行政審批檔案信息化管理研究

張瑞紅

摘 要：隨著我國現(xiàn)代社會中科學技術的快速發(fā)展，無論是計算機還是信息技術領域都開始逐漸滲透到各行業(yè)中，給電子政務的開展帶來了極大的幫助，作為政務工作中一項基礎性工作，行政審批工作涉及到的領域十分廣泛，特別是在新的時代背景條件下，行政工作量逐漸加強，因此傳統(tǒng)的手工工作模式已經不能很好地滿足檔案管理的需求。構建行政審批檔案信息體系已經在全國范圍內大力的開展，但是在信息化管理工作中仍然存在很多的問題和不足，影響了管理水平的整體發(fā)展。該文從檔案信息化的理念著手，全面分析行政審批檔案信息化概述及意義，并針對相關問題提出了一些對策。

關鍵詞：行政審批;檔案;信息化管理

引言

近年來，在信息化時代影響下，我國逐漸走向了信息化、現(xiàn)代化的社會方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺，其工作質量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案作為一種重要的信息資源，是促進我國經濟社會發(fā)展的一項基礎，因此加強行政審批檔案信息化管理工作質量，不僅能對服務型政府的建設起到推動作用，同時還能為構建我國社會主義和諧社會奠定良好的基礎。

1.檔案信息化概述

檔案信息化是現(xiàn)代信息時代的主要發(fā)展產物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領導下，在檔案管理活動中對現(xiàn)代技術進行積極引進，完成對檔案信息資源的收集和管理，幫助實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本建設目標。換言之，檔案信息化就是將傳統(tǒng)的實體管理方式轉變?yōu)樾滦偷男畔⒐芾矸绞?，從而加強對檔案資源內涵和精華的管理，將原本的形式化進行打破，從而全面提升信息資源管理的綜合利用率，為各項行業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。信息化工作是一項綜合性比較強，同時也是一項系統(tǒng)的工作，因此在工作的過程中要對現(xiàn)代技術進行相應的改善和優(yōu)化，達到最佳的管理目標和效果。

2.行政審批檔案信息化的意義

行政審批，主要是行政機關通過自然人所提出的要求和申請，采用根據(jù)現(xiàn)階段的規(guī)章制度對證件進行發(fā)放等形式，允許其進行相關的活動或是行為。由此可見，行政審批是現(xiàn)階段我國一項重要的基礎性工作，隨著現(xiàn)代改革開放的到來，我國的經濟也得到了相應的發(fā)展，各個中小型企業(yè)或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統(tǒng)的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質文件將其進行保存，這種保存方式，很有可能隨著時間的遞進，文件上的文字也變的模糊，同時紙質文件相對比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對行政審批工作產生影響。在對檔案信息化建設的過程中，通過對現(xiàn)代技術中掃描、轉化等信息技術的接力運用，將傳統(tǒng)的紙質文件或是圖片進行轉化，使其成為電子資源，同時按照相應的信息構建起目錄、文件等數(shù)據(jù)庫形式。運用這種方式，能有效地將數(shù)字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利。不僅如此，還能將原本的信息資源變?yōu)閿?shù)字資源，不僅很大程度上節(jié)省了存儲空間，同時還更好地實現(xiàn)了對信息資源的保護和管理。

檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因為其信息具備較強的利用價值，因此在現(xiàn)代社會的信息時代環(huán)境下，對信息資源進行充分的利用，將更有助于引起我們對問題的重視，同時完善自我，為建立服務型政府提供更多的科學依據(jù)，全面推進檔案管理向著一體化的方向前進。

3.行政審批檔案信息管理的對策

3.1提升信息意識

行政審批檔案信息管理的執(zhí)行首先需要落實和提升信息服務意識，在信息技術高速發(fā)展的當下公眾已經接收通過網絡行政審批檔案的信息化管理方式，相應的政府人員積極發(fā)揮主觀能動性學習相應技術。領導同樣需要樹立正確的工作理念和管理思想，對員工產生正面的影響。國家加強無紙化辦公理念的推進，加大政府機關內部的宣傳力度，推進行政審批檔案信息化管理相關工作方式的轉變，將現(xiàn)代化的辦公模式融入傳統(tǒng)的審批流程中，更好地為公眾服務。

3.2 重視創(chuàng)新

行政審批檔案由傳統(tǒng)的紙質、人工審批和管理模式轉變?yōu)樾畔⒒芾磉^程中肯定會遇到不同的問題，這就需要政府職能部門迎難而上逐步解決問題，在發(fā)展中尋求突破，推進新時期環(huán)境下的系統(tǒng)建設。改變傳統(tǒng)制度作為創(chuàng)新機遇，簡化審批流程、提升政府部門工作效率、節(jié)約辦公成本，通過各方面矛盾的協(xié)調和解決，逐步實現(xiàn)行政審批檔案的信息化管理。

針對檔案中涉及的多種文件格式和形式，對于不同的圖像、文檔、音頻等文件特點和應用領域進行研究和分析，采用數(shù)據(jù)庫存儲邏輯分類保存，推進多元化的檔案信息管理發(fā)展方向。

3.3標準化系統(tǒng)建設

行政審批檔案涉及政府機關的工作范疇，面對數(shù)量龐大的行政審批檔案工作，如果沒有完善和標準的制度進行規(guī)范，很難確保正常的審批效率，嚴重地很有可能造成職能混亂的現(xiàn)象。在標準化系統(tǒng)流程建立的過程中，針對不同類型的部門工作特征，對具體性的證件或批文發(fā)放制定工作流程和審批標準，為檔案的信息化管理提供依據(jù)，同時能夠有效提升工作效率。

政府面對公眾審批窗口均為基層工作人員，對于標準化系統(tǒng)進行詳細的培訓和引導，有助于避免不良的審批現(xiàn)象和工作狀態(tài)，在推進行政審批檔案信息化管理方面有巨大的幫助和推進作用。

3.4人員的素質培養(yǎng)

新時期背景下我國政府機關已基本實現(xiàn)行政審批檔案的信息化管理，但管理理念、審批流程、工作方式的轉變還沒有滿足大眾對政府服務效率的需求，還需要政府審批和管理人員的全力配合和支持。各級政府機關重視人才的培養(yǎng)和選拔，根據(jù)審批特點和現(xiàn)階段工作中的問題合理安排培訓，制定工作計劃，提升審批和管理人員的綜合素質和業(yè)務水平，能夠在實際審批過程中發(fā)揮更大的主動性和責任心，將行政審批檔案信息化管理水平得到進一步的提升。

結語

綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項綜合性和系統(tǒng)性的工作，是現(xiàn)代電子政務發(fā)展過程中一項具體的要求。這項工作的開展，在很大程度上說明了現(xiàn)代社會的進步，人類文明是在不斷發(fā)展的，因此也預示著行政審批工作將面臨著更大的機遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻

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