網絡時代基層單位人事檔案管理研究

郭玉梅

摘? 要：基層單位人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，立足于e時代的背景，加強對人事檔案研究，有利于新時期創(chuàng)新人事檔案管理模式，使我國基層人事管理制度更好適應社會發(fā)展變化。

關鍵詞：網絡時代;基層單位;人事檔案;規(guī)范化管理

基層單位人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，而人事檔案又具有動態(tài)性、機密性等特點。同時，基層單位人事檔案又是黨和國家選拔人才的重要依據，在人力資源開發(fā)等方面也具有重要的意義。因此，網絡時代人事部門則重點解決人事檔案管理過程中存在的人事檔案失真、信息泄露等問題，充分發(fā)掘人事檔案的價值，從而提升人事檔案工作的水平。

1 基層單位人事檔案發(fā)展及作用分析

基層單位人事檔案是對基層干部的經歷乃至社會活動的原始記載，反映了其道德品質和綜合素質，是上級組織考察和任命干部的重要依據。[1][2][3]國家在上個世紀八十、九十年代先后召開了針對人事檔案管理的座談會，出臺了一系列指導性文件，對人事檔案管理要求規(guī)定得更加細致和嚴格，使干部人事檔案朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。除此之外，還進一步完善了與檔案相關的法律體系，使我國檔案管理進入了法制管理的階段。[4]2005年，國家在北京召開了第四次人事檔案工作會，明確要求要將人事檔案制度化和信息化。自此之后，我國人事檔案在制度化、規(guī)范化和信息化的道路上快速發(fā)展，從而使我國人事檔案工作發(fā)展到新的階段。

人事檔案在檔案工作中具有非常重要的作用，一是對基層人員的經歷和社會活動的真實記載和佐證。二是考察和提拔干部的重要依據。三是對本人職業(yè)生涯銜接具有重要作用。

2 網絡時代基層單位人事檔案管理存在的問題

網絡時代的檔案管理已經朝著信息化、數字化方向發(fā)展。基層單位人事檔案的管理，則同樣需要與時代的主流步伐同步，這樣才能提升管理水平。但從當前來看，基層單位人事檔案管理還存在以下方面的問題：

2.1 基層單位人事檔案管理基礎設施問題。當前基層單位的人事檔案管理部門還存在檔案意識薄弱、硬件設施落后、工作人員業(yè)務能力較弱等問題，其中硬件設施普遍較落后問題較為突出。隨著基層單位積累的檔案越來越多，又因為檔案信息化程度還不夠，很多時候查閱檔案只能是手動查閱。加上檔案工作人員人手少又不專業(yè)，查閱人事檔案是一件非常困難的事情。這不僅制約了檔案的利用價值，也給人事部門增添了負擔，降低了工作效率。

2.2 基層單位人事檔案管理不規(guī)范。當前人事檔案管理存在很多不規(guī)范的地方。一是檔案種類收集不全;二是檔案整理不規(guī)范;三是檔案信息失真。[5] 這些問題阻礙了人事檔案的規(guī)范管理，也影響了人事檔案的價值實現，與網絡時代檔案管理規(guī)范化、標準化、信息化、法制化等特征是不相適應的。

3 網絡時代基層單位人事檔案管理建議

網絡時代的檔案管理已經實行依法治檔、標準管檔的管理模式，在技術上已經實現對檔案的信息化、數字化的管理。

3.1 強化檔案意識，完善檔案管理基礎設施建設。要強化基礎設施建設和提升基層單位人事檔案管理水平，必須強化人事部門的檔案意識。

對基層單位來說，從普通員工到領導都應該認識到人事檔案對單位及本人的重要意義，要意識到對基層單位人事檔案管理是開展人事工作非常必要的一環(huán)，關系到本單位和上級單位選人用人的科學性。只有基層單位充分認識到加強人事檔案管理的重要性，才能加大投入力度，確保硬件和軟件設施達到規(guī)范化、標準化和信息化的要求，從而提升基層單位人事檔案管理的水平。

3.2 重視編制外人員人事檔案管理，規(guī)范人才市場行為。在當前的人事制度下，編制外工作人員已經成為基層單位不可或缺的組成部分，是基層單位未來發(fā)展的主要力量。重視編制外工作人員的作用，維護他們的合法權益，應該從加強其人事檔案管理開始。[6]基層單位編制外人事檔案能否得到妥善管理，關系到基層單位能否順利完成各項工作、實現自身發(fā)展。加強對編制外人員人事檔案的管理，不僅有利于基層單位發(fā)展壯大，對編制外工作人員自身發(fā)展也非常有利。

一是要強化編制外人員的檔案意識，讓其主動關注自己的人事檔案，以避免離職時產生不必要的勞動糾紛。二是要進一步規(guī)范人才市場對檔案的管理。因為許多單位與編制外人員簽訂的是人事代理，所以編制外人員的人事檔案很多是存放在人才市場管理的。進一步規(guī)范各級人才市場對人事檔案的管理，確保存放的人事檔案按照要求嚴格管理。三是相關部門要加強對人才市場的監(jiān)督，確保其對編制外工作人員的檔案管理落到實處。

3.3 重視人才引進和培訓，提升檔案管理人員綜合素質。要重視人才的引進和培訓，尤其是要注意提升其綜合素質，要充分考慮其所具有的知識結構和政治素養(yǎng)。

一是單位領導要高度重視專職人員管理檔案的問題，要加強宣傳，使全單位從上至下對這一問題有清醒的認識。二是要重視引進復合型人才，最好是具備檔案文獻方面專業(yè)的人才，使其能夠專門從事本單位的檔案管理工作。三是基層單位各個部門要大力支持這項工作，要充分意識到人事檔案的管理是非常嚴肅的，而且是原則性很強的工作，所以要在后面的工作中充分理解檔案工作人員。四是要加強對現有檔案管理人員培訓。對已經在職的檔案工作人員，則要提供給他們更多專業(yè)培訓的機會，充實他們檔案學方面的知識。不僅如此，日常工作中還要加強對其法律知識、政治素養(yǎng)的培訓，強化其依法管理檔案的意識，確保檔案管理規(guī)范。

3.4 嚴格鑒定檔案真實性，實施細節(jié)管理。人事檔案的真實性不僅影響檔案的價值，嚴重的還可能牽扯違法案件。從利用人事檔案違法案件來看，許多是鉆了人事檔案管理程序上的漏洞。譬如在人事檔案調轉的過程中，擅自在檔案中增減履歷;學歷、獎懲造假，甚至還涂改自己的檔案，造成檔案失真等。對人事檔案管理監(jiān)督不夠，在執(zhí)法上也存在漏洞。這些問題很多不是在監(jiān)督過程中發(fā)現的，而是相關人員因為其他案件被查處才發(fā)現，對其履歷進行審查時，檔案失真的問題就會暴露出來。由此可見，現實中檔案失真問題其實很嚴重，這也顯示了我國對人事檔案管理的監(jiān)督還遠遠不夠。

基于此，應該加強監(jiān)督基層單位人事檔案管理，檔案工作人員應該從以往的違法案件中吸取教訓，對現有檔案管理過程中的問題要盡快整改。具體要從以下兩個方面加強：一是思想上高度重視，對于辦理與人事檔案相關的各種業(yè)務的審查都不能放松。檔案工作人員要嚴格審核程序和把握檔案工作的大原則，確保不會出現缺口。二是各基層單位對于人事檔案的保管、調轉、查閱等多個環(huán)節(jié)設置相應的責任程序，明確簽字審批的責任，確保人事檔案的保管和利用各個環(huán)節(jié)都無漏洞。

參考文獻：

[1]曹青軒，寧建平.干部檔案管理的思考[J].山西檔案，1989（06）：32-33.

[2]楊春.關于干部人事檔案管理的思考[J].檔案管理，2007（05）：79.

[3]尤永芝.規(guī)范干部人事檔案管理模式之我見[J].檔案管理，2014（04）：72-73.

[4]鄧紹興.人事檔案的歷史沿革[J].中國人才，2002（06）：6-9.

[5]趙文玉.基層人事檔案內容失真現象分析及應對之策[J].陜西檔案，2018（04）：45-46.

[6]劉倩.事業(yè)單位干部人事檔案依法管理問題研究[D].河北師范大學，2016：25-26.

（作者單位：聊城大學東昌學院? ?來稿日期：2020-03-25）