ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制探索

呂志軍

【摘 要】 ERP系統(tǒng)本身具有專業(yè)性、便捷性和高效性，在不斷促進(jìn)企業(yè)管理水平及運營效率的提高的同時，也給企業(yè)內(nèi)部會計信息系統(tǒng)帶來新的挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言，如何使得內(nèi)部控制更好地適應(yīng)ERP系統(tǒng)環(huán)境的要求，是進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)過程中需要解決的一個關(guān)鍵性問題。本文從ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的概念出發(fā)，分析了ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制的影響，并就ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的強化措施進(jìn)行了研究和討論。

【關(guān)鍵詞】 ERP系統(tǒng) 企業(yè) 內(nèi)部控制 強化措施

前 言

信息化時代背景下，ERP系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各類信息資源的高度集成和共享。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)了很多新的變化，想要保證內(nèi)部控制的效果，企業(yè)必須結(jié)合自身的實際情況，對照ERP系統(tǒng)的需求，做好內(nèi)部控制的優(yōu)化與改善，做到與時俱進(jìn)，從而不斷提高管理水平。

1 ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制概述

ERP指企業(yè)資源計劃，指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，借助系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層和員工提供相應(yīng)的決策運行手段的特殊管理平臺，能夠支持流程型、離散型等混合制造環(huán)境，應(yīng)用范圍廣闊。在不斷發(fā)展過程中，ERP在我國所代表的含義不斷擴大，各種類型的企業(yè)軟件都開始被納入到ERP范疇，超出了傳統(tǒng)的企業(yè)邊界，能夠從供應(yīng)鏈的角度，對企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化，在優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)核心競爭力等方面發(fā)揮著積極作用。ERP系統(tǒng)具備如下顯著特點，一是實用性。作為一種高效的管理工作，ERP系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)的各種資源進(jìn)行整合優(yōu)化，在降低成本的同時，實現(xiàn)效益的最大化;二是整合性。ERP系統(tǒng)屬于一種特殊的管理平臺，可以對信息資源進(jìn)行優(yōu)化，將原本分散的信息集中到系統(tǒng)中，為各部門提供統(tǒng)一數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)信息真實準(zhǔn)確;三是靈活性。在系統(tǒng)中，可以按照不同部門的職責(zé)功能，進(jìn)行模塊劃分，企業(yè)能夠結(jié)合自身實際情況來增加或者減少功能模塊，靈活性較強。

內(nèi)部控制是企業(yè)為了能夠更好的實現(xiàn)自身的經(jīng)營管理目標(biāo)，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性和效率性，在內(nèi)部實施的一系列措施及方法，包括自我約束、自我調(diào)整、自我規(guī)劃、自我控制和自我評價。有效的內(nèi)部控制能夠保證企業(yè)財務(wù)信息的真實性以及資產(chǎn)的安全性。

2 ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制的影響體現(xiàn)在如下兩個方面：

2.1積極影響

ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制的主要目的是優(yōu)化管理方式和資源配置，實現(xiàn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。例如，在銷售環(huán)節(jié)，利潤率會直接影響生產(chǎn)的有效性，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠推動生產(chǎn)環(huán)節(jié)和銷售環(huán)節(jié)的有機結(jié)合，借助信息的共享實現(xiàn)整體銷售效益的提高，而且ERP系統(tǒng)本身集成化的功能使得其能夠以更快的速度來對問題進(jìn)行解決，有助于整體工作效率的提高。ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動化運行，有效節(jié)約人工的同時，也能夠提升財務(wù)報告的可靠性，減少人為失誤引發(fā)的各種問題。另外，借助ERP系統(tǒng)的信息共享功能，可以實現(xiàn)對于財務(wù)數(shù)據(jù)的自動檢查，促進(jìn)會計信息質(zhì)量的提高，為內(nèi)部控制的順利實施提供良好保障。

2.2消極影響

一是對內(nèi)控環(huán)境的影響。歸根到底，ERTP系統(tǒng)還是一個工具，其雖然能夠?qū)?nèi)部控制產(chǎn)生影響，但是內(nèi)部控制的實施依然需要由人來進(jìn)行，執(zhí)行人員對ERP系統(tǒng)的認(rèn)知以及彼此之間的溝通交流非常關(guān)鍵。而從目前來看，多數(shù)企業(yè)雖然引入了ERP系統(tǒng)，但是并沒有能夠形成相對應(yīng)的信息化管理環(huán)境，這也使得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)，總經(jīng)理始終處于核心位置，董事會無法參與到公司經(jīng)營方針政策的制定中，也無法對企業(yè)運營方向進(jìn)行控制。同時各層級各部門之間缺乏有效的溝通交流，總經(jīng)理也僅僅是負(fù)責(zé)企業(yè)戰(zhàn)略方針的制定以及經(jīng)營方向的把控，對于基層狀況并不了解，在這種情況下，企業(yè)沒有能夠形成完善的內(nèi)部控制環(huán)境。同時，部分企業(yè)雖然對信息化建設(shè)投入了足夠的關(guān)注，也開展了相應(yīng)的員工培訓(xùn)活動，但是企業(yè)管理層和基層員工都沒有能夠很好的認(rèn)識到ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要性，對其功能和作用的認(rèn)知停留在表面;二是對數(shù)據(jù)信息安全的影響。就目前而言，多數(shù)企業(yè)并不具備良好的信息安全防護(hù)能力，企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)在運行過程中基本處于不設(shè)防狀態(tài)，系統(tǒng)安全維護(hù)工作淪為表象。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)中的許多信息區(qū)域透明化，在各個方面都存在有潛在的安全風(fēng)險，威脅著企業(yè)的穩(wěn)定可靠運行。

3 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制強化措施

3.1做好內(nèi)控環(huán)境建設(shè)

ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該對自身的組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，搭建起具備自身特色的文化環(huán)境，切實做好內(nèi)控環(huán)境的建設(shè)工作。具體來講，一是應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部搭建起扁平化的管理組織架構(gòu)，適當(dāng)優(yōu)化內(nèi)部控制的中間環(huán)節(jié)，借助ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢來提升內(nèi)部控制的效率和效果;二是董事會應(yīng)該加強對于企業(yè)基層的關(guān)注度，組織參與各種企業(yè)活動，強化管理層和基層員工之間的溝通和交流，強化企業(yè)的凝聚力和向心力，以此為基礎(chǔ)，形成良好的企業(yè)文化;三是應(yīng)該實施經(jīng)常性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，幫助員工加深對于ERP系統(tǒng)的了解和認(rèn)知，在企業(yè)內(nèi)部定期組織內(nèi)部控制相關(guān)的知識競賽，營造出良好的內(nèi)控知識學(xué)習(xí)氛圍;四是企業(yè)在實施內(nèi)部控制的過程中，應(yīng)該重視對于風(fēng)險的控制，就業(yè)務(wù)流程控制的關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行明確，做好業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的審核工作，制定出完善的風(fēng)險指標(biāo)，借助ERP系統(tǒng)實施風(fēng)險評估，準(zhǔn)確預(yù)估出每一種可能出現(xiàn)的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施及應(yīng)對手段，這樣能夠有效避免ERP系統(tǒng)中出現(xiàn)與內(nèi)部控制不相符的功能，或者職能重復(fù)的情況。

3.2重視信息安全管理

企業(yè)應(yīng)該重視對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實時防護(hù)工作，借助先進(jìn)的技術(shù)手段，防范黑客、木馬病毒等的侵襲，避免數(shù)據(jù)信息的泄漏，同時也應(yīng)該積極引入專業(yè)的計算機人才，做好信息系統(tǒng)的維護(hù)工作，降低信息傳遞和使用環(huán)節(jié)出現(xiàn)風(fēng)險的概率，提升內(nèi)部控制的效果。在實施信息安全管理的過程中，還應(yīng)該重視風(fēng)險的甄別與防控工作，預(yù)先建立起完善的信息及溝通機制，確保信息能夠順利傳遞到企業(yè)管理層和各部門各環(huán)節(jié)，對于重要崗位需要采用輪崗替換制度，建立起相應(yīng)的反舞弊機制，保證數(shù)據(jù)信息錄入ERP系統(tǒng)時的完整性和準(zhǔn)確性。

3.3提高人員專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該重視對于內(nèi)部控制人員的培訓(xùn)工作，通過計算機知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)以及ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)等，提升關(guān)鍵崗位業(yè)務(wù)人員的能力水平，確保其能夠熟練操作ERP系統(tǒng)，將ERP系統(tǒng)的功能和作用充分發(fā)揮出來。同時，應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)化的操作手冊，對相關(guān)人員進(jìn)行定期操作培訓(xùn)的同時，制定完善的檢查流程，盡可能降低乃至消除不當(dāng)操作引發(fā)的負(fù)面影響。

4 結(jié)語

總而言之，ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)更好的提升自身的經(jīng)營管理水平，也可以實現(xiàn)對于財務(wù)風(fēng)險的有效控制。而考慮ERP系統(tǒng)本身的特點，實務(wù)工作中可能存在一些固有的缺陷和風(fēng)險，需要采取有效的改善措施，提升內(nèi)部控制的效果，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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