加強(qiáng)檔案信息化管理的若干思考

崔秀玲

【摘要】在信息化時(shí)代下，每一位檔案管理者都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理最新理論和最新技能，緊握時(shí)代脈搏，不斷適應(yīng)信息化發(fā)展對(duì)干部人事檔案管理提出的新要求。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;自動(dòng)化檢索;體系建設(shè);模式研究

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，是企業(yè)發(fā)展的記錄。企業(yè)檔案管理信息化是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)， 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為基本平臺(tái)， 對(duì)檔案企業(yè)的文件、檔案等信息資源進(jìn)行分類(lèi)、管理、發(fā)掘、整合和開(kāi)發(fā)。再應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的資源共享平臺(tái)，對(duì)資料進(jìn)行多地方，多線(xiàn)程使用，讓信息得到充分的利用，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效利用服務(wù)的過(guò)程。企業(yè)檔案管理信息化是一個(gè)復(fù)雜的工程，是檔案管理工作必須面對(duì)的新課題，也是必須解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理能否跟上企業(yè)管理信息化的步伐， 使之真正成為企業(yè)信息化不可分割的一部分，已經(jīng)成為衡量企業(yè)檔案管理工作成功與否的重要標(biāo)志。同時(shí)，要求企業(yè)檔案工作者強(qiáng)化信息意識(shí)，完善檔案信息化制度，不斷提升檔案管理信息化水平保證檔案信息安全，及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門(mén)提供有效的以數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)，為企業(yè)的成長(zhǎng)，社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、主要內(nèi)容

（一）數(shù)字化的檔案信息

檔案管理信息化的基礎(chǔ)是檔案信息的數(shù)字化，其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，對(duì)于信息化的管理要求把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接管理，我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過(guò)電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實(shí)行無(wú)紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

（二）檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要采用面對(duì)面的形式，即服務(wù)對(duì)象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來(lái)諸多不便。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無(wú)須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無(wú)疑帶來(lái)了極大的方便，對(duì)異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會(huì)使工作效率和檔案的利用率大大提高。

（三）檔案的自動(dòng)化檢索

在以往的檔案管理方式中檢索是依賴(lài)大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，走進(jìn)閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時(shí)還無(wú)法找到所需的檔案資料，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)工。通過(guò)客戶(hù)端從數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索數(shù)據(jù)，其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能達(dá)到的。另外還可以在基于Web 方式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上建立這種自動(dòng)化檢索方式，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索即快捷又方便。

二、檔案信息化的特點(diǎn)

（一）原始性

檔案信息化后電子文件的原始性意義已經(jīng)不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)的原件要求，檔案資料的內(nèi)容與載體已經(jīng)被分割，只能保證用戶(hù)使用到的檔案資料內(nèi)容上是原始的，形態(tài)上實(shí)際為檔案文件的復(fù)制品。為保證進(jìn)行檔案信息化后不丟失檔案資料的載體原始性，通常會(huì)仍設(shè)置紙質(zhì)、磁帶、碟片等載體的版本庫(kù)，留存載體原始性信息。

（二）準(zhǔn)確性

檔案資料的準(zhǔn)確性是數(shù)據(jù)分析的必要保障，沒(méi)有準(zhǔn)確性的檔案資料作為基礎(chǔ)保障，后期一切以檔案資料為依據(jù)的分析和總結(jié)都可能會(huì)出現(xiàn)或大或小的偏差，嚴(yán)重影響檔案資料的利用和研究，在企業(yè)中，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的利潤(rùn)，甚至運(yùn)營(yíng)決策。在檔案信息化過(guò)程中，無(wú)論是舊有的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)電子文檔，還是新檔案的同步錄入，都可能會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的情況，這些狀況會(huì)對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性造成很大的影響。并且電子文件因?yàn)椴幌裨技堎|(zhì)檔案資料，可能存在手寫(xiě)修改。紙質(zhì)檔案資料上的筆跡、痕跡等其他側(cè)面信息對(duì)錯(cuò)誤檔案可以再行推測(cè)判斷，可修復(fù)，可追溯性較強(qiáng)。影響檔案資料信息化準(zhǔn)確性的可能問(wèn)題，設(shè)置限制和檢查機(jī)制，降低錯(cuò)誤率，提升檔案信息化準(zhǔn)確性。

三、檔案管理信息化面臨問(wèn)題和解決途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)

檔案人員素質(zhì)的高低與否直接影響到檔案管理信息化的管理水平，檔案信息管理的不斷完善及優(yōu)化的過(guò)程，也是檔案管理人員技術(shù)水平提高的過(guò)程。檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案信息化建設(shè)工作的最重要的因素之一。我們要實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化、規(guī)范化必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)使他們掌握檔案信息的新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足工作的要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的成功應(yīng)用是檔案信息化管理的核心。所以，對(duì)于檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，必須學(xué)會(huì)把現(xiàn)代化手段應(yīng)用于檔案信息管理實(shí)踐中。檔案信息化建設(shè)需要有業(yè)務(wù)熟練、精干的技術(shù)隊(duì)伍作后盾。

（二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的重視，同意在資金、設(shè)備、人員等方面大力支持檔案信息化建設(shè)的工作，并把檔案信息化管理工作，納入本企業(yè)的重點(diǎn)工作范圍內(nèi)，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。對(duì)于主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)責(zé)任，對(duì)于日常的工作開(kāi)展要常問(wèn)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出工作要求、布置任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)按照規(guī)定開(kāi)展工作，工作中出現(xiàn)的困難及存在和問(wèn)題及時(shí)幫助協(xié)調(diào)解決。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能提高全員意識(shí)，把檔案信息化建設(shè)各方面的工作真正落到實(shí)處。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程關(guān)鍵，而軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本條件，是檔案信息資源電子化轉(zhuǎn)換及信息存貯和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)所在。這就要求企業(yè)投入足夠的資金購(gòu)置必要的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，同時(shí)配套的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也是必不可少的。這樣才能為檔案信息的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施保障。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的一個(gè)重要尺度。企業(yè)要跟上時(shí)代的步伐，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中立于不敗之地，就必需實(shí)行檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]任思忞.信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J].人力資源管理，2017，（07）.