對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的思考

李春華

【摘要】人事檔案管理工作是企業(yè)人才管理、干部管理工作的重點(diǎn)，可以在企業(yè)的人力資源管理中發(fā)揮十分重要的作用。人事檔案中記錄了工作人員的具體個(gè)人信息、工作履歷等內(nèi)容。因此，企業(yè)的人事檔案管理工作是十分重要的，需要在工作的過程中及時(shí)進(jìn)行工作問題的分析和處理，從而提升人事檔案管理的工作效率，做好企業(yè)與員工之間的協(xié)調(diào)性工作，維護(hù)雙方的利益。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)單位;人事檔案;管理

一、在企業(yè)人事檔案管理過程中創(chuàng)新的意義

（一）提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案中包含了企業(yè)員工的基本個(gè)人信息和其各個(gè)工作階段的工作情況信息，如果檔案信息出錯(cuò)或出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，就會(huì)對(duì)員工的自身價(jià)值判斷出現(xiàn)失誤，也就使得人力資源的利用和工作人員的合理分配出現(xiàn)問題，不利于工作人員的個(gè)人發(fā)展和企業(yè)的高效管理。檔案管理工作的能力與創(chuàng)新工作息息相關(guān)，管理工作能力不高，就會(huì)造成企業(yè)管理工作的困難，不利于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的提升。

（二）人事檔案管理的創(chuàng)新就是企業(yè)文化的創(chuàng)新。人事檔案管理工作是一個(gè)多部門的協(xié)調(diào)性工作，通過信息工作的綜合可以進(jìn)行企業(yè)信息的高效整合。對(duì)企業(yè)的人事檔案進(jìn)行分析，可以體現(xiàn)不同工作人員的價(jià)值。敬業(yè)的員工、高效的員工等一系列的工作榜樣都可以在此過程中被充分挖掘出來，這也是企業(yè)文化的重要組成部分，可以促進(jìn)企業(yè)的文化創(chuàng)新和軟實(shí)力的提升。

（三）有利于提高檔案的服務(wù)水平。企業(yè)檔案管理和服務(wù)的宗旨是以人為本，在管理和服務(wù)的過程中面對(duì)的工作對(duì)象為企業(yè)的員工，因此，檔案管理工作能力的提升也是體現(xiàn)自身服務(wù)水平的重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理工作是在檔案室進(jìn)行的檔案資料查閱工作，是通過人力搜索的方式來實(shí)現(xiàn)的。這種傳統(tǒng)的工作模式十分費(fèi)力、費(fèi)時(shí)，并且查詢檔案的質(zhì)量也得不到保證，受到外界影響和人為因素影響比較大。當(dāng)下檔案的信息化管理模式是十分重要的檔案管理能力提升的方式，傳統(tǒng)的檔案管理方案已經(jīng)被顛覆，更為高效的檔案管理方式有助于提升檔案管理的效率。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀研究

（一）企業(yè)人事檔案管理模式問題。我國(guó)人事檔案的管理模式十分單一，在企業(yè)的人力資源管理過程中，主要服務(wù)于人力資源查找、資料的利用工作，另外人事檔案的保密工作也是十分重要的，需要進(jìn)行任務(wù)、權(quán)限、責(zé)任的明確劃分，從而提升人事檔案管理的作用與效果。

（二）現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理機(jī)制問題。部分企業(yè)沒有充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，極易出現(xiàn)人事檔案管理松懈和檔案丟失的問題，使得員工的基本權(quán)益受到了損害。一部分工作人員的人事檔案長(zhǎng)時(shí)間放置于自己的手中，造成企業(yè)對(duì)于實(shí)際在崗的工作人員的實(shí)際情況掌握不夠清晰，檔案管理工作受到嚴(yán)重的阻礙，職工的利益受到了損害，對(duì)職稱評(píng)定、退休等方面的工作產(chǎn)生影響。

（三）職工檔案材料問題。部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理不夠重視，容易出現(xiàn)檔案管理方面的失誤，出現(xiàn)涉及職工出生年月、參加工作的時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷等的節(jié)點(diǎn)時(shí)間等方面的失誤，對(duì)職工的調(diào)動(dòng)、退休、失業(yè)保險(xiǎn)等的辦理產(chǎn)生不良的影響，也會(huì)侵害到工作人員的利益。

（四）人事檔案現(xiàn)代化水平低。現(xiàn)代化的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息化的工作手段在檔案管理中有著十分廣闊的應(yīng)用空間，有利于提升人事檔案管理的工作效率。電子檔案信息化的建設(shè)工作是十分重要的，可以提升管理工作的實(shí)際效率，也使得紙質(zhì)檔案管理的難度和工作量大大降低，電子檔案具有不易丟失、穩(wěn)定程度高、保密程度好的特點(diǎn)，從而可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化和高效的檔案管理工作。但是，當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)體仍然以紙質(zhì)版的人事檔案為主，管理模式依然受到許多外界因素和人為因素的影響，信息化的水平不高。

三、企事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策建議

（一）完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)。人事檔案的管理工作需要全企業(yè)上下所有部門、各個(gè)層次工作人員的配合，并需要在管理的過程中提升工作效率。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)方法是十分重要的途徑，可以提升檔案室的整體工作水平，從而提升管理工作的效率。人事檔案管理制度的完善也是十分重要的，尤其是在工作的過程中確立統(tǒng)一的檔案管理措施，定期進(jìn)行人事管理工作人員工作能力考核，規(guī)范人事信息的收集、保管、借閱，保證人事檔案管理的實(shí)效性。

（二）提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。人事檔案管理工作中，需要提升工作人員對(duì)于個(gè)人檔案的重視，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。要做好人事檔案管理工作的宣傳，促使檔案管理體系得以建立和健全。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，保證企業(yè)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)于員工反饋的人事檔案管理問題進(jìn)行及時(shí)解決和處理，全心全意地做好人事檔案管理工作。

（三）建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍。對(duì)于企業(yè)工作人員的個(gè)人信息、工作履歷、個(gè)人生活情況的全面分析，有助于企業(yè)合理使用人才，促進(jìn)工作人員的素質(zhì)不斷提升。例如，選拔政治素養(yǎng)、文學(xué)素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作能力強(qiáng)的工作人員，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。管理層需要進(jìn)行嚴(yán)格的挑選工作，來進(jìn)行高效的人事檔案管理。在工作的過程中，因?yàn)闄n案工作涉及到了眾多的個(gè)人信息和保密工作，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律知識(shí)方面的宣傳和教育，建立和健全保密制度，防止出現(xiàn)公司信息和個(gè)人信息的泄露。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的高速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)等在現(xiàn)代企業(yè)的人事資源管理過程中發(fā)揮了十分重要的作用，目前的檔案查詢和管理工作也主要依靠于計(jì)算機(jī)進(jìn)行，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)逐漸被淘汰。信息化、數(shù)字化人事檔案管理的工作模式，使得存儲(chǔ)能力大大增加，也減少了一部分人事檔案管理工作人員的工作量。但是開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也為人事管理工作帶來了許多風(fēng)險(xiǎn)，面臨著硬盤易被破壞和數(shù)據(jù)傳輸受阻、數(shù)據(jù)承載能力差、信息泄露風(fēng)險(xiǎn)大等嚴(yán)重的問題，面臨著黑客和病毒的攻擊風(fēng)險(xiǎn)。因此，在企業(yè)人事檔案的管理工作中，需要對(duì)大量的企業(yè)人員信息進(jìn)行綜合性的分析，還需要在技術(shù)方面進(jìn)行加強(qiáng)，提升信息化管理的能力。企業(yè)工作人員可以通過大數(shù)據(jù)分析做好全面化的管理工作，建立起動(dòng)態(tài)化的管理系統(tǒng)，設(shè)置好工作的權(quán)限。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)單位的人事檔案管理工作是十分必要的，需要在管理制度之下進(jìn)行更好的建設(shè)，為企業(yè)的發(fā)展助力。

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