事務(wù)驅(qū)動(dòng)的高校教務(wù)管理信息化建設(shè)

王勝利 朱曉平

摘 ? 要：信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限，導(dǎo)致現(xiàn)有教務(wù)管理信息化建設(shè)難以滿足管理需要，且可持續(xù)應(yīng)用的價(jià)值不大。教務(wù)管理的本質(zhì)是事務(wù)處理，必須適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)及管理創(chuàng)新的需要，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)正視這一點(diǎn)，采取事務(wù)驅(qū)動(dòng)機(jī)制，以“服務(wù)”為導(dǎo)向，以師生用戶的“獲得感”為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理;教務(wù)管理信息化;教育信息化;事務(wù)驅(qū)動(dòng)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2020）13-0074-04

教務(wù)管理是高校教學(xué)工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是教學(xué)管理的核心，其管理效率及質(zhì)量將直接影響到高校辦學(xué)的質(zhì)量。教務(wù)管理信息化是高校教育教學(xué)信息化的重要標(biāo)志之一，其最直接的體現(xiàn)是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限，導(dǎo)致當(dāng)前運(yùn)行的教務(wù)管理信息系統(tǒng)已難以滿足日常管理的需要，為適應(yīng)信息化進(jìn)程，對(duì)當(dāng)前及今后階段的教務(wù)管理信息化建設(shè)必須予以重新審視。

一、當(dāng)前教務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出及實(shí)踐，促使人們對(duì)信息化的期望加深，尤其Web2.0技術(shù)的發(fā)展及多網(wǎng)融合、智能移動(dòng)終端的普及和應(yīng)用，迫使人們反思現(xiàn)有教務(wù)管理信息化在日常教務(wù)管理中的價(jià)值及意義。

（1）對(duì)教務(wù)管理信息化的認(rèn)知存在問(wèn)題。信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面——解放勞動(dòng)力和規(guī)范管理，且規(guī)范管理是其深層次價(jià)值體現(xiàn)?；谛畔⒐蚕淼男畔⒓夹g(shù)應(yīng)用，避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，通過(guò)軟件系統(tǒng)和有向的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)完成協(xié)同工作，進(jìn)而規(guī)范事務(wù)處理流程，而從當(dāng)前教務(wù)管理信息化應(yīng)用情況來(lái)看，對(duì)其認(rèn)知僅停留在打破時(shí)空限制、解放勞動(dòng)力層面。同時(shí)，對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)的理解是單純的信息系統(tǒng)建設(shè)，如果只應(yīng)用了新的信息技術(shù)而不改變?cè)械墓ぷ鞣绞剑粚?duì)業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行再造和優(yōu)化，那只能是“穿新鞋走老路”，必定會(huì)出現(xiàn)新技術(shù)與舊有的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)之間的矛盾，忽視了組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程在教務(wù)管理信息化建設(shè)中的重要性。[1]

（2）對(duì)教務(wù)管理信息化定位存在偏差。教務(wù)管理信息化是高校教育教學(xué)信息化和數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，忽視了其在學(xué)校信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)和核心地位。學(xué)校的所有工作都是以教學(xué)為中心，為教學(xué)服務(wù)，教務(wù)管理作為教學(xué)工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)性工作，其管理數(shù)據(jù)應(yīng)是全校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行拓展或業(yè)務(wù)應(yīng)用，因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)的成效，將直接影響到學(xué)校整體信息化建設(shè)的效果。從目前教務(wù)管理信息化建設(shè)的情況來(lái)看，只關(guān)注了教務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用，忽視了其與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性，忽視了其在數(shù)字校園建設(shè)中的核心定位。

（3）基于勞動(dòng)分工理論[2]設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，割裂了教學(xué)管理事務(wù)，適用性不強(qiáng)。源于勞動(dòng)分工理論的管理職能分工及功能模塊化設(shè)計(jì)的教務(wù)系統(tǒng)，運(yùn)用機(jī)械型工作設(shè)計(jì)法[3]將教務(wù)管理分解得過(guò)于精細(xì)和簡(jiǎn)單，致使現(xiàn)有的教務(wù)管理信息系統(tǒng)雖功能齊全，工作復(fù)雜度降低，但忽視了事務(wù)處理中的管理行為，割裂了事務(wù)處理的流程，導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行不暢，適用性不強(qiáng)。

（4）教務(wù)管理信息化系統(tǒng)上線準(zhǔn)備不足，運(yùn)行效率不高，且難以滿足可持續(xù)應(yīng)用。信息系統(tǒng)的初始化，是系統(tǒng)上線運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作，也是基礎(chǔ)工作，其規(guī)范化程度直接決定了信息系統(tǒng)運(yùn)行的效率及可持續(xù)應(yīng)用。由于對(duì)教務(wù)管理信息化認(rèn)知及定位存在的偏差，導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)初始化時(shí)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)性及規(guī)范化程度不夠，造成現(xiàn)有信息系統(tǒng)運(yùn)行不暢，尤其是新形勢(shì)下與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合應(yīng)用難度增加，難以持續(xù)應(yīng)用，在人力、物力的投入上造成浪費(fèi)。

二、信息化促使教務(wù)管理變革

基于勞動(dòng)分工理論的職能管理模式是當(dāng)前高校管理的主要模式，不僅強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)技術(shù)的分工，而且主張組織結(jié)構(gòu)的分工和管理職能的分工。[2]該模式以職能為依據(jù)建立組織機(jī)構(gòu)，組織按職能實(shí)行縱向和橫向的分解，劃分出不同層級(jí)和各個(gè)不同層級(jí)的職能部門，這種層級(jí)制分割了整個(gè)組織的職能，使管理職能的整體性受到損害，各部門職能行為缺少完整有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而出現(xiàn)職能重疊、管理空白;部門職能相對(duì)獨(dú)立，部門之間的銜接往往需要上一層級(jí)協(xié)調(diào)、安排，管理成本高且工作效能低;重疊、交叉的層級(jí)體系往往會(huì)因?yàn)槁穆氄邽橐?guī)避責(zé)任而忽視決定著結(jié)果的過(guò)程，導(dǎo)致信息流通不暢、信息傳遞失真等等，嚴(yán)重阻礙了教務(wù)管理的效率。

隨著教育信息化進(jìn)程，信息技術(shù)在教務(wù)管理中應(yīng)用的廣度和深度都有了深入發(fā)展。由于信息技術(shù)在管理中的應(yīng)用需要系統(tǒng)而精細(xì)的管理程序作為管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的依據(jù)，因而信息化環(huán)境下教務(wù)管理對(duì)流程具有了特殊的依賴，信息技術(shù)促使教務(wù)管理在職能管理模式基礎(chǔ)上向流程管理模式轉(zhuǎn)變，教務(wù)管理因應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行變革以適應(yīng)新的環(huán)境。

三、教務(wù)管理的實(shí)質(zhì)是事務(wù)處理

事務(wù)是具有特定目標(biāo)的若干工作的有序結(jié)合。教務(wù)管理是運(yùn)用管理學(xué)知識(shí)和教育教學(xué)方法論的原理，充分發(fā)揮管理的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制職能，將之融入到教育教學(xué)各環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中不斷地對(duì)教學(xué)過(guò)程各要素加以統(tǒng)籌規(guī)劃，再運(yùn)用管理職能使之有序運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)“提升教學(xué)質(zhì)量”的目標(biāo)。從教務(wù)管理部門看，主要涉及學(xué)籍信息管理、人才培養(yǎng)方案制訂、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理、教學(xué)組織運(yùn)行管理、排課管理、教學(xué)質(zhì)量管理、日常教學(xué)秩序監(jiān)控、成績(jī)管理、論文管理等多項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理;從用戶角度看，教務(wù)管理主要是面向師生和一線管理人員的學(xué)生事務(wù)、教師事務(wù)和教學(xué)事務(wù)處理，具體如表1所示。

四、事務(wù)驅(qū)動(dòng)的教務(wù)管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)的日新月異及深入應(yīng)用極大地改變了組織的運(yùn)作方式，使我們有能力打破原有的管理規(guī)則，進(jìn)行管理創(chuàng)新。同時(shí)，信息技術(shù)所具有的強(qiáng)大的信息處理、遠(yuǎn)程交互、順序控制、監(jiān)控跟蹤和決策處理功能，以及由此構(gòu)成的四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，使其“天然地”成為管理創(chuàng)新的理想工具，借助信息流轉(zhuǎn)的有向性及跨時(shí)空特點(diǎn)，促使管理流程再造。信息技術(shù)對(duì)流程再造雖具有強(qiáng)大的促進(jìn)作用，但只有堅(jiān)持正確流程思想的引導(dǎo)，以優(yōu)化流程運(yùn)作規(guī)范和組織管理為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮業(yè)務(wù)流程與信息技術(shù)緊密結(jié)合的積極效果。[4]如果將信息技術(shù)應(yīng)用于原有的管理流程，或者過(guò)分夸大信息技術(shù)的作用，盲目地進(jìn)行信息化，都會(huì)引發(fā)管理上的混亂。因此，教務(wù)管理信息化建設(shè)不能只是技術(shù)部門的事情，而應(yīng)首先是業(yè)務(wù)和管理部門的事情，必須根據(jù)教務(wù)管理自身的特點(diǎn)和需求，正確定位信息技術(shù)在教務(wù)管理中的功能和作用，才能有的放矢，將信息技術(shù)成功地運(yùn)用到教務(wù)管理信息化建設(shè)中去。

1.以“服務(wù)”的理念引領(lǐng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

教務(wù)管理信息系統(tǒng)并非單純的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，更多的是輔助學(xué)校進(jìn)行管理的人機(jī)系統(tǒng)，是管理的工具。但在實(shí)際工作中，我們把信息系統(tǒng)看成了計(jì)算機(jī)技術(shù)在某個(gè)組織的應(yīng)用，把信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)當(dāng)成了純粹的技術(shù)過(guò)程，用戶認(rèn)為開(kāi)發(fā)是技術(shù)人員的事，技術(shù)人員認(rèn)為開(kāi)發(fā)僅僅是用戶需求的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。在這一過(guò)程中，忽視了技術(shù)是為業(yè)務(wù)服務(wù)的本質(zhì)，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)僅是技術(shù)工具，而難以成為管理工具。因而，在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，不只是在系統(tǒng)分析以解決系統(tǒng)需要“做什么”的問(wèn)題時(shí)應(yīng)認(rèn)真聆聽(tīng)、分析用戶的需求，更應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)以解決“怎么做”的問(wèn)題時(shí)，充分結(jié)合業(yè)務(wù)的需求和技術(shù)的特點(diǎn)，為用戶提供適用、科學(xué)的解決方案。應(yīng)采用事務(wù)驅(qū)動(dòng)的方法進(jìn)行領(lǐng)域分析，在確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)領(lǐng)域模型的同時(shí)，確定教務(wù)管理信息系統(tǒng)的特征模型，確保依據(jù)領(lǐng)域模型進(jìn)行共性設(shè)計(jì)，以解決系統(tǒng)的重復(fù)應(yīng)用問(wèn)題，同時(shí)能依據(jù)特征模型進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，滿足不同用戶的個(gè)性化應(yīng)用問(wèn)題。[5]

同時(shí)，信息系統(tǒng)生命周期理論[6]強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)生命周期是周而復(fù)始的。隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化，每隔一定時(shí)期，信息系統(tǒng)就要重新進(jìn)行系統(tǒng)分析，開(kāi)始一個(gè)全新的生命周期，這不只是管理的需要，也是技術(shù)發(fā)展、認(rèn)知提升的必然。因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)并非一個(gè)簡(jiǎn)單的信息化項(xiàng)目，而應(yīng)本著“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育”的理念引領(lǐng)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，以保證教務(wù)管理信息化建設(shè)及應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展。

2.以“業(yè)務(wù)”面對(duì)管理人員

教務(wù)管理具有工作量大、內(nèi)容瑣碎、重復(fù)性強(qiáng)，對(duì)業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性要求高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，教務(wù)管理工作的特殊性，決定了其信息化建設(shè)的高難度和復(fù)雜性。從管理角度看，教務(wù)管理處理的內(nèi)容是一項(xiàng)項(xiàng)的業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)包括了學(xué)籍管理、培養(yǎng)方案管理、教學(xué)過(guò)程管理及畢業(yè)/學(xué)位管理等。職能分工的部門、崗位設(shè)置雖明確了職責(zé)，但使現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理變成了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上一個(gè)個(gè)單一的功能模塊的執(zhí)行，這一個(gè)個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及不同崗位、不同部門，缺乏協(xié)同，難以聯(lián)動(dòng)。比如學(xué)籍管理，涉及與學(xué)生管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、后勤管理部門等外部協(xié)同;教學(xué)過(guò)程管理，涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學(xué)運(yùn)行管理部門的內(nèi)部協(xié)同，又涉及與后勤管理部門、人事管理部門、教學(xué)院系等的外部協(xié)同;畢業(yè)/學(xué)位管理，涉及與培養(yǎng)方案管理部門、教學(xué)運(yùn)行管理部門、學(xué)生管理部門、財(cái)務(wù)管理部門及教學(xué)院系等的協(xié)同，等等。而信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)數(shù)據(jù)流的“天然有向性”，要求業(yè)務(wù)處理多環(huán)節(jié)間遵從嚴(yán)格的先后次序，單一模塊的非協(xié)同操作割裂了數(shù)據(jù)流，勢(shì)必造成教務(wù)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行不暢。

因而，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)“天然的”流程再造的工具性特點(diǎn)，根據(jù)業(yè)務(wù)處理的需要，進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組、流程再造，以實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部、不同部門之間的協(xié)同工作，在職能管理的基礎(chǔ)上，實(shí)施流程管理創(chuàng)新?！奥毮芄芾砼c流程管理二者間既存在差異性，又存在統(tǒng)一性，且二者之間的互補(bǔ)性大于替代性。”[7]以職能分工明晰部門、崗位職責(zé)，以流程管理確定業(yè)務(wù)順序、固化事務(wù)處理過(guò)程，憑借數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的有向性及自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的業(yè)務(wù)協(xié)同，并使事務(wù)處理的過(guò)程不會(huì)因人的意志而改變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)“規(guī)范管理”的深層價(jià)值。

3.以“事務(wù)”面對(duì)終端用戶

教務(wù)管理信息化作為學(xué)校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，應(yīng)圍繞學(xué)校用戶的信息需求、辦事需求、交流需求等，將分散在不同應(yīng)用中的信息資源進(jìn)行聚合與重組，形成個(gè)人事務(wù)全覆蓋、呈現(xiàn)方式可訂制、交互方式一體化的一站式網(wǎng)上服務(wù)大廳，實(shí)現(xiàn)“以服務(wù)為導(dǎo)向，以師生獲得感為目標(biāo)”的高效服務(wù)?；诨ヂ?lián)網(wǎng)服務(wù)的可得性，聯(lián)合國(guó)電子政務(wù)發(fā)展指數(shù)（EGDI）中OSI指數(shù)（在線服務(wù)指數(shù)）[8]的評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)其進(jìn)行了界定，“OSI是一個(gè)綜合指標(biāo)，用以衡量政府在國(guó)家層面提供公共服務(wù)時(shí)使用信息與通信技術(shù)的情況” 。包括技術(shù)實(shí)現(xiàn)、內(nèi)容提供、服務(wù)提供及用戶參與等四個(gè)維度的內(nèi)容。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)上，事務(wù)處理面向的是直接用戶，其設(shè)計(jì)主要有前臺(tái)和后臺(tái)兩方面。從前臺(tái)看，教務(wù)管理信息化應(yīng)建設(shè)門戶網(wǎng)站以集中呈現(xiàn)信息與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，一站式訪問(wèn);門戶網(wǎng)站在提供訪問(wèn)時(shí)，應(yīng)充分考慮瀏覽器的兼容性，最大化滿足不同用戶的使用習(xí)慣及要求;也應(yīng)充分考慮多網(wǎng)融合、移動(dòng)終端普及的現(xiàn)實(shí)，解決移動(dòng)設(shè)備的可訪問(wèn)性;從后臺(tái)看，信息技術(shù)環(huán)境下事務(wù)處理應(yīng)能滿足人們隨時(shí)、隨地的處理需求，因而處理過(guò)程的自動(dòng)化是其基礎(chǔ)，教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的流程引擎架構(gòu)，使用標(biāo)準(zhǔn)的工作流引擎定義和管理面向師生事務(wù)處理的工作流，以實(shí)現(xiàn)師生事務(wù)處理的自動(dòng)化。內(nèi)容和服務(wù)的提供上，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)從用戶需求出發(fā)，按事務(wù)類型、辦事方式、申辦人類型、辦理部門、辦理時(shí)間等多個(gè)維度進(jìn)行辦事項(xiàng)目的分類或索引，以方便辦事人快速定位;通過(guò)設(shè)置規(guī)范的辦事指南，明確申請(qǐng)材料、辦理流程、承諾期限及監(jiān)督電話等重要信息，以方便辦事人詳細(xì)了解申辦要求，提供相關(guān)材料。用戶參與上，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)時(shí)代虛擬空間與物理空間的結(jié)合延伸了用戶交流的空間，為教學(xué)管理帶來(lái)了新場(chǎng)景。教學(xué)管理信息化建設(shè)應(yīng)集成交互功能，提供統(tǒng)一、安全的交互空間，并引導(dǎo)師生用戶使用，通過(guò)跨越時(shí)空的實(shí)時(shí)或非實(shí)時(shí)交互，及時(shí)獲取管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，也可借助信息系統(tǒng)即時(shí)發(fā)布、推送最新管理動(dòng)態(tài)，提升管理效果，保證日常教學(xué)有序、高效運(yùn)行。

五、總結(jié)

由于信息技術(shù)發(fā)展的階段性特點(diǎn)及認(rèn)知的局限，教務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的階段。信息技術(shù)的日新月異及多網(wǎng)融合、移動(dòng)互聯(lián)，尤其是智能移動(dòng)終端的普及，在信息技術(shù)“使能”及“驅(qū)動(dòng)”的雙重作用下，教務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)吸取教訓(xùn)，改變片面強(qiáng)調(diào)信息系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)，以“服務(wù)”為導(dǎo)向，以師生的“獲得感”為目標(biāo)，運(yùn)用事務(wù)驅(qū)動(dòng)機(jī)制，充分發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)，結(jié)合組織機(jī)構(gòu)重組、流程再造以進(jìn)行管理創(chuàng)新，滿足新形勢(shì)下教務(wù)管理的需要，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（編輯：王天鵬）