大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考

曹瑩

摘 要：本文以大數(shù)據(jù)時代作為研究背景，探索企業(yè)在發(fā)展期間，檔案信息化建設(shè)存在的問題，分別從企業(yè)發(fā)展不均衡、管理觀念的陳舊性、信息化建設(shè)的運(yùn)行能力不佳、管理人員專業(yè)性不足四個角度加以闡述，并且提出了大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)應(yīng)采取檔案信息化建設(shè)方案，試圖提升企業(yè)檔案信息化管理的整體運(yùn)行能力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化制度;信息審計

大數(shù)據(jù)環(huán)境中，信息技術(shù)包羅萬象，包括：物聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)、云計算等技術(shù)。大量的智能信息化技術(shù)，融合在人們生活與工作環(huán)境中，形成了數(shù)據(jù)信息較為豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。與此同時，企業(yè)發(fā)展中數(shù)據(jù)信息體現(xiàn)出管理的重要性。為此，以檔案管理為落腳點，研究企業(yè)數(shù)據(jù)信息管理的運(yùn)行與發(fā)展，具有重要意義。

1 檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.1 企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不均衡

在數(shù)據(jù)庫環(huán)境中，企業(yè)的綜合實力，直接影響著企業(yè)的檔案信息化建設(shè)程度。企業(yè)檔案管理中，引入信息化技術(shù)期間，應(yīng)引入相關(guān)技術(shù)與人才，配套適用的計算機(jī)終端、服務(wù)器等設(shè)備，嘗試為檔案信息化運(yùn)行提供平臺。與此同時，科學(xué)建立檔案信息應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，改革原有的檔案工作流程。由此可知，檔案管理信息化建設(shè)的配套設(shè)備、數(shù)據(jù)庫搭建、人才配置等，均需企業(yè)給予一定的資金支持，如若企業(yè)資金來源渠道較少，將會在一定程度上影響著企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展[1]。

1.2 檔案管理觀念滯后性

大多數(shù)企業(yè)管理人員，尚未全面認(rèn)知檔案信息管理工作的重要性，對其建設(shè)保持漠視狀態(tài)，認(rèn)為引進(jìn)檔案信息管理的應(yīng)用系統(tǒng)，即達(dá)成了檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。然而，檔案管理信息系統(tǒng)作為運(yùn)行工具，屬于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的其中一個版塊，尚不能代表檔案信息化建設(shè)的全部內(nèi)容。為此，企業(yè)管理人員應(yīng)改善自身的檔案管理觀念，為企業(yè)建立完善的檔案管理工作運(yùn)行制度，提升企業(yè)檔案信息建設(shè)的能力，增強(qiáng)企業(yè)的整體運(yùn)行效能。

企業(yè)存在的檔案工作問題為：企業(yè)管理人員將檔案管理工作認(rèn)作是一般性資料整理工作，尚未認(rèn)知檔案信息的價值，對傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案存在較高依賴，認(rèn)為檔案信息存在不安全問題。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的此類問題，嚴(yán)重削弱了檔案信息化建設(shè)的服務(wù)性，造成檔案管理工作難以發(fā)揮其職能。

1.3 檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行能力不足

企業(yè)如若在初期開展檔案信息化建設(shè)時，尚未開展良好的統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目選擇檔案管理信息的應(yīng)用型系統(tǒng)，造成信息系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展的不適用問題，造成引入的檔案管理系統(tǒng)處于荒廢狀態(tài)，難以發(fā)揮檔案管理信息的應(yīng)用價值，削弱了企業(yè)信息資源的整合與應(yīng)用效能，失去了檔案信息管理應(yīng)用的市場價值。由此發(fā)現(xiàn)，如若檔案信息化建設(shè)尚未開展科學(xué)的規(guī)劃與管理，極易造成系統(tǒng)的不適用問題，削弱了企業(yè)信息化建設(shè)的運(yùn)行能力，造成企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)不兼容等連鎖反應(yīng)，不利于企業(yè)良好發(fā)展[1]。

1.4 檔案管理人員信息化專業(yè)性不佳

檔案管理人員存在專業(yè)性不佳的問題，在一定程度上削弱了企業(yè)檔案信息工作的運(yùn)行能力，不利于企業(yè)有序發(fā)展。此外，企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)期間，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的安全保障措施，造成企業(yè)檔案信息的不安全問題。產(chǎn)生檔案信息安全措施不完善的原因在于：一方面檔案管理人員尚未形成良好的安全意識，在工作操作中造成信息丟失，另一方面在不法人士采取病毒、黑客等技術(shù)時，企業(yè)尚未安裝有效防范的措施，給予不法人士可乘之機(jī)。

2 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)應(yīng)采取檔案信息化建設(shè)方案

2.1 借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，均衡企業(yè)檔案工作發(fā)展

企業(yè)在開展信息化建設(shè)期間，涉及檔案信息相關(guān)工作時，應(yīng)配以適宜的相關(guān)技術(shù)予以支撐。在硬件建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)采取基礎(chǔ)設(shè)施的完善，為企業(yè)各部門配置相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如計算機(jī)、路由器、交換機(jī)等。在軟件建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展需求，搭建企業(yè)檔案工作的應(yīng)用平臺，為企業(yè)引入檔案管理工作系統(tǒng)，發(fā)展檔案信息的數(shù)字化建設(shè)[1]。

2.2 建立系統(tǒng)的檔案信息化制度，革新檔案工作觀念

在信息化高速發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)逐漸普及的今天，大量的電子文件涌現(xiàn)。電子檔案如何能更好的管理成為企業(yè)面臨的問題。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，需要建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，才能做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)。由于企業(yè)實際情況不同，推進(jìn)信息化落實建設(shè)的過程中，需要結(jié)合企業(yè)自身特點，制定適合企業(yè)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。由于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范的缺失，一些企業(yè)對原有的檔案管理信息系統(tǒng)升級時會發(fā)生一些變故。比如，原先的軟件開發(fā)公司出現(xiàn)狀況，雙方合作出現(xiàn)問題，企業(yè)只能尋求新的軟件開發(fā)公司，引進(jìn)新檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入新系統(tǒng)中，使用時出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤。還有的企業(yè)管理系統(tǒng)只能單項連接，無法實現(xiàn)信息資源共享。企業(yè)只能在遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理體系的基礎(chǔ)上，建立全新的檔案信息化管理體系。

2.3 建設(shè)檔案信息良好的防護(hù)體系，提升其運(yùn)行能力

1）信息保障。在信息時代的背景下，企業(yè)需要在技術(shù)上加強(qiáng)對病毒和黑客等不法分子入侵的防范力度。還要建立和完善機(jī)密信息管理、資源共享管理、信息安全保障等制度，從根本上解決商業(yè)機(jī)密和核心商業(yè)數(shù)據(jù)被竊取的風(fēng)險。信息保護(hù)制度是，企業(yè)對機(jī)密信息進(jìn)行算法加密的行為。通過簽訂保密協(xié)議，防止使用者為追求利益對商業(yè)機(jī)密進(jìn)行交易。建立機(jī)密信息識別和監(jiān)控機(jī)制，識別瀏覽機(jī)密信息人員的目的，制定機(jī)密信息使用權(quán)限，以減少機(jī)密信息的接觸者。對于失效機(jī)密進(jìn)行清理，減少占用的空間。

2）信息共享。資源共享是企業(yè)信息化的主要目標(biāo)，要制定企業(yè)檔案信息查詢、復(fù)制傳播等操作的相關(guān)規(guī)定，將檔案信息進(jìn)行分級管理，明確各級別檔案信息的傳播范圍。對于公司內(nèi)部人員也要進(jìn)行分級控制，以免無關(guān)人員接觸到企業(yè)核心機(jī)密。

3）信息審計。建立信息審計與監(jiān)控的小組，規(guī)定統(tǒng)一的安全審計流程。由高層領(lǐng)導(dǎo)建立下設(shè)審計辦公室，在管理人員中推選出管理小組的組長，全權(quán)負(fù)責(zé)整個企業(yè)信息的監(jiān)控與審計，將監(jiān)督審計工作落實到個人，確保人人有責(zé)，人人負(fù)責(zé)。提前預(yù)防信息泄露風(fēng)險，做到及時發(fā)現(xiàn)，迅速處理，保證針對措施的有效性[2]。

2.4 建設(shè)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高素質(zhì)企業(yè)信息化管理人才作為將企業(yè)檔案信息管理，轉(zhuǎn)化為重要情報資源的重要環(huán)節(jié)，在企業(yè)檔案信息化管理中是不可或缺的部分。在原始信息收集到情報轉(zhuǎn)化的過程中，信息之間的關(guān)聯(lián)并非技術(shù)可以解決的問題。許多生產(chǎn)信息只有財務(wù)、銷售等相關(guān)的專業(yè)的知識只有專業(yè)人員才能識別，因此企業(yè)檔案管理需要既懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才。這種人才需要熟練掌握辦公自動化和管理軟件，具有較強(qiáng)的檔案信息處理能力，企業(yè)招聘這種復(fù)合型人才，可以適當(dāng)提高從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和從業(yè)人員的福利待遇。

3 結(jié)論

綜上所述，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理建設(shè)中是一項復(fù)雜的工程，是對企業(yè)信息資源的深度開發(fā)和再利用。本文通過論述了企業(yè)檔案信息化幾個基本要素，分析其間的關(guān)系，旨在創(chuàng)新檔案管理方式，提高管理效率，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]周向玲.大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)思考[J].資源信息與工程，2019，34（01）：203-204.

[2]唐戈彥.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)內(nèi)部審計信息化建設(shè)的思考[J].中國新通信，2018，20（21）：219-220.