淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

張珊珊

摘 要：近些年來，我國經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，計(jì)算機(jī)應(yīng)用得到了空前的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)滲透到了各行各業(yè)，任何行業(yè)都離不開網(wǎng)絡(luò)，這也就對檔案管理信息化建設(shè)提出了要求，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不符合當(dāng)代需求，因此需要建設(shè)一種符合當(dāng)今社會(huì)且可行性大的檔案管理方法，本文結(jié)合如今檔案建設(shè)的實(shí)際，就如何開展檔案信息化管理建設(shè)、提高檔案管理水平展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

做好檔案管理工作，是新時(shí)期的工作需求。由于人類對信息的需求逐漸增大，所以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與組織，重視檔案管理工作，制定有效可行的制度來促進(jìn)管理工作的規(guī)范化是當(dāng)務(wù)之急。政府部門要對電子檔案進(jìn)行有效利用，強(qiáng)化工作人員對檔案管理的意識與重視，有針對性、目的性地為資源需要者提供服務(wù)。工作人員也要注重提高自身綜合素質(zhì)，掌握檔案管理的專業(yè)知識，積累工作經(jīng)驗(yàn)，在原有的檔案管理工作上進(jìn)行完善，爭取精益求精。

1 內(nèi)涵

想要充分實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理的革新性、高效性和價(jià)值性，企業(yè)就必須打破傳統(tǒng)檔案管理的模式，實(shí)行檔案的信息化管理。企業(yè)檔案信息化管理，指企業(yè)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及通信技術(shù)等現(xiàn)代科技，對信息資源進(jìn)行收集、整理、加工和利用，把各類分散的信息資源分類后有效存儲(chǔ)，用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的方法進(jìn)行管理，并且以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接，用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)方便快捷地獲得授權(quán)了的檔案信息和進(jìn)行相關(guān)合法合規(guī)操作，從而提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。企業(yè)檔案信息化管理主要包括三方面的內(nèi)容：一是對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，通過掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中的電子資源。二是對電子檔案的收集歸檔，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子檔案收集到數(shù)據(jù)庫中。三是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和管理利用一體化。

2 存在的問題

2.1 我國檔案信息化建設(shè)存在地域差異

當(dāng)前，我國檔案管理信息化在不同的地域，發(fā)展的水平也存在著很大的差異，有的地方檔案管理方面先進(jìn)，有的地方則稍微落后，例如，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的東南沿海地區(qū)，無論是在教育還是在科技、人才、技術(shù)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于我國的西部地區(qū)。因此，在我國東南沿海地區(qū)的，我們國家檔案信息化管理得到了很大的發(fā)展，目前發(fā)展已經(jīng)非常成熟，基本已經(jīng)采取了十分先進(jìn)的檔案管理模式。在西部地區(qū)檔案的信息化管理問題仍然是一個(gè)亟待解決的問題，根本原因在于這些地區(qū)經(jīng)濟(jì)落后，投入的建設(shè)經(jīng)費(fèi)、管理經(jīng)費(fèi)不足，人才短缺，所以在檔案信息化管理方面一直處于落后狀態(tài)，依然沿用傳統(tǒng)模式，效率低下，改進(jìn)較慢，導(dǎo)致檔案信息化管理一直處于落后狀態(tài)。

2.2 檔案信息化管理人員素質(zhì)較低

在檔案信息化管理的過程中，無論是檔案的信息化建設(shè)，還是檔案的資源利用，都對檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求。新時(shí)代的檔案管理人員除了要具有檔案管理能力，還要有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能和信息處理的能力。但從實(shí)際情況來看，有些檔案管理人員缺乏檔案信息化管理知識，不能站在企業(yè)管理的高度上使企業(yè)管理者重視檔案信息化建設(shè)，更多的是依賴于固有的檔案管理模式，只重視紙質(zhì)檔案，認(rèn)為保存管理好紙質(zhì)檔案就是保存好企業(yè)資源。有些檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理能力，在檔案信息化建設(shè)過程中，完全依賴于企業(yè)信息化管理人員，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)缺乏實(shí)操性，無法達(dá)到實(shí)際效果。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1 不斷提高服務(wù)，擴(kuò)展檔案的利用

在檔案管理體制的完善中，要提高服務(wù)并且擴(kuò)展檔案的利用。在這個(gè)方面，以我國檔案信息化建設(shè)為例，管理縝密、健全的單位，最能突出的就是個(gè)人的檔案信息，一個(gè)單位的檔案管理信息化水平，便能體現(xiàn)出整個(gè)單位的人事管理思想，所以檔案管理工作十分艱巨，這對檔案管理人員提出了要求，管理人員應(yīng)該時(shí)常關(guān)注管理工作中遇到的問題，具體問題具體分析，采取合理的策略和方法，不斷開闊新視野，擴(kuò)寬新思路，綜合運(yùn)用自身總結(jié)的各種方法處理好檔案工作中出現(xiàn)的問題。這也需要檔案管理者熟悉工作流程，在工作中能夠創(chuàng)新模式，創(chuàng)立檔案管理反饋和產(chǎn)生模式，時(shí)時(shí)刻刻改正管理上出現(xiàn)的不足，擴(kuò)大檔案資源利用的范圍，從而更加有利于檔案信息化管理的建設(shè)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理者必須時(shí)刻維護(hù)檔案的真實(shí)性，以保證內(nèi)容信息可靠。提高檔案管理者的道德意識，防止檔案管理者歪曲檔案內(nèi)容，篡改檔案成果的惡劣現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)也要保證客觀鑒別檔案，堅(jiān)持實(shí)事求是，力求尊重檔案的真實(shí)性，絕不按照主觀臆測檔案，做出不恰當(dāng)?shù)姆诸?。除此之外，檔案管理者必須要有維護(hù)檔案的意識，并且與一切歪曲檔案內(nèi)容、破壞檔案真實(shí)性的行為作斗爭。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須要注重提高相關(guān)能力，在增強(qiáng)對信息的敏感度的同時(shí)提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會(huì)對檔案的需求得到滿足。

3.3 做好檔案的附加值，合理開發(fā)檔案資

因?yàn)閷n案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設(shè)逐步確立起來。這體現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)信息的應(yīng)用大幅度提高，有了計(jì)算機(jī)，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)計(jì)算機(jī)能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會(huì)大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準(zhǔn)確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

3.4 提高重視程度，是做好企業(yè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化不單只是檔案人員負(fù)責(zé)思考的事情，而是整個(gè)企業(yè)應(yīng)該重視的大事之一，企業(yè)管理者應(yīng)將檔案信息化管理納入企業(yè)管理的層面上來研究，真正從上到下重視檔案信息化工作，轉(zhuǎn)變對檔案工作“不用不重視”的老思想，將“死檔案”變成“活資源”，充分利用檔案信息為企業(yè)提供借鑒、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、守住利益、創(chuàng)造效益。

3.5 加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)，信息化創(chuàng)立是做好檔案管理工作的有效方法。也是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步融合的必經(jīng)之路。檔案是一種比較豐富的信息資源，所以如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化，將會(huì)使檔案效益發(fā)揮到最大，同時(shí)為需要的人提供更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)。由于檔案管理工作相對復(fù)雜，并且具有較高的勞動(dòng)強(qiáng)度，所以將檔案目錄進(jìn)行信息化是有效的構(gòu)建工作之一。將信息化設(shè)備進(jìn)行有效利用，對檔案進(jìn)行整理與匯總，把所有相關(guān)的信息集合在一起。這樣不僅減少手工操作的強(qiáng)度，同時(shí)也能夠提高工作效率，降低重復(fù)勞動(dòng)。在檔案資源共享的同時(shí)，達(dá)到事半功倍的效果，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們可以看到，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環(huán)節(jié)。在社會(huì)的不斷發(fā)展當(dāng)中，檔案管理工作也在產(chǎn)生變化，出現(xiàn)許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時(shí)代發(fā)展的需求緊密相連，相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)也要逐步嚴(yán)格起來，以保證檔案管理工作能跟上時(shí)代快速邁進(jìn)的腳步，在信息化社會(huì)中為更多人提供服務(wù)。同時(shí)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，注重對工作人員的定期培訓(xùn)，以達(dá)到事半功倍的效果，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，加快社會(huì)主義和諧社會(huì)前進(jìn)的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]張梅.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：75+77.

[2]劉佳梅.檔案信息化建設(shè)面臨的問題與對策[J].傳播力研究，2019（11）.

[3]韓繼紅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：63.