探析企業(yè)用印管理及內(nèi)部流程的信息化管理

安琦兒

摘 要：對于企業(yè)而言，印章的管理十分的重要，印章是企業(yè)的記號，具有法律效力，因?yàn)橛≌略谄髽I(yè)中的重要性特別高，雖然國內(nèi)的印章管理模式很完善，但印章管理還是擁有著一定的風(fēng)險(xiǎn)性。本文通過對企業(yè)用印管理以及內(nèi)部流程信息化管理展開分析，希望對關(guān)注的人群提供參考。

關(guān)鍵詞：印章管理;管理流程;信息化管理

引言：印章代表著企業(yè)，而且印章在法律上意味著企業(yè)的認(rèn)可以及證明。而且對很多企業(yè)而言，在進(jìn)行商務(wù)合作時(shí)一般都離不開印章。印章的種類有很多，每一種類的印章，作用都是不相同的。因此為了更好的進(jìn)行印章的管理與使用，有必要對企業(yè)的用印管理以及內(nèi)部流程信息化管理展開分析。

一、印章管理信息化的重要性

印章是一種授權(quán)工具，在我國的傳統(tǒng)文化中有著非常崇高的地位，而隨著時(shí)代發(fā)展，印章也成為了一種統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性工具，因?yàn)閿?shù)據(jù)時(shí)代的到來，印章本身所帶有的管理屬性也是越來越明顯，而在企業(yè)中，印章的合理使用是非常重要的，印章對于企業(yè)的業(yè)務(wù)、責(zé)任、權(quán)益有著非常重要的影響，印章具有法律效力，而且對于企業(yè)而言，只要加蓋了企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的公章，所產(chǎn)生的各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)就都需要企業(yè)進(jìn)行承擔(dān)，所以違規(guī)用印的案件也是時(shí)有發(fā)生。在整個(gè)印章管理當(dāng)中，用印安全是最重要的，而印章管理信息化可以很好的提升用印安全，首先印章管理信息化能夠有效進(jìn)行用印全流程管理，其次在進(jìn)行印章管理信息化時(shí)能夠引入印章監(jiān)控管理系統(tǒng)，讓整個(gè)用印的全過程都通過計(jì)算機(jī)來完成，能夠降低人工印章管理所帶來的用印風(fēng)險(xiǎn)，而且對于企業(yè)來說，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，印章的使用頻率也是越來越高，也能夠?qū)е掠≌率褂贸杀驹黾?，通過印章管理信息化之后能夠有效地降低印章使用成本。

二、印章管理以及內(nèi)部流程信息化的管理辦法

相對于傳統(tǒng)印章管理，因?yàn)閿?shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，印章管理信息化以及是一種時(shí)代的發(fā)展趨勢， 信息化印章管理既能滿足及時(shí)用印，同時(shí)又能夠減少人為的層層審核，大幅度提高印章使用效率，而且由于印章管理監(jiān)控設(shè)施的使用，也能夠?qū)⒂≌碌谋４?、審批、使用等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，從而降低用印風(fēng)險(xiǎn)。

（一）印章管理信息化

（1）用印效率提升

在企業(yè)中，傳統(tǒng)的印章使用一般都是通過層層審批來進(jìn)行的，將用印業(yè)務(wù)報(bào)備到分管部門，直系領(lǐng)導(dǎo)忙完工作進(jìn)行簽字審批，之后到印章管理部門進(jìn)行用印登記，將一系列內(nèi)容登記結(jié)束之后進(jìn)行相關(guān)責(zé)任人簽字，最后可以使用印章，這樣一來大大降低了用印效率，而在這其中最為影響用印效率的就是審批過程，無論是各級領(lǐng)導(dǎo)人員還是印章審批人員一旦涉及到了人員外出，那么就無法及時(shí)地進(jìn)行印章審批，那么就會(huì)浪費(fèi)更多時(shí)間。而印章管理在進(jìn)行信息化之后能夠很好的提升用印的整體效率，只需要提前進(jìn)行用印網(wǎng)絡(luò)登記，將文件進(jìn)行發(fā)送，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審批，就可以大幅度地提升印章使用的整體效率。

（2）用印風(fēng)險(xiǎn)的降低

通常情況下，企業(yè)在進(jìn)行印章使用時(shí)都會(huì)有一套完善的印章管理制度，但是對于印章使用來說通常都會(huì)帶有一定的風(fēng)險(xiǎn)。就比如在很多時(shí)候?qū)τ谟≌聦徟藛T以及施印人員來說，沒有辦法確定用印人的具體信息，這樣就擁有了管理上的風(fēng)險(xiǎn)，而且在進(jìn)行傳統(tǒng)印章審批過程里，使用的都是紙質(zhì)文檔進(jìn)行施印，這樣也有可能出現(xiàn)文件損毀、丟失等一系列情況，一旦這些文件被損壞或遺失，都有可能對企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。而且對于企業(yè)來說，平時(shí)對于行政印章的使用頻率往往是很高的，因?yàn)橛≌碌膶徟亢艽螅栽诤罄m(xù)想要查找具體的印章審批情況時(shí)，會(huì)給工作增加一定的難度。所以通過后續(xù)的印章管理信息化，能夠有效地將紙質(zhì)文件在使用過程中的一系列不方便情況進(jìn)行規(guī)避，在電子印章使用之后進(jìn)行打印就可以了，而且通過信息化也能夠?qū)τ≌碌氖褂们闆r進(jìn)行梳理備案，在后續(xù)想要進(jìn)行印章審批查找時(shí)提升查找的效率。

（3）提升印章監(jiān)控效果

一般而言，工程項(xiàng)目的印章使用往往會(huì)由項(xiàng)目主管進(jìn)行后續(xù)的使用審批，項(xiàng)目經(jīng)理對于印章使用是直接負(fù)責(zé)人，對于項(xiàng)目經(jīng)理而言因?yàn)槿粘９ぷ鞯姆彪s，往往會(huì)導(dǎo)致對印章的使用不夠嚴(yán)謹(jǐn)。因?yàn)槿鄙倭吮O(jiān)管，所以項(xiàng)目印章往往會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行指定印章管理人員，而指定的印章管理人員因?yàn)閷I(yè)知識不足，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)審核不嚴(yán)、使用隨意、風(fēng)險(xiǎn)意識不足等情況。在進(jìn)行印章管理信息化以后，能夠通過新的印章管理模式，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)使用印章監(jiān)控管理體系來對印章進(jìn)行信息化管理，印章監(jiān)控管理系統(tǒng)是通過管理系統(tǒng)組成以及印章管理監(jiān)控儀組成。系統(tǒng)主要是通過計(jì)算機(jī)，將實(shí)體印章放在印章管理監(jiān)控儀內(nèi)部進(jìn)行信息化管理，通過軟件來操控印章管理監(jiān)控儀進(jìn)行使用印章，通過“人章分離”的模式進(jìn)行后續(xù)的印章使用，能夠有效提升對于印章的使用監(jiān)管效果。

（二）網(wǎng)絡(luò)流程信息化管理

不同于傳統(tǒng)的用印過程，將用印流程進(jìn)行信息化管理能夠有效的增加印章使用時(shí)的效率以及安全性，首先整個(gè)用印的過程都會(huì)在印章監(jiān)控管理系統(tǒng)中進(jìn)行任務(wù)流轉(zhuǎn)，無論是用印申請還是印章審批、復(fù)核還是使用印章都留有正式存檔，實(shí)現(xiàn)印章使用全程擁有監(jiān)管，使用后能進(jìn)行有效追溯，將整個(gè)用印進(jìn)行規(guī)范化，規(guī)避了很多風(fēng)險(xiǎn)隱患，其次是用印過程中通常需要上級進(jìn)行用印復(fù)核之后才能夠進(jìn)行實(shí)際印章使用，通過網(wǎng)絡(luò)流程化審批能夠更好的加速復(fù)核，保證業(yè)務(wù)進(jìn)行的整體效率，最后因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)流程化審批用印，系統(tǒng)能夠嚴(yán)格控制印章使用次數(shù)，能夠避免私自使用印章的事情發(fā)生，而且系統(tǒng)在進(jìn)行使用印章期間，也能夠自動(dòng)進(jìn)行印章使用信息的采集，通過印章管理監(jiān)控儀保留影像資料，對影像資料進(jìn)行長期保存，讓印章使用的全過程都可以進(jìn)行實(shí)時(shí)追溯。

（三）印章檔案信息化管理

因?yàn)樯鐣?huì)的進(jìn)步，印章的信息化已經(jīng)是未來的發(fā)展走向，所以可以通過辦公系統(tǒng)來建立醫(yī)院的印章管理系統(tǒng)，通過將企業(yè)的法律公章、法人印章這一類的重要印章的檔案進(jìn)行信息化管理，來達(dá)到消除傳統(tǒng)印章管理中的一些問題，并且可以通過印章檔案管理原則，將一些失效印章歸檔、印章刻印等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，從而提升印章的管理效率。在印章檔案信息化以后，比如像印刻部門的印章申請就可以在系統(tǒng)中進(jìn)行后續(xù)處理，當(dāng)新的印章刻印完成后，印模以及失效歸檔，都能夠通過印章檔案信息化來進(jìn)行錄入，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工審核，節(jié)省了很大一部分人力資源。印章的檔案管理是屬于綜合性檔案管理，整個(gè)印章檔案數(shù)據(jù)都應(yīng)該加入到綜合檔案數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)管理，將印章的檔案管理當(dāng)成企業(yè)數(shù)據(jù)庫中的一環(huán)，從而讓印章的特殊性與普遍性進(jìn)行結(jié)合，而且通過信息化管理，也能夠提升企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的工作能力。

在進(jìn)行印章檔案信息化管理時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：首先在整體的印章檔案信息化的設(shè)計(jì)上，必須在企業(yè)原有的檔案管理結(jié)構(gòu)中。在進(jìn)行失效印章歸檔以及印章刻制的整體流程化里，應(yīng)該在考慮兩個(gè)環(huán)節(jié)之間連貫性的同時(shí)將系統(tǒng)操作簡化，這樣可以保障印章檔案數(shù)據(jù)的管理、修改，更加有利于印章數(shù)據(jù)的維護(hù)。其次，印章檔案是企業(yè)中非常重要的部分，所以在進(jìn)行信息化的過程中應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的控制，在印章檔案信息化以后，一定要確保檔案信息的安全性以及管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，而且對于不同等級的檔案管理人員也應(yīng)該設(shè)置不同的管理權(quán)限，對檔案實(shí)行更加嚴(yán)格的保密制度，而且要定期對印章的電子檔案進(jìn)行存檔，用以防止電子檔案信息被修改，而且當(dāng)印章檔案信息化之后，原有的檔案管理人員也應(yīng)該進(jìn)一步提高自身的管理水平，這樣才能更好的完成印章信息化管理工作。

三、結(jié)論

總而言之，印章信息化管理對于企業(yè)來說有著很多好處，無論是工作效率的提升還是印章使用風(fēng)險(xiǎn)的降低，都能夠?qū)ζ髽I(yè)的帶來極大的幫助。所以印章使用以及流程信息化是必須進(jìn)行的，相信隨著更多人的關(guān)注，企業(yè)的用印管理以及內(nèi)部流程信息化能夠越來越完善。

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