院校檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐操作與探討

鄂國平

摘 要：本文通過對(duì)院校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性進(jìn)行深入分析，結(jié)合檔案管理活動(dòng)中存在的問題和不足，探討科學(xué)高效的數(shù)字化管理模式的建設(shè)路徑，對(duì)數(shù)字化建設(shè)過程進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和部署，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提升，為院校的管理運(yùn)行提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;目標(biāo);建設(shè)

1 引言

隨著院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和教育科研水平的不斷提升，提升檔案管理水平已經(jīng)成為推動(dòng)院校健康發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。而傳統(tǒng)的管理模式中，存在著許多問題和不足，這就要求檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性，結(jié)合實(shí)際管理需求，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的高效推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的有效提升。

2 院校檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切性

檔案管理工作是院校管理的重要內(nèi)容，能夠?yàn)樵盒５母咝н\(yùn)行提供有效的基礎(chǔ)保障。提升檔案管理水平能夠?yàn)檎w辦學(xué)水平的提升產(chǎn)生積極作用。隨著信息技術(shù)在教學(xué)科研工作和管理活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在一定的滯后性，不能結(jié)合院校實(shí)際的發(fā)展情況，進(jìn)行管理工作方式方法的改進(jìn)，不能通過管理效率的提升為院校管理運(yùn)行提供有效的支持。同時(shí)以紙質(zhì)資料為載體的資料存儲(chǔ)形式，極大增加了管理工作的壓力，特別是隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息化教學(xué)和辦公的普及，對(duì)資料的存儲(chǔ)和利用環(huán)節(jié)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)資料收集環(huán)節(jié)對(duì)院校管理運(yùn)行的全面覆蓋，不能保證基礎(chǔ)信息能夠得到及時(shí)準(zhǔn)確的收集。同時(shí)對(duì)相關(guān)資料缺乏科學(xué)的處理分析，只能進(jìn)行簡單的分類和存儲(chǔ)，不能對(duì)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)核，無法保證準(zhǔn)確性。而對(duì)資料的使用過程中，只能提供相應(yīng)的查詢和調(diào)用服務(wù)，不能有效滿足使用者的需求。因此，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠利用技術(shù)優(yōu)勢，對(duì)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，形成數(shù)字化的管理體系，并能夠結(jié)合院校管理運(yùn)行和發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)行相應(yīng)管理機(jī)制的完善，實(shí)現(xiàn)管理效率的科學(xué)提升。同時(shí)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案資料的管理力度不足，但是這些資料具有較大的價(jià)值，而數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的深層次挖掘，提升對(duì)傳統(tǒng)資料的使用效率。[1]

3 院校檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

3.1 實(shí)現(xiàn)管理體系的完善

檔案數(shù)字化建設(shè)需要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化和改進(jìn)，使管理工作能夠充分使用院校管理活動(dòng)的要求，為教學(xué)科研和行政管理等重點(diǎn)工作提供有效的支持。檔案管理工作涉及代院校管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要各個(gè)職能部門的高效協(xié)作，保證相關(guān)管理規(guī)范能夠得到切實(shí)落實(shí)，借助信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息資料的高效傳遞和共享，為各個(gè)部門的管理決策和教學(xué)科研活動(dòng)的高效開展提供有效的支持。院校要加強(qiáng)指導(dǎo)和投入，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門和工作環(huán)節(jié)，使得數(shù)字化建設(shè)過程能夠得到高效推進(jìn)。并能形成科學(xué)的工作流程和規(guī)范，保證管理水平的提升。[2]

3.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的管理水平

數(shù)字化管理模式的建設(shè)，能夠?yàn)闄n案資料的處理分析提供有效的技術(shù)支持，能夠利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)管理效率的顯著提升。首先是利用數(shù)字化的存儲(chǔ)形式實(shí)現(xiàn)資料載體的科學(xué)轉(zhuǎn)變，能夠利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的高效管理，提升存儲(chǔ)安全性，并能夠借助運(yùn)算資源，對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分析處理，通過對(duì)其中重點(diǎn)和關(guān)鍵內(nèi)容的提取分析，形成準(zhǔn)確的分析結(jié)果，能夠充分挖掘資料價(jià)值，為相關(guān)使用環(huán)節(jié)提供有效的便利。其次是檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，結(jié)合數(shù)據(jù)結(jié)合分析結(jié)果，對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的整理，形成完善的資料數(shù)據(jù)庫，能夠充分體現(xiàn)資料的關(guān)鍵內(nèi)容，能夠結(jié)合實(shí)際使用需求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的高效使用。

4 院校檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

4.1 數(shù)字化管理平臺(tái)的科學(xué)建設(shè)

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要對(duì)檔案管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入研究，充分結(jié)合相關(guān)管理部門的實(shí)際工作流程，形成完善的建設(shè)方案，對(duì)實(shí)際功能需求信息進(jìn)行全面的收集，推動(dòng)信息化管理平臺(tái)的科學(xué)建設(shè)，形成完善的數(shù)字化管理流程，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。對(duì)檔案資料信息的收集環(huán)節(jié)，要針對(duì)具體的檔案形式，制定相應(yīng)的數(shù)字化檔案資料標(biāo)準(zhǔn)，使相關(guān)工作人員能夠利用按照標(biāo)準(zhǔn)模式實(shí)現(xiàn)資料的高效收集，并能夠借助網(wǎng)絡(luò)途徑，實(shí)現(xiàn)資料的快速傳遞，保證相關(guān)資料的時(shí)效性。同時(shí)利用技術(shù)手段，對(duì)資料信息進(jìn)行科學(xué)的分析，提取其中的重點(diǎn)內(nèi)容，并進(jìn)行細(xì)致的比對(duì)分析，保證資料的真實(shí)性，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的整理，形成完善的數(shù)據(jù)庫。要完善平臺(tái)服務(wù)模塊的功能，完善檢索機(jī)制，提升對(duì)檔案資料的使用效率，充分滿足使用者的實(shí)際需求，對(duì)資料數(shù)據(jù)庫進(jìn)行科學(xué)的使用。同時(shí)能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問，使用者能夠根據(jù)自身權(quán)限，提出相應(yīng)的操作請(qǐng)求，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)相應(yīng)，極大提升了服務(wù)質(zhì)量。[3]

4.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化建設(shè)的高效推進(jìn)，需要以信息化基礎(chǔ)設(shè)施的高效配置為依托，能夠借助先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的數(shù)字化存儲(chǔ)形式的轉(zhuǎn)變，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀等相關(guān)設(shè)備的配置，為數(shù)字化建設(shè)提供有效的基礎(chǔ)支持。同時(shí)要加強(qiáng)服務(wù)器建設(shè)，隨著數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)，數(shù)據(jù)信息的數(shù)量顯著增大，對(duì)運(yùn)算能力的需求隨之提升，要積極利用先進(jìn)信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，利用網(wǎng)絡(luò)處理資源，在減少硬件設(shè)施投入的同時(shí)，提升數(shù)據(jù)處理效率。

4.3 管理機(jī)制的科學(xué)完善

管理部門要結(jié)合數(shù)字化建設(shè)的需求，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行科學(xué)的完善，對(duì)管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。借助信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)的高效監(jiān)管，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中的問題和漏洞，進(jìn)行管理制度的針對(duì)性完善。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)水平，使其能夠?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行合理的使用，實(shí)現(xiàn)整體管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。

5 結(jié)語

檔案管理工作是院校管理活動(dòng)的重要組成，對(duì)教學(xué)科研和行政管理工作起到關(guān)鍵作用。管理部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，積極利用先進(jìn)技術(shù)，對(duì)管理過程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，形成完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]馮艷.淺談如何加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2017，（2）：70.

[2]黃莉琴，楊麗娜.檔案數(shù)字化管理模式在高校檔案管理中的重要作用探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（2）：7-8.