試析如何做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作

童旭艷

摘 要：從企業(yè)管理實(shí)踐來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案收集與歸檔工作落實(shí)情況，關(guān)系著很多工作的進(jìn)行和落實(shí)，發(fā)揮著重要的作用。目前來(lái)說(shuō)，此項(xiàng)工作的地位不斷上升，檔案資料的利用需求和要求增加，如何做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作，成為相關(guān)人員研究的重點(diǎn)課題?，F(xiàn)結(jié)合具體研究，總結(jié)工作方法和措施。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;收集與歸檔;信息化

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量的增加，帶動(dòng)著文書(shū)檔案收集與歸檔的變化，工作繁重程度變高。若文書(shū)檔案收集與歸檔工作沒(méi)有有效落實(shí)，直接會(huì)給檔案工作的推進(jìn)造成影響，因此要做好嚴(yán)格的把控，最大程度上保障此項(xiàng)工作的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值。

1 新時(shí)期檔案工作的新要求

從檔案管理工作的落實(shí)角度來(lái)說(shuō)，要注重加強(qiáng)以下工作的把控：1）信息化。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，切實(shí)提高增量電子文件歸檔率，同時(shí)積極開(kāi)展存量檔案數(shù)字化工作，并且開(kāi)通在線利用功能，全面提高檔案管理工作效率以及檔案資源的利用率。2）細(xì)節(jié)化。扎實(shí)文書(shū)檔案收集與歸檔工作，為檔案開(kāi)發(fā)利用以及信息化建設(shè)等工作的開(kāi)展提供保障。積極反思和總結(jié)當(dāng)前檔案工作存在的不足，提出完善的措施，提高檔案管理效率和質(zhì)量。3）規(guī)范化。從檔案管理實(shí)踐來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度和規(guī)范執(zhí)行，不斷提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，保障管理工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

2 新時(shí)期文書(shū)檔案收集與歸檔的存在問(wèn)題

1）收集的及時(shí)性。從文書(shū)檔案工作內(nèi)容來(lái)說(shuō)，收文為主要工作。目前來(lái)說(shuō)，此項(xiàng)工作存在的主要問(wèn)題為不及時(shí)，沒(méi)有及時(shí)上報(bào)到相關(guān)部門，影響著后續(xù)工作的開(kāi)展。究其原因，同當(dāng)前檔案工作的方式方法和制度完善性，有著緊密的關(guān)系，需要積極創(chuàng)新和完善，切實(shí)提高工作效率[1]。

2）內(nèi)容的完善性。文書(shū)檔案收集與歸檔，主要是針對(duì)各部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)等的有關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理。若工作中沒(méi)有做好有效溝通，工作落實(shí)程度不夠，難以獲得完整的數(shù)據(jù)信息，影響著檔案資源的利用效果以及相關(guān)工作的開(kāi)展，需要加以完善和優(yōu)化。

3）工作方法的創(chuàng)新。從文書(shū)檔案收集與歸檔實(shí)踐來(lái)說(shuō)，采用的方法相對(duì)落后，難以適應(yīng)當(dāng)前的工作形勢(shì)和要求，需要提高工作的效率。例如，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用不強(qiáng)。當(dāng)前的檔案工作，數(shù)據(jù)資料的數(shù)量不斷增加，加之資料類型豐富，增加了收集和歸檔工作的難度。若能夠利用信息技術(shù)，輔助此項(xiàng)工作的開(kāi)展，則能夠有效提高工作效率。目前來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用不足，文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在滯后性和效率低下等問(wèn)題，需要加以完善和優(yōu)化[2]。

3 新時(shí)期文書(shū)檔案收集與歸檔的優(yōu)化策略

1）注重人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化角度來(lái)說(shuō)，既要針對(duì)以往工作中存在的不足和問(wèn)題進(jìn)行完善，同時(shí)還需要適應(yīng)工作新形勢(shì)的變化。在實(shí)際工作中，要嚴(yán)格按照檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)以及新要求，同時(shí)積極推廣應(yīng)用信息化手段，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率和水平。這對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，提出了較高的要求。其除了要掌握相關(guān)的理論外，還要具備實(shí)際操作能力?；诖?，要注重人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，圍繞文書(shū)檔案收集與歸檔等各項(xiàng)工作，對(duì)引入的新理念和新方法等，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠高效落實(shí)本職工作。通過(guò)提高檔案管理水平，更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及改革發(fā)展等助力。作為檔案工作人員，要具有終身學(xué)習(xí)意識(shí)，自我監(jiān)督，自我提升，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力水平，掌握相關(guān)規(guī)章制度和知識(shí)，達(dá)到崗位工作的要求。在工作中，要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，貫徹服務(wù)中心工作的理念，積極創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理水平[3]。

2）搭建信息化平臺(tái)。目前來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式方法，難以使用不斷增加的數(shù)據(jù)資料整理工作需求，需要借助信息技術(shù)的支持和幫助。例如，利用OA系統(tǒng)，實(shí)施數(shù)字化辦公，有利于提高文書(shū)檔案工作開(kāi)展的效率，保障數(shù)據(jù)信息的安全性。再比如，搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，依托企業(yè)信息化管理平臺(tái)，及時(shí)收集各部門和業(yè)務(wù)的文書(shū)檔案資料，對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理，生成數(shù)字化檔案，提高檔案的利用率。需要注意的是，文書(shū)檔案工作人員在利用信息技術(shù)工作時(shí)，要做好檔案數(shù)據(jù)資料的核對(duì)和檢查，保證資料的真實(shí)性和及時(shí)性。同時(shí)要做好檔案資料的安全管理，按照相關(guān)規(guī)章制度實(shí)施管理，確保資料不外泄。企業(yè)方面要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入力度，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量，促使其作用和價(jià)值的發(fā)揮。

3）做好業(yè)務(wù)分析。若想不斷提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率和質(zhì)量，要注重做好業(yè)務(wù)分析，保證資料信息的完整性和可利用性，同時(shí)提高檔案資源的利用率。這需要圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和文書(shū)檔案工作，組織開(kāi)展工作分析，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)情況有所了解，同時(shí)明確文書(shū)檔案工作規(guī)定和要求，做好全面的把控。日常工作中，可以利用OA系統(tǒng)和官網(wǎng)等，來(lái)掌握部門業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，同時(shí)加大和相關(guān)部門人員的溝通協(xié)調(diào)，保障文書(shū)檔案收集與歸檔工作及時(shí)有效開(kāi)展，確保材料資料的完整性以及全面性，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供保障。

4）優(yōu)化工作方法。新時(shí)期，文書(shū)檔案收集與歸檔工作量不斷增加，工作任務(wù)繁重，如何在有限的資源條件下高效完成此項(xiàng)工作，成為工作人員研究的重點(diǎn)。這需要工作人員具有創(chuàng)新意識(shí)，不斷優(yōu)化文書(shū)檔案收集與歸檔工作方法。面向收集和歸檔工作，梳理工作流程和方法的運(yùn)用，分析是否存在不足，采取相應(yīng)的措施加以防范和控制，確保整個(gè)工作高效落實(shí)。

5）加大工作考核力度。推動(dòng)文書(shū)檔案收集與歸檔工作不斷優(yōu)化，需要不斷加大對(duì)此項(xiàng)工作的考核力度。從工作質(zhì)量的把控角度來(lái)說(shuō)，要注重人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)和培養(yǎng)，增強(qiáng)人員的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揮工作人員的力量，高質(zhì)量落實(shí)此項(xiàng)工作。除了對(duì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還需要積極構(gòu)建完善的績(jī)效考核機(jī)制，將文書(shū)檔案收集與歸檔工作的完成情況，同人員業(yè)務(wù)考核結(jié)果聯(lián)系起來(lái)，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。對(duì)工作表現(xiàn)良好的人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作熱情，挖掘人員的工作潛能，提高文書(shū)檔案收集與歸檔工作效率和質(zhì)量。

6）制定完善的工作制度。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，落實(shí)文書(shū)檔案收集與歸檔工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供資料支持。通過(guò)收集和整理以及運(yùn)用各類文件材料，對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的工作情況和業(yè)務(wù)開(kāi)展情況等，能夠有著一定的了解，為管理決策和相關(guān)計(jì)劃的實(shí)施，提供資料支持?；诖?，對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作，有著較高的要求。具體實(shí)踐中，要結(jié)合企業(yè)自身情況，制定完善的工作制度，明確此項(xiàng)工作的要求和目標(biāo)，以及人員的職責(zé)和工作內(nèi)容，規(guī)范文書(shū)檔案收集與歸檔工作，提高檔案工作的效率。

7）提高工作的精細(xì)化水平。從文書(shū)檔案資源的運(yùn)用角度來(lái)說(shuō)，對(duì)內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，有著極大的要求。檔案工作中，既要減少不必要的工作，同時(shí)也需要做好檔案內(nèi)容完整性的把控，最大程度上保障檔案工作的開(kāi)展質(zhì)量和效率。這需要不斷提高工作的精細(xì)化水平，細(xì)化落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)，保障檔案工作有序開(kāi)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案收集與歸檔工作的高效開(kāi)展，對(duì)提高檔案管理水平以及檔案資源利用率，有著極大的幫助。文中結(jié)合當(dāng)前文書(shū)檔案收集與歸檔工作實(shí)際，針對(duì)存在的不足，結(jié)合檔案工作的要求，提出了相應(yīng)的措施和方法。

參考文獻(xiàn)

[1]任屏.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：187.

[2]劉蕓蕓.試析如何做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2019（03）：70-71.

[3]鄧濱華.試析如何做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：117-118.