創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的分析與研究

劉東興

摘? ? 要：對當(dāng)前人事檔案管理制度與模式存在的問題進行了簡單探討，并結(jié)合筆者工作實踐經(jīng)驗，就創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的路徑提出幾點個人意見與看法，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理制度;管理模式;創(chuàng)新

對于國家機構(gòu)以及社會組織而言，人事檔案的完善程度在很大程度上決定了人力資源的利用與發(fā)揮，尤其是對于企業(yè)來講是其提高競爭力的一個重要資源。近年來，我國人事檔案管理工作存在諸多問題，不管是管理制度，還是管理模式都存在一些不合理之處。鑒于此，我們有必要圍繞人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新進行分析與研究。

一、人事檔案管理存在的問題

1.管理意識薄弱，管理模式單一

受到諸多因素的影響，在我國人事檔案管理制度與模式下，很多管理人員存在管理意識薄弱的問題。在工作實踐中，一些管理人員沿襲傳統(tǒng)的管理思路，僅關(guān)注人員的基本信息的原始記錄，而沒有對人事檔案管理的意義有一個深刻的認(rèn)識。其次，一些管理人員對人事檔案管理的重視程度并不高，甚至在工作中存在“人檔分離”的情況，再加上管理機構(gòu)相對分散，從而導(dǎo)致人事檔案的管理脫離于基本原則。此外，就管理模式而言，很多企業(yè)都是按照干部人事檔案管理制度開展人事檔案的管理工作，由上級部門來負(fù)責(zé)員工檔案的管理，這種管理模式相對單一，并不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，并且員工的檔案更新也并不及時，市場出現(xiàn)檔案混淆的問題，最終導(dǎo)致人事檔案的效力喪失。

2.人事檔案存在應(yīng)隱蔽性與局限性，影響人才流動

在傳統(tǒng)模式下，人事檔案管理更的多是注重隱蔽檔案信息。即使在企業(yè)中，受到部門與轄區(qū)差異的影響，人事信息的交流也停留在空白階段，很多人力資源都被局限在一個圈子里，難以實現(xiàn)合理流動，進而難以優(yōu)化企業(yè)的人力資源配置，并且對員工的選擇造成了一定的限制，這無疑是人才的浪費。其次，在企業(yè)中往往只有領(lǐng)導(dǎo)人員才擁有員工檔案的控制權(quán)，領(lǐng)導(dǎo)的意見決定了員工的行政安排，這種管理模式顯然對于員工利益會造成損害，同時也不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，由于傳統(tǒng)人事檔案管理相對封閉，很多員工在發(fā)生工作變動時并不能及時調(diào)整個人檔案信息，這無疑也成為人事檔案管理的一個漏洞。

3.人事檔案內(nèi)容不完善，實際作用難以發(fā)揮

正如上文所述，人事檔案包含了員工的基本信息，其管理原則應(yīng)該充分結(jié)合員工的實際動態(tài)進行調(diào)整與更新。然而在實踐中，很多檔案信息的整理、記錄工作卻相對滯后，對于企業(yè)機構(gòu)人力資源管理目標(biāo)的實現(xiàn)而言有著負(fù)面的影響。其次，就檔案信息的真實性來講，有的企業(yè)以及機構(gòu)的管理人員也存在審核不力的問題，從而導(dǎo)致檔案中存在很多學(xué)歷偽造、信息虛報的情況，這無疑導(dǎo)致人事檔案的價值喪失。此外人事檔案中不管是人員的學(xué)歷還是工作都應(yīng)該有詳細(xì)的記錄，然而現(xiàn)階段很多人事檔案管理人員都將學(xué)歷作為重點，對員工的能力卻沒有予以關(guān)注，如此一來，人事檔案管理的價值也大打折扣。

4.人事檔案管理的信息化水平有待提升

在科技不斷發(fā)展的背景下，社會各領(lǐng)域動引入了智能化技術(shù)與信息化技術(shù)，而人事檔案管理工作的信息化建設(shè)卻并不到位，很多機構(gòu)與企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)收集的方式，這種管理模式現(xiàn)代化水平偏低，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞的問題，同時也會增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)，不利于提高工作效率。

二、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的路徑探討

1.強化管理意識，做好宣傳教育工作

在人力資源管理工作中，人事檔案管理其實發(fā)揮著重要作用，這對于提高企業(yè)機構(gòu)的競爭力而言有著重大影響。因此，作為企業(yè)機構(gòu)的管理者，必須具備強烈的管理意識，致力于人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。具體來講，企業(yè)機構(gòu)應(yīng)該提高對人事檔案管理的重視程度，加大對員工的培養(yǎng)與宣傳力度，促使他們積極參與到人事檔案的管理與完善當(dāng)中。與此同時，企業(yè)機構(gòu)也可以邀請專家或教師開展講座，引導(dǎo)人力資源管理人員對人事檔案管理制度進行改進，掌握先進的管理方法，從而提高人事檔案管理水平。

2.加強人事檔案管理體制創(chuàng)新

人事檔案管理體制的創(chuàng)新，具體應(yīng)該實現(xiàn)“單位化”、“內(nèi)部化”向“社會化”的轉(zhuǎn)變。企業(yè)機構(gòu)的管理者應(yīng)該積極利用社會管理，將傳統(tǒng)管理體制下人事檔案存在的問題規(guī)避掉，促使人力資源得到充分利用，推動市場經(jīng)濟的發(fā)展，幫助各組織機構(gòu)引進優(yōu)秀人才，實現(xiàn)人才合理流動，同時也充分調(diào)動員工的主觀能動性，促使組織機構(gòu)的綜合效益得到提升。

3.做好人事檔案內(nèi)容的更新

在現(xiàn)有的人事檔案管理制度下，擁有檔案的人員更多的是政府人員、科研人員、國企人員以及高學(xué)歷人員，而其他人員的檔案信息與要求相對較少。這無疑就造成了社會身份與地位的兩極化。因此，為了實現(xiàn)人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新，就必須堅持平等原則。當(dāng)然，考慮到我國人口基數(shù)較大，因此在人事檔案管理工作中，應(yīng)該結(jié)合人員戶籍所在地進行內(nèi)容的更新與調(diào)整，如果存在流動需求，可采取郵寄的方式。此外，人事檔案管理還要做好監(jiān)管工作，提高檔案內(nèi)容的規(guī)范性，通過查閱、考察的方式，對人事檔案管理人員的行為得到約束，為發(fā)揮人事檔案的價值打下扎實的基礎(chǔ)。

4.加強信息化建設(shè)，提高人事檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式存在諸多弊端。在新時代下人事檔案管理的創(chuàng)新還應(yīng)該實現(xiàn)在信息化建設(shè)這一層面。具體來講，企業(yè)機構(gòu)應(yīng)該對電子化的人員檔案進行建設(shè)，及時調(diào)整信息內(nèi)容，同時也保留原有的紙質(zhì)檔案，做多手準(zhǔn)備。其次，企業(yè)結(jié)構(gòu)也要加強硬件與軟件建設(shè)，為人事檔案管理創(chuàng)新提供物質(zhì)基礎(chǔ)，促使人事檔案管理的技術(shù)水平得到提升，為實現(xiàn)信息共享，人員合理流動提供支持。

三、結(jié)論

總而言之，傳統(tǒng)模式下人事檔案管理制度存在諸多問題，作為現(xiàn)代組織機構(gòu)的管理人員，必須結(jié)合人事檔案管理的缺陷進行調(diào)整與改進，遵循合理化、科學(xué)化原則，提高人事檔案管理水平，只有如此才能夠推動企業(yè)機構(gòu)的發(fā)展，為充分發(fā)揮人力資源的價值奠定扎實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葛斌.創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索分析[J].才智，2016，（31）：266.