事業(yè)單位財務共享模式下的會計檔案管理工作探究

陸魁蓉

摘 要：隨著科學技術快速發(fā)展，信息技術發(fā)展也十分迅猛。事業(yè)單位對財務共享模式進行應用，使會計檔案管理工作更加科學更加規(guī)范，提升了會計檔案管理工作的質量。

關鍵詞：事業(yè)單位;財務共享;會計檔案;管理探究

從我國事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，有一部分事業(yè)單位應用財務共享這一檔案管理模式。隨著財務共享模式的深入應用，會計檔案管理工作勢必需要隨之進行調整。因此，相關工作人員需結合財務共享模式深入探究會計檔案管理工作，以提高會計檔案管理工作的質量和

水平。

1 事業(yè)單位財務共享模式下的會計檔案管理工作存在的問題

調查研究顯示我國部分事業(yè)單位會計檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)模式，檔案資料以月、季度或是年度為單位進行整理。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多不足，首先檔案資料的收集、整理工作皆需依賴人力、工作量巨大，相關工作人員在執(zhí)行工作任務時難免效率低下。其次，傳統(tǒng)的紙質檔案不容易儲存，一旦遺失或是損壞，將對事業(yè)單位造成一定影響。早在2015年我國有關部門便對紙質檔案管理提出要求，事業(yè)單位的會計檔案資料保留時間被進一步延長，更是增大了檔案管理工作的負擔。事業(yè)單位采用財務共享模式之后，不僅這些問題可以得到有效解決，而且工作人員的工作負擔被進一步減輕。雖然大部分檔案管理工作人員已經意識到財務共享模式下會計檔案管理工作的重要性，但因自身能力不足、經驗匱乏，使得無法在管理工作中充分利用財務共享模式的優(yōu)勢，造成會計檔案管理工作效率低下、質量不高的問題。

2 事業(yè)單位財務共享模式下的會計檔案管理工作的策略

2.1 精確及時錄入會計檔案資料

為便于檔案資料充分發(fā)揮作用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供指導，應及時將會計信息錄入事業(yè)單位內部共享系統(tǒng)之中，相關工作人員方可根據最新信息進行會計檔案管理。同一個會計信息有兩種基本形式，分別為紙質資料和電子文件，實現(xiàn)紙質資料和電子文件的共享同樣大有必要。在錄入會計檔案資料的過程中，需要特別注意的是，事業(yè)單位可建立一個專門的管理團隊負責會計檔案管理工作，以便于及時發(fā)現(xiàn)和糾正資料和錄入過程中的錯誤。同時，事業(yè)單位應注重對管理團隊的培訓工作，發(fā)揮培訓作用提升團隊專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。除此之外，事業(yè)單位可加強會計檔案管理工作中的信息建設，善于利用信息技術為檔案管理服務，進一步提升會計檔案資料錄入的準確度和自動化程度，最終提升會計檔案管理工作的效率。對于工作人員而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的利用，可大大減輕工作人員的工作負擔，提高會計檔案管理精準度。對于事業(yè)單位而言，信息化建設的不斷加強以及信息技術的應用，可大大減少會計檔案管理工作中人工的投入，從而為事業(yè)單位節(jié)省成本支出、創(chuàng)造更大的經濟效益。

2.2 建立統(tǒng)一處理會計檔案的平臺

財務共享實際上是利用信息技術打造數(shù)字化平臺得以實現(xiàn)的，為使會計檔案管理工作更好地適應財務共享模式，自然需要保障會計檔案的數(shù)字化，通過網絡實現(xiàn)檔案信息收集、整理、保存、利用一體化，從而進一步提升會計檔案管理工作的便捷性和高效性。為此，事業(yè)單位需要建立一個統(tǒng)一處理會計檔案管理的平臺，完善會計檔案管理相關制度，從而為工作人員進行會計檔案管理創(chuàng)造良好的網絡環(huán)境。會計檔案管理工作不僅需要良好的網絡環(huán)境，還需要硬件環(huán)境、軟件環(huán)境。特別是在財務共享模式下，會計檔案管理工作對硬件環(huán)境的要求更高，事業(yè)單位著手打造統(tǒng)一的處理會計檔案數(shù)字化標準平臺在一定程度上也是創(chuàng)造良好硬件環(huán)境的體現(xiàn)。通過這一操作，事業(yè)單位會計檔案管理工作會更具網絡化和數(shù)字化特點，從而進一步提高會計檔案的被利用率，使得檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務。

2.3 不斷完善會計檔案管理體系制度

首先，系統(tǒng)化規(guī)定會計檔案歸檔制度，對于尚未打印成紙質文件的電子檔案內容進行妥善保管以及備份，避免檔案資料的丟失。任何一筆資金的流入和流出都需要被打印成紙質形式，并記錄好日期信息，會計部門可根據各項項目編制賬簿，從而形成會計檔案，交由管理部門進行管理，待銀行機構或是事業(yè)單位開展工作時拿出作為參考資料。其次，需要成立一個完善的會計檔案儲存制度，可準備專門的磁盤將會計檔案儲存在磁盤內，盡可能準備兩個磁盤，選擇一個磁盤為備用磁盤，并將兩個磁盤放置于不同位置保管。事業(yè)單位應采取相應措施確保磁盤保管環(huán)境防潮、防腐，如若磁盤數(shù)量較多，則需要對磁盤進行編號和分類，以便于更好地查閱。與此同時，還需建立標準的檔案使用制度。如若工作人員需要查閱檔案資料則需要進行登記，并經過檔案保管負責人的同意，以保障會計檔案在保管中的安全。同時，可便于保管人員了解檔案使用記錄和去向。最后，還應建立健全的會計檔案備份制度，規(guī)定事業(yè)單位內需要進行備份的檔案資料，并對備份方案的保管、使用、數(shù)量和時間進行明確規(guī)定，特別需要關注性質特殊的備份檔案。為更好地管理備份檔案，事業(yè)單位還應安排專門人員定期檢查備份檔案的完整情況，一旦發(fā)現(xiàn)損壞，及時采取措施補救或是重新備份。

2.4 重視會計檔案風險控制和安全防范

會計檔案管理工作包括保障會計檔案的安全性和真實性，在財務共享模式下，會計檔案的真實性和安全性面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要提高安全防范意識、開展會計檔案資料真實性審查工作，提高對會計檔案質量的重視程度、盡可能避免檔案出現(xiàn)偏差，從而最大程度地避免出現(xiàn)威脅事業(yè)單位發(fā)展的風險。同時，事業(yè)單位應注重為會計檔案管理創(chuàng)造良好的基礎環(huán)境，即確保會計檔案儲存設備的安全性，定期安排專業(yè)人員對儲會計檔案存設備進行檢查，盡可能防止會計檔案信息的丟失和損壞。與此同時，財務共享模式下，網絡會計檔案管理工作越來越多，事業(yè)單位還應注重對網絡環(huán)境的保護，防止黑客入侵會計檔案管理系統(tǒng)，定期對網絡環(huán)境進行排查，嚴格限制相關工作人員在電腦設備上隨意安裝或是下載軟件，嚴格防控計算機網絡病毒的入侵。

3 結束語

通過以上內容分析可以得出，在事業(yè)單位普遍應用財務共享模式的背景下，加強會計檔案管理工作是必要的。相關工作人員應在具體實踐中不斷探索和創(chuàng)新管理模式，從全新的角度看待會計檔案管理工作，充分利用財務共享模式的優(yōu)勢，從而提高會計檔案管理質量，推動事業(yè)單位向更好的方向發(fā)展。

參考文獻

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