公共圖書館建立聯(lián)合采購圖書機(jī)制設(shè)想

朱小龍

摘 要：公共圖書館是提高國(guó)民閱讀素質(zhì)、傳承社會(huì)文明的重要場(chǎng)所，而圖書資源是公共圖書館所有工作的基礎(chǔ)所在。通過利用多家公共圖書館有限的圖書資源購置經(jīng)費(fèi)共同獲得更加優(yōu)質(zhì)的圖書資源，從而實(shí)現(xiàn)公共圖書館間資源共享的設(shè)想，可為現(xiàn)今公共圖書館的圖書資源采購工作提供參考。

關(guān)鍵詞：聯(lián)合采購 圖書質(zhì)量 優(yōu)勢(shì) 實(shí)施

現(xiàn)今公共圖書館作為重要的文化傳播陣地，主要職責(zé)是保存借閱圖書資料，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展，其業(yè)務(wù)范圍主要是圖書、文獻(xiàn)、報(bào)刊采編與儲(chǔ)藏，圖書資料借閱，圖書館學(xué)研究編輯出版等等。公共圖書館的圖書資源是圖書館所有工作的基礎(chǔ)所在，真正核心工作是所藏圖書文獻(xiàn)資源的數(shù)量和質(zhì)量。圖書館開展一切工作也是以其館藏為基礎(chǔ)的，這個(gè)基礎(chǔ)的好壞直接關(guān)系到圖書館工作的質(zhì)量和服務(wù)讀者的效果。圖書資源采購工作直接影響到圖書館職能發(fā)揮與整體服務(wù)水平。如何利用有限的圖書采購經(jīng)費(fèi)采購到更優(yōu)質(zhì)的圖書資源，這已成為圖書館普遍關(guān)注的焦點(diǎn)問題。

各省、市、區(qū)縣公共圖書館平時(shí)都有圖書采購的需求，每次采購無法以較大金額的采購項(xiàng)目來吸引更多的供應(yīng)書商，也無法從書商處取得更低的折扣和更優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。這樣“單打獨(dú)斗”的采購方式既不利于提高采購效率，也不利于形成規(guī)模效益和經(jīng)濟(jì)效益。此外，由于圖書采購在政府采購活動(dòng)中屬于比較特殊的項(xiàng)目，而且大部分采購金額比較小，相關(guān)部門經(jīng)常將圖書資源購置項(xiàng)目委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購，這樣既減輕了相關(guān)部門的工作負(fù)擔(dān)，又能夠使采購單位更加靈活的采購到想要的書籍。但是，這種采購方式由于各地的中介機(jī)構(gòu)良莠不齊，采購單位沒有建立完善的采購制度，經(jīng)常造成了采購資金的浪費(fèi)，國(guó)有資產(chǎn)的損失。

現(xiàn)今面對(duì)圖書資源采購招標(biāo)中出現(xiàn)的惡意最低價(jià)中標(biāo)、不良書商魚目混珠和大量拒配正版圖書等惡劣現(xiàn)象頻發(fā)，公共圖書館如何用有限的經(jīng)費(fèi)做到“購足書，購好書”的問題日趨嚴(yán)峻。采取多家公共圖書館聯(lián)合采購圖書資源的采購方式，既能避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，又能凸顯如下優(yōu)勢(shì)：

第一、采取聯(lián)合采購圖書資源的采購方式，可以從大方向上把控購書類型，杜絕盜版，錯(cuò)版以及內(nèi)容不健康的圖書流向圖書館。例如：在采購圖書中經(jīng)常出現(xiàn)的供應(yīng)商以特價(jià)書冒充正價(jià)書向圖書館供貨的問題，采取聯(lián)合采購圖書資源方式，可以根據(jù)圖書需求調(diào)研，確定核心需求學(xué)科領(lǐng)域，遴選核心出版社，向出版社直接索要書目信息，也可以向大型新華集團(tuán)索要書目信息，據(jù)此對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商提供的書目認(rèn)真審核，通過分類、出版社、出版時(shí)間等要素甄別優(yōu)質(zhì)圖書資源。

第二、采取聯(lián)合采購圖書資源的采購方式，可以增大采購金額標(biāo)的，吸引更多的國(guó)內(nèi)有實(shí)力圖書經(jīng)銷商來參與競(jìng)標(biāo)。例如：西部某首府圖書館，全年購書經(jīng)費(fèi)100余萬元，通過分解，購置圖書資源經(jīng)費(fèi)80萬余元，每年圖書采購招標(biāo)應(yīng)標(biāo)者寥寥無幾，甚至出現(xiàn)應(yīng)標(biāo)者人數(shù)不足，導(dǎo)致流標(biāo)的情況發(fā)生。如果采用聯(lián)合采購圖書方式，圖書資源購置標(biāo)的會(huì)大幅增加，能夠吸引眾多如新華集團(tuán)等有實(shí)力的供應(yīng)商參加。

第三、采取聯(lián)合采購圖書資源的采購方式可將各公共圖書館間相同類別或相同性質(zhì)的圖書采購項(xiàng)目進(jìn)行合并打包，變多次采購為一次集中采購，從而提高批量采購規(guī)模，采購方可以與參加競(jìng)標(biāo)的圖書經(jīng)銷商爭(zhēng)取更低的圖書折扣率、更嚴(yán)格的質(zhì)量要求以及更優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)等條件。

例如：上海圖書館2012年—2014年國(guó)內(nèi)版中文圖書采購項(xiàng)目，共有10家單位下載了標(biāo)書，投標(biāo)截止前共有8家單位送達(dá)投標(biāo)文件。開標(biāo)后，8家投標(biāo)單位的圖書報(bào)價(jià)折扣率分別為67%、70%、68%、67%、74%、67%、67%、68%，最高折扣率為74%，最低折扣率67%，平均折扣率為68.5%。而2011年開標(biāo)的上海圖書館國(guó)內(nèi)版中文圖書采購項(xiàng)目，共9家單位參與投標(biāo)，報(bào)價(jià)折扣率分別是70%、72%、66%、71%、68%、68%、69%、75%、67%，最高折扣率為75%，最低折扣率66%，平均折扣率為69.56%。從上述數(shù)據(jù)可以看出，2012年圖書采購項(xiàng)目的報(bào)價(jià)平均折扣率比2011年下降了1個(gè)百分點(diǎn)，原因是當(dāng)年該項(xiàng)目采購集中度更高，為3年一招，采購數(shù)量和采購金額相對(duì)較大。這充分說明當(dāng)圖書采購的集中度提高時(shí)，不僅能夠有效降低圖書采購成本，同時(shí)也能降低圖書的報(bào)價(jià)折扣率。

第四、采取聯(lián)合采購圖書資源的采購方式，采購方可以選擇信譽(yù)好的招標(biāo)代理公司，由其組織專家開展更加規(guī)范的招標(biāo)采購工作，同時(shí)要求其完成驗(yàn)收?qǐng)D書、績(jī)效評(píng)價(jià)等善后續(xù)一系列工作，例如：要求招標(biāo)代理公司組織評(píng)標(biāo)小組由更多更專業(yè)的專家組成;組織出版社、印刷廠等單位推薦的專家組成初檢小組，對(duì)每一批供應(yīng)的圖書通過采書人員提供的采書信息，如書名、作者、價(jià)格、批次等進(jìn)行校驗(yàn)、抽檢，并對(duì)圖書裝幀、印刷等外觀的質(zhì)量進(jìn)行整體查驗(yàn)，如無問題，可交由各個(gè)公共圖書館采編部二次驗(yàn)收，在驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)圖書質(zhì)量問題，立即要求圖書供應(yīng)商予以退換，如供應(yīng)商推諉或拒絕，除追究其法律責(zé)任并將該供應(yīng)商列入采購黑名單，這樣可對(duì)書商起到最大限度震懾作用。

那么，各公共圖書館應(yīng)該如何實(shí)施聯(lián)合采購圖書資源呢，本人拙見，試擬出大概流程，僅供參考：

第一步：前期準(zhǔn)備工作

1.由牽頭圖書館向財(cái)政有關(guān)部門提出申請(qǐng)，確定聯(lián)合采購圖書的招標(biāo)辦法。例如：由省級(jí)公共圖書館向所屬省級(jí)文化和旅游廳、省級(jí)財(cái)政廳提出聯(lián)合購置圖書資源申請(qǐng)，得到可以實(shí)施此項(xiàng)工作的批復(fù)后，組織會(huì)議向省內(nèi)各地州市公共圖書館征求意見并發(fā)布通知。

2.各地州市公共圖書館如確定參與聯(lián)合圖書招標(biāo)工作，根據(jù)省級(jí)圖書館所發(fā)通知和批復(fù)等文件向所屬地州市文化和旅游局、地州市財(cái)政局提出參加的申請(qǐng)，得到可以參加此項(xiàng)工作的批復(fù)后，即可準(zhǔn)備實(shí)施。

第二步：正式實(shí)施

1.成立聯(lián)合采購圖書資源采購小組，由各個(gè)圖書館主要負(fù)責(zé)圖書采購的人員參加并推選組長(zhǎng);申請(qǐng)上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)派駐紀(jì)檢人員全程監(jiān)督;匯總各圖書館當(dāng)年采購額、采購品目、采購數(shù)量等要求以及售后服務(wù)條件等。

2.資源采購小組根據(jù)政府采購招標(biāo)辦法，經(jīng)省級(jí)財(cái)政部門批準(zhǔn)，采用政府集中采購或委托中介方式進(jìn)行聯(lián)合采購圖書資源工作。如采用委托中介方式，則慎重選擇合適的招標(biāo)代理公司，并在紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的監(jiān)督下，抽取相關(guān)專家，組織相應(yīng)的采購招標(biāo)工作。

3.招標(biāo)完成后，如無異議，由各公共圖書館負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)圖書采購的工作人員與相應(yīng)中標(biāo)供應(yīng)商對(duì)接，明確各公共圖書館采購額、采購品目、采購數(shù)量等要求以及售后服務(wù)條件等，并以此簽訂購置圖書資源合同，確定付款日期及方式等工作。

第三步：招標(biāo)工作完成后的驗(yàn)收既反饋工作

由牽頭圖書館委托招標(biāo)代理公司聯(lián)合紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)組織圖書出版、印刷行業(yè)專家對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商提供的圖書進(jìn)行初次驗(yàn)收，然后根據(jù)各公共圖書館驗(yàn)收部門的提供的驗(yàn)收結(jié)果形成二次驗(yàn)收記錄，根據(jù)兩次驗(yàn)收結(jié)果建立圖書資源供應(yīng)商黑白名單，作為下一年度招標(biāo)工作的依據(jù)，并以此結(jié)果作為績(jī)效評(píng)價(jià)的重要參考指標(biāo)。

圖書資源的采購工作對(duì)于公共圖書館建設(shè)的重要性不言而喻，科學(xué)合理地運(yùn)用的圖書資源采購經(jīng)費(fèi)，不僅是滿足讀者需求的重要保障，同時(shí)有助于圖書館建立特色館藏和特質(zhì)服務(wù)。公共圖書館的聯(lián)合采購圖書機(jī)制若能規(guī)范、完善得以實(shí)施，一方面能夠充分保證公共圖書館圖書資源購置經(jīng)費(fèi)的使用，另一方面也能促進(jìn)公共圖書館順應(yīng)時(shí)代特色的建設(shè)和發(fā)展。

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