高校檔案現(xiàn)代管理體系人性化建設

安紅

【摘要】隨著信息技術的快速發(fā)展，現(xiàn)代高校檔案管理也運用了信息技術，其中，現(xiàn)代檔案的建設一直堅持信息化、規(guī)范化、人性化的原則，而人性化是檔案建設的首要原則。重視檔案建設的人性化，是管理檔案的前提，只有重視人性化，才能在不斷變化的今天保證檔案管理有條不紊。

【關鍵詞】高校檔案;現(xiàn)代管理;人性化建設

時代不斷在進步，教育機構為了緊跟時代的步伐，在檔案管理中也運用了信息技術，信息技術的運用，利于檔案管理者便捷、快速地翻閱和輸入，它搭建的一個個信息管理網絡，讓檔案管理更加清晰和方便，而檔案建設的人性化標準是現(xiàn)代教育檔案管理的核心理念，堅持人性化建設讓檔案管理制度更加完善。

一、人性化的基本含義

（一）含義。高校檔案管理的人性化問題是人文關懷的具體體現(xiàn)，這其中蘊含著深刻的文化內涵，人性化管理建立在對人性的理性認知上，人性是人所具有的正常感情和理性，是指關注人，從而尊重人性，進而依靠人性管理實現(xiàn)管理主體與管理服務客體雙贏的管理行為。簡而言之，就是說在管理中把人放在第一位，以人心管理為主，以人性管理為根本的，是“以人之為人”作為人性管理的前提。

（二）關系。高校管理是人性管理中超越傳統(tǒng)的物本管理模式，在物本管理模式的現(xiàn)代化管理實踐中，人與物的關系不是為我而存在的關系，管理者占有主體地位，管理者和服務對象也就是學生從屬于物。而在高校人性管理的實踐中，管理者和服務對象是檔案組織的主體和發(fā)展的原動力，在人與物的關系中擺脫了人與物的依附關系，管理者和服務對象成為主體，學生成了管理的目的，充分地體現(xiàn)了檔案管理工作中管理者作為主體和服務對象成為主體的最高目的。

（三）小結。從上文可以看出，高校管理的人性化建設，既是一種模式，又是一種價值觀念，在運用的過程中既要懂得理念，又要理解模式，明白如何開展。作為一種模式在管理工作過程中，既要尊重人，又要信任人，一切圍繞管理工作者作為管理的主要對象和組織為中心。作為價值理念，要遵從以人為本的理念，貫徹以人為本的理念，使服務對象得到尊重感和滿足感，在檔案管理的過程中，檔案管理個人和服務對象也得到了升華，高度實現(xiàn)以人為本的建設目標，

二、存在的主要問題

（一）人性管理意識薄弱。在檔案管理中最容易忽視的就是以人為本的理念，高校管理是以教職工為主的工作，需要調動積極性，要不斷地挖掘員工以自己為己任的管理模式，具體表現(xiàn)在對教職工的充分尊重，給員工以激勵，給員工提供各種成長和發(fā)展，注重個人與集體的雙向發(fā)展。但是在高校中，許多職工還存在一些認識問題，如下：1.物質與精神激勵不平衡。對于高校而言，大多數領導比較注重經濟效益，雖然給了員工足夠的物質獎勵，但是在精神上卻沒有激勵，這是不少領導認知的誤區(qū)，所以導致一些員工沒有認真工作。人性管理是一個過程，這種過程主要表現(xiàn)在人的自然性和社會的動態(tài)性，管理的過程主要是對人進行改造。當然，物質獎勵沒有錯，但是作為主要獎勵方式卻忽略了人在精神方面的關懷，比如集體榮譽感的培養(yǎng)，如果只注重物質獎勵，但是員工沒有集體榮譽感，不利于檔案文化的培養(yǎng)和形成。反之，如果只強調精神激勵，而忽視物質激勵，員工只會覺得你在說空話，也是不利于檔案文化的培養(yǎng)。2.分不清主體。在檔案管理中，很多人難以分清主體是什么。主體是管理者和服務對象，倡導服務對象至上，以服務對象為主。在實際工作中，我們要么是服務不到位，要么是管理不到位，才導致問題發(fā)生。管理者如果服務不到位，就會損害消費者的利益，便屬于沒有盡到職責，所以在高校檔案工作中要創(chuàng)新管理模式，讓人性化至上，也要分清主次關系，不能主次顛倒，否則就無法做好檔案管理工作。

（二）嚴格管理，善待員工。在檔案管理中要做到嚴格管理并善待員工，嚴格管理是需要制度為上，嚴格遵守制度，做好考核制度。單位要時常審核制度，根據時代的進步審核。如果制度出現(xiàn)問題，員工就會因為制度受到傷害，這就達不到最初的目的了。人性管理以嚴格管理為前提，嚴格管理也要考慮到以人為本，并且在制度管理中，不能意氣用事，要制度嚴明，公私分明。再者就是執(zhí)規(guī)不嚴，要么喪失了原則，要么就沒有原則，兩種都是壞的極端，管理就不能完美。沒有嚴格的制度，員工就會放任自流，沒有人性化的管理，員工的積極性就難以得到發(fā)揮，所以制度要嚴謹而不失以人為本的理念，保持以人為本的理念，做到嚴格執(zhí)行制度，善對員工，才是初心，如果只是嚴格執(zhí)行制度，而苛責員工們，時間久了，就會造成人才流失。

三、檔案管理人性化建設方法

（一）優(yōu)化管理制度。在檔案管理的過程中，制度的起到約束員工的作用，所以不能沒有制度。要從我們生活的環(huán)境和工作環(huán)境下功夫，校園環(huán)境、班級環(huán)境、辦公室環(huán)境等，不管是什么環(huán)境，都要積極優(yōu)化。內部環(huán)境的優(yōu)化是指學校的辦公環(huán)境、辦公設備、工作環(huán)境的優(yōu)化，它的有效建設能夠使員工被有效地激勵，一個好的辦公室環(huán)境能讓人心情舒暢，好的設備和管理制度能讓人奮力向前，激勵并影響員工真正能夠按照檔案管理的要求去做。員工勝任的重要性在于檔案工作者的素質，檔案工作是一項綜合性工作，每一個因素都在影響著檔案工作者的成敗。外部環(huán)境是指一個舒適的工作環(huán)境，先進的辦公設備，對于檔案工作者來說，它既能改善辦公環(huán)境，又能激發(fā)工作人員的潛能。這兩種環(huán)境的改善都在影響著檔案人性化建設的有效實施。

（二）創(chuàng)新管理模式。1.轉變理念。理念的轉變都在影響著檔案管理的人性化建設，所以要創(chuàng)新管理模式、轉變管理理念。高校檔案管理人性化的建設在于根據人的需求創(chuàng)作一種符合人的工作環(huán)境，體現(xiàn)對人的關懷和關愛。環(huán)境的和諧突出員工工作的場所的舒適性，營造一種人文氛圍，不僅能夠讓員工在這種環(huán)境下辛勤勞作，而且能感受到溫馨的感覺。制度和管理模式的改進需要建立在人性化的基礎之上，首先考慮人的感受，在言行舉止中，感受到溫暖的陽光，要做到尊重員工，關心員工，讓員工不斷地成長，員工就像花盆里的花，太過干燥，就會干涸而死，澆水過多，就會自滿而傷，止步不前，所以要適可而止。2.改變模式。管理模式的改變讓高校檔案的人性化建設更加突出，看以往的檔案管理中一直是以自我為中心的模式，隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在已經轉變?yōu)橐詫ο鬄橹行牡姆漳Ｊ?，信息時代強調用戶至上，用戶的滿意是管理的最終目的，也是以人為本的檔案建設理念。對于高校來說，衡量用戶的滿意度是從三個方面進行。第一是滿足全校師生對檔案量的需求，第二是滿足師生對檔案質量的要求，第三是師生對質量的需求強度。在這個過程中，學?？梢越⑵疳槍W生需求的主動服務機構，面向師生的心理需求提供便利性機制，在這個基礎上，開展網絡動態(tài)交流服務，教師可以提出建議，聽從不同的意見，根據時代的進步和教師的需求進行更新，滿足員工的個性化需求，在這個過程中，管理檔案的人性化建設就會越來越好。

四、結束語

綜上所述，高校檔案管理體系的人性化建設是一項長期的綜合性工作，并不是一日兩日就能完成的，需要建立計劃，跟著計劃來進行。另外，還要根據時代的發(fā)展和教育的進步而更新，不能一成不變，故步自封，做好高校檔案人性化管理工作，還要正確看待自己在發(fā)展的過程中的不足，好進一步優(yōu)化管理，更重要的是要轉變發(fā)展理念和模式，才能更好地推進檔案管理工作。

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