提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

巴音巴特

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）04- 114- 01

摘 要 文秘人員一直以來(lái)作為辦公室之內(nèi)的核心人員之一，主要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)單位所有繁瑣工作予以處理，由于其工作效率會(huì)對(duì)辦公室，甚至整個(gè)企業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生直接的影響，因此，對(duì)提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略進(jìn)行深入的探討與分析就變得愈發(fā)重要，由此才可以為辦公室與企業(yè)單位的有序運(yùn)行提供良好的保障。

關(guān)鍵詞 辦公室 文秘工作 提升質(zhì)量 水平 有效策略

在企業(yè)單位之內(nèi)，辦公室一直以來(lái)都具有不可或缺的地位與作用，在常規(guī)工作內(nèi)，不但需要做好領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的指令以及要求的傳達(dá)工作，還必須對(duì)基層工作的落實(shí)情況及時(shí)的反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；不但需要對(duì)企業(yè)單位之中的所有工作予以合理的協(xié)調(diào)，還必須做好領(lǐng)導(dǎo)層委派的對(duì)外交往工作。文秘作為辦公室之內(nèi)的關(guān)鍵人員，其工作質(zhì)量和效果極易對(duì)企業(yè)單位的有序運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生直接的影響，所以，各個(gè)企業(yè)單位就需要積極調(diào)高辦公室文秘工作的整體質(zhì)量以及水平，由此才可以促進(jìn)企業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量以及水平的必要意義

在企業(yè)單位之內(nèi)，辦公室一直以來(lái)都是落實(shí)管理活動(dòng)以及行政活動(dòng)的核心場(chǎng)所，負(fù)責(zé)著企業(yè)單位從上至下的全部行政管理管理工作，具有工作量繁重的特性，不僅需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)基層工作的落實(shí)情況，同時(shí)還需要向基層職工及時(shí)、明確以及精準(zhǔn)的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的指令以及工作，做好所有細(xì)節(jié)工作。與此同時(shí)，辦公室通常還需要對(duì)企業(yè)單位之內(nèi)全部職工之間存在的關(guān)系予以全面協(xié)調(diào)，加之對(duì)外交流以及協(xié)調(diào)等多項(xiàng)工作同樣是辦公室必須做好的工作任務(wù)之一，因此，辦公室之內(nèi)文秘工作質(zhì)量以及水平與行政管理工作之間具有極為緊密的關(guān)聯(lián)，所以企業(yè)單位就需要對(duì)文秘工作質(zhì)量以及水平的進(jìn)一步提升予以足夠的重視，由此才可以推動(dòng)企業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力隨之提升，從而推動(dòng)企業(yè)單位的不斷發(fā)展和進(jìn)步[1]。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量以及水平的基本原則

文秘人員作為整個(gè)辦公室的核心人員之一，其工作必須嚴(yán)格根據(jù)下列基本原則所展開(kāi)：首先，時(shí)刻遵循相關(guān)職業(yè)道德規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求自己，在進(jìn)行常規(guī)工作時(shí)必須耐心、嚴(yán)謹(jǐn)與認(rèn)真的做好自身本職工作。其次，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)，科學(xué)合理的對(duì)各項(xiàng)工作予以配置，以此不斷提升自身工作效率與水平。最后，時(shí)刻服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指令，并且做好各層之間的交流協(xié)調(diào)，以此保證辦公室的所有工作都能夠有序進(jìn)行。若是所有文秘人員都可以遵循相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)相關(guān)工作，那么文秘工作質(zhì)量以及工作水平必然會(huì)獲得有效的提高。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量以及水平的有效策略

（一）編制健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制

在進(jìn)行辦公室工作時(shí)，若是管理機(jī)制能夠?qū)崿F(xiàn)獎(jiǎng)罰分明，能夠從某種程度上激發(fā)辦公室文秘人員的自主性以及積極性。因?yàn)楠?jiǎng)懲機(jī)制的健全，文秘人員的崗位競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)便會(huì)被有效的激發(fā)，相應(yīng)的文秘人員針對(duì)自身所提出的要求標(biāo)準(zhǔn)同樣會(huì)隨之提高。與此同時(shí)，獎(jiǎng)懲機(jī)制同樣具有一定的警告性，能夠?yàn)槲拿厝藛T在進(jìn)行常規(guī)工作時(shí)不斷完善自身提供一定的助力，在后續(xù)工作的正常開(kāi)展同樣可以展現(xiàn)出良好的推動(dòng)效用。在企業(yè)單位辦公室之內(nèi)，編制獎(jiǎng)懲機(jī)制可以嚴(yán)格按照辦公室文秘人員的具體工作效率以及效能予以編制，在優(yōu)化獎(jiǎng)懲機(jī)制時(shí)，相關(guān)管理者必須確保機(jī)制的有效性與全面性，在做好獎(jiǎng)懲機(jī)制的編制工作以后，可以將機(jī)制落實(shí)的一個(gè)月為試用周期，同時(shí)對(duì)獎(jiǎng)懲機(jī)制予以反復(fù)評(píng)測(cè)和調(diào)整[2]。

（二）積極提高文秘人員專(zhuān)業(yè)技能

按照企業(yè)單位業(yè)務(wù)種類(lèi)之間存在的差異，文秘人員的工作難度系數(shù)同樣參差不齊，部分企業(yè)單位會(huì)對(duì)辦公室文秘人員的專(zhuān)業(yè)技能提出一定的要求。所以，各個(gè)企業(yè)單位需要在辦公室文秘教育培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中適當(dāng)?shù)奶嵘顿Y力度，比如大部分企業(yè)單位會(huì)招納專(zhuān)業(yè)人士組織職工進(jìn)行教育培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)安排骨干人員深入其他企業(yè)單位予以深入的學(xué)習(xí)交流，把其他企業(yè)單位更為先進(jìn)與有效的工作模式以及流程引入自身企業(yè)單位的辦公室文秘常規(guī)工作中，以此不斷強(qiáng)化辦公室文秘人員整體專(zhuān)業(yè)技能。在現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)況下，專(zhuān)業(yè)知識(shí)理念的發(fā)展速度同樣有所提升，因此作為一名優(yōu)秀的辦公室文秘人員，必須對(duì)自身專(zhuān)業(yè)技能以及思想觀念予以及時(shí)更新，由此才可以為文秘工作的順利開(kāi)展與企業(yè)單位的有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的保障。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在進(jìn)行辦公室管理時(shí)，雖然辦公場(chǎng)地主要以辦公室為主，然而辦公室的核心工作內(nèi)容需要以文秘人員工作質(zhì)量以及水平的提高為主。然而在具體工作中，如果想確保策略效果能夠全面展現(xiàn)，并不是一蹴而就的，是需要一定的時(shí)間才能夠?qū)崿F(xiàn)的。新工作模式的落實(shí)對(duì)辦公室文秘工作能夠展現(xiàn)出一定的參考效用，但是在實(shí)際落實(shí)時(shí)，還需要相關(guān)管理者按照辦公室文秘的主要特性予以選取，由此才可以促使辦公室文秘工作質(zhì)量以及水平得以有效提升，從而確保辦公室與企業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)不受到影響。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙磊.試論提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略[J].企業(yè)文化（中旬刊），2019（5）：262.

[2]葉知秋，劉恩超.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究[J].中文信息，2019（10）：179.