疫情過后，《員工手冊》要改改嗎

蔡瑛

近一段時間以來，隨著新冠肺炎疫情逐步得到控制，企業(yè)也在逐步地恢復(fù)生產(chǎn)、經(jīng)營。從短期來說，企業(yè)要應(yīng)對如何“活下來”的挑戰(zhàn)；從長期來說，企業(yè)要制訂未來的戰(zhàn)略，而在這個過程中，都離不開人。管理人就離不開規(guī)章制度，因此，規(guī)章制度是企業(yè)生存、發(fā)展的必備。那么，規(guī)章制度要如何進(jìn)一步優(yōu)化，才能讓企業(yè)在社會變革、市場變化、危機突發(fā)時站住腳跟、保持生產(chǎn)力呢？筆者結(jié)合自身多年參與修訂《員工手冊》的經(jīng)驗，就如何完善規(guī)章制度、通過制度降低突發(fā)公共衛(wèi)生事件給企業(yè)帶來的消極影響，提出自己的一些想法。

重視集體協(xié)商，完善制度

《勞動合同法》第四條規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。不僅《員工手冊》等企業(yè)規(guī)章的生效需要履行民主流程，其他涉及勞動者切身利益的事項，如薪酬調(diào)整、工時調(diào)整等制度，也并非是企業(yè)的“一言堂”，而是需要與工會或職工代表集體協(xié)商后才能生效。這是體現(xiàn)企業(yè)民主管理的重要形式，也是規(guī)章制度本身的法律要求。

此次新冠肺炎疫情給多數(shù)企業(yè)帶來了區(qū)域封閉、停工停產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動暫停等一系列沖擊。為此，《人力資源社會保障部 全國總工會 中國企業(yè)聯(lián)合會/中國企業(yè)家協(xié)會 全國工商聯(lián)關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間穩(wěn)定勞動關(guān)系支持企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)的意見》中明確提出，“對受疫情影響導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營困難的，鼓勵企業(yè)通過協(xié)商民主程序與職工協(xié)商采取調(diào)整薪酬、輪崗輪休、縮短工時等方式穩(wěn)定工作崗位；對暫無工資支付能力的，要引導(dǎo)企業(yè)與工會或職工代表協(xié)商延期支付，幫助企業(yè)減輕資金周轉(zhuǎn)壓力”。

由此可見，面對疫情帶來的挑戰(zhàn)，要想安然渡過此次危機，又兼顧企業(yè)與員工利益，就需要企業(yè)充分重視集體協(xié)商，有工會或者職代會的企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮工會、職代會的作用，協(xié)調(diào)企業(yè)與員工之間的勞動關(guān)系；沒有工會或者職代會的企業(yè)為達(dá)到維穩(wěn)降薪的目的，短期內(nèi)，可通過自上而下推舉協(xié)商代表的形式與員工就工時、薪酬調(diào)整等方案達(dá)成一致；中長期，可根據(jù)企業(yè)情況，在條件允許的情況下盡快建立工會、職代會等企業(yè)民主管理平臺，這不僅有助于企業(yè)之后就各種事項或制度與員工的集體協(xié)商，也會降低企業(yè)在勞動用工管理過程中的法律風(fēng)險。

兼顧雙方利益，優(yōu)化調(diào)薪制度

對于不少企業(yè)而言，人力成本確實是企業(yè)成本中較大的一部分。正如前文所述，法律固然對企業(yè)有底線要求，但在疫情面前，政府層面也對員工提出與企業(yè)共克時艱的要求，大多數(shù)員工通常也能夠理解和體諒企業(yè)的難處。那么，怎樣才能合理合法地調(diào)整員工薪酬，降低企業(yè)成本壓力呢？筆者認(rèn)為，除了預(yù)設(shè)薪資調(diào)整的權(quán)利以外，企業(yè)還可以通過以下幾個方面對《員工手冊》中的薪酬制度進(jìn)行優(yōu)化：

●預(yù)設(shè)自動降薪機制

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)不景氣時期以及事業(yè)成長暫時受挫階段，可根據(jù)事業(yè)發(fā)展需要，啟用自動降薪機制，避免過度裁員與人才流失，確保企業(yè)渡過難關(guān)。如發(fā)生疫情等突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，則企業(yè)經(jīng)過與職工代表及工會的溝通、協(xié)商，可啟動全員自動降薪制度，即全體員工在一段時期內(nèi)根據(jù)級別不同程度下調(diào)一定比例工資，以幫助企業(yè)渡過難關(guān)。該機制的設(shè)定是就特殊情況下的降薪機制提前通過制度取得員工的共識，從而提升日后具體操作的合理性和成功率。但具體到執(zhí)行層面，仍建議企業(yè)重視與員工的充分溝通、協(xié)商及相關(guān)民主流程，從而盡可能降低操作的法律風(fēng)險。

●調(diào)整工資結(jié)構(gòu)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡量避免“一口價”的工資結(jié)構(gòu)，而應(yīng)在固定的基本薪資之外，增加彈性工資的設(shè)定，例如績效工資、獎金、提成等，并配套相應(yīng)的彈性發(fā)放制度。此種工資結(jié)構(gòu)不僅會增強激勵效果，也賦予了企業(yè)更多的自主權(quán)。

●完善績效激勵政策

越是在危機面前，越能考驗一個人的基本素養(yǎng)。一般來說，企業(yè)的績效考核包括德、能、勤、效等幾方面，但在日常的考核過程中，通常只停留在可視化、可量化的層面，無法對更加深入的精神層面的素質(zhì)進(jìn)行考核。在突發(fā)危機事件面前，作為管理層，應(yīng)當(dāng)具備果斷決策力、團(tuán)隊協(xié)調(diào)能力以及一定的奉獻(xiàn)精神；作為普通員工，應(yīng)當(dāng)具備快速響應(yīng)能力和團(tuán)隊凝聚力。企業(yè)完全可以將管理層及普通員工在危機時刻的表現(xiàn)納入考核范疇，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行薪酬及人事調(diào)整。

規(guī)范工作流程，增設(shè)彈性工作制度

為了減少人群聚集，防止交叉感染，不少企業(yè)選擇讓員工在家辦公。對于企業(yè)而言，與防范疫情同等重要的挑戰(zhàn)是，在社會大面積延期返工的狀態(tài)下，是否能利用遠(yuǎn)程協(xié)作工具實現(xiàn)員工高效“居家辦公”？想回答好這個問題，就需要企業(yè)匹配與“居家辦公”相配套的流程和制度。

首先，“居家辦公”屬于彈性工作制的一種，與辦公室集中辦公不同，在家辦公的工作時間有彈性，節(jié)省了通勤時間，但也存在一些管理盲區(qū)，比如溝通效率低、員工歸屬感低、對人的意志力也是非常大的考驗。此時，就需要企業(yè)管理者建立一套規(guī)范的工作流程。一個團(tuán)隊的執(zhí)行力取決于是否有工作流程的指導(dǎo)，不完善的工作流程會對工作產(chǎn)生錯誤的引導(dǎo)作用，降低工作效率。而完善的標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，會對工作的進(jìn)行起到指導(dǎo)和保駕護(hù)航的作用，提高工作效率。

其次，在《員工手冊》的標(biāo)準(zhǔn)工時制度之外，增設(shè)彈性工作制度，在制度中明確規(guī)定彈性工作制的適用范圍、不同類型彈性工作制的適用條件與對象、審批程序、相關(guān)部門職責(zé)及彈性工作制實施人員與其他部門和人員配合事項規(guī)定等等。

同時，企業(yè)要配備實施彈性工作制的必備硬件，讓員工感到不在公司辦公和在公司辦公沒有任何區(qū)別，例如為員工配備筆記本電腦、在公司安裝視頻會議設(shè)備、建立一套完整的OA流程等，以保證溝通能夠順利進(jìn)行。

疏堵結(jié)合，加強勞動紀(jì)律管理

勞動紀(jì)律規(guī)范作為企業(yè)規(guī)章制度中的重要組成部分，在《員工手冊》中一般占據(jù)著較大的篇幅，是企業(yè)管理員工尤其是辭退員工時的重要制度依據(jù)。在平時的用工過程中，企業(yè)管理員工要“外松內(nèi)緊”，但在疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時，企業(yè)的管理應(yīng)當(dāng)采用疏堵結(jié)合的原則，以做到平穩(wěn)過渡。鑒于此，在《員工手冊》的勞動紀(jì)律板塊，筆者建議企業(yè)可從以下兩個方面加強管理：

●以疏為主，人性化管理

員工違紀(jì)的背后可能會有多種多樣的原因，如果不論任何原因就“一刀切”，會給員工造成企業(yè)管理過于嚴(yán)苛的印象，不利于企業(yè)留住人才。特別是像此次新冠肺炎疫情，雖然大部分地區(qū)已經(jīng)逐步復(fù)工，但員工出于疫情傳播的擔(dān)心或者其他原因，仍希望延遲復(fù)工，此時企業(yè)若不顧員工的訴求，對未按時復(fù)工的員工一律以曠工論處，不僅存在一定的法律風(fēng)險，也會使得企業(yè)缺乏一定的人情味，進(jìn)而影響企業(yè)形象的建立及日后的人才吸引。

●堅持底線，把握原則

勞動紀(jì)律是企業(yè)日常管理中應(yīng)當(dāng)遵守的底線，是企業(yè)合法用工的“防火墻”，這一底線是不能被突破的。在疫情等突發(fā)事件來臨時，企業(yè)應(yīng)立即成立臨時重大事項決策機構(gòu)，適時評估風(fēng)險，明確人員分工，加強員工管控。對于一些原則性問題，例如誠信、遵紀(jì)守法、盡職履責(zé)等，應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)厲的懲戒措施，防止員工存在僥幸心理，從而觸碰底線。

●出臺單行政策，各個擊破

針對疫情下的各類特殊問題，大多數(shù)企業(yè)在制定《員工手冊》時并未納入制度體系，從而在問題出現(xiàn)時“無法可依”。為彌補此類缺失，建議企業(yè)在復(fù)工后盡快出臺各類單行管理制度，以滿足特殊時期的特殊管理需求，提升管理效率，也讓員工事事“有章可循”。

“沒有一個冬天不可逾越，沒有一個春天不會來臨”。筆者相信，疫情會讓企業(yè)對自身的行為進(jìn)行更多反思，并且更長遠(yuǎn)地規(guī)劃企業(yè)的未來，從容應(yīng)對各種挑戰(zhàn)。2020年開局不易，愿我們都能夠繼續(xù)保持向上的姿態(tài)和前進(jìn)的勇氣。

作者 江三角律師事務(wù)所 律師