檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

王新

【摘 要】隨著新醫(yī)改的不斷深入推進，醫(yī)療服務(wù)現(xiàn)代化和醫(yī)院管理水平日益提高，醫(yī)院檔案室所收集的各種信息資料越來越多，在新形勢下為進一步滿足醫(yī)院檔案管理的需求以及檔案信息化程度不斷提高，對醫(yī)院檔案管理進行擴展成為一種關(guān)鍵措施。為助推醫(yī)院檔案管理工作的有序開展，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中檔案管理模式改革逐漸也引入到其中，提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。鑒于此，文章論述了檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，旨在能夠為相關(guān)業(yè)界人士提供有價值的借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理模式;改革;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用

前言

醫(yī)院檔案管理里面有著醫(yī)院在發(fā)展中最重要對關(guān)鍵的資料。雖說現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的速度比較快，但是大部分醫(yī)院在實際發(fā)展中存在很多不足，特別是醫(yī)院檔案管理中，因相關(guān)部門不重視對其的管理，嚴(yán)重影響檔案的真實性，嚴(yán)重影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。所以，要想改變現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理，就需要改變醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)有模式，使其能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展。

1當(dāng)前階段醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1檔案管理制度不健全

由于檔案資料管理制度的不夠完善，許多醫(yī)院對于檔案資料的管理都缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在這種管理隨意的情況下，醫(yī)院的檔案資料管理很難與時俱進，檔案管理的模式和手段方面都相對落后，檔案資料手工裝訂經(jīng)常出現(xiàn)字跡潦草，筆跡不一致和內(nèi)容遺漏的情況。對于各種檔案資料醫(yī)院都沒有建檔，導(dǎo)致檔案管理水平大大降低，這就要求要盡快建立健全檔案管理制度。

1.2檔案管理人員專業(yè)能力低

在新型檔案管理工作模式的落實過程中，檔案管理人員方面也存在很大的問題，現(xiàn)階段的從事醫(yī)院檔案管理工作的人員普遍存在專業(yè)水平低下、相關(guān)的專業(yè)知識儲備量不夠全面等，且在新型的醫(yī)院檔案管理工作模式的沖擊之下，相關(guān)的檔案管理工作的員沒有得到專業(yè)知識的更新。在這些問題的制約下不但會造成檔案管理工作效率低下的問題，還會阻礙新式檔案管理工作模式的落實。所以必須要對檔案管理工作人員進行專業(yè)能力的提升，還要對其知識儲備和專業(yè)素養(yǎng)進行拓展，以便為落實新式檔案管理工作模式奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.3醫(yī)院檔案資料信息不夠完善

醫(yī)院的檔案資料的種類有很多，而且檔案資料產(chǎn)生的速度也很快，在某種程度上來說，醫(yī)院檔案管理工作的難度和工作量也是很大的，在管理中一旦某些工作沒有做到位，那么就會造成檔案數(shù)據(jù)信息材料收集不齊全，在整理歸檔中比較混亂，在后期檢索和翻閱過程中將會帶來很多麻煩。這些數(shù)據(jù)資料對于醫(yī)院來說，是一筆非常寶貴而又有重要的財務(wù)，它是醫(yī)學(xué)課題中難以攻克難題的重要參考數(shù)據(jù)，一旦整理和歸檔不當(dāng)，就會給醫(yī)院帶來重大的損失。再者，在部分醫(yī)院中因管理上存在一定的漏洞，如醫(yī)院工作人員在借閱資料之后未能及時歸還，導(dǎo)致檔案變成空檔，在一定程度上影響了醫(yī)院檔案資料的完整性。

2在醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的應(yīng)用分析

2.1建立健全的醫(yī)院檔案管理機制

建立和完善醫(yī)院檔案管理機制是提高檔案管理水平的有效手段，只有機制健全，才能做好管理工作。為了預(yù)防檔案的丟失和破損，檔案管理部門需要備份所有檔案;為了把檔案資料管理更加規(guī)范化和精細化，可以用分類集中管理的方法來管理檔案。如果有一些資料被某個部門頻繁使用，也可以申請讓這個部門來管理使用這些檔案。在進行檔案管理的過程中，一定要把工作職責(zé)進行明確，做到專人專用，由專人進行接收檔案、整理檔案、歸檔。另外為了提高工作的有效性和管理水平，還要建立責(zé)任追究制度，責(zé)任到人，提高管理人員的積極性，避免出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，同時要注意復(fù)印或者外借檔案的審批制度，避免資料的外泄。

2.2引進信息化技術(shù)并提升管理人員的素養(yǎng)

現(xiàn)階段新型科技的迅猛發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，這就要求醫(yī)院不但要引進現(xiàn)代化管理理念，而且還要在檔案管理工作中加入智能化、信息化的設(shè)備和技術(shù)。列舉實例分析：通過在醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作中，可以利用電子文件取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這樣實現(xiàn)了檔案管理工作無紙化;同時在醫(yī)院內(nèi)部建立專門的醫(yī)患檔案系統(tǒng)、局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的作用是為了更好的做好檔案的保存和整理工作，并通過醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)患檔案系統(tǒng)，經(jīng)過局域網(wǎng)的傳遞功能，實現(xiàn)檔案的實時查看和保存。

同時，新設(shè)備、新技術(shù)的引用必定會帶給相應(yīng)的檔案管理工作人員很大的困擾，工作人員要進行使用新式的檔案管理模式和環(huán)境，并積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識。例如：參加醫(yī)院組織的新式檔案管理模式的培訓(xùn)活動，以便快速提升自身的專業(yè)知識和技術(shù)，同時還要對技術(shù)人員進行安全理念的教育，做好信息的保密工作等，以此全面提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)。

2.3建立檔案的資源庫

在對醫(yī)院檔案進行管理的過程中，除了要對基礎(chǔ)檔案信息進行整理和歸納之外，還要參考醫(yī)院的實際情況，把檔案信息進行分類與整合，這樣才能建立健全醫(yī)院的資源庫，使資源庫的信息包含醫(yī)院各個科室的信息。醫(yī)院要增加投入，及時配備軟件和硬件，這樣才能在工作人員查閱信息時及時有效的找到所需材料，使醫(yī)護工作人員的工作效率與質(zhì)量得到提高，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。建立檔案資源庫是改革檔案管理模式的基礎(chǔ)條件。

2.4規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作程序、方法

為了避免出現(xiàn)無效文檔或者重復(fù)性文檔對檢索效率產(chǎn)生影響，醫(yī)療機構(gòu)可以定期檢查醫(yī)院的檔案資料，及時清理檔案中無效、過期的文件。另外，檔案管理人員要定期的對檔案進行排序，排序參考的因素就是檔案內(nèi)容以及檔案形成時間，這樣才能使檔案整理更加的規(guī)范化，按照檔案內(nèi)容或者檔案形式歸類案卷，以此來提供檔案的查找速度。另外在重組案卷的過程中，要重新填寫無案卷標(biāo)題、標(biāo)題模糊以及無卷內(nèi)目錄與無頁碼案卷，要對檔案標(biāo)題的規(guī)范性多加注意，才能方便檔案檢索，提高檢索的效率。在規(guī)范化標(biāo)題的過程中，如果要想防止檢索檔案時出現(xiàn)無法識別的現(xiàn)象，就要規(guī)范機構(gòu)的簡稱。為此，對醫(yī)院檔案管理工作程序與方法進行規(guī)范是改革檔案管理模式的有效手段。

結(jié)束語

一言以蔽之，從長遠角度來看，檔案管理工作是極其重要的，它是醫(yī)院開展各項工作的基礎(chǔ)，是其順利開展工作的基石，把檔案管理工作水平提高是改革管理模式、促進醫(yī)院發(fā)展的重要手段，做好檔案管理工作可以使醫(yī)院工作的運轉(zhuǎn)效率提高，增強醫(yī)院競爭實力。盡管目前很多醫(yī)院在檔案管理工作中出現(xiàn)一些問題，但是只要勇敢面對，積極采取措施解決，加大改革力度，醫(yī)院的明天一定更加繁榮昌盛。

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