創(chuàng)建檔案工作目標(biāo)管理鑄就清江內(nèi)涵品牌

李紅

[摘 要] 湖北清江水電開發(fā)有限責(zé)任公司（以下簡稱“清江公司”）地處世界最大的水電基地——湖北省宜昌市。清江公司于1987年1月經(jīng)湖北省人民政府批準(zhǔn)成立，主要負(fù)責(zé)清江流域三個(gè)梯級(jí)水電站（裝機(jī)121.2萬千瓦的隔河巖水電站、裝機(jī)27萬千瓦的高壩洲水電站、裝機(jī)184萬千瓦的水布埡水電站）的開發(fā)建設(shè)及電站建成后的經(jīng)營管理，用21年的時(shí)間完成了清江干流三大梯級(jí)電站建設(shè)任務(wù)后，目前主要負(fù)責(zé)電站的經(jīng)營管理。

[關(guān)鍵詞] 檔案工作 目標(biāo)管理 品牌

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、檔案工作目標(biāo)管理實(shí)施背景

清江公司經(jīng)過多年的建設(shè)項(xiàng)目建檔和檔案管理實(shí)踐，始終貫徹實(shí)施檔案法律法規(guī)，充分汲取國內(nèi)先進(jìn)水電企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持以規(guī)范化和科學(xué)化管理為目標(biāo)，從單一的機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展到多個(gè)綜合檔案室，將簡單的橫向管理向多元的縱深推進(jìn)，檔案工作逐步從常規(guī)性、事務(wù)性、傳統(tǒng)性的管理走向規(guī)范化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。豐富的館藏資源在公司的基本建設(shè)、電力生產(chǎn)、經(jīng)營管理、創(chuàng)新發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，同時(shí)也見證了清江公司的戰(zhàn)斗歷程和輝煌業(yè)績。

為全面提升清江公司檔案管理水平，使檔案資料更好地服務(wù)于清江公司“創(chuàng)建全國一流流域水電發(fā)電企業(yè)”的管理目標(biāo)，踐行清江公司“內(nèi)涵式發(fā)展、專業(yè)化管理”的統(tǒng)領(lǐng)精髓，清江公司檔案工作以湖北省檔案局文件《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法》為綱領(lǐng)，從組織管理、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化、開發(fā)利用五個(gè)方面，全面、系統(tǒng)地進(jìn)行檢查和整改，順利實(shí)施了檔案工作目標(biāo)管理“省特級(jí)”（此為湖北省檔案工作目標(biāo)管理最高等級(jí)）的考評(píng)驗(yàn)收工作。

二、檔案目標(biāo)管理工作的主要做法

（一）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，不斷健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

清江公司檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、集中管理的原則，實(shí)行各門類檔案資料集中統(tǒng)一管理，檔案中心及流域電廠檔案室統(tǒng)一收集各部室或各單位產(chǎn)生的文書、合同、科技、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物等各門類、各載體的檔案資料，并集中統(tǒng)一保管，避免檔案資料的流失，確保安全保管和有效利用。

清江公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，將檔案工作納入議事日程和年度計(jì)劃中，清江公司及流域電廠均成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理（或廠長）任組長。各部室及各單位均配置兼職檔案人員，業(yè)務(wù)上接受專業(yè)檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，有效確保了檔案資料完整、規(guī)范、系統(tǒng)的移交、歸檔。

（二）持續(xù)加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案管理制度落實(shí)到位

清江公司流域電站開發(fā)戰(zhàn)線長、技術(shù)難度大、施工復(fù)雜，產(chǎn)生的檔案資料種類龐雜，數(shù)量繁多，檔案資料收集難度大。為此，清江公司在工程建設(shè)管理過程中摸索出了一套適合流域管理特色的檔案管理制度：一是嚴(yán)格執(zhí)行國家和行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，如《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》《水電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》等；二是制定符合本單位工作實(shí)際的檔案管理制度，如《清江公司檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)》《清江公司檔案庫房火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案》及檔案“三合一”制度、檔案“四級(jí)”審簽制度（即從施工、監(jiān)理、建設(shè)單位，最后到檔案室的逐級(jí)審查流程）等；三是根據(jù)機(jī)構(gòu)和人員變化，及時(shí)修訂檔案資料歸檔范圍和歸檔責(zé)任人。精細(xì)化的檔案管理制度實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案八個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。

（三）采取有效控制措施，保證檔案資料完整準(zhǔn)確

一是清江公司與各二級(jí)單位、流域電廠與廠各部室簽訂《檔案工作責(zé)任書》，明確檔案資料歸檔的責(zé)任和要求；二是將檔案工作納入公司綜合考核管理體系，清江公司檔案中心對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行考核，同時(shí)接受公司綜合考核組的檢查考核，確保對(duì)檔案工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)行全過程考核；三是對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行年度檔案專項(xiàng)檢查，及時(shí)查擺問題，強(qiáng)化整改落實(shí)，消除隱患；四是在合同條款中明確項(xiàng)目檔案責(zé)任制，明確規(guī)定有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體（聲像、光盤、磁盤）等的整編歸檔內(nèi)容，明確管理責(zé)任；五是項(xiàng)目檔案工作實(shí)行“四同時(shí)”管理，即下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，項(xiàng)目總結(jié)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接，同時(shí)派遣檔案人員參加設(shè)備開箱、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)等經(jīng)營活動(dòng)，所有項(xiàng)目檔案資料須經(jīng)檔案部門審查并簽字確認(rèn)，方能辦理竣工結(jié)算。

（四）創(chuàng)造有利條件，確保工作順利開展

公司檔案工作得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案設(shè)施設(shè)備購置、庫房保潔、檔案資源開發(fā)利用、檔案專項(xiàng)活動(dòng)等均順利開展。清江公司及流域電廠均提供充足的檔案庫房和辦公用房滿足多年檔案保管的需要；配備檔案設(shè)施設(shè)備并進(jìn)行正常維護(hù)和使用，確保檔案資料的安全存放。持續(xù)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，組織專職檔案員參加湖北省人事局與湖北省檔案局舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，確保檔案工作人員持證上崗。

（五）積極搭建信息平臺(tái)，用好用活檔案資料

清江公司檔案自動(dòng)化管理起步較早，從20世紀(jì)90年代開始配置計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。按照集團(tuán)化管理要求，清江公司及流域電廠于2010年統(tǒng)一采用上級(jí)主管單位開發(fā)的協(xié)同辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，可將紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔；數(shù)字化檔案可直接載入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件資料全文電子化、照片檔案數(shù)字化及部分檔案資料的數(shù)字化；根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份和管理，并利用網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)證、防火墻和殺毒軟件等有效防護(hù)措施，確保檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全。

創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，充分利用檔案信息資源開展編研服務(wù)。清江公司檔案中心建立了全公司所有員工任職的索引數(shù)據(jù)庫，編研了清江公司員工任職全宗成果匯編，解決歷年來查找員工任職信息的困難；編印文件匯編、大事記、水電站建設(shè)史、研究文集、年鑒等二次編研文獻(xiàn)資料，便于各層次人員對(duì)檔案資料的高效利用；利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和榮譽(yù)室展板等多種形式提供各類檔案信息資源，展現(xiàn)清江公司及流域電廠的文化風(fēng)貌、人文情懷，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和創(chuàng)造力。

充分發(fā)揮檔案資料在電力生產(chǎn)、工程建設(shè)、各項(xiàng)審計(jì)、法律糾紛、專項(xiàng)驗(yàn)收等工作中的依據(jù)憑證作用，為清江公司及流域電廠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。積極參加上級(jí)主管單位組織的檔案資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評(píng)選表彰活動(dòng)，其中《為“1998年清江隔河巖水庫錯(cuò)峰”提供決策依據(jù)》案例榮獲二等獎(jiǎng)，《規(guī)避“水布埡庫區(qū)沉船事件”中的事故責(zé)任》等3項(xiàng)案例榮獲優(yōu)秀獎(jiǎng)。

清江流域電站建設(shè)的檔案資料作為珍貴的無形資產(chǎn)，是無數(shù)建設(shè)者們智慧的結(jié)晶，用好、用活這些資料，是檔案管理人員責(zé)無旁貸的職責(zé)和義務(wù)。

三、檔案目標(biāo)管理等級(jí)評(píng)審工作后的思考

清江公司檔案工作目標(biāo)管理省特級(jí)評(píng)審工作雖然取得了階段性成功，但是也暴露了在檔案信息化水平不夠高、檔案編研工作有待加深拓廣、檔案管理工作發(fā)展不均衡等問題，今后清江公司將按照檔案目標(biāo)管理的各項(xiàng)指標(biāo)，延續(xù)檔案工作記錄歷史、傳承文明的特性，本著服務(wù)為第一要?jiǎng)?wù)的宗旨，著力抓好“收齊、管好、用活”三個(gè)核心環(huán)節(jié)，努力開創(chuàng)清江公司檔案管理新局面。

一是逐步實(shí)施各門類檔案資料的數(shù)字化管理，提高檔案信息化管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和現(xiàn)代化管理手段的提高，檔案資料的數(shù)字化建設(shè)勢在必行，清江公司的科技檔案涵蓋3座大壩的全過程原始資料，是真實(shí)反映電站全過程建設(shè)的有效憑證，為讓廣大建設(shè)者們更加便捷、充分地利用這些資源，將這些檔案資料全部進(jìn)行數(shù)字化管理是非常必要的，下一步清江公司將按照上級(jí)主管單位的統(tǒng)一布署，分階段、分步驟對(duì)室存全部檔案進(jìn)行數(shù)字化，積極用好數(shù)字檔案館系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)資源信息的高效共享。

二是開發(fā)更多可用的編研成果，充分用活檔案資料。清江公司室存檔案資料專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、創(chuàng)新科研成果豐富、建設(shè)時(shí)間長，如何將這些專業(yè)技術(shù)資料整理提煉，使其更好地服務(wù)社會(huì)和廣大員工是檔案工作者們必須思考的問題，今后我們將與相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)部門一道，深層次、多方位地開展檔案編研工作，使檔案資料更好地服務(wù)本單位的各項(xiàng)管理工作。

三是夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，不斷提高檔案規(guī)范化管理水平。檔案資料的齊全完整是檔案管理工作的核心工作，是檔案整理和歸檔工作的基礎(chǔ)，今后要堅(jiān)持不懈地抓好檔案資料的收集工作，進(jìn)一步完善檔案管理制度，抓實(shí)檔案工作控制措施，確保各類檔案資料收集齊全、整理規(guī)范、歸檔科學(xué)、保管安全，鑄就清江公司資源豐富、管理科學(xué)、健康發(fā)展的檔案工作品牌內(nèi)涵。