高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求及提升對策研究

劉述曦

摘要：高校后勤辦公室是保障高校良好秩序的關鍵部門，在高校改革不斷推進新的背景下，使得后勤管理工作在面臨諸多機遇，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。目前，后勤工作也更加復雜，需要進行學生安全管理工作以及諸多校園日常管理工作。后勤辦公室秘書作為辦公室管理的重要人員，其自身需要具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)，這樣才能滿足當前高校后勤辦公室管理工作需要。本文從高校后勤管理存在的問題入手，討論高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求，并分析如何提升高校后勤辦公室秘書素質(zhì)，希望進一步促進高校后勤管理質(zhì)量的提升。

關鍵詞：高校;后勤辦公室;秘書素質(zhì);要求

高校后勤辦公室秘書主要是高校后勤領導人員身邊從事輔助工作的人員，主要工作內(nèi)容為輔助決策、信息溝通、綜合協(xié)調(diào)，在日常工作中需要發(fā)揮出協(xié)助的作用，進而確保高校各項后勤管理工作的有效開展。在我國高校教育管理改革的大背景下，后勤管理工作也在不斷實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，這就要求高校后勤辦公室秘書具備過硬的素質(zhì)，做好廣大教職工和學生的服務工作，為學?？蒲?、教學工作提供支持。

一、高校后勤管理存在的問題

后勤管理工作是當前高校管理的主要內(nèi)容，由于部分高校相關制度沒有完全落實，導致當前很多高校后勤管理存在不足之處，比如后勤管理理念較為落后、管理制度不夠完善、專業(yè)制度不夠健全、考評機制不夠完善，這些問題都將對高校后勤管理服務質(zhì)量的提升產(chǎn)生不利影響。具體說來：

首先是高校管理機制較為僵化，服務效率存在滯后問題。高校后勤工作是推進“雙一流”大學建設的保障部門，主要為學校教學科研以及交流合作奠定堅實基礎，在理論上講，為廣大師生后勤服務是高校開展各項工作的主要工作，但是在實際當中，很多工作的出發(fā)點并沒有考慮到廣大師生的需求，導致服務主體與客體需求存在錯位情況，目前主要解決辦法是采用自上而下的方式，存在著明顯的行政化管理趨向，后勤服務工作碎片化、時效性不足，很多問題不能有效解決，進而造成后勤管理工作存在盲區(qū)，影響高校后勤辦公室管理的公信力。

其次是管理理念較為落后，缺乏創(chuàng)新力。目前高校后勤管理長期受行政化管理模式的影響，主要是被動地進行服務，成為工作方式創(chuàng)新拓展管理思維，激發(fā)工作活力的重大障礙，需要對如何服務高校教學科研等方面進行深入思考，長期以往會導致后勤辦公室以及后勤服務工作，勞動生產(chǎn)率和實際消耗不均衡。

再次是管理評價體系缺失問題，因高校后勤管理評價涉及到標準化食堂等相關評價指標，但是缺乏指標量化、操作性強的管理評價體系，在進行指標考核的過程中，主要是采取自上而下的主觀考核方法，存在較強的形式性，容易造成綜合考評指標失真，對廣大員工不能起到激勵作用。

最后，高校后勤專業(yè)人才較為缺乏。目前高校后勤主要推行勞動用工聘用制度，多一線勞動工作者綜合素質(zhì)和工作能力還需要提升，難以有效保障工作質(zhì)量和學校管理實際要求，因此人才隊伍建設問題也成為制約高校后勤發(fā)展的一大不利因素。

二、高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求

1.良好的心理素質(zhì)

為高校辦公室秘書其長期從事瑣碎和繁雜的工作這項工作，主要起到輔助作用，并且很多工作不能及時得到回報，一些工作人員難免會出現(xiàn)浮躁、厭煩等消極心理，所以要想開展好這項工作，自身需要擺正心態(tài)。當前高校辦公室秘書普遍具有本科甚至更高學歷背景，要求辦公室秘書利用自身的文化知識在崗位上踏實工作，發(fā)揮自身價值，在從事工作的過程中需要加強學習，處理好日常工作中繁雜的事項，高?？蒲薪虒W等動態(tài)，讓自己的工作切合高校的發(fā)展。目前高校后勤管理工作主要是服務于全校師生以及教學科研工作，實現(xiàn)學校滿意、師生滿意以及員工滿意，很多高校后勤管理人員作為幕后英雄，需要發(fā)揮出協(xié)調(diào)作用，也需要樹立良好的形象，為廣大工教育作者貢獻自己的力量。具體說來：

首先自身需要忠于職守，實事求是，這是由于高校后勤辦公室管理秘書主要為辦公室領導工作，需要在工作中尊重領導的意見，必要時也要大膽提出自己的建議，不可阿諛奉承、徇私舞弊，要堅持自己的辦事原則。

其次需要任勞任怨、埋頭苦干，由于高校秘書主要從事輔助性工作，每天進行思想傳達、辦公文件撰寫等普遍瑣碎和繁雜事件，容易存在細節(jié)上的漏洞，進而對全局工作造成不利影響，因此必須在工作中勤懇認真、任勞任怨。

2.過硬的業(yè)務素質(zhì)

作為一名秘書，首先自身具備一定的寫作能力，在日常工作中很多文書，稿件資料都需要進行編寫，發(fā)揮出領導助手和參謀的作用，在日常工作中需要對各種演講稿公文工作計劃調(diào)查報告進行撰寫，因此其自身需要具有豐富的知識儲備和不斷學習的精神，要保證各類文章格式標準、字跡工整，在日常工作中辦公室后勤秘書還需要對各種資料和素材進行搜集，多學習科研教學方面的專業(yè)知識，吃透上級文件要求，把握領導意圖，進而讓上級精神與高校后勤管理工作有效結合，讓撰寫的文章具有指導意義。

其次需要具備協(xié)調(diào)應變能力，目前高校普遍設立諸多機構和部門，日常事務繁多，而辦公室秘書又是各項工作開展的樞紐，如何實現(xiàn)管理者與廣大管理人員信息的有效傳達，是一名高校后勤秘書需要思考的問題，不僅需要對相關信息的有效傳達，同時還需要保證內(nèi)容的真實性和準確性，結合自己的思考和判斷為管理人員篩選出無用信息，以此減輕領導負擔，讓管理者更多的參與到高校大事和戰(zhàn)略規(guī)劃當中。在向學生群體或者廣大教職工傳達領導思想時要避免出現(xiàn)越位的情況，不可以借領導名義表達自己的想法。冷靜的頭腦是一名秘書人員需要具備的素質(zhì)，日常工作中需要做好相關記錄，如果是在自理權力范圍內(nèi)可以解決的小事，則無需勞煩管理者，如果遇到重大問題則需等待管理人員批復，因此高校后勤秘書在開展工作期間，需要從全局的角度為領導思考，做好輔助工作。

最后是需要具備保密意識，辦公室秘書人員在日常工作中都是進行基礎性或者鋪墊性的工作，秘書人員對領導想法、言論、行動都會十分了解，在日常工作中需要做好保密工作涉及單位、部門和高校發(fā)展的機密性問題，以及辦公室機密文件都需要做好保密工作，一旦泄露可能會對高校發(fā)展帶來不利影響。

3.超強的綜合能力

高校辦公室秘書需要具備自動化辦公的能力，在信息時代秘書必須對多種辦公軟件熟練操作，以此提升辦公效率，確保高效各項管理工作的順利開展，在利用信息技術的過程中，秘書人員還需要切實做好保密工作，做好相關文件和資料的備份。其次，需要具備良好的語言能力和溝通能力，在日常工作中，辦公室秘書會根據(jù)不同的場景選擇合適的溝通方法和技巧，確保表達清晰有效，在與人交流時要保持親和謙虛友好的態(tài)度，尤其是代表管理者發(fā)布消息和指示時，要做到表達得體、形象端莊。在高校不斷發(fā)展壯大的今天，很多學校開始加強國際合作，在中外雙方合作的過程中，辦公室秘書也會扮演越來越重要的作用，所以自身也需要加強英語水平。此外，為了滿足工作需求，還需要主動了解經(jīng)濟、行政、外事、法律、科研等諸多領域的知識，這些寶貴的知識與經(jīng)驗，都將為其今后工作順利開展打下良好基礎。

三、如何提升高校后勤辦公室秘書素質(zhì)

1.加強高校后勤辦公室秘書政治素養(yǎng)和作風建設

高校后勤辦公室秘書工作性質(zhì)較為特殊，不僅要服務廣大師生員工，同時也要為后勤領導和管理者提供相關服務，在日常工作中還需要服務于各部門兄弟學校以及國際合作，所以自身需要具備高度的政治素養(yǎng)，這將直接對后勤管理工作以及高效形象和信譽產(chǎn)生影響，作為后勤辦公室秘書人員要樹立正確的人生觀價值觀，在日常工作中需要加強相關理論的學習，對馬克思主義基本理論以及毛澤東思想、鄧小平理論和習近平新時期思想進行學習，還需要廣泛涉獵政治學、哲學、經(jīng)濟學、管理學、社會學等學科內(nèi)容，始終堅持用理論指導實踐，在日常工作中善于發(fā)現(xiàn)分析處理問題。具備過硬的思想作風，也是高校后勤秘書不可或缺的素質(zhì)。日常工作中要求其堅持客觀實際的作風，謹慎思考、做事果斷，并勇于面對自身的錯誤和及時改正，同時高校后勤秘書還需要具備尊重他人態(tài)度和藹的辦事風格、謹言謹行，并且在工作中做到公正廉潔，始終堅持自己的立場與原則，不阿諛奉承，也不違紀、不違法。此外，還需要高校后勤辦公室秘書具有良好的工作作風，可以全身心地投入到工作當中，關心本職工作。

2.高校后勤辦公室秘書需要具備綜合專業(yè)素養(yǎng)

后勤管理工作的主要特點就是服務范圍廣，服務內(nèi)容多，主要體現(xiàn)在高校后勤實體服務范圍，包括了公寓管理、通勤車輛管理、餐飲管理、教學樓管理、校園環(huán)衛(wèi)、水電維修、綠化工作涉及到了學校師生工作學習生活的諸多方面，其次需要具備處理突發(fā)事件的解決能力，保證校園安全，尤其是在餐飲供應以及學生公寓安全管理方面遇到突發(fā)事件必須及時做出科學處理，及時的將學校領導思想傳達下去，以此穩(wěn)定大局，同時高校后勤管理部門需要切實開展好教學科研以及師生員工的溝通工作，并且做好高校與衛(wèi)生防疫，工商稅務部門的溝通，在與政府機關進行業(yè)務往來和工作的工作中，需要站在高校的角度維護好高校的形象。高校后勤管理工作需要根據(jù)國家法律法規(guī)進行，盡管這些工作普遍為基礎性的服務工作，比如餐飲供應、公寓安全管理、通勤車輛管理等相關內(nèi)容，但是也需要嚴格遵守國家法律法規(guī)，要求后勤管理人員具備較強的處理能力和相關專業(yè)知識，而這些需要高校辦公室秘書進行輔助溝通，成為管理人員的得力助手，進而為高校發(fā)展提供堅實的后勤服務保障。在高校后勤辦公室秘書的日常工作中，還需要具備一定調(diào)研能力，在進行某項工作調(diào)研時可以獨立開展工作，收集一手資料，在公正客觀的前提下提出自己的見解，進而為高校領導決策提供有力支持。

四、結論

綜上所述，高校后勤辦公室秘書的素養(yǎng)直接關系到高校建設以及高等教育事業(yè)的發(fā)展，要想提升其綜合素質(zhì)，并非一朝一夕就能實現(xiàn)，需要加強制度建設，只要其自身加強學習、勇于實踐，不斷總結工作經(jīng)驗，進而為高效發(fā)展貢獻力量。