醫(yī)學(xué)類職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作策略

摘 要：本文從檔案管理的價(jià)值和特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)醫(yī)學(xué)類職校的檔案管理工作加以介紹，分別從管理者意識(shí)、制度和監(jiān)督的完善、人才的培養(yǎng)、信息化建設(shè)等方面闡述此項(xiàng)工作的開展策略。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)院;醫(yī)學(xué);檔案管理;工作策略

在我國(guó)的教育體系中，醫(yī)學(xué)職校為重要組成部分。此類院校的檔案管理是教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)工作、管理工作等有效開展的重要基礎(chǔ)。隨著院校的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類逐漸增加，為管理工作帶來全新的挑戰(zhàn)。為發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，保證利用的高效性，需探索出具體的工作策略，為醫(yī)學(xué)職校的檔案管理工作指明方向。

1 醫(yī)學(xué)職校的檔案管理工作介紹

1.1 工作價(jià)值

首先，檔案管理為醫(yī)學(xué)職校管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案的管理涵蓋大量新時(shí)代的元素，檔案種類多樣化，包括院校內(nèi)的教育、教學(xué)、科研、基建、人事、學(xué)籍、財(cái)務(wù)等檔案信息。因此，此項(xiàng)工作已經(jīng)滲透到院校的所有管理工作當(dāng)中，各類管理實(shí)踐都是檔案信息的另一種呈現(xiàn)形式，落實(shí)此項(xiàng)工作，可為其他管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，職業(yè)學(xué)院的教學(xué)管理為重點(diǎn)工作之一，檔案管理可為其提供輔助作用。在教學(xué)管理與實(shí)踐過程，將價(jià)值信息收錄到管理檔案當(dāng)中，作為學(xué)院優(yōu)質(zhì)的文件材料，為后續(xù)的教學(xué)提供憑證和參考。如：可將教師業(yè)務(wù)、科研成果、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和學(xué)籍管理等優(yōu)秀成果等收錄到信息化管理系統(tǒng)中，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為優(yōu)質(zhì)信息的便捷化利用提供保障。最后，保持院校的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)學(xué)職校的發(fā)展需要具備深厚的學(xué)術(shù)底蘊(yùn)，大量的史料記載，同時(shí)也需要優(yōu)秀的科研成果以及管理政策。而檔案管理則是以上內(nèi)容的聯(lián)系紐帶，通過檔案管理，保證院校內(nèi)所有工作開展的協(xié)調(diào)性。落實(shí)此項(xiàng)工作，可保證制度改革有章可循，科研成果保存完好，教師績(jī)效評(píng)定有據(jù)，學(xué)生信息全面真實(shí)，促使學(xué)院的發(fā)展長(zhǎng)久不衰。

1.2 工作特點(diǎn)

第一，具備較高的憑證價(jià)值。作為檔案的基本屬性之一，其憑證價(jià)值意義在學(xué)生就業(yè)方面體現(xiàn)較為明顯。當(dāng)前，各大醫(yī)學(xué)和醫(yī)療類機(jī)構(gòu)在招聘人才過程會(huì)對(duì)其從業(yè)資質(zhì)展開嚴(yán)格審核，通常要求其在求職報(bào)告中出具帶有學(xué)校公章的檔案原始復(fù)印件。第二，工作專業(yè)性較強(qiáng)。醫(yī)學(xué)職校學(xué)生檔案中包含信息種類較多，如：在校成績(jī)（包括專業(yè)課與實(shí)驗(yàn)課等）、實(shí)習(xí)評(píng)價(jià)、職業(yè)評(píng)估各項(xiàng)內(nèi)容。由于醫(yī)學(xué)專業(yè)的特殊性，學(xué)生通常需要具備臨床經(jīng)驗(yàn)，因此檔案的記錄環(huán)節(jié)也需要突出專業(yè)特點(diǎn)。對(duì)此，要求管理者具備充足的專業(yè)知識(shí)，才能對(duì)專業(yè)資料仔細(xì)鑒別，歸類和整理，之后立卷和歸檔，做好保密和統(tǒng)計(jì)工作。第三，利用的周期較長(zhǎng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)人才要求逐漸提升，因此，人才需要參加各類專業(yè)考試以滿足單位要求?？荚囍?，需要從學(xué)校獲取學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)等檔案證明，致使大部分學(xué)生畢業(yè)多年之后，重返校園查詢檔案，因此檔案管理過程利用周期較長(zhǎng)。

2 醫(yī)學(xué)職業(yè)學(xué)院檔案管理工作策略

2.1 強(qiáng)化工作宣傳，全面提升管理意識(shí)

對(duì)于醫(yī)學(xué)類院校的檔案管理，需要管理者提高工作意識(shí)，明確此項(xiàng)工作的重要性。從院校角度講，需要持續(xù)加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作，使用大眾容易接受的宣傳方式加以宣傳，如：可利用校園網(wǎng)，通過校園微信公眾號(hào)推送檔案管理相關(guān)信息，當(dāng)校內(nèi)人員使用微信的過程中，可隨時(shí)接收宣傳信息。

從管理部門角度講，需要及時(shí)學(xué)習(xí)院校的宣傳內(nèi)容，知曉此項(xiàng)工作在醫(yī)學(xué)職校管理中的重要地位與性質(zhì)，同時(shí)對(duì)自身在管理過程肩負(fù)的責(zé)任加以明確，知曉檔案管理為記錄醫(yī)學(xué)職校教育活動(dòng)、評(píng)估院校綜合水平的重要途徑，同時(shí)檔案管理還能為學(xué)院的科研、教學(xué)以及各項(xiàng)管理工作提供全面的資料信息，是維持學(xué)院持續(xù)發(fā)展的重要工作之一。因此，醫(yī)學(xué)職業(yè)院校在此工作方面，需要提高管理者和負(fù)責(zé)部門的重視，以高度的使命感，展開檔案資料的收集，建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)，從多個(gè)方向齊抓共管，保證工作質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)監(jiān)督，完善制度

醫(yī)學(xué)類院校在檔案管理環(huán)節(jié)，需要依賴完善的制度以及有效的監(jiān)督，才可提高工作效率和質(zhì)量。在監(jiān)督的加強(qiáng)方面，可結(jié)合醫(yī)學(xué)職業(yè)院校的檔案管理工作具體情況，由學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)者牽頭，和檔案管理部門的工作人員共同組成工作質(zhì)檢監(jiān)督責(zé)任小組，組織確立之后，將各個(gè)成員的職責(zé)加以明確，服從領(lǐng)導(dǎo)人員的管理，定期抽查檔案管理工作開展情況，結(jié)合相關(guān)指標(biāo)對(duì)管理質(zhì)量進(jìn)行考核，監(jiān)督工作成效。

在制度完善方面，需針對(duì)醫(yī)學(xué)職業(yè)院校不同檔案類型制定出不同的制度，同時(shí)健全檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確科研檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、黨政檔案等歸檔要求。醫(yī)學(xué)職業(yè)院校中學(xué)生專業(yè)不同，因此相應(yīng)的檔案歸檔管理需要突出專業(yè)特點(diǎn)，在制度中明確檔案性質(zhì)和作用，保證檔案管理整體上形式一致，重點(diǎn)突出。除此之外，還應(yīng)對(duì)針對(duì)學(xué)校的后勤部門制定服務(wù)檔案的歸檔要求。

2.3 培養(yǎng)人才，保證質(zhì)量

醫(yī)學(xué)職業(yè)院校中，檔案管理需要專業(yè)的人才，只有人才的專業(yè)知識(shí)、工作水平等達(dá)到要求，才能保證實(shí)際的管理質(zhì)量。因此，需要院校加大力度培養(yǎng)管理人才。具體可從以下兩方面入手：

引進(jìn)高質(zhì)量人才，在檔案管理相關(guān)的人才招聘過程，結(jié)合醫(yī)學(xué)職校的檔案管理需求，對(duì)人才的檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)水平、道德品質(zhì)、醫(yī)學(xué)知識(shí)水平、工作能力等提出明確要求，從社會(huì)上選拔高質(zhì)量人才，擴(kuò)充院校檔案管理人才隊(duì)伍，為隊(duì)伍注入新鮮活力。

在內(nèi)部人才的培養(yǎng)方面，結(jié)合院校具體實(shí)情，對(duì)檔案管理兼職、全職等人員展開綜合管理，建立高素質(zhì)的管理工作隊(duì)伍。如：可定期為在職人員組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，還可通過函授方式拓寬其學(xué)習(xí)渠道，不斷提升管理人員的專業(yè)水平，優(yōu)化其管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升其崗位工作能力。在院校內(nèi)部，選擇精通計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案管理業(yè)務(wù)的人才，參與到檔案管理的工作中來，全面提升檔案隊(duì)伍的實(shí)力，為相關(guān)工作開展提供人才方面的保障。

2.4 持續(xù)投入，建設(shè)信息化系統(tǒng)

為響應(yīng)國(guó)家對(duì)職業(yè)院校檔案管理相關(guān)要求，醫(yī)學(xué)職業(yè)院校在此項(xiàng)工作上需要持續(xù)增加資金的投入力度，進(jìn)而維護(hù)檔案館各項(xiàng)日常管理以及基建工作。信息時(shí)代，醫(yī)學(xué)職校的檔案管理需要建設(shè)信息化系統(tǒng)，展開數(shù)字化管理，將此項(xiàng)建設(shè)歸入到高校財(cái)政年度預(yù)算當(dāng)中，為檔案的信息化建設(shè)提供不斷的資金支持。

檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)需要從硬件投入和軟件投入兩方面著手。在硬件配置方面，需要保證管理系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備符合信息化管理要求。在軟件方面，可選擇最新的檔案管理軟件，落實(shí)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，使用防毒軟件、安裝防火墻、定期升級(jí)系統(tǒng)等方式，保證系統(tǒng)的安全使用。在完善的信息化管理系統(tǒng)下，轉(zhuǎn)變醫(yī)學(xué)類職校的傳統(tǒng)的檔案管理方式，將各類紙質(zhì)檔案形成數(shù)字化檔案，并收錄在校內(nèi)檔案庫(kù)當(dāng)中，通過數(shù)字媒體將檔案中的光影、聲像、文字等信息完整地保存下來，保障檔案信息的利用更加便捷，檔案安全性更高，共享性和參考性更強(qiáng)，發(fā)揮其服務(wù)功能，為醫(yī)學(xué)職校的師生以及員工等提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)學(xué)職校的檔案管理為學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)教學(xué)、科研等方面具有輔助作用。面臨著管理工作的復(fù)雜變化，需要強(qiáng)化工作宣傳，提高相關(guān)人員的重視，健全管理制度，并落實(shí)質(zhì)量監(jiān)管，培養(yǎng)管理人才，還要強(qiáng)化資金投入，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，從而保證工作的順利開展，促使院校持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

李婷，女，漢族，山東省濰坊市，本科，濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院初級(jí)，檔案管理。