如何做好事業(yè)單位檔案管理

陳春冷

摘 要：在改革開放的新環(huán)境里，經(jīng)濟(jì)水平得到提升，各項(xiàng)資源持續(xù)發(fā)展壯大，共同推動科技不斷走向新臺階。盡管目前加快了社會人員流動速度，然而卻增加了事業(yè)單位檔案管理壓力，針對信息化方面的要求越來越多。當(dāng)前事業(yè)單位在檔案資料管理工作量上持續(xù)增加，所以在管理日常事務(wù)和員工檔案資料方面越發(fā)繁瑣。為了增強(qiáng)單位檔案管理信息化水平，首要任務(wù)是優(yōu)化檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新管理方法，為檔案管理效率提供保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;策略

檔案管理是事業(yè)單位整個管理體系不可或缺的組成部分，檔案是事業(yè)單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務(wù)于管理與決策。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方法嚴(yán)重滯后，與新時期事業(yè)單位對信息資源的需求不相適應(yīng)，這也是檔案管理創(chuàng)新的根本原因?；诖?，要將信息化作為檔案管理發(fā)展的方向，以期更好地服務(wù)于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度有待完善

俗話說，無規(guī)矩不成方圓，必須有一套健全的管理制度與準(zhǔn)則才能確保檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。目前，大多數(shù)單位出臺了檔案管理制度，但奉行形式主義，這些制度形同虛設(shè)，工作人員往往不按規(guī)則辦事，從而導(dǎo)致檔案管理局面混亂。這從客觀上體現(xiàn)出單位對檔案管理的重視度不足。另外，單位內(nèi)部各部門間缺乏有效的溝通機(jī)制，相互協(xié)作能力低下，也在一定程度上降低了檔案管理制度的執(zhí)行力，從而影響到檔案的規(guī)范化管理。

1.2 檔案管理缺乏主動性，制約有價值信息的及時收集與使用

事業(yè)單位檔案管理工作，長久以來以被動管理為特點(diǎn)，這一狀態(tài)滲透在檔案的收集、整理以及歸檔等多方面，影響檔案資源建設(shè)的主動性，忽略檔案資源及時收集與開發(fā)的重要性。這種現(xiàn)象在檔案管理制度不健全的情況下尤為嚴(yán)重，直接造成大量有價值信息被埋沒、很難得到妥善處理與保存。另外，檔案資料收集工作缺乏實(shí)時跟蹤，引發(fā)檔案資料過于分散，尚未實(shí)現(xiàn)集中保存與處理，檔案管理的作用很難全面發(fā)揮，優(yōu)勢不明顯。

1.3 技術(shù)欠缺

對于事業(yè)單位檔案管理而言，科學(xué)應(yīng)用信息化技術(shù)是提高檔案管理工作質(zhì)量的前提基礎(chǔ)。然而面對事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀來講，在使用信息化技術(shù)方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質(zhì)材料加以保存，這樣不但存儲時間短，還不利于后期查找。對此，為了突出檔案完好性，事業(yè)單位應(yīng)將信息化技術(shù)手段融入其中。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)方法

2.1 增強(qiáng)檔案信息化管理思維，應(yīng)用信息化管理模式

從目的角度分析，事業(yè)單位檔案管理的目的是為科學(xué)決策提供價值性信息支持，促使自身發(fā)展與時代具有同步性。面對信息管理思維的薄弱，一方面，深入理解檔案管理信息化的價值，掌握信息化思維的真諦，將其有效貫穿于管理實(shí)踐全過程，以求實(shí)現(xiàn)最大程度的信息共享，提升資源利用率，防止信息滯后。應(yīng)結(jié)合信息需求方向，將信息化建設(shè)作為檔案管理的新趨勢。除此之外，還要健全完善檔案信息化相關(guān)法規(guī)、制度以及機(jī)制，維護(hù)檔案信息的安全。

2.2 強(qiáng)化檔案意識，進(jìn)一步完善檔案管理制度

要想充分發(fā)揮檔案管理的職能與作用，在工作上獲得更好的效果，單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，要充分認(rèn)識到這項(xiàng)工作對單位發(fā)展的意義，將其擺在重要的位置上。同時，檔案部門開展檔案宣傳工作，向廣大職工普及《檔案法》，讓大家充分認(rèn)識到檔案管理的意義，自覺配合好檔案管理工作。然后，結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)一步完善單位檔案管理制度，適應(yīng)新時代檔案管理發(fā)展的要求。在制定制度的過程中要特別注重制度的可操作性、科學(xué)性與合理性，符合單位自身需求。完善的檔案制度能對單位領(lǐng)導(dǎo)與職工產(chǎn)生制約作用，在日常檔案管理過程中突出地位的平等性，這是確保檔案管理效率的一大保障。單位檔案部門負(fù)責(zé)對檔案制度嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案制度的公平性與嚴(yán)肅性，讓檔案工作得以順利展開。另外，出臺一套健全的績效考核制度，對檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的量化，以獲取公正、客觀的結(jié)果。根據(jù)考核結(jié)果對檔案人員進(jìn)行獎懲激勵，以更好地激發(fā)他們的工作熱情。

2.3 建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，引領(lǐng)檔案事業(yè)全面發(fā)展

一是樹立質(zhì)量管理理念。事業(yè)單位檔案管理可以應(yīng)用企業(yè)的全面質(zhì)量管理理論，將檔案管理的全過程分成四個部分：計(jì)劃-實(shí)施-檢查-提升，持續(xù)改進(jìn)，這就是著名的戴明環(huán)。檔案管理周而復(fù)始不斷更新不斷完善的過程，其實(shí)與戴明環(huán)十分匹配，完全可以通過這個閉環(huán)來實(shí)現(xiàn)檔案管理核心要素和競爭力的提升。事業(yè)單位要為檔案管理設(shè)定管理目標(biāo)，并按照檔案管理要求進(jìn)行日常管理，在此過程中，要注意出現(xiàn)的問題和可能存在的不妥之處，并加以改進(jìn)完善。在下一個閉環(huán)中，再次對修訂后的檔案管理進(jìn)行觀察總結(jié)，環(huán)環(huán)相扣，以此類推。建立質(zhì)量管理理念的最終目的是要讓檔案管理呈現(xiàn)出可學(xué)、合理、高效的特質(zhì)，更好地發(fā)揮檔案管理與事業(yè)單位的社會效益。二是樹立用戶需求導(dǎo)向。檔案管理是服務(wù)窗口，為人民服務(wù)是檔案管理的根本宗旨。以用戶需求為導(dǎo)向，走出相對封閉的檔案工作狀態(tài)，關(guān)注對象由“物”轉(zhuǎn)向“人”是檔案管理未來發(fā)展的大勢所趨。因此，事業(yè)單位在建立現(xiàn)代化的檔案管理理念時也應(yīng)將“用戶的需求至上”作為工作標(biāo)準(zhǔn)之一，著重提升檔案資源的開發(fā)利用率，將“以人為本”落到實(shí)處，將傳統(tǒng)的、靜止的、被動的檔案管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的、主動的、追求創(chuàng)新的檔案管理觀念。

2.4 開發(fā)檔案信息中的數(shù)據(jù)平臺

事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)非常復(fù)雜，涉及很多字段。在大數(shù)據(jù)背景下對數(shù)據(jù)的提取要求非常高，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺來提高數(shù)據(jù)挖掘和提取的信度和效度。另外，通過開發(fā)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)平臺可以有效提高大數(shù)據(jù)共享的效度，提升事業(yè)單位服務(wù)的客戶對信息需求的滿意度。數(shù)據(jù)平臺的開發(fā)是事業(yè)單位對外宣傳的窗口，訪問者可以通過信息了解事業(yè)單位，也更好地挖掘了用戶的隱形訴求。

2.5 加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員較好地掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，需做到如下三點(diǎn)：一是要積極參加地方檔案管理部門和檔案學(xué)會舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班和繼續(xù)再教育培訓(xùn)班。二是要給檔案人員創(chuàng)造機(jī)會到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案人員走出去把先進(jìn)的工作模式帶回來，推陳更新使檔案管理工作達(dá)到更科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是調(diào)動檔案人員的工作熱情，建立工作激勵機(jī)制，打破干好干壞、干多干少都一樣的工作模式。提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、使命感，促進(jìn)檔案管理工作水平。

3 結(jié)語

綜上，在各個領(lǐng)域都能看到信息化的影子，其建設(shè)逐漸成為時代的潮流。將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中去，從而推動其發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化目標(biāo)。為此，工作人員需了解信息化知識，優(yōu)化相關(guān)制度和檔案管理手段，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

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