。石油企業(yè)在新時(shí)代背景下面臨諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)，石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展離不開(kāi)科學(xué)管理，而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)則需要高效準(zhǔn)確的執(zhí)行。辦公室在石油企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理工作中，擔(dān)任的首要使命就是將領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容快速、全面和準(zhǔn)確地理解，將領(lǐng)導(dǎo)希望完成的具體任務(wù)和詳細(xì)要求進(jìn)行準(zhǔn)確地提煉。而后，辦公室需要將領(lǐng)導(dǎo)思想和要求轉(zhuǎn)變?yōu)橐子诶斫夂头奖銏?zhí)行的政策。最后，需要制定一份易于執(zhí)行且易于監(jiān)督考核的執(zhí)行方案并敦促相關(guān)部門落實(shí)工作。

第二，有助于實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)管理鏈條流暢化。長(zhǎng)期以來(lái)，石油企業(yè)因其生產(chǎn)特殊性，企業(yè)所需設(shè)備眾多，人員眾多，因而進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)，管理難度較大。這就要求辦公室通過(guò)提升管理效能幫助企業(yè)改變管理思想僵化、體制機(jī)制較為落后等弊端。同時(shí)，充分利用現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)內(nèi)部資源的優(yōu)化配置，人員管理的靈活化。具體來(lái)看，辦公室要協(xié)調(diào)相關(guān)運(yùn)營(yíng)維護(hù)人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部設(shè)備的流暢化管理，協(xié)助管理層組建運(yùn)營(yíng)管理團(tuán)隊(duì)，拓展管理思路。這有利于充分調(diào)動(dòng)人員工作積極性，不僅能夠鼓勵(lì)員工能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展出言獻(xiàn)策，更能夠使之以更加飽滿的工作熱情投入到生產(chǎn)過(guò)程中。因此，辦公室將企業(yè)管理鏈條流暢化，能夠保證石油企業(yè)生產(chǎn)管理工作順利開(kāi)展[2]。

第三，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理過(guò)程可控化。管理過(guò)程可控化是當(dāng)前石油企業(yè)面對(duì)的管理挑戰(zhàn)，因此，辦公室是否對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指令給予充分的重視、是否能夠全面理解靈活領(lǐng)導(dǎo)指示的真正內(nèi)涵，并根據(jù)相應(yīng)內(nèi)容做出可控化的管理安排是石油企業(yè)辦公室效能高低的重要反映。因此，辦公室在管理過(guò)程中時(shí)刻要保證十分重視、全面理解，并對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督。只有這樣，才能達(dá)到企業(yè)各項(xiàng)工作能夠完成到位，各級(jí)職能部門的作用才能得到充分發(fā)揮，管理過(guò)程的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)才能做到有理有據(jù)、真實(shí)有效，最終實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程可控化，推動(dòng)石油企業(yè)的健康快速發(fā)展。

二、影響石油企業(yè)辦公室管理效能提升的因素

（一）管理觀念落后

石油企業(yè)在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都處于快速發(fā)展階段，企業(yè)辦公室的管理思想觀念要有了一定程度的提高與創(chuàng)新。但是，部分單位的一些辦公室管理人員由于對(duì)自身能力把握不夠準(zhǔn)確、定位不夠清晰且受傳統(tǒng)落后的管理觀念影響，在舊有思維定式的桎梏下，即便在新的現(xiàn)代化辦公環(huán)境中，仍習(xí)慣于以固有的傳統(tǒng)思維模式與思考方式對(duì)待辦公室工作，全局性較差、預(yù)見(jiàn)性不強(qiáng)。這種管理觀念與管理思想上的局限性表現(xiàn)為在辦公室工作中習(xí)慣進(jìn)行簡(jiǎn)單粗放的指揮、監(jiān)督與控制，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)變化準(zhǔn)備不足、對(duì)企業(yè)員工思想變化重視不夠，使得辦公室的管理效能得不到更好地提升。

（二）管理制度不夠完善

完善的制度保障是石油企業(yè)辦公室展開(kāi)管理工作順利開(kāi)展的前提，企業(yè)發(fā)展辦公室管理制度也在不斷進(jìn)行改進(jìn)。然而，辦公室管理工作中仍存在一些制度性不足，例如管理工作中權(quán)責(zé)混亂，其后果是為辦公室工作人員有時(shí)需要超負(fù)荷工作的同時(shí)而在一些其他缺乏相關(guān)制度的情形下又執(zhí)行處置一些事務(wù)不及時(shí)?？傮w而言，辦公室工作是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，需要處理眾多問(wèn)題，而管理制度的不完善則會(huì)消耗管理人員更多的時(shí)間與精力，降低整個(gè)辦公室管理效能。

（三）管理水平不高

一般來(lái)說(shuō)，石油企業(yè)均為規(guī)模較大的企業(yè)，其辦公室管理水平總體來(lái)看相對(duì)較高，但是石油企業(yè)作為傳統(tǒng)能源企業(yè)，其辦公室管理效能仍有較大的提升空間。在大多數(shù)場(chǎng)景下，辦公室管理工作仍以處理領(lǐng)導(dǎo)交待事物為主，管理工作中也包含大量的日常性事務(wù)和臨時(shí)性事務(wù)。長(zhǎng)此以往。就會(huì)造成辦公室管理工作中經(jīng)常忽視信息采集和調(diào)研工作的重要性，也沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)發(fā)揮的相關(guān)監(jiān)督作用。究其原因在于辦公室管理人員主動(dòng)思考的意愿不強(qiáng)，監(jiān)督能動(dòng)性較低，管理水平提升速度較慢。最終使得辦公室管理效能不高，因此，管理水平是影響辦公室效能的重要因素，提升空間巨大。

三、提升石油企業(yè)辦公室管理效能的有效建議

（一）更新觀念，重視學(xué)習(xí)

在新時(shí)代背景下，石油企業(yè)辦公室管理方式必須與時(shí)俱進(jìn)，要做到對(duì)于傳統(tǒng)管理理念取其精華、去其糟粕，將新觀念、符合石油企業(yè)發(fā)展的觀念運(yùn)用到實(shí)際管理服務(wù)工作中。并且，更新管理觀念、重視理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)不能僅僅停留在在字面意義上，更要將新理論、新觀念運(yùn)用到辦公室實(shí)際工作中，勇于探索實(shí)踐新的管理模式，打破傳統(tǒng)管理觀念的束縛。

辦公室工作人員特別是管理人員要清晰地認(rèn)識(shí)到知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)只有通過(guò)學(xué)習(xí)與實(shí)踐才能得到，只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)、不斷更新自身管理經(jīng)驗(yàn)，才能進(jìn)一步優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自我思想境界。辦公室管理要注重培養(yǎng)創(chuàng)新思維，要克服管理過(guò)程中遇到的難題，創(chuàng)造出適合本單位的新思維與新方法，使得石油企業(yè)辦公室內(nèi)部思維更加活躍、觀念更為先進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)管理效能提升。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，辦公室管理程序明晰規(guī)范不僅能夠提高辦公室本部門管理效能，也能夠帶動(dòng)相關(guān)部門工作積極性與效率的提升，更重要的是能夠?qū)ζ髽I(yè)整體管理創(chuàng)新起到關(guān)鍵促進(jìn)作用。因此，辦公室的日常事務(wù)與管理事務(wù)都要做到有章可循，要建立同時(shí)具有優(yōu)秀現(xiàn)代企業(yè)普遍共有和現(xiàn)代石油企業(yè)特有的辦公室規(guī)章制度，并要求其體現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性等特征。要進(jìn)一步針對(duì)石油企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)與規(guī)律，制定激勵(lì)與監(jiān)督每位辦公室管理人員的按照規(guī)章辦事的制度。同時(shí)，制度要保證每位管理人員能夠擁有與其責(zé)任相匹配的管理權(quán)限，來(lái)約束辦公室及其他部門人員的行為。除此以外，制定辦公室規(guī)章制度時(shí)也要充分考慮員工的情感因素，充分調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。

（三）提升人員素質(zhì)，提高服務(wù)水平

辦公室作為石油企業(yè)內(nèi)部十分重要的部門，其人員應(yīng)具備良好的職業(yè)素質(zhì)。提升辦公室工作人員的良好思想道德與積極工作態(tài)度等素質(zhì)，有助于實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)辦公室管理模式的創(chuàng)新、管理效能的提升。一個(gè)員工的思想素質(zhì)決定了其是否具備進(jìn)取的創(chuàng)新精神與能力，因此辦公室管理過(guò)程中首先要加強(qiáng)思想道德素質(zhì)建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，要培養(yǎng)辦公室管理人員掌握綜合業(yè)務(wù)的能力，這是由辦公室管理工作所具有的較為繁瑣且業(yè)務(wù)涉及面較寬的性質(zhì)所決定的。只有辦公室管理人員掌握了扎實(shí)的專業(yè)理論與實(shí)踐能力，在結(jié)合工作中具體科學(xué)知識(shí)，才能夠提高辦公室管理工作的效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]王昊.石油企業(yè)管理中辦公室工作的重要性分析[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019，156（06）：44.

[2]林浩然.淺析石油企業(yè)辦公室管理工作模式的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：48-48.