淺談辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

王海賓

摘要：隨著社會的發(fā)展，我國的辦公室文秘工作質(zhì)量也有了很大的提升。辦公室是處理單位眾多事務(wù)的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質(zhì)量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)，要熟悉單位的基本業(yè)務(wù)，熟練掌握電子設(shè)備的使用，語言恰當(dāng)且應(yīng)急能力強(qiáng)，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點(diǎn)提高辦公室文秘質(zhì)量和水平的有效策略，為單位管理提供大致的方向。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量;水平優(yōu)化策略

引言：

辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實(shí)際工作情況，而文秘工作水平和單位內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低單位內(nèi)部管理水平。對此，單位要加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當(dāng)前辦公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作的順利開展，提高單位綜合管理水平，進(jìn)而促進(jìn)單位的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下，探究辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1提高文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

辦公室管理是單位日常管理與行政工作的主要場所，隨著單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，其所承擔(dān)的工作量也有所增長，涉及到各種行政管理與日常管理內(nèi)容，并且辦公室工作是做好上下級指令傳導(dǎo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為了將領(lǐng)導(dǎo)的意思準(zhǔn)確地傳達(dá)給員工，需要做好各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)管理。與此同時，辦公室文秘工作者還承擔(dān)著與外部溝通的主要任務(wù)，除了處理好單位文秘工作與內(nèi)部人員之間的聯(lián)系，還要對上下級及其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通和經(jīng)濟(jì)往來，這就給文秘工作者的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素質(zhì)與單位內(nèi)部管理之間的關(guān)系是密不可分的，單位必須重視文秘工作的重要性，在工作的過程中保持一定的原則。首先，面對大量的工作任務(wù)始終保持負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度，把握和落實(shí)好單位內(nèi)部管理制度和職業(yè)道德，控制自身的行為，提高自我素養(yǎng)和綜合水平。其次，在工作之余根據(jù)自身能力統(tǒng)籌好崗位工作，能夠應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段提高辦公效率與工作質(zhì)量。另外，將上級領(lǐng)導(dǎo)的意識和指令準(zhǔn)確傳達(dá)到各個部門，加強(qiáng)上級、下級之間的有效溝通，充分發(fā)揮崗位責(zé)任，做好上下級之間的調(diào)節(jié)作用，推動單位的可持續(xù)發(fā)展。

2辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

2.1增加辦公室文秘人員數(shù)量

眾所周知，一個單位一個部門，會有各種類型的工作需要整理。辦公室文秘工作量大，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導(dǎo)致了文秘人員數(shù)量難以滿足辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得單位不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進(jìn)行處理，但是普通文秘人員由于沒有經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練，專業(yè)能力較差，往往不能很好地完成辦公室的大量工作，這給單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了或多或少的阻礙。在培養(yǎng)出優(yōu)秀專業(yè)的文秘之前，單位必須增加文秘人員數(shù)量，并合理分配工作任務(wù)，以數(shù)量來彌補(bǔ)質(zhì)量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導(dǎo)下共同應(yīng)對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

2.2激發(fā)創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是單位不斷發(fā)展的原動力，為了提高辦公室文秘工作質(zhì)量，要激發(fā)出辦公室文秘的創(chuàng)新意識和競爭意識，這主要是因?yàn)檗k公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機(jī)應(yīng)變，避免按部就班，要實(shí)現(xiàn)思想和行為的創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新意識，并體現(xiàn)在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵和引導(dǎo)文秘人員在實(shí)際工作中大膽創(chuàng)新，加大上下級之間的溝通和交流，營造輕松和諧的創(chuàng)新環(huán)境;另一方面則是發(fā)揮出上級領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用到辦公室工作中，啟發(fā)和帶動文秘人員的創(chuàng)新，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。

2.3加強(qiáng)關(guān)注辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)處理

“細(xì)節(jié)決定成敗”是對辦公室文秘工作最直接的描述，因?yàn)槲拿毓ぷ魍ǔ６急容^繁瑣與復(fù)雜，而身為文秘工作者，無論面對多么復(fù)雜、多么急切的問題一定要保持良好的心態(tài)，這樣才能以最佳的狀態(tài)應(yīng)對各種問題，并將各個細(xì)節(jié)做好。首先，要樹立正確的工作態(tài)度，在謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)下扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作，面對多樣化的文秘工作也要正確對待，在此基礎(chǔ)上還要加強(qiáng)對細(xì)節(jié)的關(guān)注，這樣才能發(fā)揮文秘工作的先決性保障作用。其次，堅(jiān)持“身體力行”的理念，對文秘工作的細(xì)節(jié)、過程進(jìn)行剖析，一方面是能夠快速地抓住關(guān)鍵問題;另一方面則產(chǎn)生示范效益，帶動其他同事參與進(jìn)來，養(yǎng)成從細(xì)節(jié)入手做好工作的良好習(xí)慣，在辦公室內(nèi)部建立務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，為單位健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性支持并進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的完善。最后，倘若要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書，那么面對領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的每一個任務(wù)都必須認(rèn)真對待：一是拿到任務(wù)，要認(rèn)真分析，從細(xì)節(jié)之處找到工作能夠有效開展的切入點(diǎn)。二是堅(jiān)持在細(xì)節(jié)上細(xì)心琢磨，加強(qiáng)對過程的控制，力求工作盡善盡美，從而高效率完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。

2.4做好細(xì)節(jié)管理工作

細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，做好細(xì)節(jié)管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務(wù)是辦公室文秘工作者日常管理的核心內(nèi)容，其對于文字細(xì)節(jié)的確定和認(rèn)識直接影響領(lǐng)導(dǎo)意識的準(zhǔn)確傳達(dá)，如果在工作中出現(xiàn)了語法錯誤或者專屬問題，就有可能導(dǎo)致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡明扼要，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號編制的準(zhǔn)確性，滿足文件進(jìn)度跟蹤的動態(tài)發(fā)展要求。與此同時，辦公室文秘工作者還要具有精細(xì)化的服務(wù)意識，保證各項(xiàng)工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘的工作十分重要。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦工作;文件的回收工作;各種會議的記錄工作。辦公室文秘的職業(yè)能力關(guān)系著單位工作的進(jìn)度，單位在選擇文秘人員時應(yīng)該依據(jù)本文所提觀點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)的選拔，要重視辦公室文秘工作，對文秘的各方面能力進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。擁有專業(yè)的文秘人員相當(dāng)于單位有了“潤滑劑”，能夠使單位更加健康發(fā)展。

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