玉林師范學(xué)院人事檔案調(diào)研報告

曾瓊

【摘要】干部人事檔案作為單位選人用人的重要憑證，作為干部德能勤績情況的重要載體，在學(xué)校檔案管理中具有重要的地位。從2015年開始接觸干部人事檔案，逐漸摸索學(xué)習(xí)人事檔案管理方法，取得一定的成效，并且認(rèn)識到還有一些不足，從中獲取經(jīng)驗爭取更大的進步。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理? 成效? 存在問題? 建議

一、主要的工作成效

（一）工作環(huán)境逐步改善。2018年以前，我校的人事檔案室，隸屬于學(xué)校人事處，由人事部門主管，設(shè)在學(xué)校辦公樓（行政樓）4樓，單獨的一間20平米左右小房間。當(dāng)時存檔辦公查閱均集中在這個小房間內(nèi)，未達到國家規(guī)定的三室分開的要求。管理的人事檔案分為在職、離退休、死亡三大塊，還堆放有大量遺留的散材料。2018年3月，學(xué)校成立檔案館，規(guī)定學(xué)校人事檔案室劃入檔案館管理。檔案館由人事檔案室與綜合檔案室、校史年鑒辦公室等三個部門組成，設(shè)立在學(xué)校新圖書館七樓。人事檔案室于2018年9月搬遷到新辦公地點，新辦公室約60平米，存檔室、辦公室、查閱室三室分開。檔案柜擺放整齊劃一，檔案有序存放，環(huán)境干凈整潔，設(shè)備相對齊全。

（二）檔案管理日益規(guī)范。在2015年10月我入職之前，沒有人事檔案管理的專職工作人員，多為其他職位兼管。在我接管人事檔案工作的時候，當(dāng)時的交接手續(xù)十分簡單，上一任兼管人事檔案的工作人員，遞交了一張未完成工作清單，簡要解釋幾句，把檔案室鑰匙給我，交接工作就完成了。沒有進行核對盤點，也沒有經(jīng)驗分享。我所接手的檔案室，就是一個有人事檔案管理大體框架的雛形。經(jīng)過幾年的學(xué)習(xí)和總結(jié)，人事檔案管理日趨完善，各項工作皆按照一套完整的流程走，符合人事檔案管理的規(guī)章制度，操作起來更簡便清晰明了，有理有據(jù)。

（三）規(guī)章制度逐步健全。在原有《干部人事檔案工作文件匯編》、《玉林師范學(xué)院人事檔案管理暫行規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合最新的全國《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案工作文件選編》不斷更新人事檔案管理辦法，出臺符合本單位實際情況的《玉林師范學(xué)院干部人事檔案管理辦法》和《人事檔案管理內(nèi)控流程》。

（四）服務(wù)水平顯著提高。制定了一系列檔案查閱借閱領(lǐng)取手續(xù)，規(guī)范了檔案提供利用的流程，時刻保持良好的服務(wù)態(tài)度，虛心學(xué)習(xí)，耐心指導(dǎo)，熱心服務(wù)，在教師中樹立和良好的口碑，假期也能為教師提便利的檔案利用服務(wù)，不推諉不懈怠，力爭做好檔案人。

二、存在主要問題

（一）部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作重視不夠。主要體現(xiàn)在對人事檔案工作不理不問，沒有很好地認(rèn)識到人事檔案工作的重要性和意義，對人事檔案工作不理解，對政策不熟悉。此前沒有專職人事檔案管理人員，應(yīng)對上級突擊檢查情況，就安排老員工和不熟悉業(yè)務(wù)的同志加急處理。因?qū)θ耸聶n案工作的錯誤理解，不能對人事檔案工作提出正確的指導(dǎo)方法，推諉責(zé)任，潦草應(yīng)對。

（二）各部門對人事檔案材料形成把關(guān)不嚴(yán)。干部人事檔案材料的收集和歸檔工作政策性很強，涉及的部門很多，不僅涉及干部人事檔案管理部門，還涉及到各有關(guān)人事檔案材料的形成部門和審批部門。所收集的人事檔案環(huán)節(jié)多、周期長，各個環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)格將直接影響到檔案材料的質(zhì)量，由此會造成檔案材料制作不規(guī)范的情況，比如紙張不符合標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容信息不準(zhǔn)確，漏蓋章或簽字，移交滯后或者忘記移交，人事檔案材料隨意擺放造成丟失等。

（三）對人事檔案形成部門和管理人員培訓(xùn)不足。歷年來各單位人員調(diào)動頻繁，許多有關(guān)人事檔案形成的崗位，上任的是一些此前從未接觸過人事檔案的新手，工作中存在許多不熟悉的地方，未能得到專業(yè)培訓(xùn)，銜接工作不到位，導(dǎo)致人事檔案工作斷層，對許多細節(jié)問題不清楚不了解，沒有渠道或者不愿意花時間學(xué)習(xí)。

（四）單位對檔案管理人員的關(guān)心愛護不夠。檔案部門由于不處在學(xué)校工作的前沿，與教學(xué)和學(xué)生工作不聯(lián)系不緊密，經(jīng)常被認(rèn)為是一個邊緣的輔助部門。工作環(huán)境差、設(shè)備老舊或不齊全，開展工作受條件限制，各種辦公機器沒有達到工作要求。

（五）人事檔案數(shù)字化進展慢。繼中共中央組織部號召開展檔案數(shù)字化工作之后，全國各高?；騿挝魂懤m(xù)開展此項工作，廣西也響應(yīng)政策，鼓勵有條件的單位和部門開展試行檔案數(shù)字化工作，此項工作為檔案的保存保管工作提供新的思路，能為檔案利用提供極大的便利，因此項工作需要極其專業(yè)的指導(dǎo)，多為外包，然而因較大的經(jīng)費負(fù)擔(dān)和人員技術(shù)條件要求，我校人事檔案未能著手開展。

三、今后工作的意見和建議

（一）組織宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識。檔案能反映干部學(xué)歷、家庭、政治、薪資水平、獎懲、任免等情況，能夠真實反映個人全貌，是干部選拔任用的主要依據(jù)。根據(jù)干部管理權(quán)限，組織人事部門擁有對干部人事檔案的管理和指導(dǎo)作用，應(yīng)當(dāng)加強各項宣傳力度，使各單位、各部門充分認(rèn)識到干部檔案對個人和組織上的利用價值。

（二）各檔案形成部門要嚴(yán)格審查，層層把關(guān)。各單位應(yīng)把好檔案材料的形成、審批和接收關(guān)，保證檔案材料的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整、及時。對干部檔案材料要進行嚴(yán)格的審查，凡不符合要求和規(guī)定的檔案材料要及時轉(zhuǎn)退到原部門進行重新修改，并督促檢查收集。在材料歸檔和檔案使用過程中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定和要求以及內(nèi)容有偏差的材料，要按照規(guī)定及時如實地進行處理。同時把好檔案材料信息關(guān)，防止虛假材料進入個人檔案。

（三）加強對人事檔案相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作。針對工作人員調(diào)動頻繁，導(dǎo)致對相關(guān)檔案業(yè)務(wù)不熟悉的情況，應(yīng)當(dāng)定期或不定期地組織相關(guān)管理人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對組織、人事干部進行培訓(xùn)。加強其專業(yè)性知識并使其認(rèn)識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度提高檔案管理工作者的辦事能力。

（四）加強領(lǐng)導(dǎo)，增加投入，大力支持人事檔案數(shù)字化工作。要改變干部人事檔案管理較為落后的狀況，首先應(yīng)加強對各單位干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把做好該項工作列入單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，定期檢驗庫房內(nèi)必要設(shè)備設(shè)施，努力改善干部檔案管理保管保護條件，提高檔案信息資源開發(fā)利用的速度，爭取早日實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作。

參考文獻：

[1]張紅博.從流動人員的“棄檔”現(xiàn)象看我國人事檔案管理改革[D].蘇州：蘇州大學(xué)，2011.