我國財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀探析

郭穎珺

【摘要】近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新階段，在新形勢(shì)下，檔案財(cái)務(wù)管理面臨更多挑戰(zhàn)，因此必須準(zhǔn)確把握財(cái)務(wù)檔案的性質(zhì)，明確財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，采取有效措施抓好財(cái)務(wù)檔案管理，以便財(cái)務(wù)檔案更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案 ?管理 ?現(xiàn)狀

一、財(cái)務(wù)檔案管理的概念

檔案管理是指對(duì)檔案實(shí)體及其信息進(jìn)行有效保存和管理并提供利用服務(wù)的業(yè)務(wù)工作總稱。財(cái)務(wù)檔案是企事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分，實(shí)質(zhì)上是指在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生和發(fā)展的過程中所形成的原始憑證、財(cái)務(wù)信息及材料依據(jù)。在當(dāng)前單位工作運(yùn)行過程中形成的財(cái)務(wù)檔案一般集中于會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、出納記賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表及其他材料，通過對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案的收集整理、保存和利用，能夠真實(shí)記錄單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作的發(fā)展歷史，直觀反映單位的經(jīng)濟(jì)管理水平，為此后的經(jīng)濟(jì)預(yù)算提供有效參考。因此重視單位財(cái)務(wù)檔案管理工作極為重要，這也需要成為各單位財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)所在。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的價(jià)值

（1）有助于提高財(cái)政工作效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位傳統(tǒng)簡明化的財(cái)務(wù)檔案顯然已經(jīng)不再適用于日漸系統(tǒng)化和復(fù)雜化的財(cái)務(wù)信息，再加上資金賬目明細(xì)呈現(xiàn)出多維化特征，無疑對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了更高要求，同時(shí)也決定了財(cái)務(wù)檔案管理工作在財(cái)務(wù)管理中的重要地位。我國當(dāng)前依然處于發(fā)展階段，從整體上看，經(jīng)濟(jì)水平和人們生活水平均有一定程度提高，在新形勢(shì)下，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案工作得到了高度重視，并對(duì)其進(jìn)行了重新編制。因此，做好財(cái)務(wù)檔案管理，可以為單位整體發(fā)展提供科學(xué)的參考資料和數(shù)據(jù)，從而有助于提高財(cái)政工作效率。

（2）有助于為企業(yè)經(jīng)營管理提供有力支撐。這一點(diǎn)對(duì)企業(yè)尤其突出，企業(yè)在經(jīng)營過程中的各種業(yè)務(wù)往來由檔案真實(shí)詳細(xì)地記錄，企業(yè)的經(jīng)營狀況、管理水平都由檔案真實(shí)記錄，同時(shí)檔案管理也能更好地提高單位的經(jīng)營利潤。檔案管理與企業(yè)文化也緊密相連，單位的一切發(fā)展進(jìn)程都應(yīng)由檔案如實(shí)記錄，檔案管理可以體現(xiàn)單位的文化與價(jià)值觀，經(jīng)歷也由它體現(xiàn)，企業(yè)的向心力靠它凝聚著，從而在企業(yè)文化中它有著無可取代的作用。提供有力的數(shù)據(jù)來自檔案的真實(shí)性，當(dāng)事人在何地、何時(shí)進(jìn)行了何種業(yè)務(wù)的活動(dòng)靠它真實(shí)地記錄著，最真實(shí)反映者是它，檔案管理為單位和員工提供法律上的保障，減輕不必要糾紛。檔案其實(shí)是真實(shí)的記錄和反映，保存完好的檔案可以為員工教育和培訓(xùn)提供實(shí)實(shí)在在的依據(jù)，記錄真實(shí)的案例尤其是。

（3）有助于提高服務(wù)質(zhì)量與水平。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在事業(yè)單位中，在事業(yè)單位的日常工作開展過程中，不免會(huì)遇到一些問題，而對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理而言，是事業(yè)單位整改的重要依據(jù)之一，相關(guān)審查單位可以通過財(cái)務(wù)檔案的檢閱與核對(duì)，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位日常事務(wù)開展過程中存在的一些問題，進(jìn)而根據(jù)財(cái)務(wù)檔案中發(fā)現(xiàn)的問題有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而提高事業(yè)單位整體運(yùn)營狀況，減少貪污腐敗行為的出.現(xiàn)。而依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效的管理，才能夠保證財(cái)務(wù)檔案的有效性以及準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高事業(yè)單位的管理水平，通過對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的審查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段工作開展過程中存在問題，即時(shí)對(duì)其進(jìn)行修正，保證為人民服務(wù)的質(zhì)量與水平。

三、財(cái)務(wù)檔案管理的問題

（1）財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力不足。財(cái)務(wù)檔案的信息化管理已經(jīng)被提出很多年，在一些領(lǐng)域的運(yùn)用時(shí)間也較長久，但是在一些企事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案的信息化管理剛剛運(yùn)用沒有多長時(shí)間，并且其管理人員之前并沒有進(jìn)行專業(yè)的訓(xùn)練，因此有很多較為專業(yè)的方法不能夠掌握，在工作中，有些會(huì)其根據(jù)自己的情況，為了讓工作變得簡單些，產(chǎn)生了一些壞習(xí)慣，使得一些企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案的管理工作變得極為混亂。

（2）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視度不高。當(dāng)前，一些個(gè)別財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的高度重視，主要表現(xiàn)在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，甚至還有個(gè)別管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案持無所謂的態(tài)度，在財(cái)務(wù)檔案管理中忽視了檔案資料的收集和整理，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理形式化嚴(yán)重，造成一些重要的財(cái)務(wù)檔案信息流失或者失真。除此之外，還有一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度不夠，沒有在人力和財(cái)力方面給予財(cái)務(wù)檔案管理足夠的支持。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為財(cái)務(wù)信息需要嚴(yán)格措施對(duì)其管理，錯(cuò)誤地認(rèn)為只要封存了票據(jù)和賬簿便可以了，還有個(gè)別單位將財(cái)務(wù)賬單捆成一堆，將其隨意堆放，沒有建立相應(yīng)的檔案，缺乏科學(xué)管理。

（3）缺乏時(shí)效性意識(shí)和完整性意識(shí)。對(duì)于檔案管理，在原則上先由財(cái)務(wù)部門歸檔、編制清冊(cè)，然后再全部移交到檔案部門進(jìn)行保管，個(gè)人是不允許自行封存保管的。但在實(shí)際工作中，為了方便隨用隨拆，而沒有存放到檔案庫中去，導(dǎo)致了很多的資料是不能做到及時(shí)歸檔處理，并向檔案管理部廣]及時(shí)移交。由于檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，在很多的時(shí)候不能很好地協(xié)調(diào)工作，對(duì)于一些檔案就不能更好地進(jìn)行歸檔處理。由于工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，往往只對(duì)那些比較重要的磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件或者輔證材料文件進(jìn)行管理，缺乏完整性的管理歸類意識(shí)。此外，缺乏過程控制意識(shí)及利用效益意識(shí)，很多企事業(yè)單位在檔案管理方面都存在人手不足的問題，不能將財(cái)務(wù)管理活動(dòng)過程中形成的大量原始憑證進(jìn)行有效的整理、歸檔。檔案管理人員缺少很好的過程控制意識(shí)，從而不能很好地保證財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量，缺乏利用效益意識(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能更好地為高校的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

四、財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升措施

（1）建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度。古人有云“不以規(guī)矩難成方圓”，對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作而言，同樣如此，要想做好財(cái)務(wù)檔案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)充分結(jié)合自身財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀，將相關(guān)法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，不斷建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)該包含財(cái)務(wù)信息的立卷和歸檔、利用和保密等等。待制度制定后，要求每個(gè)檔案管理人員必須執(zhí)行該制度，一旦發(fā)現(xiàn)有違背該制度的管理人員，要相應(yīng)給予處罰，從而保證事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

（2）培育財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)道德。從事財(cái)務(wù)檔案工作，要增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。對(duì)從事財(cái)務(wù)檔案工作的人員，要多方位采取措施使其提高修養(yǎng)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、愛崗敬業(yè)，使其學(xué)以致用、學(xué)用結(jié)合，同時(shí)把學(xué)習(xí)貫穿于正常工作中去，及時(shí)掌握新技能、補(bǔ)充新知識(shí)。無論在服務(wù)方式上，還是指導(dǎo)思想上都需要與開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造性開展工作。只有這樣，才能使財(cái)務(wù)檔案管理工作真正得到領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)的重視與支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作者的自身價(jià)值。不斷提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

（3）嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的借閱。要有效地實(shí)施和落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理過程中，企業(yè)單位必須要有效地維護(hù)財(cái)務(wù)檔案管理的真實(shí)性、完整性以及安全性，同時(shí)還要在運(yùn)營管理過程中規(guī)范、合理的運(yùn)用財(cái)務(wù)檔案，進(jìn)而可以向企業(yè)單位的運(yùn)營發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展提供有效的支持和幫助。就財(cái)務(wù)檔案借閱方面來說，只準(zhǔn)許政府有關(guān)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)察部門在進(jìn)行核查、工作時(shí)能夠查看，其他都禁止借閱，還有企業(yè)可以進(jìn)行內(nèi)部查閱。除此之外，財(cái)務(wù)部門自身也要做出改變和改革，規(guī)定部門管理人員沒有查閱財(cái)務(wù)檔案信息的權(quán)力，甚至是公司的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)此也有一定的限制。

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