信息化背景下加強(qiáng)電子檔案管理的策略探討

許丹旭 肖香麗

摘要：本文從加強(qiáng)電子檔案管理的重要性出發(fā)，探討了信息化背景下加強(qiáng)電子檔案管理的重要性，結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)探討了加強(qiáng)電子檔案管理的策略，希望進(jìn)一步推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化;電子檔案;檔案管理

信息化時代的到來，無疑對整個社會都帶來了深刻的影響和變革，這是我們每個人都有切身感受的，得益于信息化技術(shù)的功能和作用、優(yōu)勢，我們的生活、生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)都變得更加便捷、高效。就檔案管理工作來說，其對于信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)基本起步，構(gòu)建起了信息化的電子檔案管理平臺，信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用、優(yōu)勢開始初步的顯現(xiàn)了出來。這就要求我們通過信息化平臺、制度和人才方面的建設(shè)，推進(jìn)電子檔案管理，這是檔案管理工作在未來的一個必然發(fā)展要求、必然發(fā)展趨勢。

一、加強(qiáng)電子檔案管理的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大量檔案信息的載體均為紙張，收集和管理起來都非常的耗時耗力，增加了檔案管理人員的工作壓力，即使所有人員全力以赴的進(jìn)行檔案收集、管理，工作效率都非常低，并且容易出現(xiàn)各種差錯，如不信息不全面、不完整、失實(shí)等，降低檔案管理工作的質(zhì)量，難以體現(xiàn)出檔案管理的作用、價值[1]。電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)，主要依靠的是信息化技術(shù)，通過信息化方面的建設(shè)，我們其一是可以優(yōu)化檔案存儲方式而檔案信息化則極大的優(yōu)化了存儲方式，信息化利用在非常小的物理空間內(nèi)，就可以存儲大量的檔案信息，非常利于檔案的管理。

但是，生命周期短可以說是電子文件的硬傷。雖然在接收和保存電子文件時都會嚴(yán)格選擇較穩(wěn)定的電子格式，但是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的格式也在快速的更新，生命周期極其短暫[2]。一旦文件的電子格式被淘汰，那么相對應(yīng)的電子文件就有很大的幾率會完全滅失。一些專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，有很多專業(yè)性、特殊性的文件格式，這些專屬的格式只能通過專業(yè)的解碼軟件才能順利讀取，而這些專業(yè)解碼軟件又為某些單位所有且版權(quán)受到法律保護(hù)，檔案館不能提供相應(yīng)的軟件和硬件來支持電子文件的讀取，故而被檔案館稱之為“沉睡”的檔案。如果電子檔案的信息收集效率低下、內(nèi)容不完整依然難以體現(xiàn)出檔案管理的作用、價值。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的策略

（一）健全電子檔案管理平臺邏輯結(jié)構(gòu)

檔案的收集，是檔案管理工作的一個起始環(huán)節(jié)，對后期的檔案管理工作影響直接、巨大，如果檔案收集不到位，后期不論是編撰、分析、利用，就都會困難重重，在信息化的電子檔案管理工作中，情況同樣是如此。而為了保證所有的檔案信息都可以得到快速、全面的收集，我們當(dāng)前應(yīng)當(dāng)主要做的是健全電子檔案管理平臺邏輯結(jié)構(gòu)。簡單來說，就是要基于現(xiàn)有的信息化電子檔案管理平臺，擴(kuò)展、延長其終端，使高校信息化電子檔案管理平臺可以覆蓋各方面的工作范圍，或者說檔案管理需要涉及到的工作范圍。在這些工作前端產(chǎn)生相應(yīng)的檔案信息后，便被立即收集到電子檔案管理平臺匯總、分類，等待下一步的編撰、分析、存儲與利用，這樣一來就可以避免所有的電子檔案信息被快速、及時、全面的回收，不會發(fā)生任何的遺漏，提高檔案信息收集的效率與完整性。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理規(guī)章制度建設(shè)

清楚、明確且具有高度合理性、操作性的規(guī)章制度，是提高電子檔案管理規(guī)范性與質(zhì)量的必要條件。為此，我們需要加強(qiáng)電子檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，現(xiàn)如今我國出臺了《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律與政策，這應(yīng)當(dāng)作為電子檔案管理制度的基本約束，在此基礎(chǔ)上各個單位可以根據(jù)自身的實(shí)際情況、實(shí)際需求，進(jìn)行電子檔案管理的規(guī)章制度細(xì)化，使之更加符合本單位的管理情況，不過要注意區(qū)別傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的特點(diǎn)，全方位預(yù)防電子檔案管理工作中，可能出現(xiàn)的各種問題。同時，要根據(jù)電子檔案管理的工作崗位體系，明確的劃分職能與責(zé)權(quán)體系，制定電子檔案各管理崗位的崗位制度、電子檔案管理的索引歸檔制度、電子檔案備份保存制度等，通過這一系列的制度，保證電子檔案管理的推進(jìn)有據(jù)可依，從而提高電子檔案管理的規(guī)范性與質(zhì)量。

（三）提升電子檔案信息利用效率

檔案管理層面還應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個電子檔案管理工作的崗位設(shè)置，合理劃分為其工作內(nèi)容，以及工作責(zé)、權(quán)，并編制成明確的工作手冊，為檔案管理工作的實(shí)踐，提供基本指導(dǎo)。并需要在電子檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的建設(shè)中，合理的劃分系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，保證權(quán)限分配與其工作需求相適應(yīng)即可，避免系統(tǒng)權(quán)限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責(zé)任的追究。所有的檔案管理工作人員都只能夠通過自己的賬號、密碼登錄系統(tǒng)，禁止相互之間交換、交叉使用系統(tǒng)賬號。利用權(quán)責(zé)明確電子檔案管理模式提升檔案利用效率，檔案信息必須要得到利用才能體現(xiàn)出其價值，但雖然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來說，很難從中獲取到有價值的信息。不過在信息化、電子化的技術(shù)條件下，我們則可以更好的挖掘、利用檔案信息，同時這也是在電子檔案管理中，我們應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)的一項(xiàng)任務(wù)。與此同時，應(yīng)在檔案管理工作當(dāng)中，引入更加先進(jìn)的人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助其超高的計(jì)算能力，對海量的、相關(guān)的檔案信息進(jìn)行深入、全面的分析，幫助我們從有序或無序的數(shù)據(jù)當(dāng)中，挖掘出各種更有價值且人為難以發(fā)現(xiàn)的信息，從而使檔案信息的應(yīng)用價值最大化。再者是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)共享，彼此共享相互之間的檔案信息資源。

結(jié)語

在如今信息化的時代下，我們的檔案管理工作必須要順應(yīng)宏觀潮流、趨勢，加強(qiáng)信息化方面的建設(shè)，通過科學(xué)、合理、有效的措施，積極推進(jìn)電子檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更全面和深入的發(fā)揮出檔案管理的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙宏育，王云峰.信息化時代加強(qiáng)信息系統(tǒng)歸檔的探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：73.

[2]耿哲.檔案管理中電子檔案管理建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：182+190.