新時(shí)代加快干部人事檔案信息化建設(shè)研究探討

徐春葆

摘 要：干部人事檔案主要記載干部工作教育經(jīng)歷、思想建設(shè)、專業(yè)能力和所取得的成績(jī)等內(nèi)容，這是干部識(shí)別選拔過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，幫助組織準(zhǔn)確、完整、快速地了解一個(gè)人的經(jīng)歷和成績(jī)，為人事工作提供最原始的檔案資料和重要依據(jù)。在當(dāng)下信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展普及的大背景下，利用先進(jìn)技術(shù)改善傳統(tǒng)的檔案管理方式也就變得迫切起來。為此，文章針對(duì)新時(shí)代加快干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了相關(guān)的研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化建設(shè);問題;對(duì)策

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，對(duì)干部人事檔案管理工作提出了新的要求，而信息化正不斷影響干部人事檔案管理工作。在新的要求、新的技術(shù)背景下，如何做好干部人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為人事檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

1 干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1 保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)干部人事檔案以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，容易出現(xiàn)丟失和損毀的情況。信息化管理，一方面能夠有效預(yù)防檔案信息丟失。紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)出檔案的歷史特征和原始性，雖然信息化數(shù)字檔案更易于進(jìn)行信息管理，但不可完全代替原始紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的積累過程更加復(fù)雜，往往要經(jīng)過多年收集、整理，通過積累并保有原始證據(jù)、珍貴資料的原貌，逐步形成獨(dú)立完整的個(gè)人人事檔案，必須認(rèn)真加以保護(hù)，在某種程度上甚至應(yīng)該限制查閱。將紙質(zhì)干部檔案進(jìn)行信息化管理，更加便于檔案管理人員進(jìn)行分類整理及查閱。紙質(zhì)檔案每年都需定期整理和增補(bǔ)，如未按標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行管理，容易發(fā)生材料遺失，而信息化檔案管理則將紙質(zhì)檔案信息以數(shù)字形式進(jìn)行備份，從而有效預(yù)防檔案信息丟失。另一方面，避免在檔案查閱過程中人事檔案出現(xiàn)損毀。人事檔案的時(shí)間跨度較長(zhǎng)，均在50年以上，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)老化、字跡褪色等自然損壞;尤其是在查閱整理過程中容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案毀壞，而信息化管理能夠降低對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞程度。

1.2 保障檔案的真實(shí)性

新形勢(shì)下出現(xiàn)的干部人事檔案信息化管理模式則能非常有效地避免干部人事檔案造假問題。在信息化管理過程中，將個(gè)人相關(guān)檔案信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)并備份在不同服務(wù)器中再設(shè)定信息加密保護(hù)，無特殊授權(quán)即無法修改信息資料，從而為人事檔案的真實(shí)有效性設(shè)置保障關(guān)卡。

1.3 提高檔案管理效率

干部人事檔案信息化的本質(zhì)是將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，進(jìn)行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事檔案信息檢索和查詢工作程序被簡(jiǎn)化，方便了信息整理與增補(bǔ)工作流程;同時(shí)，個(gè)人檔案信息查詢檢索受時(shí)空和距離因素的影響程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部檔案信息形成數(shù)據(jù)庫(kù)，信息編輯處理由原來的無序改為標(biāo)準(zhǔn)流程化;干部檔案信息管理由分散管理轉(zhuǎn)為集約化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量處理信息、信息處理準(zhǔn)確等優(yōu)勢(shì)。

2 新時(shí)代干部人事檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

信息化的應(yīng)用和推廣為檔案管理提供了更高效便利的應(yīng)用方式，但看到成績(jī)的同時(shí)也不能忽視暴露的一些問題，例如：

2.1 管理手段單一，信息化建設(shè)效率不高

干部人事檔案的管理在單位的日常管理實(shí)踐過程中未被重視，大多沿襲傳統(tǒng)管理模式，比較單一缺少創(chuàng)新，難以保證信息的準(zhǔn)確性。除此之外，雖然許多單位在發(fā)展過程中引入了信息化管理技術(shù)和平臺(tái)，但是在應(yīng)用過程中形式大于實(shí)質(zhì)，難以發(fā)揮新技術(shù)的實(shí)用性和便利性，相關(guān)人員對(duì)信息管理平臺(tái)生疏等諸多問題使得檔案信息化建設(shè)無法正常地開展下去。

2.2 資金投入不足、重視程度不高

干部人事檔案信息化建設(shè)不僅需要專業(yè)管理軟件的支持，還需要良好的硬件設(shè)備提供保障，因此在前期對(duì)資金投入提出了更高要求。但在實(shí)踐過程中，大多數(shù)單位在人事檔案管理方面的預(yù)算投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，使得檔案管理信息化受到軟硬件的制約。另外，對(duì)干部人事檔案工作的重視程度普遍不足已經(jīng)成為常態(tài)，由于人事檔案管理工作并不與工作效率業(yè)績(jī)等直接相關(guān)，限制了單位對(duì)其的重視程度，這也導(dǎo)致了推廣信息化檔案管理的阻力重重。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

干部人事檔案信息化對(duì)于檔案管理人員有著較高的文化素質(zhì)和實(shí)際操作能力的要求，硬件軟件的使用培訓(xùn)和操作指導(dǎo)都必不可少。目前，很多檔案部門都缺乏高技術(shù)型人才，自身的檔案管理水平有限。

3 新時(shí)代干部人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，提高思想認(rèn)識(shí)

只有單位上下都認(rèn)識(shí)到干部人事檔案信息化管理是一項(xiàng)必要的、影響長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作，對(duì)于單位發(fā)展和建設(shè)有長(zhǎng)期的重要意義，這才能使信息化檔案管理有落地壯大的基礎(chǔ)。因此單位在開展干部人事檔案信息化的工作之前要將這項(xiàng)工作的重要性、必要性、緊迫性包括現(xiàn)實(shí)及長(zhǎng)遠(yuǎn)利益都宣傳到位，將其作為單位發(fā)展工作中的重要一環(huán)，尤其是提升檔案管理人員的觀念認(rèn)識(shí)，使開展工作能積極配合。

3.2 加大資金投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施

進(jìn)行干部人事檔案管理的信息化建設(shè)需要大量的前期投入，例如軟硬件的投放、操作人員的技能培訓(xùn)、設(shè)備技術(shù)的更新等，這就要求單位從源頭重視干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，加大對(duì)于檔案信息化建設(shè)的資金投入，改善技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，提高相關(guān)人員的技能水平，加強(qiáng)信息技術(shù)支持和保障，促進(jìn)干部人事檔案管理工作的信息化和科學(xué)化建設(shè)。

3.3 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提升隊(duì)伍素質(zhì)

干部人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中軟硬件的投入雖然重要，但更關(guān)鍵的在于操作這套系統(tǒng)的工作人員，他們才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的靈魂和重要環(huán)節(jié)，因此加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)、培養(yǎng)既懂電子檔案，又懂電子政務(wù)的新的復(fù)合型人才成為重中之重。

3.4 保障人事檔案的信息安全

與一般人事檔案信息相比，干部人事檔案信息關(guān)系著干部培養(yǎng)、選拔、考察、任用的公平與公正，要堅(jiān)決避免該過程出現(xiàn)信息偏差。因此，加強(qiáng)信息安全維護(hù)尤為重要。一方面，可通過建立信息安全維護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟件運(yùn)行的安全保護(hù)，防止信息數(shù)據(jù)丟失;加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備保護(hù)，通過主數(shù)據(jù)庫(kù)和備用數(shù)據(jù)庫(kù)方式實(shí)現(xiàn)信息備份;通過加密技術(shù)、病毒攔截技術(shù)、安全網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)提高系統(tǒng)軟件的安全性能，有效預(yù)防對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行篡改的犯罪行為。另一方面，通過標(biāo)準(zhǔn)化的操作與執(zhí)行制度，避免人為信息安全事故。不同層級(jí)的干部人事檔案信息管理人員進(jìn)行授權(quán)，嚴(yán)格限制管理人員的操作與執(zhí)行權(quán)限，并建立嚴(yán)格的監(jiān)管制度。

4 結(jié)語

總之，干部人事檔案是全面考察與評(píng)價(jià)干部的重要依據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事檔案信息數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了信息查閱與共享，有效避免了紙質(zhì)人事檔案丟失與損壞;使干部人事管理更為系統(tǒng)化和科學(xué)化，有利于形成規(guī)范化的干部人事管理制度。

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